張志國　張　健

（天津中醫(yī)藥大學，天津300193）

基于管理系統(tǒng)的高校辦公室管理影響因素及策略研究

張志國張健

（天津中醫(yī)藥大學，天津300193）

我國高校辦公室在高校管理系統(tǒng)中處于重要的中央樞紐地位，一定程度上決定著高校的質量和發(fā)展。本文首先對高校辦公室管理現狀進行了研究及概述，進而分析了影響高校辦公室管理的三個主要因素，最后提出了提升辦公室管理的對策。

高校；辦公室管理；影響因素

隨著我國現代化進程的推進，高等教育事業(yè)備受黨和國家的關注，對高等教育也提出了更高的要求。高校的生存發(fā)展離不開規(guī)范高效的管理，高校辦公室在高校管理中發(fā)揮著重要作用。

一、高校辦公室管理的研究現狀與概述

1.研究現狀

近年對高校辦公室的研究主要集中在對高校辦公室現狀分析和管理方法的改進方面。汪永紅（2011）對高校辦公室管理問題進行了總結，提出科學化藝術化進行高校辦公室管理［1］。李瑩（2013）根據辦公室存在的問題提出針對性的解決方案［2］。倪樂一（2015）根據高校辦公室管理中的不足，給出完善辦公室管理的制度，提升高校辦公室工作成效［3］。陳晉（2013）闡述了高校辦公室在現代管理理念中的概念，對現代管理理念在高校辦公室中的應用進行了具體的分析［4］。楊明（2014）分析了高校辦公室管理中存在的問題，探討了解決措施，為改進高校辦公室管理提供了借鑒［5］。白云（2014）闡述了高校辦公室管理現狀，為提升高校辦公室管理提供了對策［6］。高芳（2011）從具體決策入手對如何進行高校辦公室創(chuàng)新管理進行探討［7］。傅麗濱（2014）從高校辦公室管理出發(fā)，提出高校辦公室管理中的難題，并提出了相應的解決措施［8］。

2.研究概述

在高校的管理系統(tǒng)中，辦公室的工作涉及學校各個方面，高校辦公室的管理水平影響著學校的教學科研和人才培養(yǎng)等工作。高校辦公室在高校運行管理系統(tǒng)中承擔著多元的角色，分別是綜合角色、協(xié)調角色、參謀角色、服務角色和督辦角色。一是綜合角色，高校辦公室在高校中處于總攬全局、溝通上下的重要地位，是高校管理系統(tǒng)中的重要組成部分，高校中各種重要的決策和工作安排都是出自高校辦公室。二是協(xié)調角色，高校辦公室在高校之間、高校和社會各單位之間、高校內部各部門中充當協(xié)調各種關系的角色。高校辦公室需要通過各種有效的協(xié)調機制，協(xié)調好高校內外各種關系，為高校的良好發(fā)展創(chuàng)造環(huán)境。三是參謀角色，高校辦公室是高校領導的參謀，高校辦公室為學校的發(fā)展出謀獻策。高校辦公室通過開展各種調查研究，取得客觀全面的信息提出預案與對策，為領導決策提供依據。四是服務角色，高校辦公室是高校中的管理機構，承擔著為學校領導、各部門和廣大師生服務的重要職責，提供優(yōu)質高效的服務是高校辦公室的宗旨。五是督辦角色，高校辦公室在學校處于聯系上下、協(xié)調左右的中樞地位，學校重大工作和重要事項的督辦落實需要辦公室來實現，高校辦公室在學校事業(yè)改革穩(wěn)定發(fā)展中充當著督辦角色。

