馬仁杰+費(fèi)燕+高元昕

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來為檔案部門的發(fā)展帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案部門為向用戶提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，需要借助檔案服務(wù)外包加快檔案館數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。本文從檔案服務(wù)外包安全、檔案外包行業(yè)水平、檔案服務(wù)外包的工作質(zhì)量、檔案外包人員這四個(gè)方面闡述了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，旨在促進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包事業(yè)的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案；服務(wù)外包；問題；對策

在第十二屆全國人民代表大會(huì)第三次會(huì)議上，李克強(qiáng)總理首次提出“制定‘互聯(lián)網(wǎng)+行動(dòng)計(jì)劃，推動(dòng)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代制造業(yè)結(jié)合，促進(jìn)電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融健康發(fā)展，引導(dǎo)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)拓展國際市場”。[1]“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的提出是站在一個(gè)新的高度來看待互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)與傳統(tǒng)行業(yè)的結(jié)合，可以預(yù)見在政府的引導(dǎo)下，“互聯(lián)網(wǎng)+”將更加快速地向服務(wù)業(yè)各領(lǐng)域進(jìn)行全面滲透。檔案部門作為一個(gè)用戶面極廣的公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，為順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢，必須依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將互聯(lián)網(wǎng)與檔案部門相結(jié)合，通過館藏資源數(shù)字化、檔案數(shù)字網(wǎng)站建設(shè)等途徑完成檔案部門的轉(zhuǎn)型。因此，全國各級檔案部門都在陸續(xù)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，為互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)與檔案部門的結(jié)合做好前期準(zhǔn)備工作。而檔案部門受人力、物力資源緊缺等多方面因素制約，大多選擇了借助檔案服務(wù)外包降低檔案部門的業(yè)務(wù)成本，提高檔案工作效率，緩解檔案工作者的工作壓力，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。目前學(xué)界對“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包的研究還不夠深入，理論研究和實(shí)踐的結(jié)合也不夠緊密。因此，本文從理論與實(shí)踐結(jié)合的角度出發(fā)，通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題及其原因進(jìn)行分析，從而給出了相應(yīng)的解決措施。希望對檔案部門進(jìn)行服務(wù)外包有所幫助，能夠促進(jìn)檔案部門和檔案服務(wù)外包行業(yè)的共同發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案服務(wù)外包存在的問題

1.1 檔案服務(wù)外包面臨安全風(fēng)險(xiǎn)

1.1.1 檔案實(shí)體的損毀風(fēng)險(xiǎn)。檔案實(shí)體在服務(wù)外包過程中面臨著潛在的安全問題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，部分檔案外包公司的工作條件較差，溫度、濕度等條件不能達(dá)到檔案的保存要求，容易造成檔案實(shí)體的損失。另一方面，檔案服務(wù)外包過程中必然會(huì)涉及檔案的搬運(yùn)、取出、拆盒、裝盒等工作環(huán)節(jié)，例如在對檔案進(jìn)行分頁掃描和信息錄入時(shí)，會(huì)對案卷進(jìn)行拆解。如果外包工作人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，不能小心謹(jǐn)慎地對待檔案，很容易造成檔案實(shí)體的損毀。

1.1.2 檔案信息的失密風(fēng)險(xiǎn)。檔案涉及的信息面很廣，以高校學(xué)生類檔案為例，新生登記表上面詳細(xì)記載了學(xué)生及其家庭情況等眾多信息，一旦泄露，會(huì)造成嚴(yán)重的社會(huì)影響，帶來巨大的危害性。檔案外包人員在對檔案進(jìn)行掃描、錄入及核對等過程中，必然會(huì)知曉大量的檔案信息。某條信息的泄露可能造成的影響相對較小，若檔案外包人員出于個(gè)人利益，將檔案信息轉(zhuǎn)賣給不法之人，后果將不堪設(shè)想，不僅會(huì)使檔案信息涉及的有關(guān)人員受到傷害，還會(huì)對檔案部門的形象造成惡劣影響。

