文/任松芹 Ren Song-qin

高校學籍檔案利用中的個人隱私保護

文/任松芹 Ren Song-qin

The Privacy Protection in the Utilization of University Students' Archives

高校學籍檔案涉及大量隱私的內(nèi)容，利用過程中由于客觀的漏洞和主觀的忽視，必然會涉及權利人享有隱私權的信息，發(fā)生個人隱私被泄露、涂改、倒賣的行為。檔案管理部門要加強檔案管理制度建設和規(guī)范檔案利用流程，提高工作人員的隱私保護意識和職業(yè)道德，借助技術措施加強網(wǎng)絡領域的學籍檔案隱私保護。

高校學籍檔案；利用；隱私保護

高校學籍檔案是指被正式錄取，并按規(guī)定取得學籍的學生，在校期間學習經(jīng)歷的記錄，對個人、社會和學校具有一定保存價值。學籍檔案涉及大量個人隱私的內(nèi)容，探討學籍檔案利用中的隱私保護，是高校檔案工作人員不容忽視的現(xiàn)實問題。

一、學籍檔案的隱私性

隱私，顧名思義，一是隱，即當事人不愿被別人知曉而選擇的保護方式，二是私，即與公相對的私人領域，其保護范圍受公共利益限制。 “隱私權是隨著人類文明發(fā)展到一定階段，公民的個人獨立自由、人格尊嚴日益受到重視而出現(xiàn)的一種新型的、獨立的人格權”［1］，隱私權的主體是自然人，客體是隱私。隱私權是自然人就自己個人私事、個人信息等個人生活領域內(nèi)的事情不為他人知悉，禁止他人干涉的權利。［2］在更加強調(diào)個體尊嚴的今天，隱私權已經(jīng)從比較單純的一種人們個人的私事層面，發(fā)展為包括個人信息所有、使用、保護和救濟在內(nèi)的完整的基本權利。

個人信息亦稱為“個人數(shù)據(jù)”或“個人資料”，是指與特定個人相關聯(lián)的、反映個體特征的具有可識別性的符號系統(tǒng)，我國目前沒有個人信息立法，借鑒我國香港地區(qū)《個人資料（隱私）條例》澳門地區(qū)《個人資料保護法》臺灣地區(qū)《個人資料保護法》中的有關定義，個人信息包括個人身份、工作、生活、家庭、財產(chǎn)、健康等各方面自然人的信息。個人信息并非都屬于個人隱私，婁健指出，個人隱私具有獨特性，而個人信息具有普遍性；個人隱私具有獨特性（即不可分享），而個人信息是公用財富；個人隱私很敏感，侵犯會構成傷害，而個人信息的分析終會使消費者受益。［3］涉及隱私的個人信息是指與自然人有關，能夠識別本人，而本人又不愿向他人公開的個人信息，包括身份信息、身體狀況信息、個人活動記錄等。

學籍檔案作為學生在校學習生活的原始記錄，是學生知識、能力、素質(zhì)的證明，也是學生就業(yè)、考研、留學的重要參考。學籍檔案一般包括入學通知書、新生錄取名冊、學籍卡、學生登記表、學籍異動記錄表、畢業(yè)生登記表、各學期學習成績單、學生畢業(yè)、結業(yè)、肄業(yè)及授予學位情況、學生獎懲記錄、學生畢業(yè)、派遣登記表等，這些材料都屬于個人信息，許多內(nèi)容都涉及個人隱私。

學籍檔案中涉及信息的某些部分所以成為個人的隱私，主要是因為：一是某些信息直接指向某個特定主體，直接或間接識別某個人，如學籍檔案中的身份證號、照片、電話、獎懲記錄等信息都可用于識別為某個特定的人。二是學籍檔案的某些內(nèi)容具有隱秘性，是當事人不愿或者不能對外公布的私人信息，這些信息如不涉及公共利益或他人利益，一般是處于未公開的狀態(tài)，是個人隱私的組成部分，如被泄露就會導致對個人隱私的侵害。而且個人檔案隱私還具有一定的財產(chǎn)屬性，如果被出賣（如電話、地址等）會給不法人士帶來商業(yè)利益。

