張春鵬

（黑龍江省七臺(tái)河市桃山區(qū)人社局，黑龍江 七臺(tái)河 154600）

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人事檔案利用服務(wù)的范圍與方式

張春鵬

（黑龍江省七臺(tái)河市桃山區(qū)人社局，黑龍江 七臺(tái)河 154600）

摘要：人事檔案利用是人事檔案工作發(fā)展的動(dòng)力，是衡量檔案管理質(zhì)量?jī)?yōu)劣的重要標(biāo)志，是人力資源合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)使用的必要條件，是檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)。人事檔案利用工作的基本要在保障人事檔案秘密和安全的條件下，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。人事檔案利用服務(wù)包括對(duì)內(nèi)利用服務(wù)和對(duì)外利用服務(wù)。利用服務(wù)的形式包括查閱、外借、出具證明等。

關(guān)鍵詞：人事檔案；利用服務(wù)；范圍；方式

1　人事檔案利用服務(wù)的范圍

1.1對(duì)內(nèi)利用服務(wù)

對(duì)內(nèi)利用服務(wù)是指該人員（相對(duì)人）的所在單位或上級(jí)主管、協(xié)管單位的組織、人事、勞動(dòng)部門申請(qǐng)利用人事檔案。其前提是必須通過(guò)利用人事檔案才能完成工作任務(wù)，以研究解決該人員的問(wèn)題為主。對(duì)內(nèi)利用服務(wù)范圍主要有：第一，組織對(duì)人員進(jìn)行考察了解。第二，辦理人員職務(wù)、職稱呈報(bào)與審批事宜。第三，審批人員的工資、福利、待遇及辦理離休、退休手續(xù)。第四，呈報(bào)或?qū)徟藛T的入黨、入團(tuán)、參軍、提干、出國(guó)等事宜。第五，核實(shí)或?qū)彾ㄈ藛T的政治歷史、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、年齡、學(xué)歷、學(xué)位以及某階段的主要表現(xiàn)情況。第六，紀(jì)檢、監(jiān)察部門辦理黨員、工作人員違紀(jì)、違法案件及有關(guān)審查處理事宜。第七，商辦人員的調(diào)動(dòng)事宜。第八，死亡后撰寫悼詞、生平。第九，編史修志工作需要提供相對(duì)人的經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐情況，而相對(duì)人已死亡、病重或其他原因無(wú)法提供情況的。第十，辦理與相對(duì)人有直接關(guān)系的其他事項(xiàng)，必須利用人事檔案的。

1.2對(duì)外利用服務(wù)

對(duì)外利用服務(wù)是指外單位和非主管單位申請(qǐng)利用人事檔案。一般限于以下情況：第一，相對(duì)人因違法亂紀(jì)受到法律追究，有關(guān)部門需要查閱其人事檔案的。第二，相對(duì)人是他人政治歷史問(wèn)題或其他問(wèn)題的主要證人，而本人已死亡或病重不能口述，不能提供證明材料的。第三，相對(duì)人與重大案件或重大事件有直接關(guān)系，而本人已死亡或病重，不便由本人直接提供情況的。第四，相對(duì)人是某史志中的重要人物或與某事件直接相關(guān)，而本人已死亡、病重或其他原因不能提供情況的。

人事檔案自形成之日起直至相對(duì)人死亡的長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，都在人事檔案管理機(jī)構(gòu)，處于封閉期，機(jī)密性強(qiáng)，利用服務(wù)的范圍受限。隨著人事制度改革和社會(huì)信息化進(jìn)程的提高，人事檔案利用服務(wù)范圍可能會(huì)有適當(dāng)調(diào)整。

一般來(lái)講，遵循利用服務(wù)范圍和人員管理范圍相一致的原則，在人事管理權(quán)限沒(méi)有改變前，人事檔案管理部門對(duì)檔案的利用服務(wù)范圍不能變動(dòng)，而且要做到內(nèi)外有別。對(duì)內(nèi)部的利用服務(wù)是人事檔案利用服務(wù)的主要方面，檔案管理部門對(duì)符合利用手續(xù)的，應(yīng)無(wú)條件地給予提供。對(duì)外部的利用服務(wù)是在特定條件下對(duì)人事檔案的利用，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)不同情況決定是否給予提供或限制提供檔案內(nèi)容。

2　人事檔案利用服務(wù)的方式

2.1查閱

人事檔案部門在提供查閱利用服務(wù)時(shí)，按照查閱的要求，可以提供人事檔案的原件或復(fù)制件，也可以提供人事檔案資料卡片或人事檔案信息。

為方便利用者查閱檔案材料，人事檔案管理部門應(yīng)提供固定的查閱場(chǎng)所，選擇寬敞明亮、環(huán)境安靜的地方作為閱檔室，面積可根據(jù)本單位情況自定。同時(shí)應(yīng)配備適當(dāng)?shù)淖酪魏头?wù)設(shè)施，為查閱創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。閱檔室與檔案庫(kù)房、辦公室應(yīng)“三分開(kāi)”，如果混用，既不利于查閱，也不利于檔案安全。查閱有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，查閱可以滿足大量人事工作需要，適應(yīng)于普遍的利用。第二，查閱不僅有利于檔案利用，有利于檔案保密，材料不出門，可以有效防止利用中的泄密和丟失。第三，到檔案室查閱，檔案周轉(zhuǎn)速度快，有利于及時(shí)給多方面提供利用。第四，便于查閱者得到人事檔案管理人員的指導(dǎo)和幫助。第五，對(duì)外部提供利用時(shí)，檔案管理人員可以監(jiān)督利用者查閱指定范圍的內(nèi)容。