二、高校辦公室管理的主要影響因素

在高校多元化角色的背景下，高校辦公室管理呈現出復雜化的趨勢，高校辦公室管理受多因素影響，主要包括職能因素、路徑因素、人的因素等三方面。

1.職能因素

高校辦公室在學校管理服務系統(tǒng)中處于什么樣的地位，有著怎樣的職能，這對高校辦公室建設和管理至關重要。通過文獻研究和實踐總結，我們認為高校辦公室在學校管理系統(tǒng)中處于中心地位，是學校聯系上下、協(xié)調左右、溝通內外的總樞紐。主要職能概括為參與政務、管理事務、做好服務，主要任務概括為綜合、協(xié)調、參謀、服務。高校辦公室的地位和作用決定著其職能，職能發(fā)揮好與壞不僅影響辦公室自身建設，甚至會影響學校事業(yè)發(fā)展。然而實際工作中，高校辦公室一些應有的職能并未充分發(fā)揮。

（1）參謀職能欠缺

高校辦公室在領導決策過程中有給予意見、提供方案，協(xié)助領導做好各種決策的義務。有的高校辦公室忙于日常事務性工作，缺乏主動參謀的意識，沒有充分發(fā)揮其參謀作用。有的高校辦公室對高校情況掌握不全面，對學校的改革發(fā)展中存在的問題論證不足，使得在協(xié)助領導決策方面有所欠缺。高校辦公室不僅應該注重事務性工作的處理，同時也應該發(fā)揮參謀作用，多做調查研究工作，全面掌握學校情況，協(xié)助領導決策，為學校的發(fā)展出謀獻策。

（2）督辦落實欠缺

古人曰：“道雖邇，不行不至；事雖小，不為不成?！比魏喂ぷ麝P鍵在落實。沒有落實，再正確的決策都會成為一紙空文。在工作中，高校確實存在著一些決策、規(guī)劃、制度落實不到位的現象，究其原因很多，高校辦公室督辦落實職能缺失是原因之一。上傳下達、督辦落實是高校辦公室的重要職能，這個職能發(fā)揮到位，工作便會有條不紊，有序開展，有始有終，否則，工作很可能落實不到位，虎頭蛇尾。督辦落實職能欠缺表面上是辦公室一個職能的缺失，但影響的確是全局。

綜上分析，辦公室參謀和督辦落實職能實際上與學校的決策及其實施過程密切相關，又如前述，辦公室的基本職能是參與政務、管理事務、做好服務，兩個職能的缺失實際上就是參與政務職能的缺失。高校辦公室作為學校的中樞，管理事務、做好服務的職能因其工作性質是必須進行的，參與政務的職能是需要主動作為的。

2.路徑因素

高校辦公室管理工作實現路徑主要包含三個方面：管理理念、管理方式和管理手段。

（1）管理理念

管理提升，理念先行，理念到位，事半功倍。理念是影響工作的重要因素。高校辦公室工作亦如此。高校辦公室核心職責就是服務，為領導服務、為各部門服務、為師生服務，服務是其工作的出發(fā)點、落腳點、指導思想和根本宗旨。高校辦公室必須要樹立服務理念，要從思想上充分認識工作性質和特點，有著“捧著一顆心來，不帶半根草去”的高尚精神，不計名利、無怨無悔。服務理念意識不到位，就會出現“官本位”的現象，致使風氣不正，出現連鎖效應，影響整個管理服務體系。服務理念是否到位是影響高校辦公室管理的最主要的主觀因素。

（2）管理方式

高校辦公室日常事務繁多，很容易掉到應付瑣事的狀態(tài)中。如何從繁雜的事務中解脫出來，提高管理效率和服務水平，最重要的是實施科學管理方式，健全各項制度、完善工作機制、規(guī)范工作流程和辦事程序。具體來說就是對日常事務性工作進行制度化、流程化設計。制度化就是建章立制，保證工作有章可循，有法可依。流程化是把制度變得具體、可操作性強，要建立工作流程和工作表單，管理方式借鑒企業(yè)的管理方式就是標準作業(yè)程序（SOP）。高校辦公室要改變傳統(tǒng)的經驗式管理方式，逐漸形成制度化、流程化的科學管理方式。然而，很多高校辦公室制度不健全、不完善或不適應發(fā)展需要，流程有待優(yōu)化和改進，在管理方式上有待提高和改善。

