□ 夏獻(xiàn)民

總部公文無(wú)紙化的探索和實(shí)踐

□ 夏獻(xiàn)民

中國(guó)石化總部公文處理工作根據(jù)企業(yè)改革發(fā)展管理和現(xiàn)代辦公需要，于2015年8月實(shí)施了全流程公文無(wú)紙化。經(jīng)過(guò)一年多的運(yùn)行，應(yīng)用日趨深化，系統(tǒng)日益完善，公文質(zhì)量、辦理效率和管理水平有所提升，分類明確、流程清晰、渠道通暢、簡(jiǎn)潔高效的文件管理體系正在逐步形成。

把脈問(wèn)診開(kāi)良方

結(jié)合建設(shè)世界一流能源化工公司對(duì)中國(guó)石化公文處理工作的新要求及國(guó)際化公司現(xiàn)代辦公趨勢(shì)，總部對(duì)公文處理有時(shí)不夠及時(shí)、個(gè)別流程不易固化、流轉(zhuǎn)進(jìn)程不易查詢、閱批簽批受一定的時(shí)間及辦公地點(diǎn)限制等問(wèn)題，進(jìn)行歸類分析，逐個(gè)把脈問(wèn)診，在充分調(diào)研論證的基礎(chǔ)上，將能通過(guò)實(shí)施無(wú)紙化解決的公文納入無(wú)紙化范疇，并制定相應(yīng)措施。

以收文、發(fā)文辦理為主線，總部系統(tǒng)考慮全流程無(wú)紙化辦公，并考慮與信息報(bào)送、督辦、歸檔、制度制發(fā)等相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成與安全穩(wěn)定運(yùn)行；結(jié)合電子文件檔案管理需要，開(kāi)發(fā)原筆跡簽批、電子簽名等功能；對(duì)紙質(zhì)文件受限于辦公室辦理的問(wèn)題，開(kāi)發(fā)通過(guò)手機(jī)及其他部分移動(dòng)設(shè)備閱批簽批公文的移動(dòng)辦公功能，實(shí)現(xiàn)臺(tái)式電腦與移動(dòng)終端同步、同等處理公文的目標(biāo)。

嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)相關(guān)制度開(kāi)展工作。在公文系統(tǒng)建設(shè)方面，積極與《文書類電子文件形成辦理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T31913-2015）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T31914-2015）對(duì)接，同時(shí)遵照企業(yè)信息化建設(shè)有關(guān)要求進(jìn)行建設(shè)。在公文流轉(zhuǎn)等方面，嚴(yán)格按照公文處理、檔案管理、保密管理等制度要求開(kāi)展工作。根據(jù)無(wú)紙化辦公化特點(diǎn)，從電子公文辦理的思維出發(fā)，細(xì)化優(yōu)化收文、發(fā)文各流程，并建立測(cè)試系統(tǒng)反復(fù)測(cè)試完善。將原來(lái)紙質(zhì)文件流程中關(guān)注的“三重一大”、總師審核、部門會(huì)簽、避免多頭報(bào)送與文件橫傳、辦理時(shí)限等固化到公文系統(tǒng)中，明晰關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及責(zé)任，通過(guò)優(yōu)化后的流程控制規(guī)范公文處理。

結(jié)合用戶業(yè)務(wù)不同、權(quán)限不同等實(shí)際情況，對(duì)總部領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、文書人員和普通用戶操作頁(yè)面進(jìn)行個(gè)性化配置開(kāi)發(fā)，將各用戶界面的導(dǎo)航列、功能按鈕、任務(wù)欄等進(jìn)行精簡(jiǎn)，去除冗余功能，優(yōu)化操作界面，并實(shí)現(xiàn)與歷史數(shù)據(jù)展現(xiàn)界面兼容集成。根據(jù)公文辦理中催辦限辦等需要，在系統(tǒng)中建立緊急辦件、限時(shí)辦件的短信提醒功能，同時(shí)，配套建立文書微信群，文書人員可以借助微信群溝通辦文需求等信息，促進(jìn)公文辦理。

與此同時(shí)，制定印發(fā)了公文無(wú)紙化實(shí)施細(xì)則，修訂完善與公文無(wú)紙化相關(guān)的公文管理辦法。

轉(zhuǎn)變理念見(jiàn)成效

總部公文無(wú)紙化辦公的全流程、全覆蓋，成功實(shí)現(xiàn)“閱件”網(wǎng)上瀏覽、“辦件”網(wǎng)上簽批（除涉密文件外），滿足了企業(yè)依托信息化開(kāi)展工作的需求，得到各部門的廣泛支持與配合。人們由開(kāi)始的引導(dǎo)介入公文系統(tǒng)辦理公文，到親身體會(huì)公文無(wú)紙化帶來(lái)的便捷，逐步主動(dòng)應(yīng)用系統(tǒng)辦理公文，并結(jié)合使用情況提出修改完善意見(jiàn)和建議，有力地推動(dòng)了公文無(wú)紙化辦公的深入開(kāi)展。

