文建

（江西服裝學(xué)院服裝管理分院，江西 南昌 330201）

計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的高效率探析

文建

（江西服裝學(xué)院服裝管理分院，江西 南昌 330201）

現(xiàn)代化科技水平的快速更新，計(jì)算機(jī)技術(shù)也擁有史無前例的進(jìn)步，在提倡辦公自動(dòng)化的前提下，計(jì)算機(jī)成為辦公操作過程中貫穿始終的工作手段，這大大發(fā)展了辦公自動(dòng)技術(shù)為核心的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用.本文主要介紹了辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)和功能，以及在實(shí)際辦公中的新技術(shù)的發(fā)展和優(yōu)勢(shì).并繼續(xù)關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公操作中的逐步更新發(fā)展.

辦公操作自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)；工作效率；應(yīng)用

信息化建設(shè)在當(dāng)下辦公環(huán)境中已經(jīng)得到了實(shí)現(xiàn).為了提高辦公的效率，精簡(jiǎn)辦公化時(shí)間，全面展示計(jì)算機(jī)信息能力的功能，正式展開計(jì)算機(jī)應(yīng)用信息能力的作用.新時(shí)代的典型標(biāo)志就是計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，對(duì)現(xiàn)代辦公功能形成了前所未有的影響力，辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)為它不但利于信息管理操控還可以精簡(jiǎn)優(yōu)化辦公工作的程序.

1 辦公自動(dòng)化

1.1 自動(dòng)化辦公的概念

辦公自動(dòng)化的概念是辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用.其中主要兩部分涵蓋事務(wù)性工作自動(dòng)化和信息處理自動(dòng)化兩個(gè)重要特征.大力推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)辦公中的運(yùn)用，保存信息和修護(hù)更新系統(tǒng)功能，使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的資源共享功能，整理性和信息資源的收集便利方式具有保證.雖然電子商務(wù)和自動(dòng)辦公化在我國(guó)推廣不久，但在我們的工作上已經(jīng)顯示顯著的高能辦公實(shí)效.系統(tǒng)和人相輔相成的方案，使得日常生活更具智能化，智能化的優(yōu)勢(shì)在傳輸過程中體現(xiàn)出十分明顯的效果.現(xiàn)代化科學(xué)時(shí)代不斷更新的過程中，它的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)得以利用，取得了積極的發(fā)展方向.

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)中的文字和數(shù)字功能在處理自動(dòng)化辦公中起著作用.例如對(duì)Word、WPS等編輯器處理的文字編輯和版式設(shè)計(jì)還有對(duì)于影像的處理，這些辦公軟件的應(yīng)用精簡(jiǎn)了辦公時(shí)間，同時(shí)辦公效率的到了提高.Excel對(duì)于完成表格設(shè)計(jì)，操作的流程，應(yīng)用多媒體設(shè)備也使得傳真，音像等業(yè)務(wù)更加貼近生活，使之更加形象化，現(xiàn)代化.隨著現(xiàn)代化科學(xué)水平的快速更新，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，優(yōu)勢(shì)在于提升了辦公效率，大大節(jié)省了時(shí)間.

2 辦公自動(dòng)化中信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

2.1 一體式辦公化優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)使得辦公業(yè)務(wù)更具整體性，成為輸送信息和溝通資源的平臺(tái)，構(gòu)建了計(jì)算機(jī)在線溝通的便利.應(yīng)用到規(guī)模較大的企業(yè)工作中，出于企業(yè)人員眾多，傳統(tǒng)的辦公工作方式和工作手法大大制約了工作效率.計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以使得每個(gè)辦公環(huán)境相連接，使服務(wù)方式更加的整體化，提高了內(nèi)部信息的流通速度和效率，整體化的優(yōu)勢(shì)明顯的體現(xiàn)了出來.

2.2 資料整理化優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)信息集成化的優(yōu)勢(shì)在辦公中體現(xiàn)，它減短了辦公流程線路的時(shí)間，同一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中可以完成各種類型的業(yè)務(wù).集成化管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，舉例在辦公中采購(gòu)到儲(chǔ)存的過程中，取消了辦公企業(yè)運(yùn)營(yíng)的多余環(huán)節(jié)，有效的使用計(jì)算機(jī)收集資源，更好的服務(wù)了辦公作業(yè)的高效率.

2.3 體現(xiàn)綠色環(huán)保的優(yōu)點(diǎn)

無紙辦公目的就是減少辦公資源的浪費(fèi)，同時(shí)也可以更好的貼合信息交流的辦公手段，提升現(xiàn)代企業(yè)辦公中的能源環(huán)保概念，減少辦公資源的浪費(fèi)，有效提升資源更合理的運(yùn)用，讓辦公也可以成為環(huán)保工作.

