韓金霞

摘 要：人力資源和企業(yè)檔案在企業(yè)中屬于兩大財富，并且在企業(yè)的現(xiàn)代化管理中起著非常重要的作用。企業(yè)檔案更是企業(yè)廣大員工日復一日的辛勤工作的結(jié)晶。為了能夠更好地促進企業(yè)的現(xiàn)代化管理，本文嘗試對企業(yè)的檔案管理方面進行研究分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作；企業(yè)發(fā)展；作用

企業(yè)從成立開始，在其不斷發(fā)展壯大的過程中，會形成很多文件、財務報表、人事材料、信用憑證、科技成果以及企業(yè)日常經(jīng)營活動中形成的照片、視頻、音頻、實物等各種載體檔案，這些東西都是企業(yè)在發(fā)展過程中所積累的經(jīng)驗財富，也體現(xiàn)了整個企業(yè)的發(fā)展歷程。當前我國的經(jīng)濟體制逐漸由原來的計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的社會主義市場經(jīng)濟。企業(yè)想要在當前的經(jīng)濟體制下站穩(wěn)腳跟，穩(wěn)定推行現(xiàn)代企業(yè)管理，可以通過企業(yè)檔案促進企業(yè)的高效持續(xù)發(fā)展。

1 企業(yè)檔案對于企業(yè)管理和發(fā)展的作用

1.1 幫助企業(yè)提高決策科學性 當前市場經(jīng)濟時代的企業(yè)競爭異常激烈。作為一個優(yōu)秀的企業(yè)管理者，可通過對各個方面的信息進行收集，然后對其進行分析研究，挖掘出檔案中所記載的各種有價值的數(shù)據(jù)、信息等，從中尋找經(jīng)驗和總結(jié)相關(guān)的教訓，明確其中存在的不足。從而幫助企業(yè)在未來的發(fā)展和日常的管理工作中做出正確的決策，從而在經(jīng)濟競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

1.2 提高企業(yè)管理效率 通過對企業(yè)檔案信息的回顧可以對之前的教訓和經(jīng)驗借鑒，學習其中的有價值的地方，讓企業(yè)管理效率得到提高。要確保企業(yè)的檔案管理的每個環(huán)節(jié)都注重對于企業(yè)檔案的利用，企業(yè)日常業(yè)務活動的開展，都可以從企業(yè)檔案工作中獲得依據(jù)并借以參考。

1.3 企業(yè)檔案促進企業(yè)經(jīng)營發(fā)展 當企業(yè)需要做出一些重大決策的時候，可以先去查閱之前發(fā)展過程中所積累的檔案，尋找分析其中存在的不足，確?，F(xiàn)在做出的決策更為科學和準確。而且企業(yè)在日常經(jīng)營過程中，也可以不定期地查閱相關(guān)檔案材料，從中尋找到有效處理經(jīng)驗，保證企業(yè)的科學發(fā)展。

1.4 企業(yè)檔案可以作為法律憑證保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展 在企業(yè)的發(fā)展過程中，勢必會出現(xiàn)與其他的企業(yè)或者是商家之間的糾紛。在這樣的糾紛事件中，企業(yè)可以通過借助那些真實記錄企業(yè)知識創(chuàng)新的過程、內(nèi)容和結(jié)果的企業(yè)檔案來作為憑證解決諸如知識產(chǎn)權(quán)、專利之類的問題，有了這些檔案作為憑證，就可以強有力地支持企業(yè)維權(quán)和保護知識產(chǎn)權(quán)的活動。

1.5 保管企業(yè)檔案可以維護企業(yè)的合法權(quán)益 企業(yè)檔案中記載了很多關(guān)于企業(yè)的涉密事項，所以為了保護和管理企業(yè)，就需要做好企業(yè)的保護工作，就可以對企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)進行保護，避免企業(yè)檔案出現(xiàn)丟失和泄密的情況。讓企業(yè)的合法權(quán)益和知識產(chǎn)權(quán)得到很好的保護。

