李睿

【摘要】隨著數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，城建檔案館的建設(shè)也應(yīng)該做到數(shù)字化的發(fā)展目標(biāo)，現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展完全為數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需要提供了基本條件。之所以城建檔案要朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，主要還是從數(shù)字化信息的角度考慮的，并且在當(dāng)前的工作中，這也是十分迫切的工作任務(wù)之一。本文重點(diǎn)對(duì)這方面的問(wèn)題進(jìn)行了探討，為實(shí)現(xiàn)更加高效的城建檔案館數(shù)字化建設(shè)提供一定的幫助。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；數(shù)字城市；信息技術(shù)

當(dāng)前，我國(guó)正在推崇數(shù)字城市的發(fā)展與建設(shè)，這一理念實(shí)際上已經(jīng)十分普及了，并且在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的今天，科學(xué)技術(shù)為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了重要的前提條件，由此可見(jiàn)，在未來(lái)發(fā)展建設(shè)中，更加應(yīng)該深入挖掘數(shù)字化管理的重要意義，為實(shí)現(xiàn)檔案館的快速發(fā)展提供一定的幫助。

1、當(dāng)前城建檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀

從構(gòu)成上進(jìn)行分析，城建檔案館主要是用于收集文件材料以及保管文件之用，其中包含了眾多的環(huán)節(jié)，在數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，要想將城建檔案館發(fā)展成為數(shù)字化的管理，就需要在以下幾個(gè)方面多下功夫。首先，要實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的一體化處理。計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為主要的辦公設(shè)備之一，在應(yīng)用的過(guò)程中采用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行處理與保管可以說(shuō)是今后的趨勢(shì)之一，我國(guó)在這方面的工作可以說(shuō)還是很到位的，基本上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，向自動(dòng)化的發(fā)展目標(biāo)又邁進(jìn)了一步。在日常對(duì)檔案文件進(jìn)行管理時(shí)，采用自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以有效的提升工作效率，并且增強(qiáng)了各個(gè)部門之間溝通與協(xié)調(diào)的能力。除此之外，還應(yīng)該采用合適的文檔管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行處理，一方面可以使工作流程變得更加標(biāo)準(zhǔn)化，另一方面，也可以更加的專業(yè)化，從不同的角度對(duì)檔案進(jìn)行保管，為今后的社會(huì)發(fā)展提供重要的幫助?，F(xiàn)代文檔管理軟件的功能十分豐富，不僅具有預(yù)覽的功能，還可以實(shí)現(xiàn)功能的相互轉(zhuǎn)化。因此，今后的檔案管理必將朝著數(shù)字一體化的方向發(fā)展，從而為我國(guó)城建檔案館的發(fā)展提供重要的幫助。目前，館藏檔案也在朝著數(shù)字化的方向發(fā)展著，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，建立起相應(yīng)的數(shù)字檔案庫(kù)，一方面按照主題詞對(duì)檔案進(jìn)行文字錄入，以后人們只要查閱主題詞，就能將檔案查找出來(lái)，大大降低了搜索的時(shí)間。另外，將館藏內(nèi)容分門別類的進(jìn)行管理，并且采用磁盤的方式將其存儲(chǔ)下來(lái)，采用計(jì)算機(jī)這種檢索工具可以說(shuō)是一項(xiàng)極大的創(chuàng)新。這種檢索方式具有高效便捷的特點(diǎn)，在城建檔案數(shù)字化管理中屬于重要的一步。并且我們最終的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)機(jī)讀檔案，但是要想實(shí)現(xiàn)這方面的目標(biāo)還有很長(zhǎng)的一條路要走，因?yàn)槠洳粌H需要高超的科學(xué)技術(shù)，還要面對(duì)大量復(fù)雜的數(shù)據(jù)，不可否認(rèn)的是，只有做到這點(diǎn)要求，才有可能最終完成數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展之路。當(dāng)前，檔案管理的智能化發(fā)展屬于主流的趨勢(shì)之一，更加便于檔案的保管與檢索?？梢哉f(shuō)智能手段是一種全新的手段，在城建檔案館中主要在保管上利用了這一方式。所謂智能化保管就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的相關(guān)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管控，以起到保護(hù)的作用。采用智能手段的優(yōu)勢(shì)在于減少了管理人員來(lái)回出入檔案管理室的次數(shù)，降低灰塵以及霉菌等對(duì)檔案產(chǎn)生的不利影響，在檔案室中只要安裝一臺(tái)監(jiān)控設(shè)備，就能達(dá)到全天不間斷的控制，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)不安全的因素。這樣檔案就能全天候的得到高效的保管。此外，在服務(wù)手段上，現(xiàn)代城建檔案館也具有現(xiàn)代化的發(fā)展特點(diǎn)。由于當(dāng)前我國(guó)檔案館中所珍藏的檔案數(shù)量越來(lái)越多，將其得到有效的保管并為社會(huì)所利用是檔案存在的重要價(jià)值，隨著信息化腳步的加快發(fā)展，在檔案的服務(wù)手段上也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)即時(shí)化、自動(dòng)化以及形象化的發(fā)展，使讀者可以更加方面的查閱檔案資源，將檔案的價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。因此，今后城建檔案館的發(fā)展方向就是開(kāi)放化的管理，利用多種手段達(dá)到更加優(yōu)良的檔案服務(wù)，例如采用磁盤或是局域網(wǎng)等工具進(jìn)行檔案的查詢，無(wú)論何時(shí)何地都能獲得信息資源的共享，這是今后的一大發(fā)展趨勢(shì)。