1.2 外包行業(yè)整體水平低，缺乏統(tǒng)一管理

1.2.1 檔案外包行業(yè)發(fā)展不均衡。我國檔案外包公司最早出現(xiàn)于20世紀(jì)90年代，興起時(shí)間不長，仍處于發(fā)展的初期階段。全國目前有數(shù)百家檔案外包公司，其中經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案外包公司的水平相對較高。例如北京、上海等地的檔案外包公司相對其他地區(qū)數(shù)量較多、規(guī)模較大、技術(shù)更為先進(jìn)、業(yè)務(wù)水平相對較高。而中西部地區(qū)的檔案外包公司大多存在資金短缺、設(shè)備不齊全、技術(shù)水平落后、員工的專業(yè)素質(zhì)較低等眾多問題，目前只能提供一些技術(shù)含量低的外包服務(wù)，服務(wù)種類較少、服務(wù)水平較低，不能夠發(fā)揮檔案外包公司獨(dú)有的專業(yè)優(yōu)勢。[2]以北京量子偉業(yè)信息技術(shù)股份有限公司和安徽省檔案縮微技術(shù)服務(wù)中心為例。量子偉業(yè)注冊資金1000萬元，員工總計(jì)100余人，擁有一大批高素質(zhì)的技術(shù)人員，致力于檔案信息化領(lǐng)域新技術(shù)的研發(fā)，多次獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)。而安徽省檔案縮微技術(shù)服務(wù)中心注冊資金為5萬元，注冊員工人數(shù)3人，只能提供檔案錄入等勞動(dòng)密集型工作。中西部地區(qū)類似這樣的小規(guī)模檔案服務(wù)公司較多，發(fā)達(dá)地區(qū)和中西部地區(qū)的檔案外包公司發(fā)展程度存在較大差距，我國的檔案外包行業(yè)發(fā)展水平整體較低，未來尚存很大的發(fā)展空間。

1.2.2 檔案外包行業(yè)缺乏統(tǒng)一管理。檔案服務(wù)外包行業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展需要規(guī)范化的市場環(huán)境，然而目前我國的檔案外包公司基本處于分散的狀態(tài)，尚不存在一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)，也沒有一個(gè)公認(rèn)的組織對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，我國檔案外包公司的興起時(shí)間不長，發(fā)展時(shí)間較短，行業(yè)發(fā)展不成熟，檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)還沒有形成一個(gè)完整的體系對檔案外包公司進(jìn)行約束，檔案外包公司容易因?yàn)樽非罄麧欁畲蠡?，進(jìn)行惡意競爭，較難形成一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境。另一方面，檔案外包公司的員工素質(zhì)參差不齊，部分檔案外包公司中的工作人員在上崗前甚至沒有進(jìn)行過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案意識(shí)比較薄弱，檔案專業(yè)素質(zhì)比較低，行業(yè)內(nèi)缺乏系統(tǒng)的從業(yè)考核規(guī)定對檔案外包公司工作人員進(jìn)行約束。

1.3 檔案外包公司的工作質(zhì)量有待提升。檔案部門選擇將部分檔案工作外包給檔案外包公司，前提是保證工作質(zhì)量，目的是提高檔案工作效率。但是在實(shí)際的檔案服務(wù)外包工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)外包的工作質(zhì)量還有很大的提升空間。分析原因，檔案外包公司的工作質(zhì)量較低主要是由以下幾個(gè)方面造成的：一方面，檔案部門在確定了檔案外包公司后，通常會(huì)選擇將外包的檔案工作完全委托給檔案外包公司，給予檔案外包公司足夠的自主權(quán)，全程交由檔案外包公司自由安排，其間檔案部門的工作者和檔案外包公司的員工很少會(huì)溝通交流，使得檔案外包公司的工作人員不能準(zhǔn)確把握檔案發(fā)包方的工作要求，最終導(dǎo)致檔案服務(wù)外包的工作質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期的目標(biāo)。另一方面，檔案部門針對外包工作缺乏一套科學(xué)而合理的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門很少會(huì)在服務(wù)外包過程中進(jìn)行分階段的驗(yàn)收，大多是在檔案服務(wù)外包工作完成后對其進(jìn)行統(tǒng)一驗(yàn)收，此時(shí)需要驗(yàn)收的檔案數(shù)量龐大，時(shí)間有限，容易忽略掉一些問題。檔案部門也沒有針對檔案服務(wù)外包工作情況制定獎(jiǎng)懲辦法，這些管理上的欠缺勢必會(huì)影響到檔案外包公司的工作質(zhì)量。

1.4 檔案外包人員專業(yè)素質(zhì)欠缺。檔案外包公司的工作者專業(yè)素質(zhì)較低是檔案服務(wù)外包行業(yè)整體發(fā)展較為緩慢的一個(gè)重要原因。檔案外包公司為了追求利潤最大化、不斷降低成本，公司運(yùn)作基本以業(yè)務(wù)為中心，招聘的全職人員非常少，通常根據(jù)業(yè)務(wù)情況增減員工。雇的員工多為低學(xué)歷的工作者和兼職的在校生，一方面是因?yàn)樾枰Ц督o他們的報(bào)酬相對比較少，另一方面是因?yàn)闄n案外包公司目前提供的外包服務(wù)多為簡單的勞動(dòng)密集型工作，不需要高層次的檔案工作者。檔案外包公司吸納這樣的員工從短期來看是能夠給企業(yè)帶來一定的利潤，但是從長期來看，會(huì)阻礙公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案外包公司因?yàn)閱T工的專業(yè)素養(yǎng)欠缺，只能提供一些技術(shù)水平比較低的檔案整理和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作等，不能為檔案部門提供系統(tǒng)軟件開發(fā)和檔案數(shù)字網(wǎng)站建設(shè)等高層次、高利潤的外包服務(wù)，將會(huì)錯(cuò)失很多的發(fā)展機(jī)會(huì)。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代應(yīng)對檔案服務(wù)外包問題的對策

