朱彥　鄭紹成

【摘 要】在獨(dú)立學(xué)院不斷發(fā)展壯大的今天，隨著教務(wù)管理工作不斷深入以及分工逐步細(xì)化，如何更有效的開(kāi)展各項(xiàng)教務(wù)管理工作，以提供更加精準(zhǔn)、細(xì)致、周全和高效服務(wù)，是快速發(fā)展的獨(dú)立學(xué)院對(duì)教務(wù)管理提出的更高要求。本文試將精細(xì)化管理理念與模式引入教務(wù)管理中，并以行知學(xué)院為例，對(duì)教務(wù)工作主要環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理的探索與實(shí)踐，以期從整體上提升教務(wù)管理水平，為獨(dú)立學(xué)院培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】獨(dú)立學(xué)院；教務(wù)管理；精細(xì)化管理

精細(xì)化管理作為一種理念和文化，是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種企業(yè)管理理念，并逐漸為我國(guó)眾多企業(yè)加以運(yùn)用，將精細(xì)化管理理念融入高校教學(xué)、教務(wù)管理中日漸盛起。這說(shuō)明高校對(duì)教務(wù)管理工作的精細(xì)化程度越來(lái)越重視，也意識(shí)到精細(xì)化管理對(duì)教務(wù)管理工作的必要性。

隨著獨(dú)立學(xué)院不斷發(fā)展壯大的今天，隨著教務(wù)管理工作不斷深入以及分工逐步細(xì)化，隨著年輕教師的不斷引入以及學(xué)生以90后為主的特性，如何更有效的開(kāi)展各項(xiàng)教務(wù)管理工作，以提供更加精準(zhǔn)、細(xì)致、周全和最優(yōu)服務(wù)，是快速發(fā)展的獨(dú)立學(xué)院對(duì)教務(wù)管理提出的更高要求。本文以行知學(xué)院為例，在分析行知學(xué)院教務(wù)管理現(xiàn)狀的前提下，將精細(xì)化管理的理念融入其中，并探索了相應(yīng)的策略，以期從整體上提升教務(wù)管理水平，為獨(dú)立學(xué)院培養(yǎng)高質(zhì)量人才提供更好的服務(wù)。

一、現(xiàn)狀分析

目前行知學(xué)院教務(wù)管理部門(mén)由一個(gè)總院和六個(gè)分院組成，人員共27名，一級(jí)和二級(jí)管理模式已初見(jiàn)雛形?？傇涸O(shè)崗10個(gè)，六個(gè)分院每個(gè)分院設(shè)崗2-4個(gè)，27名教務(wù)管理者需要服務(wù)的師生數(shù)近8000名，還涉及到200多名外聘教師和母體學(xué)校教師的常規(guī)教務(wù)管理工作。

首先，教務(wù)管理者面對(duì)近27：8000的工作比例，可謂事多量大，如果缺乏規(guī)范化、科學(xué)化和精細(xì)化管理，勢(shì)必會(huì)使教務(wù)管理工作質(zhì)量大打折扣，也會(huì)降低管理者的服務(wù)水平；其次，雖說(shuō)行知學(xué)院教務(wù)一級(jí)和二級(jí)管理并行的模式已具雛形，但對(duì)于崗位的分工尚不夠明晰，各管理者對(duì)自己的權(quán)責(zé)意識(shí)也不夠具體化；再次，對(duì)于新進(jìn)教務(wù)管理者，缺乏足夠的培訓(xùn)，也沒(méi)有相應(yīng)的教務(wù)管理學(xué)習(xí)指南，以自我摸索為主，口口相傳的形式邊干邊學(xué)，這樣不僅效率低下，出錯(cuò)率高，而且也給被管理者帶來(lái)許多不必要的麻煩，同時(shí)，這種情況也經(jīng)常出現(xiàn)在管理者工作的調(diào)整和交接過(guò)程中。

在上述大環(huán)境下，本文將精細(xì)化管理理念與模式引入行知教務(wù)管理工作中，對(duì)教務(wù)精細(xì)化管理，簡(jiǎn)而言之就是要將繁雜的管理工作系統(tǒng)化、條理性、規(guī)范化，使各項(xiàng)工作開(kāi)展有章可循，有理可依，增強(qiáng)管理工作的實(shí)效性。這是改變行知學(xué)院目前教務(wù)管理現(xiàn)狀和提高教務(wù)管理效能的需要，是由傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)化管理的轉(zhuǎn)變。

二、教務(wù)精細(xì)化管理策略探索

精細(xì)化管理是指堅(jiān)持以人為本的管理理念，以精心的態(tài)度、精致的過(guò)程，落實(shí)細(xì)節(jié)管理，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。

對(duì)行知學(xué)院教務(wù)工作主要環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理的探索與實(shí)踐，包括進(jìn)一步理順與細(xì)化教務(wù)管理工作；制定規(guī)范、科學(xué)的操作流程；精細(xì)教務(wù)管理者培訓(xùn)以及建立相應(yīng)的監(jiān)管與考核機(jī)制等。具體方案如下：

