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淺談醫(yī)院綜合檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與保障

2016-03-18 13:19:41鐘岑霞
關(guān)鍵詞:檢索檔案管理信息化

鐘岑霞

淺談醫(yī)院綜合檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與保障

鐘岑霞

三甲醫(yī)院隨著規(guī)模擴(kuò)大,基礎(chǔ)建設(shè)加快,購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備增多,醫(yī)療水平和人員素質(zhì)進(jìn)一步提高,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用顯得更加重要,檔案信息化管理勢(shì)在必行。該文對(duì)檔案信息化優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析,對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化的保障措施進(jìn)行了闡述。

綜合檔案 信息化 保障

醫(yī)院綜合檔案是指醫(yī)院在建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中形成的文字、圖表、影像及其他各種形式和載體的具有保存價(jià)值的資料,這些資料詳細(xì)記錄醫(yī)院不同時(shí)期的歷史面貌、醫(yī)療水平和科研成果等,在醫(yī)院管理工作中起到原始憑證的作用。我院綜合檔案主要包括文書(shū)、基建、科研、設(shè)備、財(cái)務(wù)等,這些資料在展示醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展、科學(xué)研究、財(cái)產(chǎn)清查、管理決策等方面提供了豐富有效的信息資源。近年來(lái),我院規(guī)模不斷擴(kuò)大,基礎(chǔ)建設(shè)加快,購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備增多,人員招聘頻繁,醫(yī)療水平和人員素質(zhì)不斷提高,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用顯得更加重要,檔案信息化管理勢(shì)在必行。我院自從安裝了清華紫光檔案管理系統(tǒng),初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化,其優(yōu)勢(shì)不斷表現(xiàn)出來(lái)。隨著檔案管理的升級(jí),需要進(jìn)一步做好保障工作。

1 醫(yī)院綜合檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

三甲醫(yī)院綜合檔案門(mén)類(lèi)多,信息量大,數(shù)據(jù)復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案管理利用手工整理登記,檢索方法單一,查找難度大,利用效率低。檔案信息化打破了傳統(tǒng)檔案管理的種種局限性,尤其在歸檔方式、檢索查詢(xún)、開(kāi)發(fā)利用和資源共享等方面具有明顯優(yōu)勢(shì)。

1.1 有利于改善歸檔方式和保護(hù)檔案原件 醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)和日常管理中,會(huì)產(chǎn)生大量的有價(jià)值的檔案材料,在傳統(tǒng)手工操作時(shí)代,檔案員要花大量的時(shí)間和精力去各個(gè)職能科室收集、催交材料,將收集的材料手工分類(lèi)、整理、填寫(xiě)目錄,工作效率非常低下。檔案實(shí)行信息化管理后,將原件掃描成電子文件,通過(guò)計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行收集、分類(lèi)和利用,大大改善了歸檔方式。利用時(shí)可直接從電腦里查看、閱覽或打印,減少去庫(kù)房翻找的繁瑣,降低檔案原件因直接借閱、使用而造成損壞和丟失,減緩了檔案的老化,延長(zhǎng)了檔案的保管壽命,提高了工作效率。

1.2 有利于檢索利用和資源共享 面對(duì)綜合檔案復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息,傳統(tǒng)檔案管理其檢索方式主要是去庫(kù)房翻看案卷目錄、全引目錄等進(jìn)行查找,既麻煩又費(fèi)時(shí),還經(jīng)常查不到想要的資料。檔案存放保管、日常維護(hù)、更新達(dá)標(biāo)更是達(dá)不到要求,直接影響著檔案檢索效率和利用價(jià)值的提高。將檔案信息化處理后,以電子目錄和電子文檔方式歸檔,電子信息查詢(xún)系統(tǒng)更加科學(xué)完善,檢索手段多樣、方便快捷,檢索范圍廣、速度快、效率高,增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍。我院通過(guò)信息中心將檔案檢索查詢(xún)系統(tǒng)建立在院內(nèi)OA系統(tǒng)中,本院職工均可以通過(guò)內(nèi)網(wǎng)在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料。當(dāng)查到自己需要的材料無(wú)需去檔案室調(diào)檔,在計(jì)算機(jī)上賦權(quán)申請(qǐng)就可以直接下載打印。在產(chǎn)生和查詢(xún)利用檔案材料比較多的重點(diǎn)科室安裝客戶(hù)端,方便兼職檔案員的收集整編、瀏覽和存取。這種將檔案信息建立在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上,提高了檔案原件的利用率,從方法途徑及功能上大大提高檔案向全院提供信息服務(wù)的時(shí)效性[1],實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3 有利于改善檔案存儲(chǔ)模式和節(jié)約資源 傳統(tǒng)的檔案資料大多以紙質(zhì)材料為主,歸檔保存需要大量的儲(chǔ)存空間。計(jì)算機(jī)的廣泛使用,掃描和縮微技術(shù)大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量和存儲(chǔ)密度。記錄形式不僅是傳統(tǒng)的文字、圖像,還能記錄聲音、動(dòng)畫(huà)等,開(kāi)發(fā)利用易操作,更具有直觀性和選擇性。由于檔案紙張的特性:春夏季節(jié)容易受潮霉變、滋生繁殖有害物,秋冬季節(jié)容易變脆變硬,降低其耐久性。因此,檔案庫(kù)房要在不同季節(jié)做好溫濕度的控制以及防光防塵、防霉防蟲(chóng)、防火防盜等工作,管理成本很高。將檔案信息化處理以后,在檔案的存儲(chǔ)和管理方面節(jié)省了大量的人力、物力和財(cái)力。

