馬維平

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，我國(guó)與世界的聯(lián)系越來(lái)越緊密，作為一名檔案管理工作者，只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，才能跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐。在當(dāng)下的信息時(shí)代，應(yīng)加強(qiáng)檔案的電子化管理，以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息最大限度的被利用。本文分析了當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題，并提出了解決對(duì)策，以資參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化管理；與時(shí)俱進(jìn)

1 當(dāng)前檔案管理上存在的問(wèn)題

1.重視程度不夠，保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)。一直以來(lái)檔案管理大都是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案管理的弊端就是占用空間大，浪費(fèi)資源，并且由于保存期間查閱資料等原因易破損、受污，從而影響檔案使用價(jià)值。再是檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)檔案工作的重視不夠，有時(shí)借出去的文件沒(méi)有及時(shí)回收，造成了檔案管理的不完整性。

2.現(xiàn)代化管理的意識(shí)不足。很多檔案管理工作者受到長(zhǎng)期的傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，一時(shí)之間無(wú)法接受新方法，新技術(shù)，不能接受現(xiàn)代化管理方式，總認(rèn)為以前的管理方式安全踏實(shí)，能看得見(jiàn)，摸得著，所以以消極的心態(tài)對(duì)待，使現(xiàn)代管理的新技術(shù)，新方法沒(méi)有得到很好發(fā)揮，這樣就滿足不了當(dāng)前社會(huì)日益發(fā)展的需要。

2 電子檔案的優(yōu)越性

1.有利于減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。

2.有利于遺漏文件的查漏補(bǔ)缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書(shū)立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積。

3.有利于文檔的保密。在的紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專(zhuān)利申請(qǐng)不無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

4.有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作是由人來(lái)完成的，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來(lái)諸多不便。但若文書(shū)檔案從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書(shū)檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

3 加強(qiáng)電子檔案管理的“四個(gè)必須”

1.必須保證收集的電子檔案的完整性。電子檔案與其他文書(shū)檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制文、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤(pán)的方式亦有所不同；由于專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息失散，造成檔案不完整。特別是電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，也易于造成信息資料缺損。而且由于一個(gè)完整的工程體系，管理部門(mén)立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

2.必須保證收集的電子檔案的真實(shí)性。電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

3.必須保證收集的電子檔案的原始性。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。比如紙質(zhì)檔案通過(guò)字體、印跡甚至字跡都有很強(qiáng)的原始性，而電子檔案完全沒(méi)有這種“原始記錄”。各種各類(lèi)的電子文書(shū)檔案，特別是制作磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

4.必須保證收集的電子檔案的安全性。電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤(pán)、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

4 保證電子檔案安全的幾個(gè)措施

1.將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。光盤(pán)存放的相對(duì)濕度應(yīng)為40%～65%，溫度宜控制在14℃～24℃，高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)片基霉變。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關(guān)重要。規(guī)范排放和使用。在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置。

2.定期復(fù)制。不管是光盤(pán)還是移動(dòng)硬盤(pán)，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，光盤(pán)每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

3.分套存儲(chǔ)。將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭(zhēng)人為或自然因素的破壞。

4.建立電子檔案利用審批制度。相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立電子檔案利用管理制度，檔案管理部門(mén)可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

5.規(guī)范檔案利用方式。電子檔案的利用不能夠無(wú)原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對(duì)這類(lèi)文件瀏覽的過(guò)程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級(jí)的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來(lái)的不可挽回的損失。

6.建立“雙套制”模式。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問(wèn)題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)重要信息的完整保存。

5 結(jié)語(yǔ)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的，要從思想上認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作的任務(wù)重大，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，以實(shí)現(xiàn)高效的管理，達(dá)到電子檔案信息最大限度的被利用。

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