朱思雯

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，企業(yè)人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；措施

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價(jià)值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細(xì)致的、實(shí)際性的少；反映個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個(gè)人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。尤其是一些材料定性結(jié)論多，定量描述少；或者只講優(yōu)點(diǎn)，避免缺點(diǎn)；內(nèi)容空乏，個(gè)人總結(jié)和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評(píng)價(jià)和反映一個(gè)人的情況。

2.傳統(tǒng)的人事檔案管理體制不適應(yīng)新的形勢。表現(xiàn)為管理體制上實(shí)行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實(shí)行“檔隨人走”、管理模式上實(shí)行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費(fèi)極為嚴(yán)重。

3.“棄檔”增多。所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對(duì)于有關(guān)記載個(gè)人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡：“10年前從國企出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點(diǎn)兒名堂再說。后來做生意，只關(guān)心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松。”

二、人事檔案管理問題形成的原因

1.整理不規(guī)范。整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊?！薄巴ㄟ^整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。同樣，對(duì)于企業(yè)人事檔案工作來說也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

2.收集的對(duì)象范圍太窄。人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對(duì)象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人，而應(yīng)是單位的每一個(gè)員工。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個(gè)人的材料，都是單位的寶貴財(cái)富，人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

三、完善人事檔案管理的具體措施

1.對(duì)人事檔案工作進(jìn)行考核評(píng)估。結(jié)合檔案工作規(guī)范化管理體系，探索市場化的企業(yè)人力資源評(píng)估體系和人事檔案評(píng)估體系，是形成公平、公正、公開的人才競爭機(jī)制，為企業(yè)人力資源的開發(fā)帶來直接的效益。具體可從以下三個(gè)方面做起：第一，主管部門定期考核制度，主管人事檔案的各級(jí)檔案局（館）、人事組織部門等，有義務(wù)對(duì)企業(yè)人事檔案的保管進(jìn)行監(jiān)督，可以采用定期考核的辦法來執(zhí)行；第二，中介機(jī)構(gòu)測評(píng)制度，從長遠(yuǎn)發(fā)展看，人事檔案的測評(píng)體系將起到越來越大的作用，人事代理制度的施行與市場化運(yùn)作的方式會(huì)對(duì)人事檔案的測評(píng)體系要求提高；第三，個(gè)人監(jiān)督制度，就是同一內(nèi)容的檔案材料交由檔案當(dāng)事人和人事檔案管理部門兩方共同審核、鑒定，尤其是組織機(jī)構(gòu)的主觀評(píng)議部分，對(duì)于持有異議的部分進(jìn)行重點(diǎn)核實(shí)，對(duì)組織和個(gè)人雙方負(fù)責(zé)。

2.探索區(qū)域性人事檔案管理中心的管理方法。建設(shè)區(qū)域性的人事檔案管理中心，就是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開發(fā)利用，使其更好為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。這里的區(qū)域性主要以行政區(qū)域?yàn)橹?，可以指一個(gè)縣、一個(gè)市，也可以指一個(gè)省的范圍。從整體上看，全國性的人事檔案管理中心是一個(gè)人事檔案的管理系統(tǒng)，它是由眾多的子系統(tǒng)組成的，這些子系統(tǒng)就是人事部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案憐理中心。這是一個(gè)控制系統(tǒng)，它保證了國家人事部門對(duì)人事檔案的管理與控制，既必要又可行。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保憐個(gè)人或其員工的人事檔案，由單位及時(shí)補(bǔ)充新材料，按期交納一定的保管費(fèi)用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘了人才，也必須向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發(fā)等眾多職能，實(shí)現(xiàn)服務(wù)人才，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)人才資源的合理配置。

3.完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度。切實(shí)從人力資源管理和利用的角度出發(fā)，把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作業(yè)績、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去，適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對(duì)個(gè)人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄，突出個(gè)人能力的發(fā)展，提高人事檔案信息的利用價(jià)值。具體可從以下四個(gè)方面做起：第一，強(qiáng)調(diào)“個(gè)性化”與“辨識(shí)度”；第二，減少主觀內(nèi)容；第三，擯除冗余內(nèi)容；第四，擴(kuò)充新內(nèi)容。