韓建華

摘 要：高校檔案管理工作作為衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依據(jù)，同時(shí)對(duì)于高校的建設(shè)與發(fā)展具有重要意義。但是長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案管理并沒(méi)有受到社會(huì)以及高校管理者的足夠重視，在高校檔案管理過(guò)程中，無(wú)論從社會(huì)還是到高校管理者以及教育體系的相關(guān)部門沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到高校檔案對(duì)于高校建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校的實(shí)際發(fā)展水平。高校檔案管理在實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展中存在管理意識(shí)薄弱、管理手段相對(duì)比較滯后、高校檔案的利用效率較低等諸多問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：高校檔案；編研管理工作；社會(huì)服務(wù)；科研管理

1 高校檔案編研工作的指導(dǎo)意義

關(guān)于普通高校檔案編研工作的重要性，可從國(guó)家明確規(guī)定的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中看出端倪?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作作為高?；A(chǔ)管理工作，并應(yīng)當(dāng)將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中。高校檔案管理主要包括高校教學(xué)檔案資料、學(xué)生個(gè)人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對(duì)于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。

在開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的同時(shí)開(kāi)展科研活動(dòng)是高校建設(shè)的主要目標(biāo)之一。高校檔案管理對(duì)于科研檔案的管理是提升高?？蒲兴降闹匾侄?。高校的科研檔案記錄了高校在進(jìn)行科學(xué)研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費(fèi)等關(guān)鍵要素。通過(guò)科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高?？蒲羞^(guò)程中存在的問(wèn)題，提升高?？蒲兴剑@得更好的科研成果。

2 與資源建設(shè)同步，擴(kuò)大檔案編研的服務(wù)范圍

高校檔案編研工作是為了能夠使在校學(xué)生更適應(yīng)社會(huì)需求、提高檔案信息服務(wù)水平、構(gòu)建開(kāi)放式高校檔案館的必然選擇。從目前的情況看，社會(huì)對(duì)高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）高校檔案編研工作是高校進(jìn)行學(xué)生管理的重要手段

高校檔案的編研工作很重要的組成部分之一就是學(xué)生檔案資料的整理，記錄高校學(xué)生的個(gè)人資料、學(xué)習(xí)成績(jī)、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會(huì)伴隨學(xué)生終身。高校學(xué)生檔案資料對(duì)于高校管理學(xué)生有重要作用。通常高校學(xué)生都多大數(shù)千甚至上萬(wàn)人，學(xué)生的整體狀況，包括學(xué)習(xí)狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實(shí)際管理過(guò)程中必須掌握的原始材料，通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的管理、分類，對(duì)于學(xué)生的家庭狀況了解，可以按需為學(xué)生申請(qǐng)?zhí)乩И?jiǎng)學(xué)金；通過(guò)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)狀況，給學(xué)生分發(fā)獎(jiǎng)學(xué)金；通過(guò)了解學(xué)生的特長(zhǎng)與愛(ài)好，有針對(duì)性地培養(yǎng)學(xué)生的特長(zhǎng)；通過(guò)對(duì)于學(xué)生檔案的掌握，為學(xué)生未來(lái)的升學(xué)、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對(duì)于高校學(xué)生管理的意義。

（二）對(duì)高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實(shí)記錄，收藏著高校不同歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)、重大工程、重要組織等文獻(xiàn)資料，以文字、圖片、影像、實(shí)物等形式展現(xiàn)著學(xué)校的成長(zhǎng)、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實(shí)場(chǎng)景。無(wú)論是專業(yè)人士對(duì)校史的研究，還是社會(huì)各界對(duì)校史、校情的了解，都離不開(kāi)對(duì)高校檔案的查閱，自然離不開(kāi)對(duì)高校檔案信息資源的共享。

（三）高校相關(guān)資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對(duì)高校相關(guān)資料進(jìn)行甄別鑒定、回復(fù)查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會(huì)用人單位可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)核實(shí)畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位、在校成績(jī)與獲獎(jiǎng)等資料的真?zhèn)?，了解欲聘用人員的真實(shí)學(xué)業(yè)水平，辦理證實(shí)材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國(guó)、找工作需學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)歷學(xué)位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

（四）高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化和科研合作的需求

高校既是傳播科學(xué)知識(shí)的殿堂，也是科學(xué)研究的基地，每年都會(huì)產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過(guò)檔案信息資源共享，社會(huì)生產(chǎn)企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進(jìn)了高?？蒲谐晒行мD(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時(shí)，企業(yè)為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，也需要通過(guò)檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢(shì)，與高校展開(kāi)科研合作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。

3 高校宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響的需求

宣傳推介、擴(kuò)大社會(huì)影響是高校發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的經(jīng)營(yíng)舉措。在信息時(shí)代，越來(lái)越多的人通過(guò)網(wǎng)絡(luò)了解社會(huì)、認(rèn)識(shí)社會(huì)。高校必須立足這一現(xiàn)實(shí)，通過(guò)檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學(xué)科研實(shí)力和成果，讓社會(huì)全面地掌握學(xué)校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學(xué)子，獲得更多的社會(huì)支持。

4 高校檔案編研工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）注重基礎(chǔ)工作

在進(jìn)行高校檔案編研工作時(shí)，需要依據(jù)所在高校的自身情況以專業(yè)性、服務(wù)性以及學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)，將收集范圍適當(dāng)?shù)脑黾?，保證信息收集的全面性、多樣性，同時(shí)，對(duì)于收集完成的信息進(jìn)行有效的整理和存儲(chǔ)。高校檔案數(shù)字化的建設(shè)需要與國(guó)家的法律法規(guī)相符合，并實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學(xué)性，主題標(biāo)引的準(zhǔn)確性。對(duì)高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學(xué)性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

高校在進(jìn)行檔案編研工作時(shí)，需要利用信息技術(shù)，檔案編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等均需要利用此項(xiàng)技術(shù)，同時(shí)，檔案收集和登記也需要利用信息技術(shù)。通過(guò)信息技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜立卷程序簡(jiǎn)單化，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，可以將數(shù)字化資料傳送給各個(gè)部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領(lǐng)域中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促使數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越深入，并且應(yīng)用效率也越來(lái)越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務(wù)管理層次也更加深入。

（三）充分開(kāi)發(fā)利用資源

開(kāi)發(fā)與利用是為檔案編研建設(shè)的最終目的，通過(guò)檔案數(shù)字化資源的開(kāi)發(fā)與利用，促進(jìn)圖書(shū)館及其他各項(xiàng)工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設(shè)中，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時(shí)隨地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

（四）高校檔案管理對(duì)于高校黨政工作開(kāi)展

黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對(duì)于高校的人事管理和各個(gè)教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務(wù)資料等。高校黨政工作檔案對(duì)于高校教職工隊(duì)伍的管理，對(duì)于高校教職工、高校黨團(tuán)組織、黨團(tuán)活動(dòng)的開(kāi)展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實(shí)意義。高校黨政工作是保證高校科學(xué)發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開(kāi)展提供了理論基礎(chǔ)，記錄了黨政工作開(kāi)展?fàn)顩r。通過(guò)黨政檔案管理，提高了高校行政機(jī)構(gòu)改革，高校院系設(shè)置與調(diào)整，高校教職工績(jī)效考核，高校人事調(diào)動(dòng)管理等提供參考與評(píng)定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開(kāi)展。

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