2.2外借

外借是組織、人事、勞動(dòng)部門為完成某項(xiàng)人事工作任務(wù)，通過(guò)查閱不能滿足其需要時(shí)，必須將人事檔案或人事檔案材料借出使用而采取的利用服務(wù)方式。它是人事檔案管理部門滿足人事工作某種特殊需要而采取的一種變通的服務(wù)方式。人事檔案或人事檔案材料外借必須有正當(dāng)理由，并經(jīng)過(guò)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。外借一般有以下幾種情況：一是上級(jí)機(jī)關(guān)因辦理或?qū)徟嘘P(guān)組織、人事工作的事項(xiàng)需要借用人事檔案。二是單位領(lǐng)導(dǎo)或組織、人事、勞動(dòng)部門因工作需要，借用本單位保管的人事檔案。三是商調(diào)工作人員需要將該相對(duì)人檔案寄到接收單位審查。四是審查和批復(fù)相對(duì)人政治歷史問(wèn)題、“三齡”、學(xué)歷、學(xué)位等問(wèn)題，需要對(duì)該相對(duì)人檔案中有關(guān)材料進(jìn)行詳盡了解和研究。五是人事檔案的內(nèi)容需要領(lǐng)導(dǎo)親自過(guò)目或需要集體討論研究有關(guān)問(wèn)題。六是入黨、入團(tuán)時(shí)進(jìn)行審查及辦理手續(xù)中需要借用人事檔案。七是相對(duì)人受組織處理或與某案件有關(guān)，執(zhí)法、紀(jì)檢、監(jiān)察等部門需要詳細(xì)查閱其有關(guān)情況。八是因組織、人事、勞動(dòng)工作特殊需要必須借用人事檔案。

查、借閱人事檔案需由查、借閱單位開(kāi)具介紹信，將何單位、因何事去何單位查何人檔案等內(nèi)容敘述清楚。干部檔案查借閱還需填寫干部檔案查借閱審批表。

《干部檔案工作條例》等都明確要求，凡查閱人事檔案，利用單位應(yīng)派可靠人員到保管單位查閱室查閱，檔案一般不外借。作這種規(guī)定，是因?yàn)闄n案被借離保管單位后，借用單位的保管條件沒(méi)有人事檔案部門規(guī)范和安全可靠，外借會(huì)加速檔案的磨損老化，縮短檔案壽命。人事檔案借出后，被哪些人查閱、摘抄、復(fù)制等利用情況難以及時(shí)了解和控制，容易造成失密和泄密。人事檔案屬于“孤本”，借出后就無(wú)法滿足其他利用者的查閱，若借出過(guò)多、過(guò)于頻繁，會(huì)影響正常的利用服務(wù)。

2.3出具證明

檔案證明是指人事檔案管理部門根據(jù)有關(guān)檔案用戶的申請(qǐng)，為核查某種事實(shí)在庫(kù)存檔案中的記載情況，根據(jù)檔案原件編制的書面材料證明。

人事檔案管理部門出具證明的服務(wù)一般是在以下幾種情況提供：一是要查證的問(wèn)題與該相對(duì)人有直接關(guān)系，而相對(duì)人已經(jīng)死亡、病重不能口述或其他原因不便提供材料，而該相對(duì)人的人事檔案中確實(shí)有能證明該問(wèn)題的文字記載。二是該相對(duì)人子女因政治審查必須由組織出具書面材料證明其身份和有關(guān)情況。三是司法、公安、監(jiān)察、紀(jì)檢等部門因工作需要了解某相對(duì)人身份和有關(guān)情況。四是其他特殊需要，經(jīng)人事檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)予開(kāi)具檔案證明材料。

參考文獻(xiàn)：

［1］方德生.干部人事檔案工作理論與實(shí)踐［M］.北京:光明日?qǐng)?bào)出版社，2015.

［2］ 朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法［M］.武昌:武漢大學(xué)出版社，2014.

The scope and manner of utilization service of personnel archives

ZHANG Chun-peng
(Human Resources and Social Security Bureau,Taoshan District,Qitaihe City, Heilongjiang Province,Qitaihe 154600,China)

Abstract:The usage of personnel archives is the driving force of personnel archives development,which is an important indicator to measure the quality of archives management,the necessary condition for rational development and scientific utilization of human resources,the central link of archives management.The basic requirements of personnel archives utilization is to ensure the secrecy and security of personnel archives for users and provide high-quality service. Personnel archives utilization includes internal service and external service.Utilization services includes consulting, loaning and issuing a certificate.

Key words:Personnel archives;Utilization service;Range;Manner

中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674-8646（2016）08-0142-02

收稿日期：2016-01-17

作者簡(jiǎn)介：張春鵬（1980-），男，黑龍江七臺(tái)河人，助理館員，主要從事檔案管理工作。