（一）精確定位教務(wù)管理工作，細(xì)化教務(wù)管理任務(wù)

精確定位、細(xì)化任務(wù)是精細(xì)化教務(wù)管理的基礎(chǔ)，而精準(zhǔn)定位的前提也離不開(kāi)對(duì)各教務(wù)任務(wù)的細(xì)化梳理和精細(xì)分工。

1.梳理、定位教務(wù)管理工作

面對(duì)頭緒眾多的教務(wù)管理工作，需要全體人員參與和配合，進(jìn)行細(xì)致梳理，這是讓管理者明確工作職責(zé)、細(xì)化分工的前提。

2.明確、細(xì)化崗位職責(zé)

崗位職責(zé)的明確和細(xì)化包括各教務(wù)部門(mén)間的、每個(gè)教務(wù)部門(mén)內(nèi)的、以及教務(wù)部門(mén)與專業(yè)主任間的。教務(wù)部門(mén)在負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃總的工作計(jì)劃后，應(yīng)該將教務(wù)管理目標(biāo)和任務(wù)細(xì)化并落實(shí)到各個(gè)崗位，將管理職責(zé)具體化、明確化，將管理職責(zé)逐一分解，任務(wù)落實(shí)到人，并有據(jù)可依，這樣各項(xiàng)工作才能更加有序開(kāi)展，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。

（二）規(guī)范、精簡(jiǎn)操作流程，使其科學(xué)化、人性化

面對(duì)各類教務(wù)管理工作，要學(xué)會(huì)把復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化、簡(jiǎn)單問(wèn)題標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題重復(fù)化、重復(fù)問(wèn)題流程化，流程問(wèn)題精益化。規(guī)范的操作流程不僅可以對(duì)管理者的操作行為起到提醒、約束和監(jiān)督作用，也可以讓師生辦事更加順暢。同時(shí)，已建立起來(lái)的規(guī)范也需要與時(shí)俱進(jìn)，從本部或其他院校借鑒過(guò)來(lái)的操作方法也需要順應(yīng)行知學(xué)院師生的需求，因此，精簡(jiǎn)和個(gè)性化改革也是必不可少的。

2.細(xì)化、精簡(jiǎn)操作流程

由于教務(wù)管理工作事務(wù)繁雜，使得多數(shù)管理者在工作中疲于應(yīng)付，缺少對(duì)工作執(zhí)行的流程與程序的思考與科學(xué)設(shè)計(jì)，這在行知學(xué)院教務(wù)管理工作中也不例外。而一目了然的操作流程和明晰的操作步驟使得每一項(xiàng)工作內(nèi)容都能從流程上看得見(jiàn)、從操作上做得到，這樣不僅可以大大節(jié)約管理者和師生處理事務(wù)的時(shí)間，而且可以起到提示教務(wù)管理者不遺漏工作環(huán)節(jié)，不出現(xiàn)交叉和錯(cuò)位的作用。因此，有必要進(jìn)一步細(xì)化原有教務(wù)管理流程，并將部分必要的操作流程制作成指南供管理者學(xué)習(xí)，將常規(guī)教務(wù)管理事務(wù)處理流程圖表設(shè)計(jì)成粘貼板呈現(xiàn)在教務(wù)辦公場(chǎng)所，給師生提供便利。

在規(guī)范細(xì)化操作流程的過(guò)程中，也應(yīng)該對(duì)程序多、環(huán)節(jié)多而且復(fù)雜的流程進(jìn)行精簡(jiǎn)化改革，減少環(huán)節(jié)，提高管理效率。

2.操作流程的人性化需求

作為被管理者的廣大師生，他們既是對(duì)象、載體和參與者， 又是主體和實(shí)施者。因此，教務(wù)管理工作如何開(kāi)展，流程怎么操作，不能一廂情愿，應(yīng)該多站在師生立場(chǎng)進(jìn)行考量。

由于每個(gè)專業(yè)都具有其特殊性，任何流程在實(shí)施過(guò)程中，在與普遍性原則不沖突和前提下，也要考慮不同專業(yè)的實(shí)際需求。一方面，可以讓教師和學(xué)生參與教務(wù)管理的部分常規(guī)工作，這樣有助于管理者更全面的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找到符合師生實(shí)際需求的問(wèn)題解決對(duì)策，另一方面，可以加強(qiáng)與學(xué)工管理的良性互動(dòng)，借助學(xué)工管理與學(xué)生零距離接觸的優(yōu)勢(shì)來(lái)發(fā)揮橋梁作用，增強(qiáng)與學(xué)工管理的相互配合、促進(jìn)和溝通，從學(xué)工口徑了解學(xué)生對(duì)教務(wù)管理操作流程中的意見(jiàn)和建議。

（三）精細(xì)教務(wù)管理者的培訓(xùn)