（3）管理手段

隨著計算機和網絡技術的廣泛應用，網絡化、信息化的管理手段應運而生。高校辦公室作為學校的窗口單位應順應歷史潮流，利用互聯網新媒體開展工作，特別是實施辦公自動化系統(tǒng)。辦公自動化實際上是基于工作流的理念，將日常事務性工作以表單的形式在網上流轉，解決傳統(tǒng)辦公方式中效率低下、文件泛濫、電話頻繁等問題，能降低管理成本，方便快捷地共享信息，優(yōu)化現有的辦公流程，提高工作效率，是傳統(tǒng)管理方式的革命，具有里程碑式的意義。然而，高校辦公自動化系統(tǒng)的實施和建設仍有一定的不足，受學校信息化程度等因素影響，應用推廣不夠，重建設輕應用，實際應用和設計理想之間存在一定的差距。

3.人的因素

人，是社會第一生產力，人的因素，永遠是第一位的因素，高校辦公室尤為如此，這主要是由辦公室的地位和性質決定的。高校辦公室是學校的窗口單位，工作人員的言行代表學校，工作人員的工作效率、服務態(tài)度和服務水平，直接反映著學校的精神面貌和管理水平。但由于體制機制等多種原因，導致高校辦公室隊伍建設出現了一些問題，有些工作人員缺乏責任感和使命感，缺乏主人翁精神和奉獻精神，職業(yè)倦怠，對工作不積極主動，消極應付。

（1）職業(yè)認同感較差

高校的核心任務是教學、科研等一線工作。管理服務工作是從屬于一線工作的，為其服務。其工作性質單調而瑣碎，技術性不強，科技含量較低，成就感和滿意度低，職業(yè)認同感較差。

（2）激勵機制不健全

高校辦公室的工作人員通常被定位為服務型角色，但由于人員激勵獎懲制度和評價體系的不完善，干多干少都一樣，使得辦公室工作人員缺乏工作熱情與積極性，容易產生職業(yè)倦怠。

（3）培訓機制缺乏

高校辦公室管理是一個專業(yè)性很強的工作，工作人員有必要接受系統(tǒng)的學習培訓，掌握專業(yè)的知識技能，提升素質，以適應高等教育的快速發(fā)展。現階段，高校辦公室管理培訓制度尚需健全。

三、提升高校辦公室管理的策略

1.充分發(fā)揮應有職能，為學校發(fā)展助力

高校辦公室的地位決定著其各個職能是不可或缺的，必須要充分發(fā)揮應有職能為學校發(fā)展助力；要在服務上下功夫，堅持全心全意的服務宗旨，理解師生、尊重師生，以師生為本，做到真誠服務、用心服務；要在思想意識上下功夫，要具有全局意識，能夠對各方面情況進行匯總、梳理、分析和概括，對學校有全面了解和宏觀的把握，協(xié)助領導正確決策；要在協(xié)調上下功夫，要從學校的大局和長遠利益出發(fā)，敢于負責和協(xié)調，包括各種關系的協(xié)調，日常工作的協(xié)調，突發(fā)事件的協(xié)調，重大活動的協(xié)調以及學校重大決策的貫徹落實的協(xié)調等，達到統(tǒng)一思想，凝心聚力的目的。特別要在參謀助手和督辦落實上下功夫。

（1）發(fā)揮參謀職能

高校辦公室在做好日常事務性工作的同時也要發(fā)揮參謀助手的職能。要圍繞大局反映情況、報送信息，做“千里眼、順風耳”，做好學校信息、行業(yè)信息、高等教育信息的收集整理，分析研判，為決策提供基礎數據；要圍繞學校的工作重點和領導關注的熱點，積極做好調查和研究工作，為決策提供重要參考；要“身在兵位，胸為帥謀”，將自身置身于改革和發(fā)展的高度，圍繞大局出謀劃策、貢獻智慧，主動對學校重點工作和全局工作進行深入研究，議大事、謀大事、把握大局，將辦公室從被動“交辦服務型”向主動“參謀服務型”轉變。