2.1 采取有效的檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范措施

2.1.1 外包場所的安全管理。檔案服務(wù)外包工作的安全問題不容忽視，國家檔案局于2014年12月8日頒布的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對數(shù)字化場所做出了明確的規(guī)定，能夠更加有效地保證檔案外包加工的順利進(jìn)行。因此，檔案外包場所做好以下幾個(gè)方面工作能降低安全風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的實(shí)體安全和信息安全。首先，檔案外包加工場所必須裝有視頻監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控設(shè)備要求遍布各個(gè)角落，不能出現(xiàn)無監(jiān)控死角，檔案部門需要定期對視頻監(jiān)控內(nèi)容進(jìn)行檢查。其次，檔案外包加工場所應(yīng)備有足夠的檔案裝具，分開存放待處理和已經(jīng)完成處理的檔案，以免造成混淆。再次，檔案外包場所的所有檔案加工設(shè)備都不能帶有無線網(wǎng)絡(luò)功能，防止造成檔案信息的外泄。最后，工作人員不得將和工作無關(guān)的私人物品帶進(jìn)工作場所，特別是各種電子設(shè)備和各種移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，更不能將檔案外包場所的物品帶走。這一系列的規(guī)定都有助于保護(hù)檔案安全。

2.1.2 信息內(nèi)容的安全管理。保障信息安全需要借助法律手段，檔案部門與檔案外包公司簽訂合約時(shí)，應(yīng)該將保密條款列入合同中，要求檔案外包公司不能以任何理由和形式將檔案實(shí)體帶離工作場所，不能向第三方泄露檔案信息。一旦發(fā)生泄密事件，檔案部門有權(quán)追究檔案外包公司的刑事責(zé)任，從而以法律形式明確規(guī)定檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的責(zé)任和義務(wù)。不僅檔案部門與檔案外包公司需要簽訂保密協(xié)議，檔案外包公司在選擇員工時(shí)，鑒于檔案工作的特殊性，除了要求員工在入職前提供公安部門出具的《無犯罪記錄證明》，更應(yīng)該在簽訂合同時(shí)向員工說明檔案信息保密的重要性以及泄密的嚴(yán)重后果，與員工簽訂保密協(xié)議，并對員工進(jìn)行信息安全方面的知識(shí)培訓(xùn)。

2.2 完善檔案服務(wù)外包的行業(yè)管理

2.2.1 強(qiáng)化國家檔案行政管理部門的職能。國家檔案行政管理部門需要定時(shí)定期地對檔案外包公司進(jìn)行專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容可以量化、制度化。對于檢查不合格的機(jī)構(gòu)，國家檔案行政管理部門應(yīng)該記錄在案，超過一定的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該取消其職業(yè)資格，從根本上對檔案外包公司進(jìn)行約束，為檔案外包公司營造一個(gè)良好的經(jīng)營環(huán)境。

2.2.2 加強(qiáng)外包公司的資質(zhì)管理。目前我國還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對檔案外包公司進(jìn)行資格認(rèn)證，僅有部分省份出臺(tái)了本省的檔案管理?xiàng)l例，但是規(guī)定相對比較簡單，不夠細(xì)致。而現(xiàn)階段由于檔案服務(wù)外包行業(yè)比較混亂，需要一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)對檔案中介機(jī)構(gòu)的成立條件、注冊資金和人員進(jìn)行規(guī)定，也需要對檔案外包公司的業(yè)務(wù)范圍、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和工作者的職業(yè)道德做出明確的要求。

2.2.3 發(fā)揮檔案學(xué)會(huì)的作用。中國檔案學(xué)會(huì)是中國檔案工作者的學(xué)術(shù)性群眾團(tuán)體，是中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)的組成部分，在我國的檔案學(xué)界有較大的影響力。檔案學(xué)會(huì)有能力對檔案外包公司進(jìn)行理論和實(shí)踐方面的指導(dǎo)，也可以根據(jù)檔案外包公司的發(fā)展?fàn)顩r提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh。檔案學(xué)會(huì)還可以通過吸納檔案外包公司的負(fù)責(zé)人成為其會(huì)員，對他們進(jìn)行新技術(shù)、新知識(shí)的培訓(xùn)，從而提升檔案外包公司的整體行業(yè)水平。[3]

