劉靜

【摘 要】 本文分析了圖書館檔案管理工作中普遍存在的問題，探討了不同單位的圖書檔案管理方法。認(rèn)為，信息時(shí)代的圖書檔案管理應(yīng)當(dāng)建立起多功能和高度開放與自動(dòng)化的管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理的高兼容度，提高管理人員的工作效率與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】 信息時(shí)代；圖書檔案管理；改進(jìn)措施

圖書檔案管理工作包括服務(wù)檔案管理和管理檔案兩大類。圖書的歷史記錄和圖書管理工作計(jì)劃以及服務(wù)評(píng)估等屬于服務(wù)檔案；文獻(xiàn)采購(gòu)和讀者檔案以及借閱檔案等屬于管理檔案?？梢妶D書檔案管理涉及方面廣泛，其管理模式與管理效率的高低直接影響著社會(huì)的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，尤其是信息時(shí)代對(duì)圖書檔案管理的要求進(jìn)一步提高，基于此，本文對(duì)圖書檔案管理工作的探討具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、圖書館檔案管理工作中普遍存在的問題

1、圖書檔案管理觀念落后

傳統(tǒng)的圖書檔案管理工作大部分以“廣大和全面”為目標(biāo)，其開放度往往較狹窄，當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)的圖書館只面向內(nèi)部人員開放，其管理層面往往只局限于對(duì)書籍的檔案管理上，而在服務(wù)效能與開放層面管理上，傳統(tǒng)圖書檔案管理觀念普遍處于缺失狀態(tài)。這種以“廣大和全面”為目標(biāo)的觀念對(duì)圖書的查找與管理非但無(wú)益，反而形成較大阻力，加之，傳統(tǒng)圖書檔案管理觀念中主張“保守管理”，使圖書檔案資料的利用達(dá)不到最大化，嚴(yán)重阻礙了服務(wù)效能的提高與圖書檔案管理工作的合理開展。

2、圖書檔案管理模式落后

近年來(lái)，圖書檔案管理已經(jīng)引入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，初步實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理的數(shù)字化與智能化。然而當(dāng)前圖書檔案管理的主流依然為紙質(zhì)版本，許多重要權(quán)威的圖書檔案資料在圖書館中塵封已久，得不到妥善管理，久而久之必將敗壞乃至消失。而圖書檔案的計(jì)算機(jī)管理模式當(dāng)前僅擁有少量的圖書資料與資源，讀者的閱讀需求與下載目的皆難以實(shí)現(xiàn)。相對(duì)落后的圖書檔案管理模式對(duì)我國(guó)全民閱讀習(xí)慣的培養(yǎng)與閱讀內(nèi)容的廣泛性形成了制約。

3、圖書檔案管理人員觀念落后

除管理模式與管理觀念外，圖書檔案管理中還有一個(gè)重要且關(guān)鍵的環(huán)節(jié)——管理人員。圖書檔案管理人員對(duì)該項(xiàng)管理工作的順利開展與進(jìn)步影響重大，可以說作為圖書檔案管理直接參與的第一線人員在管理過程中發(fā)現(xiàn)問題并提出合理的建議是圖書檔案管理工作取得不斷進(jìn)步的有效保障。而實(shí)際工作中圖書檔案管理人員自身的文化水平與專業(yè)素養(yǎng)通常較低，直接導(dǎo)致管理工作中總結(jié)性建議的缺失與進(jìn)步的空間縮減。特別是數(shù)字化的圖書檔案管理模式下，對(duì)從業(yè)人員文化水平于計(jì)算機(jī)運(yùn)用基礎(chǔ)的要求更高。

4、圖書檔案數(shù)字化管理安全性不高

已經(jīng)取得一定進(jìn)步的數(shù)字化圖書檔案管理模式于傳統(tǒng)圖書檔案管理模式相比，其在擁有存儲(chǔ)空間顯著縮小以及便捷性明顯增加等優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也擁有致命的缺陷，即信息安全隱患重大。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)達(dá)，圖書管理方在管理平臺(tái)的選擇或開發(fā)中難以實(shí)現(xiàn)絕對(duì)安全與穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等原因?qū)е碌膱D書檔案信息泄露將嚴(yán)重阻礙圖書的有效管理和控制，使圖書市場(chǎng)出現(xiàn)失序，給相關(guān)單位造成經(jīng)濟(jì)損失。

二、不同單位的圖書檔案管理方法

不同的單位對(duì)圖書檔案管理功能的要求略有不同，因此，在圖書檔案管理問題的解決方案上應(yīng)考慮其差異性。本文謹(jǐn)以我國(guó)國(guó)土資源圖書檔案管理和設(shè)計(jì)院圖書館檔案管理、高校的圖書檔案管理以及出版社的圖書檔案管理幾大單位為例，有針對(duì)性的提出幾點(diǎn)建議。