2 企業(yè)檔案在日常管理中需要遵守的基本原則

2.1 對檔案進行科學分類和統(tǒng)一規(guī)范的管理 企業(yè)檔案管理部門在對檔案進行管理的時候，需要將所有檔案進行科學合理的分類和集中管理，此外，企業(yè)檔案管理部門還需要對企業(yè)的檔案管理制度進行健全、完善，來確保檔案管理的科學性和規(guī)范性。要注重收集各種有價值的文件，管理企業(yè)日常經(jīng)營中各部門形成的歸檔文件，并且按照相關(guān)要求對其進行科學地整理和分類，然后對企業(yè)所有的檔案進行統(tǒng)一管理。確保將來企業(yè)發(fā)展過程中企業(yè)檔案能夠為其起到較為有效的作用。

2.2 要嚴格遵循檔案管理的標準和規(guī)定 企業(yè)檔案管理實際上是非常復雜的，不可以單純的依靠行政手段以及經(jīng)驗來進行管理。檔案管理需要一個統(tǒng)一的標準規(guī)范來保證企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定開展，避免給企業(yè)未來發(fā)展中造成損失。企業(yè)檔案的管理要嚴格按照相關(guān)的規(guī)章制度、管理辦法或?qū)嵤┘殑t進行。

2.3 通過以人為本的管理理念保證檔案的安全性 企業(yè)檔案管理，涉及生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、改制重組、權(quán)益保障等方面。企業(yè)的檔案管理人員在進行管理的過程中要與企業(yè)發(fā)展密切結(jié)合，確定以人為本，注重培養(yǎng)檔案管理人員的責任感和事業(yè)心。作為檔案管理人員，應當堅持良好的職業(yè)道德和高度的組織性、紀律性以及警惕性，從而確保企業(yè)不會出現(xiàn)檔案信息泄密和丟失的情況發(fā)生。在日常工作過程中，企業(yè)檔案管理人員要做到每天都堅持收集企業(yè)管理原始憑證、原始記錄。并且在對各種文件的收集過程中要嚴格按照規(guī)定的程序執(zhí)行，要養(yǎng)成對回執(zhí)、查詢的原始記錄進行收集的意識，尤其是要注意收集那些記錄企業(yè)管理和發(fā)展的原始文件。

2.4 檔案管理人員要確保企業(yè)檔案的真實性 作為檔案管理人員，應當時刻堅持一名檔案管理人員的操守，在做好最基本的文件收集和保管工作之外，更要注重企業(yè)的日常文件材料收集，要注意收集企業(yè)真實的文件材料，以及那些可以如實反映企業(yè)發(fā)展歷程的文件，確保企業(yè)的管理層在未來能夠及時和清楚地了解之前的信息，避免企業(yè)在發(fā)展過程中出現(xiàn)同樣的錯誤，從而保證企業(yè)的良性發(fā)展。

3 加強檔案管理工作促進企業(yè)發(fā)展的措施

3.1 構(gòu)建和使用網(wǎng)上登記制度 想要加強對企業(yè)檔案的管理工作，就要及時應用先進的管理技術(shù)和手段，對檔案利用者借閱、查詢檔案信息的情況進行跟蹤記錄，構(gòu)建嚴格的利用效果登記制度，對利用者查閱檔案的具體效果有一個系統(tǒng)的了解。

3.2 注重企業(yè)全體員工對于檔案管理的滿意度 企業(yè)檔案管理在管理檔案的過程中要經(jīng)常收集企業(yè)普通員工對于借助檔案信息推動企業(yè)發(fā)展的認可程度，以及普通員工對于檔案管理機構(gòu)提出的各種檔案應用方式建議，檔案管理部門需要根據(jù)這些建議和意見及時對自己的工作進行改進，讓檔案材料更好地推動企業(yè)的發(fā)展。

3.3 按時總結(jié)反饋工作 企業(yè)的檔案管理部門需要定期向檔案的使用者發(fā)放調(diào)查表格以獲得反饋信息，并且要按時分析總結(jié)使用者反饋的信息，保障檔案信息化化系統(tǒng)的管理更為科學，避免在日常運行中可能出現(xiàn)的各種問題，從而為企業(yè)未來的發(fā)展打下堅實的基礎。

4 總結(jié)

為了保證企業(yè)檔案部門在企業(yè)發(fā)展的過程中起到非常重要的作用，就需要改變當前的檔案管理模式，通過對企業(yè)檔案管理信息化，讓檔案管理部門能夠更快更準確地將信息提供給企業(yè)檔案使用者，確保檔案管理工作能夠最大化地保障企業(yè)的經(jīng)濟利益。

參考文獻：

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