3 計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)在辦公中的實(shí)踐應(yīng)用

社會(huì)快速發(fā)展計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)所帶來的效益，它在辦公的的實(shí)踐應(yīng)用中起著重要的作用.

3.1 信息傳輸技術(shù)

辦公通訊中對(duì)質(zhì)量有著較高要求，辦公中假使應(yīng)用了windows的系統(tǒng)操作，計(jì)算機(jī)信息傳輸技術(shù)必須和此類系統(tǒng)相吻合，舉例通訊軟件BWN3.24F/D它可以為辦公室通訊提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，與此同時(shí)還具有傳真和EDL的功能.它可以依照辦公通訊錄順序發(fā)送傳真文件，可以直接打印傳真圖片.EDL屬于遠(yuǎn)程通訊，它的優(yōu)勢(shì)在于可以在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到信息的快速傳送，工作人員應(yīng)用遠(yuǎn)程操作來傳送信息文件，使辦公信息交互特點(diǎn)顯著，在辦公環(huán)境中應(yīng)用的比較廣泛.

3.2 無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

在互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大影響以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下辦公網(wǎng)絡(luò)打破傳統(tǒng)的辦公方式，在拓寬辦公環(huán)境中的空間和時(shí)間都有顯著的作用.無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可使辦公人員在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中實(shí)現(xiàn)信息的共享，是辦公網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì).無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大大保障了辦公的實(shí)效性，不僅僅優(yōu)化了計(jì)算機(jī)操作對(duì)辦公工作的改變，更好的是推行了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公中的作用.無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以輔助管理、操作等多項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)，以成為辦公網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展趨勢(shì).

3.3 辦公智能化

自動(dòng)化的辦公手段大大推進(jìn)智能辦公的發(fā)展，工作單位、用戶作為辦公中的兩大主題，兩者之間有著微妙的關(guān)聯(lián)性，自動(dòng)化辦公可以大大幫助人力辦公，讓企業(yè)辦公中更便捷整理好所需要的資料，更好的為多方向的工作發(fā)展提供資源和信息服務(wù).計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)可以提供全通的服務(wù)方案和服務(wù)策略.例如：為滿足用戶多方需求，辦公中的智能化軟件運(yùn)用提供了大量的信息資源.

3.4 辦公視頻技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)

視頻技術(shù)在視頻監(jiān)控、視頻會(huì)議中最為常見，是辦公智能技術(shù)的又一個(gè)新的提升，運(yùn)用視頻進(jìn)行辦公作業(yè)突破了以往簡(jiǎn)單零碎的工作狀態(tài)，更方便了多方交流和遠(yuǎn)程聯(lián)系，這是一個(gè)更直觀的辦公方式，并提供遠(yuǎn)程交流的平臺(tái).視頻技術(shù)是在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來，打破了傳統(tǒng)會(huì)議的限制，改變了交流環(huán)境，為會(huì)議提供方便、快捷的交流方式，成為現(xiàn)代辦公環(huán)境中比較常用的一類通信方式.

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公室自動(dòng)化中的應(yīng)對(duì)措施

4.1 對(duì)員工素質(zhì)的要求

伴隨現(xiàn)代電子技術(shù)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和發(fā)展，在不同領(lǐng)域中計(jì)算機(jī)技術(shù)都體現(xiàn)出越來越重要的作用，在辦公中能真正運(yùn)用好現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)企業(yè)辦公人員的綜合素質(zhì)也需要一定條件.所以，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)員工的技能培訓(xùn)，提高員工對(duì)于計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的掌握，保證理論與實(shí)踐的共同發(fā)展，從而更好的加強(qiáng)自身工作能力和工作效率.

4.2 加強(qiáng)宏觀調(diào)控

任何合理全面發(fā)展計(jì)算機(jī)技術(shù)在運(yùn)用是一個(gè)重要的課題.目前，政府資源不足、相關(guān)程序的滯后以及單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)算機(jī)認(rèn)識(shí)的不足，使辦公自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)軟件在我國(guó)發(fā)展有一定的困難.管理者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的宏觀把控應(yīng)該更加強(qiáng)些，不論在設(shè)備添加，技術(shù)軟件更新，還是辦公人員專業(yè)能力培訓(xùn)都需要全面發(fā)展.

4.3 管理體制的完善

將辦公自動(dòng)化體系構(gòu)建的更好需要一步步去加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用.辦公操作人員在辦公自動(dòng)化技術(shù)的實(shí)踐中會(huì)被客觀原因所約束.國(guó)內(nèi)外技術(shù)管理中存在一定理念差別，要如何更適合的將外來管理技術(shù)結(jié)合自身企業(yè)特點(diǎn)，發(fā)揮優(yōu)點(diǎn)避免浪費(fèi)是對(duì)優(yōu)良辦公技術(shù)更恰當(dāng)?shù)膽?yīng)用.不同企業(yè)需要了解和分析現(xiàn)有計(jì)算機(jī)技術(shù)的市場(chǎng)狀態(tài).研究發(fā)展的優(yōu)缺點(diǎn)，便于制定出更好的辦公管理技術(shù)方案.

