譚新

（內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校，四川內(nèi)江641100）

中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策淺析

譚新

（內(nèi)江醫(yī)科學(xué)校，四川內(nèi)江641100）

學(xué)籍檔案管理是中職學(xué)校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容，中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生工作的一個(gè)重要組成部分，學(xué)生檔案是用人單位選拔、任用、培養(yǎng)人才的最基本依據(jù)。但是目前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理還存在一些問題，所以應(yīng)完善學(xué)生檔案管理相關(guān)制度，加快學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

中職學(xué)校；學(xué)生檔案；管理問題

檔案管理工作是衡量中職學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，而學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案的重要組成部分，管理和利用學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，對規(guī)范中職學(xué)校的教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成、實(shí)現(xiàn)向社會輸送全面發(fā)展的合格人才等都有著巨大的促進(jìn)作用。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是中職學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每名學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。

1　中職學(xué)校學(xué)籍檔案的主要作用

學(xué)籍檔案對個(gè)人、學(xué)校和社會都具有重大價(jià)值。（1）對個(gè)人而言，學(xué)籍檔案記錄的內(nèi)容是評價(jià)學(xué)生在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)情況的依據(jù)。因此，學(xué)生在校期間，通過了解學(xué)籍制度，可以明確努力的方向、規(guī)范自己的行為［1］，并有意識地遵循有關(guān)規(guī)則，從而促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校期間真實(shí)情況的證明，學(xué)?？蓳?jù)此為學(xué)生開具相關(guān)證明。（2）對學(xué)校而言，學(xué)籍檔案的建設(shè)是學(xué)?；A(chǔ)性建設(shè)之一，學(xué)籍檔案的管理是學(xué)校日常管理的重要部分。好的學(xué)籍檔案管理制度可引導(dǎo)教學(xué)活動有序進(jìn)行，有效降低學(xué)校管理成本。學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平在一定程度上體現(xiàn)著中職學(xué)校的教學(xué)管理水平，加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理，可大大提高中職學(xué)校的管理水平。（3）對社會而言，學(xué)籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據(jù)，學(xué)籍檔案的完整性、真實(shí)性在一定程度上影響著單位對學(xué)生的評價(jià)。

2　中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及進(jìn)行畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，中職學(xué)校的學(xué)生檔案工作未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全、質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象，此現(xiàn)象在大多數(shù)民辦中職學(xué)校尤為突出。當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

2.1學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，是學(xué)校檔案的重要組成部分，但是大多數(shù)中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其他方面的檔案管理工作，對于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作納入議事日程，在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，有的雖配備了人員，但人員卻是非專業(yè)的。綜合檔案管理部門沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

2.2學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范

目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理或招生就業(yè)部門進(jìn)行統(tǒng)一或分散管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系或?qū)W校綜合檔案室來完成。由于學(xué)生管理部門沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程中沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、填寫或蓋章不全、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等。

2.3學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備

因檔案的收集不及時(shí)、不完整，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，查閱學(xué)生檔案相當(dāng)困難或無法查閱、借閱，不利于檔案的利用，更不利于中職學(xué)校教師了解學(xué)生，對學(xué)生因材施教。

2.4畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不完善

目前，中職學(xué)生畢業(yè)時(shí)，大多數(shù)學(xué)校會派人將畢業(yè)學(xué)生檔案移交生源地人才交流中心保管，而成人檔案仍由學(xué)校管理或由學(xué)生本人取走交回原單位保管，這兩種方法都有相同的弊病。由于許多學(xué)生在畢業(yè)時(shí)沒有找到就業(yè)單位，沒有及時(shí)領(lǐng)取檔案，人才交流中心對這樣的檔案保管數(shù)量巨大，保管年限不一等原因，使得多年后學(xué)生就業(yè)后去領(lǐng)取檔案時(shí)卻找不到原來的檔案，學(xué)生又到學(xué)校重新補(bǔ)檔案，既浪費(fèi)人力、物力，又為畢業(yè)生檔案造假提供了方便等。2015年開始，各人才交流中心不再收取畢業(yè)生的檔案管理費(fèi)，即使是辦理了人事代理關(guān)系的人員，檔案都由單位取回保管。另外，郵政從2015年起，也取消了中高職畢業(yè)生檔案的投遞工作，改由各學(xué)校自行安排人員派送檔案到各人才交流中心，這些都將對中高職畢業(yè)生的檔案管理工作帶來不便。

3　加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的對策

針對以上存在的幾個(gè)問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該著力進(jìn)行以下幾方面的工作。