公文無(wú)紙化后，進(jìn)一步體現(xiàn)出總部公文辦理涉及多環(huán)節(jié)、多部門協(xié)同辦公的特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)。以前，需多部門辦理的文件往往要逐個(gè)部門辦理，無(wú)紙化后部門間可以并行開(kāi)展工作，并能隨時(shí)查看其他部門辦理情況。尤其是需要多個(gè)部門會(huì)簽的文件，不僅可做到并行會(huì)簽，且會(huì)簽部門可查詢其他部門意見(jiàn)，有利于全面了解情況。公文系統(tǒng)同時(shí)與歸檔系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)、信息系統(tǒng)等連接，有效地推進(jìn)系統(tǒng)間公文往來(lái)，促進(jìn)整體工作效率。

審閱簽批紙質(zhì)文件因受限于辦公室辦理等因素，往往需要成塊的時(shí)間、固定的地點(diǎn)。公文無(wú)紙化后，特別是移動(dòng)辦公采用了必備的安全保障措施，消除了因開(kāi)會(huì)、出差甚至出國(guó)等原因不能及時(shí)處理文件的影響，辦理人員可利用工作間隙或其他碎片化時(shí)間，通過(guò)手機(jī)或其他移動(dòng)設(shè)備隨時(shí)處理文件，實(shí)現(xiàn)全天候、全球化辦公。

公文無(wú)紙化辦公系統(tǒng)將以前紙質(zhì)文件辦理中易忽略的因素，在公文辦理系統(tǒng)中作為必選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，未填相應(yīng)條目或未在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理某個(gè)文件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒，較好地提高了質(zhì)量和效率。同時(shí)，并行會(huì)簽、并行辦理、短信提醒、微信提醒、查詢流轉(zhuǎn)狀態(tài)及督促辦理、移動(dòng)辦公等應(yīng)用功能，為加快文件辦理提供了便利?！耙绘I歸檔”的自動(dòng)歸檔功能，使歸檔更加及時(shí)規(guī)范。

系統(tǒng)設(shè)置了明確的崗位職責(zé)，按照“誰(shuí)擬稿、誰(shuí)跟蹤、誰(shuí)催辦”的原則，公文辦理人員責(zé)任意識(shí)增強(qiáng)，不按時(shí)收件取件、文件橫傳、非必要情況下文件直送領(lǐng)導(dǎo)、拖辦壓辦文件等現(xiàn)象大大減少。

持續(xù)改進(jìn)提效率

無(wú)紙化是公文處理方法的一次革命，是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和完善的過(guò)程。

一年來(lái)，總部不斷對(duì)無(wú)紙化辦公系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)。針對(duì)“三重一大”、內(nèi)控制度等，在系統(tǒng)中增加智能化設(shè)置，嵌入相關(guān)制度等源頭控制，強(qiáng)化制度執(zhí)行，逐步形成依靠制度推動(dòng)工作的局面。結(jié)合電子文件流轉(zhuǎn)特點(diǎn)和工作實(shí)際，優(yōu)化操作環(huán)節(jié)，并根據(jù)實(shí)際操作需要配置導(dǎo)航欄、公文展示欄及功能按鈕，提升界面友好性。為防止管理不到位影響辦理效率，根據(jù)需要及時(shí)更新插件、控制，以免軟件更新不及時(shí)影響系統(tǒng)運(yùn)行；開(kāi)發(fā)出更多適應(yīng)主流操作系統(tǒng)的程序，提高處理效率，增強(qiáng)系統(tǒng)安全性。

公文無(wú)紙化不是完全替代紙質(zhì)文件。由于電子文件與紙質(zhì)文件具備的功能并不完全相同，加上實(shí)際工作需要（如涉密文件）、技術(shù)問(wèn)題、習(xí)慣因素、文化背景等諸多影響，二者必然長(zhǎng)期共存。因此，推動(dòng)公文管理與信息化的深度融合，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)公文的傳統(tǒng)理念向信息化技術(shù)、由側(cè)重后端控制向全流程控制、由單一人工控制向制度化標(biāo)準(zhǔn)化流程化綜合控制的轉(zhuǎn)變，真正建立起分類明確、流程清晰、管理規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的總部文件信息化管理體系，切實(shí)提高公文處理效率和管理效率，為促進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展提供支撐，勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。

（作者單位：集團(tuán)公司辦公廳）