王群

【摘要】為了適應(yīng)電力系統(tǒng)發(fā)展的需要，檔案人員需不斷并長(zhǎng)期致力于做好電力企業(yè)科技檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案的革新與突破。筆者介紹電力系統(tǒng)的科技檔案，深入探討了電力科技檔案數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用及安全保障措施，對(duì)于提高供電企業(yè)檔案管理水平有一定的參考價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；數(shù)字化管理；安全保障

為了適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)和檔案管理工作需要，支撐智能電網(wǎng)和深化完善“三集五大”體系建設(shè)，提高科技檔案管理水平，提升公司的管理成熟度，長(zhǎng)沙供電分公司近幾年一直致力于加強(qiáng)科技檔案管理的數(shù)字化技術(shù)建設(shè)。通過數(shù)字化技術(shù)，科技檔案在電網(wǎng)發(fā)生失誤時(shí)能及時(shí)提供設(shè)備的原始資料，為公司生產(chǎn)提供及時(shí)有效的決策支持，從而成為保證公司生產(chǎn)和安全運(yùn)行的重要后盾。

一、概述

電力科技檔案，是電力企業(yè)的管理人員、科技人員以及所有參與科技活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶，是電力企業(yè)進(jìn)步的見證。電力科技檔案在內(nèi)容上包括了電力科技文件檔案、電力科技組織結(jié)果演變的檔案，電力科技活動(dòng)過程檔案，電力科研項(xiàng)目立項(xiàng)、評(píng)審、鑒定的檔案，電力技術(shù)專利產(chǎn)生、進(jìn)行及結(jié)果的檔案，電力科技合同形成與執(zhí)行全過程檔案以及電力科技成果轉(zhuǎn)化、應(yīng)用檔案等。電力科技檔案有從事某項(xiàng)電力科技活動(dòng)人員的手稿，有實(shí)驗(yàn)原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、有項(xiàng)目進(jìn)行過程中形成的各種文件、有電力上級(jí)部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的批示、有相關(guān)部門或協(xié)作單位來往文檔。這些原始的及最終的文檔，反映了某項(xiàng)電力科技活動(dòng)的全過程，記錄了行進(jìn)過程中所有重要事件，是項(xiàng)目科技活動(dòng)的動(dòng)態(tài)映照。

科技檔案數(shù)字化，即在各種高新技術(shù)支撐下，把各種載體的科技檔案資源轉(zhuǎn)化為檔案信息、利用數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理下形成一個(gè)有序的科技檔案信息庫，能夠提供利用，使信息資源實(shí)現(xiàn)共享。

二、科技檔案數(shù)字化的有效措施

（一）運(yùn)用多種方式實(shí)現(xiàn)科技檔案資源數(shù)字化。檔案人員應(yīng)采用有效措施使電力科技檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向電子介質(zhì)載體逐步轉(zhuǎn)變，并利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息實(shí)現(xiàn)迅速而遠(yuǎn)距離的傳輸和共享，構(gòu)建電力科技檔案數(shù)據(jù)庫，科學(xué)合理地管理。在公司內(nèi)部建立網(wǎng)絡(luò)，允許各部門根據(jù)權(quán)限遠(yuǎn)程訪問檔案數(shù)據(jù)，提高檔案瀏覽速度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)共享并高效利用企業(yè)檔案資源信息。目前，供電公司的科技檔案資料數(shù)量龐大且載體各異，針對(duì)傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，可采用文字輸入，掃描等方式進(jìn)行信息化處理，并存儲(chǔ)于已建立的科技檔案數(shù)據(jù)庫。在建設(shè)檔案數(shù)字化系統(tǒng)方面，檔案管理部門應(yīng)樹立全局意識(shí)，結(jié)合公司發(fā)展實(shí)際需要，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)方案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，對(duì)各部門的工作積極協(xié)調(diào)，利用最小的人員和財(cái)務(wù)獲得最大效益。對(duì)科技檔案資料完成數(shù)字化處理后，應(yīng)妥善保管好原有的紙質(zhì)檔案資料，并且利用數(shù)字化的檔案資料可隨時(shí)查詢到原始檔案資料。

（二）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。目前在工作生活中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已得到迅速普及應(yīng)用，電力科技檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，能夠最大限度地利用好檔案資料信息。電力科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)涵蓋以下幾方面內(nèi)容：可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程登錄、信息共享、信息傳輸及收發(fā)電子郵件，可利用內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)迅速檢索所需信息、利用網(wǎng)絡(luò)信息查詢檔案數(shù)據(jù)庫信息等功能。利用網(wǎng)絡(luò)閱讀各級(jí)供電企業(yè)或有關(guān)企業(yè)信息，存儲(chǔ)內(nèi)容豐富的信息資源，以實(shí)現(xiàn)不同部門工作的實(shí)際需要，可采用多元化方式比如檢索關(guān)鍵詞、按照用戶實(shí)際需求進(jìn)行模糊查詢等對(duì)檔案信息進(jìn)行搜索，并提供所需導(dǎo)航服務(wù)，利用檔案使用者可迅速得到所需信息。

三、供電企業(yè)檔案數(shù)字化管理的安全保障措施

（一）建立數(shù)字化檔案安全管理制度并逐步得以完善。對(duì)檔案信息安全工作制定制度進(jìn)行管理，通過組織培訓(xùn)不斷提高檔案人員的安全責(zé)任意識(shí)，建立相應(yīng)監(jiān)督崗位，對(duì)檔案信息安全相關(guān)事宜進(jìn)行專門負(fù)責(zé)。對(duì)于重要檔案信息應(yīng)建立定期備份制度，信息安全預(yù)警及應(yīng)急機(jī)制，特別重要的檔案信息除進(jìn)行加密處理外還應(yīng)禁止通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問，以確保安全保密性。

（二）加強(qiáng)物理環(huán)境和硬件環(huán)境安全性。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)安全有關(guān)規(guī)定，不可將涉密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)與國際互聯(lián)網(wǎng)和其它公共信息網(wǎng)連接，一定要采取物理隔離方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。目前，多子網(wǎng)網(wǎng)關(guān)技術(shù)被認(rèn)為是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)中一種最有效的防攻擊技術(shù)。該技術(shù)將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)劃分為多個(gè)不同安全級(jí)別的子網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部不同網(wǎng)段之間的物理隔離，從而有效防止某一個(gè)網(wǎng)段的安全問題傳播到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。

（三）提高系統(tǒng)安全性。應(yīng)采用有效的防黑客掃描工具，對(duì)處于網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)設(shè)備定期進(jìn)行掃描。對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息采取安全審計(jì)方法，相應(yīng)日志應(yīng)自動(dòng)形成，并對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況詳細(xì)記錄。此外，檔案系統(tǒng)應(yīng)具有消息監(jiān)聽功能。若發(fā)現(xiàn)存在網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，檔案系統(tǒng)應(yīng)具有及時(shí)報(bào)警，并自動(dòng)執(zhí)行有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全策略，從而確保檔案數(shù)據(jù)及信息具有良好的可靠性。

四、 結(jié)論

綜上所述，科技檔案數(shù)字化管理是檔案信息化發(fā)展的要求，是電力系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)中的重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)電力科技檔案信息化，能夠極大地提高電力科技檔案利用、服務(wù)效率，最終實(shí)現(xiàn)電力系統(tǒng)資源共享。供電公司應(yīng)積極應(yīng)對(duì)信息化技術(shù)的挑戰(zhàn)，逐步完善檔案的數(shù)字化管理模式，以適應(yīng)信息化社會(huì)的需要。

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