（2）發(fā)揮督辦落實職能

高校辦公室要充分認識督辦落實的極其重要性，發(fā)揮自身優(yōu)勢，把推動落實放在更加突出的位置。要明確督辦落實的重點，主要是帶有全局性的、戰(zhàn)略性的重大事項，具體包括：上級以及學校內部制定的重要制度、政策、文件；黨委常委會和校長辦公會研究決定的教育教學、科學研究、國際交流、隊伍建設等重大事項；學校黨政工作要點、各類發(fā)展規(guī)劃，階段性任務；學校重點、難點問題以及重大事項、重要工作；領導交辦的其他重要工作。要健全推動落實體制機制，出實招，想辦法，完善責任分解制度，把目標任務分解到部門，落實到崗位，量化到個人，形成人人負責、環(huán)環(huán)相扣的責任落實體系；要健全跟蹤檢查制度，通過全面了解工作落實情況，及時發(fā)現阻礙落實的問題，協(xié)助制定解決問題的措施；要健全通報反饋制度，通過定期通報，督辦提示、限時辦結等方式，對落實情況進行評估，對落實不到位的進行問責。

2.抓好規(guī)范工作，改進管理方式

在依法治理的背景下，要樹立法治意識，建立健全日常工作的全面質量管理體系，將制度化、流程化的質量管理貫穿于高校辦公室工作的全過程。要積極推進制度化管理，建立健全一套切實可行的規(guī)章制度，如公文制度、印章制度、會議制度、信訪制度等，做好制度文件的“廢、改、立”工作；要積極進行流程化設計，將制度轉化為簡單可操作的流程，建立一套與規(guī)章制度相匹配的流程體系，如收發(fā)文程序、用印程序、會議程序、信訪程序等?？傊?，對于通過試行驗證，已經成形的制度規(guī)范，形成文件，固定下來；對于試用和討論階段的制度規(guī)范，繼續(xù)完善；對于暫未建立的制度規(guī)范，在工作中繼續(xù)總結、分析和研究，逐漸形成規(guī)范。

3.抓好辦公自動化工作，改進管理手段

“互聯網+”時代，實施辦公自動化勢在必行，是現代化管理的必由之路。高校辦公室要積極進行辦公自動化系統(tǒng)的建設和完善，將辦公自動化納入學校信息化建設總體工作中，防止信息孤島和重復建設。要在辦公自動化頂層設計上下功夫，根據學校自身特點，既有前瞻性，又要結合工作實際，功能模塊以實用為主，可操作性強，切忌貪大求全，過于理想。要在實施上敢于啃硬骨頭，迎難而上，加強組織和管理，加強人員培訓，積極營造氛圍，獲得校領導的支持，有步驟分階段地推動，積極進行反饋、使用、再反饋、再使用，直至應用實施，并隨著工作領域的延伸，進行功能模塊的增加或完善。

4.抓好隊伍建設，提升人員素質

高校辦公室工作好與壞關鍵在隊伍，要加強隊伍建設，提升工作人員素質和能力。

（1）完善體制機制

建立崗位責任制，明確崗位與責任。根據崗位性質和特點，按照能力與崗位相統(tǒng)一的原則安排人員，人盡其才，做到以任務定崗位，以崗位定人員，責任落實到人。建立學習培訓機制，鼓勵和安排人員參加校內外各級各類培訓；積極與有關單位、兄弟院校辦公室互動交流；進行辦公室內部學習交流，引導大家在理論中學習、更在實踐中學習，形成熱愛學習的良好氛圍。建立主輔崗制，人缺崗不缺，保證崗位職責有承辦人，最大程度的服務師生，同時也能鍛煉隊伍，培養(yǎng)團隊精神和一專多能的人才。建立激勵機制，有條件情況下積極完善考核評價體系，在人事任免上打破論資排輩的常規(guī)，形成能者上、庸者下的氛圍，積極進行對外推薦，形成團隊的良性互動。