3.1狠抓組織和人員落實(shí)工作

實(shí)踐表明，要搞好中職學(xué)校學(xué)生檔案管理，首先必須理順管理體制，做到組織機(jī)構(gòu)、人員、庫房落實(shí)。不論當(dāng)前中職學(xué)校對學(xué)生管理采取何種模式，都要根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際情況，建立學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu)；不論學(xué)生檔案放在何處，必須有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。為了確保學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，應(yīng)該實(shí)行集中式管理，管理機(jī)構(gòu)可設(shè)置在學(xué)生處或招生就業(yè)辦下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學(xué)校已經(jīng)設(shè)立綜合檔案館（室），那么學(xué)生檔案應(yīng)歸綜合檔案館（室）統(tǒng)一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以保證學(xué)生檔案的及時(shí)收集、歸檔和整理，從而提高管理質(zhì)量。

3.2加大宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案管理意識

通過宣傳學(xué)習(xí)，提高師生對學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案管理工作。讓大家認(rèn)識到，學(xué)生檔案是關(guān)系到中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會輸送合格人才和中職生畢業(yè)就業(yè)的大事。每一位學(xué)生都應(yīng)該重視檔案材料的填寫，做到如實(shí)填寫、書寫清楚、格式規(guī)范、紙張統(tǒng)一，檔案制成材料符合要求。

3.3建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度

3.3.1規(guī)范歸檔材料的要求按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用A 4規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，要選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔，該蓋章的一定要盡量蓋章，并要蓋齊全。凡是不符合要求的，必須退回重新處理后方可歸檔。

3.3.2建立歸檔材料收集制度雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但是材料形成還是比較有規(guī)律的。中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的收集工作大致可以分為3個(gè)階段：第一個(gè)階段是收集招生時(shí)形成的和學(xué)生就讀中職學(xué)校前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時(shí)和學(xué)生入學(xué)時(shí)就著手抓緊收集；第二個(gè)階段是檔案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)校期間各類社會實(shí)踐活動、各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加入黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生處、實(shí)訓(xùn)科等收集教學(xué)、實(shí)訓(xùn)和評優(yōu)評獎(jiǎng)等材料；第三個(gè)階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體各方面的總結(jié)和評價(jià)材料［2］，大致的材料有：就業(yè)報(bào)到證、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定冊、成績卡和學(xué)籍卡、考生登記表、畢業(yè)生體檢表等。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。

3.3.3嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度一方面必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進(jìn)行：填寫轉(zhuǎn)遞單—填寫轉(zhuǎn)檔登記—嚴(yán)密包封—通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞—檢查收存回執(zhí)—回執(zhí)未退的及時(shí)催查（應(yīng)在1個(gè)月之內(nèi)）。現(xiàn)在學(xué)校應(yīng)派專人將學(xué)生檔案送至各人才交流中心，并收取各中心開具的接收檔案回執(zhí)。同時(shí)，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“人事部門或縣級（含縣）以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)［3］。若用人單位不具備保管條件，應(yīng)送到人事部門所屬的人才流動服務(wù)中心保管，這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生；另一方面，對中職學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在校期間德智體成績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、成績卡、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定冊、成績總表、學(xué)籍卡等材料一式兩份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學(xué)生檔案丟失后的重新建檔（即畢業(yè)生通過原所在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案的復(fù)印件來重新建檔），同時(shí)也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機(jī)會弄虛作假，如制作假材料、開假證明、涂改成績等現(xiàn)象的發(fā)生。

3.4加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐

隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及及中職生數(shù)量的劇增和檔案內(nèi)容、數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工操作已不能適應(yīng)現(xiàn)代改革的需要。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷改變觀念，更新管理意識，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。有條件的學(xué)校也要逐步加大檔案管理工作的信息化投入，加強(qiáng)檔案人員的信息化培訓(xùn)，并積極開發(fā)或使用實(shí)用、高效、功能強(qiáng)大的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化步伐。檔案管理人員應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)信息化知識的學(xué)習(xí)，跟上時(shí)代的步伐，適應(yīng)工作的需要。

［1］金玉潔，黃保，劉臻.高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理與利用［J］.石油教育，2006（3）：70-71.

［2］姜珊.淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理和利用［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2008（16）：12-15.

［3］李進(jìn)德，李桂華.淺談中職學(xué)校學(xué)生心理檔案的管理及應(yīng)用［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2008（16）：32-33.

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1671-1246（2016）10-0030-02