姜艷秋

摘要：以交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)為題展開論述。首先，分析了交通運(yùn)輸部門實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性。然后，介紹了交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容。最后，結(jié)合相關(guān)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提出了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的辦法和措施，包括建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完善電子文件管理，健全完備的檔案安全體制等。希望研究結(jié)果可以提高我國(guó)交通運(yùn)輸部門檔案管理的水平，促進(jìn)該行業(yè)的長(zhǎng)久、穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸部門；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.026

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作在生產(chǎn)、教育、服務(wù)等行業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。與此同時(shí)，在新的發(fā)展時(shí)期，交通運(yùn)輸部門也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。只有這樣，才能保證交通檔案的真實(shí)性、可靠性，最終滿足我國(guó)交通事業(yè)的順利發(fā)展。然而，當(dāng)前交通部門檔案管理信息化程度明顯比較低，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化水平的發(fā)展。鑒于此，本文結(jié)合相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了具體改進(jìn)的辦法和措施。下面進(jìn)行詳細(xì)的論述。

1 交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式，快速、高效的對(duì)龐雜的檔案信息進(jìn)行篩選、分類、儲(chǔ)存、檢索等，從而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，最終提高資源的利用效率。當(dāng)前，在檔案信息化建設(shè)中，加快了電子檔案的應(yīng)用與推廣。該檔案管理方式以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐，便于客戶對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)保存、修改、檢索等。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案具有成本低、工作效率高的優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，信息技術(shù)極大的促進(jìn)了行業(yè)的改革，并且創(chuàng)造了更大的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于我國(guó)交通運(yùn)輸部門來講，同樣需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。可以說，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然，是提高交通運(yùn)輸管理部門各項(xiàng)工作效率的剛性需求。總而言之，在未來領(lǐng)域的發(fā)展中，加快交通運(yùn)輸部門的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是一件刻不容緩的工作。所以，我國(guó)交通運(yùn)輸部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員必須引起高度的重視。

2 交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

交通運(yùn)輸部門在檔案管理信息化建設(shè)的工作中，需要結(jié)合行業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，在立足現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，實(shí)施周密規(guī)劃，只有這樣才能取得一定的成效。

2.1 檔案的基礎(chǔ)建設(shè)

在檔案基礎(chǔ)建設(shè)中，首先要保證硬件、軟件方面的支持。然后，積極采用計(jì)算機(jī)計(jì)算，加快網(wǎng)絡(luò)資源的傳輸、儲(chǔ)存，從而盡快實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。交通部門在檔案管理信息化中，要實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，必須加快局域網(wǎng)建設(shè)，并在檔案管理中推廣計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化進(jìn)程

采數(shù)據(jù)庫知識(shí)，高科技手段，將紙質(zhì)的檔案、文件、圖片等，轉(zhuǎn)換為電子檔案。同時(shí)，按照一定的順序，種類，建立相應(yīng)的檔案信息庫。通常情況下，檔案信息的數(shù)字化包括兩個(gè)方面。一方面指的是：檔案信息的數(shù)字化。另一方面指的是：檔案文件的目錄數(shù)字化。

2.3 檔案信息安全保障體制建設(shè)

建設(shè)檔案安全保障機(jī)制，確保在檔案信息化管理中，各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、安全性、可靠性。采用管理與技術(shù)結(jié)合的方式，防御病毒對(duì)系統(tǒng)的干擾、攻擊。同時(shí)，還要對(duì)檔案管理人員行進(jìn)業(yè)務(wù)知識(shí)、技能方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)安全管理體系的建設(shè)。

3 加快交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的辦法與措施

可以看出，加快交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。鑒于此，本文結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出具體實(shí)施的辦法和措施。

3.1 建立檔案信息網(wǎng)站

交通部門在信息化建設(shè)中，可以以網(wǎng)站建設(shè)為支點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，給廣大用戶提供一個(gè)信息平臺(tái)，使他們可以在任何地點(diǎn)、時(shí)間，在網(wǎng)絡(luò)客戶端或者瀏覽器中，看見最新的交通運(yùn)輸資料與信息。同時(shí)，用戶在查詢的過程中，能夠快速的完成對(duì)信息的檢索，歸檔。除此之外，還可以在網(wǎng)站上設(shè)置專業(yè)的檔案服務(wù)咨詢窗口，以便及時(shí)的給需要咨詢的用戶提供幫助，完成相關(guān)操作。在建設(shè)檔案信息網(wǎng)站時(shí)，可以在條件允許的情況下，使用標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品。同時(shí)，積極采用當(dāng)前國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的硬件、軟件技術(shù)，打造一流的網(wǎng)站平臺(tái)，以此來吸引廣大用戶的目光，并促進(jìn)交通運(yùn)輸部門檔案管理的信息化建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)電子文件的管理