4.4 構(gòu)建良好外部使用條件

時(shí)刻關(guān)注著計(jì)算機(jī)技術(shù)管理操作人員的訓(xùn)練和培養(yǎng)是優(yōu)化辦公自動(dòng)化的重要條件.可以考慮專業(yè)培訓(xùn)來幫助企業(yè)技術(shù)人員的提升，但往往短時(shí)間的培訓(xùn)學(xué)習(xí)并不能滿足計(jì)算機(jī)辦公技術(shù)的不斷更新.因此使用單位可以和專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)建立長(zhǎng)期合作方式，并根據(jù)實(shí)際工作內(nèi)容需要設(shè)置培訓(xùn)課程，更實(shí)用更合理的創(chuàng)造計(jì)算機(jī)技術(shù)的外部條件.這也使得辦公自動(dòng)化功能在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用以及輔助下更上一層.

4.5 企業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)的提升

如果操作的技術(shù)人員具有較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)那將對(duì)辦公自動(dòng)化有很大推動(dòng).現(xiàn)狀是部分專業(yè)崗位的技術(shù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公所需軟件應(yīng)用還不是很熟悉.綜合知識(shí)與專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握對(duì)操作人員也要求越來越多，如果對(duì)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和相關(guān)綜合知識(shí)掌握不夠?qū)⒋蟠笾萍s計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化工作中的運(yùn)用，所以專業(yè)操作人員需要了解.掌握更多專業(yè)計(jì)算機(jī)知識(shí)是對(duì)改變辦公效率，辦公環(huán)境有效的輔助作用，在管理工作中較高性能的計(jì)算機(jī)軟件防御措施系統(tǒng)也是對(duì)工作的安全保障，能為辦公軟件中的漏洞及時(shí)查殺和修復(fù)，構(gòu)建系統(tǒng)的殺毒安全平臺(tái).

5 辦公自動(dòng)化技術(shù)在現(xiàn)代管理體系中的影響和發(fā)展

在科技技術(shù)快速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助到辦公作業(yè)中的服務(wù)就顯得越來越重要，數(shù)字信息技術(shù)是未來發(fā)展的方向，計(jì)算機(jī)技術(shù)也將成為辦公作業(yè)中主要的辦公手段，在電子化高速信息化的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)是未來工作的核心，可以快速收集和傳送信息，整理資源，多元化工作途徑，這些都將大力推動(dòng)辦公自動(dòng)化的全面展開.

5.1 辦公信息存儲(chǔ)系統(tǒng)結(jié)合著云存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，使得辦公信息技術(shù)全面向大空間發(fā)展，也極大改善了辦公技術(shù)中的存儲(chǔ)空間運(yùn)用.高效的提升辦公技術(shù)信息系統(tǒng)的服務(wù)，也適合大數(shù)據(jù)的信息時(shí)代發(fā)展.

5.2 辦公軟件會(huì)隨著辦公信息系統(tǒng)的要求越來越增多，功能也會(huì)越來越強(qiáng)，辦公自動(dòng)軟件的增多發(fā)展，運(yùn)用多元化軟件，保證辦公自動(dòng)信息能全面完整的存儲(chǔ)下來.

5.3 多模塊辦公自動(dòng)軟件，在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中還有待發(fā)展的更成熟，有部分辦公狀態(tài)里還不能普及辦公自動(dòng)化軟件應(yīng)用，有些還停留在簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)技術(shù)表面運(yùn)用上，因此大力發(fā)展辦公自動(dòng)化軟件技術(shù)在辦公作業(yè)中的應(yīng)用，是利于辦公業(yè)務(wù)發(fā)展的迫切需求，推動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公信息中發(fā)展，也優(yōu)化了辦公效率.

6 辦公自動(dòng)化的因素

辦公自動(dòng)化的要素整體概括為六個(gè)方面，管理制度、辦公條律、操作人員、工具材料、技術(shù)環(huán)境、辦公信息.整理數(shù)據(jù)信息和辦公技術(shù)是辦公自動(dòng)化的核心因素，信息的收集和處理是辦公的中心環(huán)節(jié),完整的工作過程就體現(xiàn)為在辦公信息的收集、輸送、轉(zhuǎn)換、刪除的運(yùn)用.辦公作業(yè)的過程也是一種辦公管理的過程，每一個(gè)人在辦公過程中的職位不盡相同，讓管理和決策人員對(duì)辦公設(shè)備和自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)行效果能有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí).