1、國(guó)土資源圖書館檔案管理

國(guó)土資源檔案文獻(xiàn)管理內(nèi)容多數(shù)為國(guó)土資源歷史記錄的記載以及現(xiàn)實(shí)研究發(fā)展資料等方面，具有特殊意義。因此，針對(duì)國(guó)土資源圖書館檔案管理的優(yōu)化方法，需要考慮兩大方面。第一，注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的利用。在充分考量國(guó)土資源信息類別的基礎(chǔ)上，對(duì)應(yīng)給予珍藏的重要文獻(xiàn)和資料進(jìn)行分類珍藏，對(duì)于不同效用的文獻(xiàn)與圖書資料，應(yīng)當(dāng)建立網(wǎng)絡(luò)版的圖書檔案，圖書檔案服務(wù)經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)化后，能與國(guó)土資源信息管理相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)時(shí)協(xié)調(diào)并與相關(guān)專業(yè)的高職院校圖書館進(jìn)行合理鏈接，便捷的供不同需求的單位進(jìn)行閱讀下載。摒棄傳統(tǒng)的“廣大而全面”的管理目標(biāo)，合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源利用的最大化。第二，貫徹實(shí)施信息化管理。要實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源圖書檔案管理的信息化，必須加大對(duì)該單位圖書檔案管理信息化平臺(tái)搭建以及相關(guān)技術(shù)軟件等應(yīng)用的投資。信息化管理可以有效提高國(guó)土資源信息的利用率，通過計(jì)算機(jī)歸納整理后可降低其資料管理難度，提高其整體管理效率。同時(shí)，可使國(guó)土資源信息在信息化管理平臺(tái)中通過互聯(lián)網(wǎng)面向更廣泛的受眾群，使真正有查閱需求的相關(guān)人士可以便捷的獲得。在實(shí)現(xiàn)信息化管理后，后續(xù)可繼續(xù)擴(kuò)展國(guó)土資源信息的傳播范圍，提取合理的國(guó)土信息資源供全球人士查閱，實(shí)現(xiàn)我國(guó)國(guó)土資源的圖書館信息的全球化。

2、設(shè)計(jì)院圖書館檔案管理

設(shè)計(jì)院圖書檔案管理的內(nèi)容主要有各類工程圖紙資料和相關(guān)工作的圖紙檔案以及與設(shè)計(jì)院相關(guān)的報(bào)紙、期刊等。因此，針對(duì)設(shè)計(jì)院圖書檔案管理要求的獨(dú)特性，應(yīng)當(dāng)面向該單位不同的部門設(shè)計(jì)一套分類明確的圖書檔案管理系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可以分別對(duì)設(shè)計(jì)院的工程項(xiàng)目、館藏圖書和館藏電子圖書建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，并在數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)借閱系統(tǒng)的高度智能化與自動(dòng)化，以方便設(shè)計(jì)院相關(guān)人士調(diào)取查閱不同的館藏資料，使新型網(wǎng)絡(luò)圖書檔案管理系統(tǒng)更好的為本院工作與社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3、高校的圖書檔案管理

高校圖書檔案管理內(nèi)容龐大，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，高校圖書管理的便捷性與內(nèi)容豐富性必須不斷提高。要發(fā)揮高校圖書檔案管理的最優(yōu)化，首先，必須建立高度信息化的檔案管理系統(tǒng)。各高等院校應(yīng)當(dāng)加大圖書檔案管理規(guī)范化、信息化建設(shè)的力度，通過各種渠道加大資金投入，積極引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的高新科技技術(shù)、方法、模式，綜合各地區(qū)圖書檔案管理的優(yōu)勢(shì)，建立起適合于本院校發(fā)展的個(gè)性化的圖書檔案管理系統(tǒng)，注重圖書檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)與服務(wù)，提高圖書檔案管理人員的管理水平與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，建立合理而富有趣味性的圖書館交流平臺(tái)，接受借閱者建議與投訴。同時(shí)不定期向本院校師生提供針對(duì)性的借閱邀請(qǐng)，優(yōu)化學(xué)校學(xué)習(xí)環(huán)境和學(xué)習(xí)氛圍，使學(xué)生與教師在便捷、高速、實(shí)惠的信息化圖書檔案管理中提高學(xué)習(xí)水平，養(yǎng)成閱讀習(xí)慣。

4、出版社的圖書檔案管理

出版社圖書檔案管理的內(nèi)容較多，一旦建立基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化圖書檔案管理系統(tǒng)，出版社將面臨來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的各種威脅。第一，提高圖書檔案管理的安全性。出版社圖書檔案管理信息的安全性必須通過日常細(xì)致的系統(tǒng)維護(hù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，積極運(yùn)用各種手段進(jìn)行殺毒以降低風(fēng)險(xiǎn)，并注重圖書檔案信息的保密性。第二，注重圖書檔案信息儲(chǔ)存的質(zhì)量。可以通過建立嚴(yán)謹(jǐn)而科學(xué)的管理制度，運(yùn)用高新技術(shù)等方式，以達(dá)成存儲(chǔ)時(shí)間的有效延長(zhǎng)。對(duì)圖書檔案管理失當(dāng)，造成圖書檔案丟失的情況，要嚴(yán)肅處理，杜絕不良工作人員泄密造成損失。第三，建立圖書檔案信息管理保障體系。出版社的檔案管理軟件必須設(shè)置權(quán)限和擁有較高安全級(jí)別的賬戶、密碼，同時(shí)設(shè)置多層關(guān)卡對(duì)軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)保護(hù)與殺毒。此外，軟件系統(tǒng)的定期清理、殺毒、維護(hù)、升級(jí)等必須有條不紊的按周期進(jìn)行，通過一系列的措施與制度，全方位杜絕出版社圖書信息的泄露。第四，提高系統(tǒng)兼容度。出版社圖書檔案管理系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)對(duì)用戶開放，必將遭遇不兼容情況。

三、結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代的圖書檔案管理應(yīng)當(dāng)建立起多功能和高度開放與自動(dòng)化的管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)圖書檔案管理的高兼容度，提高管理人員的工作效率與質(zhì)量。

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