2.3 優(yōu)化檔案服務(wù)外包的過程管理

2.3.1 施行質(zhì)量控制績效管理。質(zhì)量控制績效管理能夠有效地提高檔案外包公司的工作質(zhì)量，因此檔案部門可以根據(jù)本部門的情況制定一套完整的績效評估體系。在選擇了檔案外包公司后，檔案部門應(yīng)將績效計(jì)劃和工作目標(biāo)告知檔案外包公司，為檔案外包公司順利開展工作提供依據(jù)。在檔案服務(wù)外包工作實(shí)施過程中，檔案部門應(yīng)該指派專人負(fù)責(zé)檔案外包工作。隨時(shí)了解檔案外包公司的工作進(jìn)展。檔案外包的績效評估指標(biāo)也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整，如果遇到問題，雙方應(yīng)該共同協(xié)商解決。檔案部門采取質(zhì)量控制績效管理的方法對檔案外包工作進(jìn)行全程監(jiān)督，能夠促進(jìn)檔案外包公司不斷提高工作效率，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成工作。

2.3.2 采取獎(jiǎng)懲制度。檔案部門和檔案外包公司擬定合同時(shí)，可以協(xié)商制定獎(jiǎng)懲條約。檔案外包公司在最后進(jìn)行業(yè)務(wù)驗(yàn)收時(shí)，如果準(zhǔn)確率達(dá)到規(guī)定的要求，檔案部門應(yīng)該按照合同對其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。反之，如果準(zhǔn)確率尚未達(dá)標(biāo)，檔案外包公司不僅要修正錯(cuò)誤的問題，還要接受相應(yīng)的處罰。采取獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰相結(jié)合的制度，有助于提高檔案外包公司的工作質(zhì)量。

2.4 提高檔案外包公司的技術(shù)水平及員工素質(zhì)。部分檔案外包公司規(guī)模小、服務(wù)種類單一與其單位負(fù)責(zé)人落后的經(jīng)營理念密不可分，再加上公司員工的專業(yè)水平整體較低，造成現(xiàn)階段檔案外包公司的整體水平有待提升。為此可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

2.4.1 改變管理者的經(jīng)營理念。檔案外包公司管理者的經(jīng)營理念直接決定了外包公司的業(yè)務(wù)水平和發(fā)展前景。例如量子偉業(yè)時(shí)代信息技術(shù)有限公司，憑借先進(jìn)的技術(shù)，自主研發(fā)了多款PDE檔案管理軟件，獲得了多項(xiàng)國家級認(rèn)證，成為該行業(yè)的領(lǐng)先者。因此，檔案外包公司負(fù)責(zé)人首先應(yīng)轉(zhuǎn)變自己的經(jīng)營理念，在現(xiàn)階段提供勞動(dòng)密集型服務(wù)的基礎(chǔ)之上，擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍，多提供一些高質(zhì)量、高水平的技術(shù)服務(wù)。

2.4.2 引進(jìn)檔案專業(yè)人才。檔案外包公司缺乏一批掌握專業(yè)知識(shí)和熟練操作技能的專業(yè)人才，專業(yè)人才能夠運(yùn)用自己的專業(yè)優(yōu)勢，引導(dǎo)整個(gè)團(tuán)隊(duì)為顧客提供高水平、有針對性的外包服務(wù)。因此，檔案外包公司應(yīng)大力引進(jìn)專業(yè)人才，帶動(dòng)整個(gè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展。

2.4.3 提升檔案外包人員的綜合素質(zhì)。人才是一個(gè)機(jī)構(gòu)發(fā)展的源泉，現(xiàn)代化的檔案服務(wù)外包工作需要外包人員具備一定的專業(yè)知識(shí)和強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。因此檔案外包公司需要定期給工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，讓他們了解檔案的分類體系和特點(diǎn)，熟悉檔案法律法規(guī)，掌握新技術(shù)的操作，成為合格的檔案工作者。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案部門采取服務(wù)外包，在一定程度上幫助了檔案部門節(jié)約成本，提高工作效率，檔案服務(wù)外包有著巨大的市場潛力和良好的發(fā)展前景。但是檔案外包過程中的各種問題也日益凸顯，只有針對問題采取有效的解決措施，才能更好地運(yùn)用檔案服務(wù)外包。相信隨著檔案外包公司的發(fā)展，檔案服務(wù)外包能夠在檔案工作中發(fā)揮更加重要的作用，從而推動(dòng)檔案事業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]政府工作報(bào)告（全文） http：//www.gov.cn/guowuyuan/2015-03/16/content_2835101.htm.

[2][3]許風(fēng)風(fēng).我國檔案業(yè)務(wù)外包研究[D].安徽大學(xué)，2013.