蘇秀梅

【摘要】在當(dāng)前信息知識時代，檔案作為信息的載體，人們對檔案信息的需求不斷增長，在這種情況下，檔案管理工作也取得了較快的發(fā)展。但與當(dāng)前社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展速度相比，我國檔案管理現(xiàn)代化的步伐還比較滯后，沒有實現(xiàn)完全普及，還存在許多不足之處，制約了我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。文中對檔案管理現(xiàn)代化的意義進行了分析，并對檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑及實施進行了具體闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化；意義；發(fā)展途徑

在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)今形勢下，我國檔案管理現(xiàn)代化也取得了較快發(fā)展，這也對檔案管理效率及檔案管理質(zhì)量的提升具有十分積極的意義。在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，基層檔案管理人員的勞動強度也會隨之降低，使其有更多的時間來鉆研專業(yè)知識。當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展時間較短，技術(shù)含量還達不到較高水平，在實際工作中還存在一些不足之處，對工作效率和檔案管理質(zhì)量造成一定的影響，因此需要尋求科學(xué)的發(fā)展途徑，更好地推動我國檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

（一）有利于檔案管理效率的提升

在現(xiàn)代化檔案管理工作中要充分的利用計算機信息技術(shù)，檔案管理人員可以從繁重的勞動強度中解脫出來，不僅檔案管理效率得到較大程度提升，而且實現(xiàn)了檔案信息查詢、檢索的便捷性，為檔案信息的開發(fā)利用奠定了較好的基礎(chǔ)。

（二）有利于企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，檔案數(shù)據(jù)和技術(shù)資料能夠集中進行儲備，這些重要資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性都能夠得到有效保障，這不僅為檔案資料的查詢帶來較大便利，而且能夠在實踐中加以利用。特別是通過現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠為企業(yè)發(fā)展過程中所需要的各種信息及時提供，信息的準(zhǔn)確性和完整性能夠得到有效的保障，這對于企業(yè)經(jīng)濟效益目標(biāo)的實現(xiàn)具有極其重要的意義。

（三）加快了檔案資源共享的推進步伐

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，檔案不僅實現(xiàn)了存儲和管理的數(shù)據(jù)化，而且檔案信息能夠及時進行傳輸，檔案的查找和使用不會受到時間和地點的限制，有利于提升檔案管理工作效率，確保了檔案資源共享。

（四）節(jié)約了存儲空間

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，將其在硬盤和光盤中進行存儲，有效解決了紙質(zhì)檔案存儲占用空間大及不易查找和管理的傳統(tǒng)問題，利用較小的硬盤就可以完成整個檔案室內(nèi)信息資源的存儲，不僅節(jié)約了空間，還節(jié)約了人力，在攜帶和傳輸上更為便捷。

二、檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展途徑

（一）定期對基層的檔案管理人員進行培訓(xùn)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化不僅需要設(shè)備上的支持，還需要做好基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作。通過對檔案的管理人員進行一系列專業(yè)的培訓(xùn)，使其更好的掌握相關(guān)的計算機技術(shù)，確保其在工作中熟練應(yīng)用計算機來進行管理，更好的體現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的意義，同時，檔案管理人員自身的專業(yè)技能也能夠得到一定提升。在對檔案管理人員培訓(xùn)過程中，也需要基層檔案管理人員要與實踐活動有效結(jié)合，通過實踐活動使其明確管理過程中需要完成的工作，在實踐中能夠?qū)τ嬎銠C使用情況有一個初步了解，以便能夠在實際工作中應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備來提高檔案管理的水平。通過定期培訓(xùn)，基層檔案管理人員工作效率能夠得到大幅度提高，基層檔案管理人員了解到較常出現(xiàn)的問題，可在實際工作中對其加以注意和避免。

（二）做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

基層的檔案管理人員經(jīng)一定的培訓(xùn)后具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在這一過程中，要較好地完成檔案的著錄以及標(biāo)注工作，主要是對檔案信息進行更深層次的加工，這也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的環(huán)節(jié)。雖然在進行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁瑣困難，但是如果要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必然不可或缺。在進行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館提供一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，比如新型電腦等管理設(shè)備。也可以采購一些檔案現(xiàn)代化管理方面的書籍，以便基層檔案管理人員在遇到問題時及時地進行查閱，盡早地解答問題，避免出現(xiàn)較為嚴重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時間內(nèi)無法較好的學(xué)習(xí)掌握高級檔案管理等情況，檔案部門可以聘請一些具有豐富實踐經(jīng)驗并且理論知識也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進行幫教，在幫教的過程中，基層檔案管理人員可以學(xué)習(xí)到豐富實用的管理知識和經(jīng)驗，能夠?qū)⑦@些理論和實踐知識應(yīng)用到自己的日常工作之中。檔案部門也需要注意，對基層檔案管理人員考核工作需要達到要求，避免幫教工作無法起到應(yīng)有效果情況。

（三）實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理

由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在進行檔案管理現(xiàn)代化的過程中會出現(xiàn)各種問題，例如文中提到采購的檔案管理單位使用的計算機往往型號和質(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進行設(shè)備的統(tǒng)一管理是必不可少的。在進行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應(yīng)該對各檔案管理單位的電腦等設(shè)備進行統(tǒng)一采購工作，并且在進行采購工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進行相應(yīng)統(tǒng)一，以利于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設(shè)備進行檔案管理工作。另一項相當(dāng)重要的工作是將各種數(shù)據(jù)進行共享，以保證各檔案館之間能夠在工作過程中及時了解到第一手信息。但是在進行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過程中，務(wù)必要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進行資源共享和統(tǒng)一的過程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。在檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)過程中，作為具體的操作人員，要對計算機使用情況較為熟悉，具有豐富的計算機使用經(jīng)驗，此外對檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備管的使用情況也要十分了解，這樣才能確保現(xiàn)代化檔案管理的工作質(zhì)量。

三、結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國檔案管理工作發(fā)生了較大變化，在當(dāng)前檔案管理工作中一些新技術(shù)和新方法得以引進，這對檔案管理現(xiàn)代化目標(biāo)的實現(xiàn)起到了積極的推動作用，對我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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