考慮到教務(wù)管理者的培訓(xùn)一直處于邊緣化狀態(tài)，為了能更順利的將精細(xì)化管理模式融入工作中，對(duì)管理者的培訓(xùn)應(yīng)予以高度重視。目前行知學(xué)院教務(wù)管理者27名，年輕教師居多，大部分管理者從事教務(wù)管理工作年限不長(zhǎng)，經(jīng)驗(yàn)不足，這種系統(tǒng)化、精細(xì)化的培訓(xùn)顯得更為重要。

1.強(qiáng)調(diào)事前培訓(xùn)

應(yīng)定期組織教務(wù)管理者學(xué)習(xí)教學(xué)工作計(jì)劃，進(jìn)一步明確責(zé)任，落實(shí)分工。應(yīng)重視事前培訓(xùn)，避免無(wú)效勞動(dòng)、重復(fù)勞動(dòng)，并降低出錯(cuò)率。在開(kāi)展某項(xiàng)大型教務(wù)工作前，將制定好的原則性的規(guī)章制定、操作流程等文檔分發(fā)給相關(guān)人員的同時(shí)，還應(yīng)召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)，學(xué)習(xí)操作規(guī)則，強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)，并將以往容易出現(xiàn)的狀況羅列出來(lái)供大家借鑒。

2.增加交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)

任何改革都不是關(guān)著門(mén)的自我改革，教務(wù)管理精細(xì)化要想取得良好的改革效果，可以邀請(qǐng)精細(xì)化管理較為成功的企業(yè)來(lái)宣講，對(duì)教務(wù)管理者進(jìn)行管理理念、管理方法運(yùn)用等方面的培訓(xùn)，也可以到一些將精細(xì)化管理運(yùn)用到教務(wù)管理中的兄弟院校走訪學(xué)習(xí)，例如杭州萬(wàn)向職業(yè)技術(shù)學(xué)院、廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院、瀘州醫(yī)學(xué)院基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)院等，這些學(xué)校也進(jìn)行過(guò)相關(guān)內(nèi)容的探索。

（四）嚴(yán)把監(jiān)管和考核精細(xì)化程度

為了讓教務(wù)管理者把精細(xì)化工作作為一種習(xí)慣，養(yǎng)成一種常態(tài)去對(duì)待，對(duì)其工作執(zhí)行力度與質(zhì)量也有必要進(jìn)行監(jiān)管與考核，這樣不僅能調(diào)動(dòng)管理者參與改革的積極性，也有利于精細(xì)化管理模式在工作中的推廣。同樣，監(jiān)管和考核機(jī)制的制定也要從精細(xì)化角度入手。

在監(jiān)管方面，應(yīng)形成學(xué)院、專業(yè)、師生、各教務(wù)部門(mén)間與部門(mén)內(nèi)部等五個(gè)監(jiān)管層面，對(duì)教務(wù)管理工作進(jìn)行定時(shí)和不定時(shí)抽查，就教務(wù)精細(xì)化管理有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。這樣有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，總結(jié)問(wèn)題，提出改進(jìn)意見(jiàn)。

在考核方面，由于工資與績(jī)效掛鉤將是或者已是一種趨勢(shì)，因此可以采取以績(jī)效為核心、以精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的考核方式，堅(jiān)持過(guò)程考核與目標(biāo)考核相結(jié)合、業(yè)績(jī)考核與完成工作相結(jié)合，注重鼓勵(lì)為主，注重考核結(jié)果的利用。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理工作進(jìn)行精細(xì)化探索與實(shí)踐，其主要目的就是在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上，提高辦事效率，提升管理品質(zhì)。通過(guò)對(duì)行知學(xué)院教務(wù)管理的主要方面進(jìn)行精細(xì)化管理策略的提出，以期探索出符合獨(dú)立學(xué)院教務(wù)管理工作特色的精細(xì)化管理模式，理順各級(jí)教務(wù)管理者的工作職責(zé)，改善教務(wù)管理工作某些分工尚不明晰的現(xiàn)狀，科學(xué)化各項(xiàng)教務(wù)管理工作流程，并建立有針對(duì)性的監(jiān)管與考核機(jī)制，從而為師生提供更精準(zhǔn)和人性化的服務(wù)，提高整個(gè)教務(wù)管理水平。

當(dāng)然，需要注意的是，一方面，精細(xì)化管理是一個(gè)層次從低級(jí)到高級(jí)，方式從粗放到精細(xì)，成員意識(shí)從不自覺(jué)到自覺(jué)，行為從不習(xí)慣到習(xí)慣的過(guò)程，不可能一蹴而就，另一方面，在教務(wù)管理精細(xì)化過(guò)程中，還有其他眾多環(huán)節(jié)也需精細(xì)化管理，這需要教務(wù)管理人員的共同努力。

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作者簡(jiǎn)介：

朱彥，浙江師范大學(xué)行知學(xué)院研究方向：教育管理。