當(dāng)前，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展下，大量的重要文件被傳送到互聯(lián)網(wǎng)中，并以電子文件的方式存在。鑒于此，檔案管理人員必須盡快深入到文件工作領(lǐng)域當(dāng)中，接受、出巡大量的電子文件，并加強(qiáng)管理。比如，針對(duì)已經(jīng)歸檔的文件，將其設(shè)置為只讀文件。這種格式的文件只能提供閱讀服務(wù)，具有不可被更改的性質(zhì)。在此基礎(chǔ)上，不僅提高了電子文件的可靠性，而且有效的保護(hù)了原始文件的結(jié)構(gòu)。除此之外，使電子文件與紙質(zhì)文件在檔案管理工作中，發(fā)揮著同樣的社會(huì)效應(yīng)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

在檔案管理信息化建設(shè)中，必須提高各項(xiàng)工作的現(xiàn)代化管理水平，以此來加強(qiáng)檔案信息的規(guī)范化、信息化。具體要求為：首先，交通運(yùn)輸部門在檔案管理工作中，需要以國(guó)家相關(guān)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，同時(shí)結(jié)合該部門自身的實(shí)際發(fā)展情況，建立出一套標(biāo)準(zhǔn)體系。然后，針對(duì)運(yùn)行中存在的問題，不斷完善。其次，在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，要遵循高效、便捷的原則。但是，不能違反國(guó)家的相關(guān)制度。再次，在編寫檔案內(nèi)容，設(shè)置數(shù)據(jù)庫格式的過程中，也要建立統(tǒng)一化、規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。最后，針對(duì)在檔案管理中硬件、軟件的格式，也要做出明確的規(guī)定。這樣做的目的在于：可以為用戶在共享文件中提供方便。同時(shí)，解決了因?yàn)楦袷絾栴}出現(xiàn)的閱讀問題。比如，在只讀模式下，文件無法打開，或者轉(zhuǎn)化失敗等。

3.4 創(chuàng)新檔案管理的方式

交通運(yùn)輸部門在檔案管理工作中，要不斷創(chuàng)新管理的方法，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案材料的有效控制。在交通檔案中，很大一部分資料屬于公路工程。然而，在工程資料的管理中，由于耗費(fèi)的人力、物力、財(cái)力比較多，所以往往也會(huì)造成資源的浪費(fèi)。在這種情況下，要提高工程檔案管理的水平，必須轉(zhuǎn)變檔案管理的手段和方式。只有這樣，才能加快公路工程檔案的信息化建設(shè)。

3.5 建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍

在信息化時(shí)代下，促進(jìn)了檔案管理技術(shù)的發(fā)展與成熟。所以，為了推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須盡快建立一支綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí)、技能，特別是現(xiàn)代化的檔案管理手段。同時(shí)，在日常工作中，加大研究的力度，針對(duì)出現(xiàn)的新問題，及時(shí)解決。

4 結(jié)束語

改革開放以后，我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展的速度越來越快。與此同時(shí)，各個(gè)行業(yè)在檔案管理中，都廣泛運(yùn)用了信息化技術(shù)，從而提高了管理的質(zhì)量和效率，并且保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，以及安全性。當(dāng)前，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，使大量數(shù)據(jù)被傳送到互聯(lián)網(wǎng)中，從而加大了檔案管理的難度。因此，必須加快檔案管理的信息化建設(shè)。同樣，在交通運(yùn)輸部門的檔案管理中，也應(yīng)該引起重視。只有不斷轉(zhuǎn)變檔案管理方式，積極建立以信息化技術(shù)為支撐的數(shù)據(jù)庫資源，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能促進(jìn)交通運(yùn)輸部門檔案管理的信息化水平。本文結(jié)合相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，提出了具體的辦法和措施，希望可以作為同行的參考。

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