章　萍

(浙江金融職業(yè)學(xué)院，浙江　杭州310018)

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檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)探析

章萍

(浙江金融職業(yè)學(xué)院，浙江杭州310018)

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)也是我國現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，進一步推動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)意義重大。近幾年來，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了較大進步，但仍存在對檔案管理現(xiàn)代化認識不足，檔案管理相關(guān)標準滯后，檔案管理前期基礎(chǔ)工作和信息安全工作需要加強等問題。這些問題影響了我國進一步推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，亟須采取有關(guān)針對性的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化;標準

檔案管理現(xiàn)代化是以信息技術(shù)為依托，運用現(xiàn)代化的技術(shù)、手段和方法管理檔案，是一項系統(tǒng)性工作。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷深入發(fā)展的今天，全面推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案管理工作更好地適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展新形勢的必然要求，也是新時期社會發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[1]。

一、檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

(一)是適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的需要

科學(xué)技術(shù)進步有力地推動了經(jīng)濟社會的發(fā)展，也推進我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案充分發(fā)揮其積極作用，是推動我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)發(fā)展的有力舉措。

(二)是適應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要

信息在現(xiàn)代社會發(fā)展中的作用日益突出。檔案是一個國家文獻信息的重要組成部分，也是社會信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。現(xiàn)代化的檔案管理有利于發(fā)揮信息促進經(jīng)濟社會發(fā)展的積極作用[2]。比如，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案局限于記錄文字、圖形等信息，而現(xiàn)代化的手段能夠使檔案以聲音、視頻、動畫等方式呈現(xiàn)，信息內(nèi)容更加豐富全面。

(三)是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要

現(xiàn)代化的管理和操作手段，為檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造了有利條件，通過合理配置檔案信息資源，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、系統(tǒng)化，拓展了檔案的服務(wù)范圍[3]。同時，現(xiàn)代化的管理手段在檔案分類、查找、傳輸?shù)确矫鎯?yōu)勢明顯，大大提高了檔案收集整理和開發(fā)利用的能力，促進了檔案管理效率的提升。

二、當前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中存在的問題

近幾年來，我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)盡管取得了一定成績，但還面臨不少問題。

(一)基層檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識需要加強

當前基層檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認識主要存在三種誤區(qū)：一是部分基層檔案管理人員現(xiàn)代化意識薄弱，認為檔案管理現(xiàn)代化沒有必要。這部分基層檔案管理人員在以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，積累了較豐富的經(jīng)驗，取得了一定的成績，認為傳統(tǒng)的檔案管理方法足以應(yīng)對檔案管理事務(wù)[4]，因此對現(xiàn)代化的檔案管理存在抵觸情緒。二是不少基層檔案管理人員將檔案管理現(xiàn)代化等同于購置計算機、刻錄機、微縮機等現(xiàn)代檔案管理設(shè)備[5]; 而且在檔案設(shè)備使用過程中，一些檔案管理人員不會使用這些設(shè)備，造成設(shè)備閑置浪費。三是一些檔案管理單位不夠重視檔案管理現(xiàn)代化。主要體現(xiàn)在檔案管理人員的培訓(xùn)問題上工作不到位。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)手段的不斷更新和涉及知識領(lǐng)域日益多元化，受基層檔案管理人員工作經(jīng)驗以及專業(yè)知識的局限，在相關(guān)培訓(xùn)跟不上檔案管理現(xiàn)代化對人員知識技能的要求時，檔案管理人員就難以利用現(xiàn)代化的檔案管理方法提高工作效率。