2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化管理的保障措施

由于我院綜合檔案信息化處于初步建設(shè)階段,其管理方法及成效需不斷探索優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案信息化管理需要進(jìn)一步做好保障工作。

2.1 提高安全保證 保障醫(yī)院綜合檔案的安全是檔案信息化建設(shè)的基本前提。

2.1.1 保證電子檔案的利用安全 根據(jù)電子檔案的特點(diǎn),全面提升檔案管理人員思想認(rèn)識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),明確責(zé)任,建立健全管理制度。對(duì)于不同級(jí)別的訪(fǎng)問(wèn)用戶(hù)進(jìn)行嚴(yán)密的權(quán)限設(shè)置、分配和身份認(rèn)證,科學(xué)合理地設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)、下載、復(fù)制及打印權(quán)限,全程實(shí)時(shí)監(jiān)控每份檔案的瀏覽、查詢(xún)、使用情況,最大程度的保證電子檔案利用安全。

2.1.2 保證電子檔案信息安全 對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行安全分級(jí),確定可以公開(kāi)的范圍。安裝和配置防病毒軟件,加強(qiáng)檔案管理中防火墻、殺毒技術(shù)的應(yīng)用。不斷升級(jí)防毒軟件,對(duì)網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)行掃描,并根據(jù)掃描報(bào)告采取相應(yīng)的修復(fù)措施,避免病毒的侵襲和黑客的攻擊。對(duì)通信線(xiàn)路傳輸和聯(lián)機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息實(shí)行加密處理,加強(qiáng)對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等措施的應(yīng)用。對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)進(jìn)行檔案安全與保密教育,防止檔案數(shù)據(jù)資料被篡改和丟失。

2.1.3 保證電子檔案的備份安全 數(shù)據(jù)備份是保障數(shù)據(jù)安全的重要方法,在檔案管理系統(tǒng)中既要考慮到聯(lián)機(jī)備份,又要考慮到脫機(jī)備份和異地備份,對(duì)備份電子檔案要定期進(jìn)行檢測(cè)和轉(zhuǎn)存,避免電磁輻射和材質(zhì)老化等造成數(shù)據(jù)的丟失,保證檔案信息的安全可靠。

2.2 規(guī)范管理系統(tǒng) 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要條件。完善統(tǒng)一的制度、法規(guī)與政策,有利于推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化與信息化工作的開(kāi)展[2],促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用,也為檔案工作提供了法律依據(jù)。因此醫(yī)院要遵循國(guó)家制定的檔案法律法規(guī)及地方性的法律法規(guī),借鑒同行業(yè)優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn),結(jié)合本院的實(shí)際情況,規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)和數(shù)據(jù)格式,建立健全電子文件的鑒定、保管、利用、銷(xiāo)毀等相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn),并嚴(yán)格按制度標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展工作,規(guī)范管理,保障電子檔案安全。

2.3 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的物質(zhì)保障。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括計(jì)算機(jī)、外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)及信息安全系統(tǒng)等。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變觀念,把檔案信息化管理納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中,加強(qiáng)軟硬件設(shè)施方面資金投入,購(gòu)置掃描儀、存儲(chǔ)設(shè)備、攝像機(jī)等硬件設(shè)備和檔案查詢(xún)系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等各種檔案管理軟件,為實(shí)現(xiàn)檔案信息化提供物質(zhì)保障。并且要充分考慮技術(shù)和設(shè)備的發(fā)展速度,做好規(guī)劃工作,定期對(duì)電子信息產(chǎn)品進(jìn)行維修、更換和升級(jí)。

2.4 加大專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng) 具備較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要保證?!度珖?guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求各級(jí)檔案部門(mén)要普及信息技術(shù)知識(shí),加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案信息化中新設(shè)備、方法、技術(shù)和現(xiàn)代管理技術(shù)的培訓(xùn),提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的技能。所以,醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng),經(jīng)常組織培訓(xùn)或外出進(jìn)修學(xué)習(xí)以及同行業(yè)間的參觀交流,提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能。檔案管理人員只有緊隨時(shí)代發(fā)展的需要,掌握扎實(shí)的管理知識(shí)和過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)技能,才能更好地為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

總之,信息化時(shí)代下的檔案管理是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的重要手段[3]。醫(yī)院要高度重視,加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),完善各項(xiàng)制度標(biāo)準(zhǔn),改善管理模式和檢索利用的途徑,實(shí)現(xiàn)綜合檔案管理信息化,更好地為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。

[1] 竇雪蘭.淺談醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2010,9(4):3~4.

[2] 李成旭.關(guān)于信息化時(shí)代中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的思考 [J].中醫(yī)臨床研究,2012(9):111~112.

[3] 陳小莉.探析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路 [J].辦公室業(yè)務(wù),2014(3):183.

Talking about the Advantages and Safeguards of Information Management in the Hospital Archives

Anhui Provincial Hospital,Hefei 230001,Anhui
ZHONG Cen-xia

With the expansion of the scale of the hospital,the acceleration of the infrastructure construction, the increases of the purchase of medical equipment,the improvement of the medical level and personnel quality, the development and utilization of archival information resources is even more important,the archives information management is imperative.The advantages of archival information will be analyzed in this paper,and the safeguard measures will be expounded in the paper.

Comprehensive archives;Information technology;Guarantee

R197.3

A

1671-8054(2016)06-0004-02

/(編審:劉文華)

安徽省立醫(yī)院 安徽合肥 230001

2016-09-01收稿,2016-11-02修回

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