二、學籍檔案利用中發(fā)生侵害隱私行為的原因

檔案的利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，學籍檔案中高考錄取登記情況記錄、學期學習成績記錄、畢業(yè)情況記錄等是學生在就業(yè)、出國留學、人才交流等活動中重要的證明材料。學籍檔案利用服務中，侵害檔案隱私行為出現(xiàn)的原因總結為以下幾點：

（一）檔案管理制度和利用流程不完善

學籍檔案種類繁多，且形成周期長，分散在各個處室和二級學院，各部門產(chǎn)生的學籍材料如何歸檔，畢業(yè)生檔案如何移交給學校檔案部門，都需要一個規(guī)范的、可操作的學籍檔案管理制度來執(zhí)行。材料移交后檔案部門應該以學院、班級、學號等信息進行精細分類和編號，否則查閱無從下手。目前學籍檔案的利用者多是個人或是就業(yè)、認證單位。個人查詢的或是本人，或是委托他人，如果是本人，憑本人身份證件。他人代為查詢的，許多沒有被查閱人的證件和委托書就直接到檔案部門，這在檔案工作中是不允許的。單位查詢和認證都有公函，檔案部門一般依據(jù)公函反饋查詢結果。檔案館對查檔者的身份驗證程序過于簡單，只是簡單核對姓名、身份證號等一些基礎信息，便將相關材料復制或傳真給對方，而且單位查詢的公函、委托書、身份證件等材料的真實性，檔案工作人員很難鑒別，有可能令不法分子有可乘之機查閱到其他人的學籍隱私。

由于學籍檔案中許多表是所有學生信息的匯總，如新生錄取名冊，是每年錄取的新生名單匯總，包括學生的姓名、性別、出生年月、高考成績、錄取專業(yè)等，個人信息只是一頁檔案中的一行，當某位同學需要復制本人信息時，同頁面還涉及其他同學的信息，如果這些信息被傳播，就會造成他人隱私的泄露。

（二）高校檔案部門隱私保護不夠重視

學籍檔案不僅涉及學校機密而且關系到個人隱私，一旦泄露會給社會及個人造成不好的影響，給不法分子制造可乘之機。高校檔案部門由于人手不足，一般都聘請學生助理值班，當有人來查詢學籍檔案時，檔案工作人員常常讓學生助理協(xié)助查檔，學生助理沒有保密意識，有可能對他人隱私信息進行傳播，對當事人造成侵害。有時學籍檔案查閱完畢后，工作人員沒有及時放回庫房，被前來辦事的其他人員看到，引起不良后果。

（三）網(wǎng)絡發(fā)展和安全技術缺失對學籍檔案隱私保護帶來嚴峻的挑戰(zhàn)

隨著計算機與網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，給檔案信息的廣泛利用迎來機遇，同時檔案信息面臨的風險也在增加。檔案部門軟件故障與事故、計算機與電子設備的故障等，這些都會直接影響到學籍檔案信息的保密、完整，特別是高校檔案館實施檔案信息化管理以來，紙制版的學籍檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，須通過計算機、掃描儀等電子設備，這些設備存有緩存文件，如不及時處理，將給非法分子惡意入侵提供可乘之機，從而造成安全隱患。網(wǎng)絡發(fā)展對高校學籍檔案的隱私也存在不同程度的威脅，有的高校將學生的個人檔案放在網(wǎng)絡上，加大了學生檔案隱私的侵害風險。如廈門工商旅游學校將部分學生的個人信息掛到了學校官網(wǎng)，這些信息包括學生的姓名、電話、家庭住址和家長的姓名等，只要登錄網(wǎng)站，便可查詢到這些學生的個人檔案。“旅游部假期家訪學生名單”在“學生在校表現(xiàn)”一欄中，竟然寫著“曠課、遲到現(xiàn)象嚴重”、“父母離異”、“家境不好，父母關系不好”等評語。網(wǎng)絡時代信息的采集十分發(fā)達，通過網(wǎng)絡傳播個人信息的速度不僅快，而一旦傳播出去會長久留在網(wǎng)上，可以無數(shù)次瀏覽、下載，這種侵害是和傳統(tǒng)媒介無法相提并論的。

三、高校學籍檔案隱私保護對策

為規(guī)避上述侵害檔案隱私的行為，高校檔案管理部門應從完善相關制度和規(guī)范利用流程、提高工作人員的隱私保護意識，強化安全技術措施等多個方面，實現(xiàn)學籍檔案管理的制度化和安全化。