（2）提升綜合素質

要積極創(chuàng)造條件，進行培訓和教育。實施素質提升計劃，做到習近平總書記要求的“五個堅持”：一是堅持絕對忠誠的政治品格，在思想上、行動上與中央保持一致，政治立場不變、政治方向不偏；二是堅持高度自覺的大局意識，要圍繞大局、服務大局，站在學校的高度進行綜合、協(xié)調、參謀、服務，特別是要收集并綜合信息，分析研判，出謀劃策、貢獻智慧；三是堅持極端負責的工作作風，恪盡職守、真抓實干、一絲不茍、精益求精，在細微之處下功夫，對工作雷厲風行、一抓到底；四是堅持無怨無悔的奉獻精神，要充分認識高校辦公室的工作性質，真正踏下一顆心來，甘于奉獻、鞠躬盡瘁，全身心投入到管理服務工作中；五是堅持廉潔自律的道德操守，要把紀律挺在前面，遵紀守法、清正廉潔、兩袖清風，坦蕩做人、弘揚正氣。

（3）提升工作能力

要強化崗位責任，使每位工作人員有崗位、有任務、有壓力、有動力，培養(yǎng)敢于擔當、干事創(chuàng)業(yè)的精神，在實際工作和歷練中，不斷提高每位工作人員的依法行政能力、組織協(xié)調能力、調查研究能力、聯系群眾能力和文字綜合能力，使之成為綜合素質過硬、辦事能力強的人。

四、結束語

高校辦公室在高校管理系統(tǒng)的正常運轉中發(fā)揮著舉足輕重的作用，做好高校辦公室管理工作，有助于高校的穩(wěn)定優(yōu)質發(fā)展。新形勢下，高校辦公室應該與時俱進，及時發(fā)現問題采取應對策略，為高校蓬勃發(fā)展做好夯實的基礎工作。

［1］汪永紅.思考：提升高校辦公室管理水平的若干思考［J］.教育教學論壇，2011（20）：115，131-132.

［2］李瑩.淺析高校辦公室管理中的影響因素及應對策略［J］.辦公室業(yè)務，2013（5）：210，213.

［3］倪樂一.提升高校辦公室管理工作成效的路徑探索［J］.產業(yè)與科技論壇，2015（7）：220-221.

［4］陳晉.探討高校辦公室管理中的現代管理理念應用與思考［J］.才智，2013（11）：48.

［5］楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討［J］.中國管理信息化，2014（4）：136-137.

［6］白云.有關提升高校辦公室管理水平的若干對策思考［J］.辦公室業(yè)務，2014（17）：19.

［7］高芳.如何創(chuàng)新高校辦公室管理［J］.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011（7）：27-28.

［8］傅麗濱.高校辦公室管理工作難點解析［J］.人力資源管理，2014（12）：192-194.

（責任編輯：姚歆燁）

Analysis of the Influencing Factors and Managerial Strategies of University Executive Office

ZHANG Zhiguo，ZHANG Jian
（Tianjin University of Traditional Chinese Medicine，Tianjin 300193，China）

In the whole management system of a university，the executive office stands in a central and pivotal position.To a certain extent，it determines the quality and development of the university.This essay gives a brief summary of the current status of university executive office management，and makes an analysis of the three major influence factors.Finally it brings forward some practical approaches to promote office management.

university；office management；influencing factors

G647

張志國（1978—），男，助理研究員，研究方向：高校教育管理。

張?。?963—），女，教授，研究方向：創(chuàng)新系統(tǒng)研究。

天津中醫(yī)藥大學教育教學改革研究課題（2013JYB005）；2011年度天津市哲學社會科學規(guī)劃項目（TJGLWT11-28）。