2、城建檔案館建設(shè)的基本途徑

數(shù)字化在城建檔案領(lǐng)域尚為新生事物，很多計(jì)算機(jī)技術(shù)在應(yīng)用上仍處于不斷探索和進(jìn)一步完善階段。從一些介入較早的城建檔案館的初步實(shí)踐看，建立數(shù)字城建檔案館必須做到傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，基于此，筆者認(rèn)為，以下五個(gè)方面是當(dāng)前數(shù)字城建檔案館建設(shè)的必要途徑。一是開(kāi)發(fā)一款能夠滿足工程項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)和電子化元件級(jí)的四級(jí)管理的城建檔案文檔處理一體化軟件，是各地城建檔案館都在期待的事實(shí)。國(guó)家主管部門應(yīng)盡快制定出開(kāi)發(fā)數(shù)字城建檔案館信息管理系統(tǒng)的實(shí)施方案，集中各方財(cái)力，牽頭組織攻關(guān)。城建檔案館信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)研制應(yīng)充分發(fā)揮文件形成機(jī)構(gòu)、城建檔案管理部門、相關(guān)科研單位和軟件開(kāi)發(fā)商的積極性，做到四方協(xié)調(diào)一致，使之系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理、極具操作性，以適應(yīng)城建檔案數(shù)字化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要。二是城建檔案館信息管理系統(tǒng)的安全功能必須能夠解決館藏檔案資源的社會(huì)共享與數(shù)據(jù)安全，快速查閱與保密限制的問(wèn)題。在電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)方面，要從將來(lái)網(wǎng)絡(luò)化及開(kāi)放戰(zhàn)略來(lái)考慮系統(tǒng)維護(hù)工作，預(yù)先做好利用訪問(wèn)的保密控制，如各種用戶的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定和對(duì)黑客、病毒、誤操作、惡意改寫或物理?yè)p壞、磁化等造成數(shù)據(jù)丟失的防范，以及操作“痕跡”的處理工作。三是為實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的查詢與管理，在配置所需硬件時(shí)，要充分考慮數(shù)字時(shí)代的發(fā)展對(duì)高端工作站或服務(wù)器的要求，在存儲(chǔ)空間、圖形運(yùn)算、整體性能、系統(tǒng)兼容等方面盡可能滿足數(shù)字化管理的運(yùn)行條件。信息顯示窗口應(yīng)具有瀏覽各類磁盤文件的專用矢量文件瀏覽器功能。四是抓緊建立適應(yīng)數(shù)字化管理的復(fù)合型人才隊(duì)伍，選調(diào)一批熱衷于城建檔案事業(yè)、在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域有真才實(shí)學(xué)的技術(shù)骨干，盡快充實(shí)到城建檔案部門。同時(shí)，還要抓緊在職人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)和再教育，使現(xiàn)有崗位人員熟悉和掌握城建檔案數(shù)字化管理的基本知識(shí)和工作技能，以適應(yīng)未來(lái)工作需要。因此，在建立數(shù)字檔案庫(kù)時(shí)，要根據(jù)本地實(shí)際和館庫(kù)條件，做到傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，分輕重緩急，循序進(jìn)行。任何存在短時(shí)間內(nèi)一墩而就的想法都是不現(xiàn)實(shí)的。

3、結(jié)語(yǔ)

總之，城建檔案信息化建設(shè)應(yīng)根據(jù)國(guó)情特點(diǎn)和“數(shù)字城市”的發(fā)展需要，抓緊研究并確立數(shù)字城建檔案館的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，以避免各地對(duì)項(xiàng)目的多重研究和盲目投資，使數(shù)字城建檔案館建設(shè)工作盡快走上健康、有序的發(fā)展軌道。

參考文獻(xiàn)

[1]趙群.探討城建檔案數(shù)字化管理發(fā)展模式[J].科技與企業(yè)，2013（24）.