（一）加強學籍檔案管理制度建設，規(guī)范學籍檔案的利用流程

根據(jù)《檔案法》《侵權責任法》《政府信息公開條例》《高等學校檔案管理辦法》等法規(guī)，結合學校的實際情況，建立完善的學籍檔案收集制度、整理、查詢和利用制度，健全查閱、借閱登記制度。在學籍錄入時確保錄入信息的準確、完整，在信息整合過程中對學籍檔案進行分類、編號、排序以便統(tǒng)一管理，在查詢利用時，根據(jù)查詢者不同層次需求，制定不同的審批制度與身份驗證程序，充分保護學生的學籍檔案隱私不受侵犯。

單位查詢學籍檔案時，要開具書面證明并加蓋公章。委托他人辦理的，要有本人的身份證件和授權委托書。認證服務只授受官方授權的專門機構。查閱學籍檔案時不得涂改、勾畫、損壞，不得將檔案內(nèi)容向無關人員傳播，不得向檔案管理人員查問與其沒有利害關系的他人學籍檔案。

（二）提高檔案工作人員的隱私保護意識和職業(yè)道德

學籍檔案利用過程中最有可能發(fā)生的是人為泄密，因此在加強學籍檔案管理制度建設和規(guī)范利用流程的前提下，提高檔案工作人員的隱私保護意識和職業(yè)道德尤為重要。檔案工作人員在提供檔案利用服務時，要堅持“公平、公正”的原則，謹慎地行使自己的檔案管理權，自覺地約束自己的行為，履行自己的工作職責。這就要求他們在學籍信息錄入時不丟失，不篡改，并且確保不以營利為目的向他人或其他單位泄露學籍信息，做好保密工作。學歷學位認證過程中檔案工作人員必須認真核實，謹慎下結論，切不可透漏認證內(nèi)容之外的學籍信息。

學校檔案館基于管理和教育的需要，從學生檔案中了解到學生某些隱私信息，有責任保守秘密，不得泄露給他人。既體現(xiàn)檔案的憑證作用，又保證檔案的信息安全這是對檔案工作人員的要求。高校檔案管理部門要經(jīng)常開展隱私權保護的知識培訓，樹立“依法建檔、依法收檔、依法治檔”的法制意識，定期學習《檔案法》、《檔案管理辦法》等法律法規(guī)，做到“學法、知法、懂法、守法”。

（三）強化技術措施，提升電子學籍檔案隱私保護水平

學籍檔案信息資源多以數(shù)據(jù)庫的形式存儲于計算機，從技術手段角度來說，學籍檔案工作人員可以利用加密技術、防火墻、身份鑒別、不同權限設置、數(shù)據(jù)備份等多重數(shù)據(jù)安全保護措施加以防范，使學籍檔案不被篡改與刪除，保證檔案信息的原始性和權威性。同時也要做好學籍檔案甄別工作，防止篡改、偽造學生學籍信息。網(wǎng)絡的開放性決定了其風險，對于通過網(wǎng)絡傳輸?shù)膶W籍檔案盡可能選擇保密度高、兼容性強的文件格式，確保其中的隱私信息無法被輕易獲取。

綜上所述，通過完善學籍檔案管理制度，規(guī)范檔案利用流程，提高檔案工作人員的隱私保護意識，維護電子設備環(huán)境的安全，做到既能讓利用者有效查閱利用學籍檔案，又能保證學籍檔案隱私的安全。

（本文系2013年山東省高等學校人文社會科學研究計劃項目“大學教師職業(yè)權利研究”的研究成果， 項目編號J13WH03）

（責任編輯：李淑芳）

［1］ 奚金才，鄧蕊.檔案開放利用中的隱私權法律保護研究［J］.檔案，2015，（1）.

［2］ 肖文建，毛勇.論檔案開放利用中隱私權的保護［J］檔案學通訊，2006，（6）.

［3］ 婁健.泛化個人隱私有害無益——與梅紹祖教授商榷［J］.電子商務，2012，（3）.

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1005-9652（2016）04-0102-03

任松芹（1975—），女，山東萊州人，山東工商學院教務處館員，碩士。