(二)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)標準有待改進

檔案管理涉及的相關(guān)標準滯后、不統(tǒng)一，客觀上影響了我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進程的推進。一是檔案管理相關(guān)技術(shù)標準滯后。隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)手段的日益發(fā)展和運用，現(xiàn)行的檔案整理、著錄標準、分類方法及有關(guān)規(guī)定，沒能及時跟上現(xiàn)代技術(shù)和社會發(fā)展的步伐。特別是當前云計算、云存儲等不斷被應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，而檔案管理對有關(guān)云計算、云存儲的技術(shù)標準及規(guī)定并沒有及時制定出臺。以檔案載體類型為例，目前我國的檔案著錄規(guī)則還未對云存儲形式存在的檔案資料做出具體規(guī)定。二是檔案管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一。缺乏全國統(tǒng)一標準的檔案管理系統(tǒng)軟件，不同檔案管理部門使用或開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)軟件不能互用[6]，軟件的移植性較差，造成大量的信息難以共享，影響了檔案的利用效率。以電子文檔為例，不同軟件生成或可讀取的檔案文件格式各異，如DOC、PDF、CAJ、SEP等，WORD軟件可以存取DOC格式的文檔，但不能讀取SEP等格式文檔，而對沒有安裝讀取SEP格式文檔軟件的計算機，就需要額外安裝相關(guān)軟件。從軟件移植性講，檔案管理軟件有較好的移植性，可讓用戶較容易地得到和使用存取檔案文件的軟件，方便檔案管理和共享。三是檔案基礎(chǔ)工作標準化、規(guī)范化欠缺。由于歷史原因，一些檔案管理部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不強，案卷質(zhì)量較差，存在各類檔案著錄細則不一致，以及立卷、編目等規(guī)范不統(tǒng)一的情況，影響了檔案管理效率[7]。

(三)檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)準備仍需加強

檔案管理現(xiàn)代化運用了計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等科技手段，因此在檔案管理工作中，信息數(shù)據(jù)輸入質(zhì)量的可靠性、信息數(shù)據(jù)的安全性等問題不容忽視。一是要保障輸入計算機的信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，只有做好輸入信息數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期基礎(chǔ)性的準備工作，使其充分滿足現(xiàn)代檔案管理工作的技術(shù)要求[8]，才能充分發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化的積極作用。檔案管理現(xiàn)代化實踐中往往需要輸入大量的檔案數(shù)據(jù)，而且大部分需要手工輸入，因此在原始數(shù)據(jù)輸入無法保證質(zhì)量的情況下，檔案管理現(xiàn)代化的效果會受影響。二是要保障信息數(shù)據(jù)的安全性。計算機病毒感染、黑客攻擊(非法訪問)等危及檔案信息安全的風(fēng)險客觀存在。現(xiàn)代化的檔案管理中，信息安全工作準備不充分，就容易發(fā)生檔案被篡改、盜竊甚至破壞的風(fēng)險，造成工作損失。

三、推進檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對策

(一)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員要具備現(xiàn)代化的意識和掌握現(xiàn)代化的方法[9]。一是做好檔案管理現(xiàn)代化的宣傳教育。對檔案管理現(xiàn)代化存在抵觸情緒的基層檔案管理人員要進行引導(dǎo)，讓其了解現(xiàn)代化檔案管理的內(nèi)涵，以及現(xiàn)代化檔案管理對于檔案管理工作的重要意義；對不能使用計算機進行檔案管理的基層檔案管理人員要進行培訓(xùn)，讓其學(xué)會計算機等設(shè)備的使用方法，從而保證其能夠在實際工作中較好地使用現(xiàn)代化設(shè)備進行工作，增強工作能力。二是加大對基層檔案管理人員的培訓(xùn)力度。采取定期舉辦教育培訓(xùn)等方式，幫助檔案管理人員了解在實際工作中如何提高工作效率。對于檔案管理工作中容易出現(xiàn)的一些問題，應(yīng)提前對基層檔案管理人員給予提示，幫助其注意避免發(fā)生這些問題；同時在培訓(xùn)過程中，也應(yīng)讓檔案管理人員結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容，開展一些具體的檔案管理實踐，通過實踐活動及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，并鞏固培訓(xùn)內(nèi)容。三是培養(yǎng)一批檔案管理專業(yè)人才。鼓勵通過系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理現(xiàn)代化的有關(guān)理論知識，如檔案計算機管理、數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用、網(wǎng)站設(shè)計與建設(shè)等課程，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識和理論水平；運用所學(xué)理論知識指導(dǎo)開展檔案管理實踐，不斷提高檔案管理工作水平。

