楊海燕

【摘要】本文主要對事業(yè)單位檔案管理中逐漸發(fā)揮重要作用的電子化檔案管理方法進(jìn)行探究，以期能對事業(yè)單位的檔案管理工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；事業(yè)單位；檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展和國家“互聯(lián)網(wǎng)+”政策的推廣，我國事業(yè)單位檔案管理模式開始有所轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄的模式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)化為電子式的檔案管理體系，并開始逐漸占據(jù)主要地位。事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行電子信息化管理后，檔案管理者的工作效率有所增加，事業(yè)單位的檔案保管時(shí)間也有所增長，同時(shí)也減少了檔案儲存的空間占用量。但在實(shí)踐的過程中仍要把握電子檔案的優(yōu)勢也要注意規(guī)避其缺點(diǎn)，通過在電子檔案的管理過程中進(jìn)行不斷地實(shí)踐探索，逐漸提升電子信息化的辦公效率，進(jìn)而發(fā)揮事業(yè)單位的電子檔案管理的工作效率。

一、電子檔案管理闡述

如今，我國許多行政事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子信息化，帶動(dòng)了事業(yè)單位的工作效率的提升。在事業(yè)單位中，事業(yè)單位的工作人員只要錄入相應(yīng)的信息資料，電腦就會對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，最終形成電子文本的形式，通過電腦的后臺運(yùn)行后，將電子文本中的一系列內(nèi)容整理成數(shù)據(jù)。不僅有利于事業(yè)單位工作人員對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，同時(shí)也能夠方便檔案查詢?nèi)藛T對于個(gè)人所需資料的查詢工作。也還有利于行政事業(yè)單位之間的不同部門之間的協(xié)調(diào)工作，從而幫助事業(yè)單位的快速高效工作奠定良好的基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位使用信息化檔案管理的好處

傳統(tǒng)的電子檔案管理工作要求事業(yè)單位工作人員通過用筆記錄的方式進(jìn)行，因此，在工作量比較大的時(shí)候就會出現(xiàn)浪費(fèi)時(shí)間、效率低下等狀況，此外，由于紙質(zhì)的檔案在管理過程中會受到天氣的影響，如受潮等。為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位工作人員內(nèi)的工作效率，在互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)展迅猛的條件下，事業(yè)單位也及時(shí)對于檔案管理工作進(jìn)行改革，將計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，從而形成了檔案管理的自動(dòng)化，工作人員的工作效率同時(shí)也得到了一定程度的提升，檔案的利用效率也得到了顯著的提高，由此可以看出檔案管理信息化的優(yōu)勢。

1.減少了事業(yè)單位的檔案管理時(shí)間。在事業(yè)單位電子檔案管理過程中，通過應(yīng)用信息化技術(shù)，電子檔案的歸檔工作更加方便快捷，檔案管理的繁榮的工作也變得輕松，即有所減少。電子檔案的隨機(jī)管理也開始由立卷工作轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)整理，也實(shí)現(xiàn)了檔案的及時(shí)歸檔。

2.提升了事業(yè)單位的檔案管理效率。檔案管理的目的在于為人們提供更方便資料查閱方式，檔案管理的信息化有效的實(shí)現(xiàn)了這點(diǎn)。工作人員有閑暇時(shí)間處理其他的工作任務(wù)，而資料查閱人員也不再像以往那樣工作效率低下，因此其是一種雙贏的策略。

三、事業(yè)單位實(shí)施電子檔案管理過程中保有的問題

1.電子檔案管理過程中不能按照規(guī)范操作。在日常的檔案管理工作過程中，將一些重要的檔案存貯解釋隨意存放，使之不能得到有效的保護(hù)，極易發(fā)生重要資料泄密，甚至所保存的檔案文件丟失的情況。此外，信息的備份工作也存在疏漏。備份管理工作中，一些數(shù)據(jù)和文檔的備份存在不明確、不分類、難編排、輕介質(zhì)的情況，備份工作中幾個(gè)重要的點(diǎn)都缺乏統(tǒng)一的要求和規(guī)劃，這對于事業(yè)單位檔案管理的電子化產(chǎn)生了巨大的阻礙。

2.電子檔案管理實(shí)施時(shí)不能保證安全。事業(yè)單位檔案和備份的安全性是檔案管理工作的重點(diǎn)，如果不能妥善處理將對管理行為產(chǎn)生巨大影響。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的安全性，尤其是電子檔案管理的安全成為問題多發(fā)區(qū)。產(chǎn)生此類情況主要的原因有二：第一是，相關(guān)檔案工作者安全意識不足，對于檔案信息安全性是忽視的，而且有些單位對于此類工作不重視，不能為檔案管理設(shè)置獨(dú)立的辦公區(qū)域，往往檔案管理和其他工作處于開放工作環(huán)境下。甚至有些單位沒有專職的檔案管理工作人員，一位工作人員身兼數(shù)職，也是造成其工作疏忽的原因之一。其二，相關(guān)硬件、軟件未能及時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)，而且有些單位受經(jīng)費(fèi)限制未能及時(shí)給系統(tǒng)更新?lián)Q代。

3.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較而言，電子檔案管理對于檔案管理者的操作素質(zhì)和業(yè)務(wù)條件的要求更高。要求這些管理者具備十分全面的檔案學(xué)專業(yè)素養(yǎng)和較高的知識水平。然而就當(dāng)下的情況來看，由于相關(guān)人才的缺乏和培養(yǎng)方式的差異，使得多數(shù)事業(yè)單位出現(xiàn)了人才凋敝的現(xiàn)象，尤其缺乏能夠同時(shí)勝任檔案和信息處理兩類工作的復(fù)合型人才，這同樣是事業(yè)單位檔案管理電子化面臨的一個(gè)門檻性問題。

四、事業(yè)單位實(shí)施電子檔案管理可行性改進(jìn)

1.嚴(yán)格按照國家出臺的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》進(jìn)行科學(xué)管理和規(guī)范操作。

2.提高電子檔案管理人員的安全意識和相關(guān)軟硬件條件。

3.通過更高要求的測試和選拔，擇優(yōu)從事檔案管理活動(dòng)，并經(jīng)常性組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。

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