6.1 對(duì)于辦公的模式組織結(jié)構(gòu)劃分了一個(gè)明確的等級(jí)，應(yīng)用在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理和組織過程中.計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展同時(shí)也使組織機(jī)構(gòu)更加靈活和快捷.

6.2 為了使辦公制度的實(shí)施更加趨于固定化，在辦公自動(dòng)化時(shí)代的到來，制定良好合理的辦公制度來提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用.

6.3 合并計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)在自動(dòng)化系統(tǒng)中，恰到好處的將這兩個(gè)相互獨(dú)立卻又緊密相關(guān)的系統(tǒng)合并在一起，獲得辦公自動(dòng)化技術(shù)的信息資源共享，高效率的辦公能力得以完善.

6.4 擴(kuò)大信息的管理力度，充分發(fā)掘辦公自動(dòng)化的主要職能，能使辦公自動(dòng)化最大程度的實(shí)現(xiàn).為保障事物的決策和應(yīng)對(duì)過程的有效性，可以通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將文字?jǐn)?shù)字進(jìn)行集合化處理.計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的高速發(fā)展改變了辦公環(huán)境使之往好的方向發(fā)展，科技的發(fā)展縮短了人在溝通中時(shí)間和空間的距離.

7 辦公自動(dòng)化的主要功能

查閱以往的資料數(shù)據(jù)并與實(shí)際工作相結(jié)合得出結(jié)論，辦公自動(dòng)軟件的作用體現(xiàn)為數(shù)據(jù)收集整合、文字編輯處理、網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、圖紋圖像資源處理等等.

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助，通過刪選的方法將辦公數(shù)據(jù)歸類整理，獲得提升辦公數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，讓信息收集者獲取更準(zhǔn)確及時(shí)的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)的處理是對(duì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行定量分析，更是反映了現(xiàn)代管理者的重要象征.

為使信息更加簡(jiǎn)潔，提高辦公效率，辦公操作人員針對(duì)文字編輯處理軟件中常使用的Word、WPS等辦公軟件工具，通過整合圖文信息的版式和主要內(nèi)容重新排列.將所整理到的信息資源進(jìn)行歸類整合便于輔助辦公軟件的最后處理.這能夠幫助管理決策者推薦可行的執(zhí)行方案，也可以反映為對(duì)辦公內(nèi)容的簡(jiǎn)練快捷的保證.網(wǎng)絡(luò)通訊是組成辦公自動(dòng)化的重要技術(shù)中的一員，它完成了各個(gè)企業(yè)部門之間的交流，半張臉每個(gè)環(huán)節(jié)信息甲流的時(shí)效性，與外界的合作交流也通過它來得到實(shí)現(xiàn)，辦公資源達(dá)到了企業(yè)間的共享.

辦公自動(dòng)化技術(shù)的圖像處理是典型功能，它尋找圖像間的關(guān)系，將分散的信息整體化，從而使圖像清晰和完整化.這一功能完成了對(duì)圖片圖像的處理.

在自動(dòng)化辦公中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用內(nèi)容十分的廣泛，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，辦公自動(dòng)化的高效率，辦公人員的管理操作越發(fā)的便捷，辦公的同時(shí)效率和準(zhǔn)確得到了保障，辦公自動(dòng)化對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用給人們帶來的便利，科技的進(jìn)步完善著人類的生活.

8 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前技術(shù)性社會(huì)的發(fā)展下，社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展密切相關(guān)，現(xiàn)在評(píng)估企業(yè)的管理效果就是管理信息的整理和處理，管理者都應(yīng)該不斷積極的去完善革新現(xiàn)代化的辦公手段，這是辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì).辦公自動(dòng)化的重要組成包括計(jì)算機(jī)文字，數(shù)據(jù)的處理功能，是企業(yè)辦公的重要應(yīng)用.保障企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)也要注重對(duì)人員素質(zhì)技術(shù)的培養(yǎng)，推動(dòng)企業(yè)自動(dòng)化的運(yùn)行.這是未來辦公的發(fā)展趨勢(shì)，也是提高企業(yè)綜合能力的重點(diǎn).

科學(xué)技術(shù)在辦公環(huán)境中自動(dòng)化智能化的運(yùn)行，需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，通過利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來提高辦公的效益，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)應(yīng)用的快速發(fā)展，在提供信息化的應(yīng)用技術(shù)中表現(xiàn)出巨大的潛力.計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的優(yōu)勢(shì)得到了充分體現(xiàn).

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TP319

A

1673-260X（2016）12-0021-03

2016-10-15

2015年江西省教改課題階段性成果（JXJG-15-26-5）