(二)加強檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)標準建設(shè)

現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)實施規(guī)范化、標準化管理。一是加快檔案管理體系標準化建設(shè)，制定適應(yīng)現(xiàn)代化的規(guī)范的檔案管理標準，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在采集、保存、交換、共享等環(huán)節(jié)的規(guī)范化、標準化操作。二是綜合考慮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛運用、檔案儲存載體多樣化等情況，對現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準等規(guī)定及時更新，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的需要[10]。三是加快檔案管理通用軟件的研發(fā)和使用。各檔案管理單位可統(tǒng)一采購檔案管理系統(tǒng)軟件，統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)輸入標準，統(tǒng)一設(shè)置管理系統(tǒng)參數(shù)，方便檔案信息數(shù)據(jù)共享和提高檔案利用效率。

(三)加強檔案管理現(xiàn)代化的準備工作

檔案管理現(xiàn)代化需要著力做好信息輸入和信息安全方面的相關(guān)準備工作。一是加快檔案管理現(xiàn)代化的“硬件”和“軟件”建設(shè)?！坝布狈矫?，及時配備檔案管理現(xiàn)代化所需的計算機、刻錄機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備[11]，為高質(zhì)量信息數(shù)據(jù)輸入提供可靠的硬件設(shè)施；“軟件”方面，通過向檔案管理人員提供專業(yè)書籍、現(xiàn)場帶教、集中培訓(xùn)等方式，提升其數(shù)字化操作水平。二是做好檔案信息數(shù)據(jù)輸入的前期基礎(chǔ)工作。按照國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》、《中國檔案分類法》等規(guī)定，規(guī)范開展檔案著錄以及標引工作，在檔案信息數(shù)據(jù)輸入計算機的過程中，確保各項原始信息數(shù)據(jù)準確輸入。同時，對那些無目錄、無頁碼、無標題的檔案案卷進行重新加工[12]，使其符合檔案管理的標準和規(guī)范。三是加強檔案信息安全管理工作。開展檔案信息安全培訓(xùn)和警示教育，提高檔案管理人員的信息安全意識和風(fēng)險防范能力。嚴格管理計算機、移動存儲等設(shè)備接入網(wǎng)絡(luò)，及時更新檔案管理有關(guān)系統(tǒng)的賬戶、口令及軟件補丁。加強病毒防護，嚴格規(guī)范電子檔案的復(fù)制和傳遞，對重要檔案信息做好備份。定期開展檔案信息安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和彌補檔案管理漏洞。

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(責任編輯鄧穎)

收稿日期：2016-04-25

作者簡介：章萍(1974-)，女，浙江紹興人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。

doi：10.16169/j.issn.1008-293x.j.2016.11.024

中圖分類號：G271

文獻標志碼：A

文章編號：1008-293X(2016)11-0106-03

Analysis of Modernization of Archives Management

Zhang Ping

(Zhejiang Financial College, Hangzhou, Zhejiang 310018)

Abstract：Since the modernization of archives management is an inevitable trend and an important part in the modernization of our country, it is, therefore, of great significance to further promote the modernization of archives management. In recent years, archives management modernization in China has made great progress, but there still remain some problems such as the insufficiency in the understanding of the modernization of the file management, the lag in the establishment of relevant file management standards, and the weakness in the preliminary foundation work of archives management and in the information security. These problems have been affecting and will affect the further promotion of the modernization of archives management, so countermeasures are to be adopted promptly.

Key words：archives management; modernization; standard