朱新杰（蘇寧云商集團(tuán)股份有限公司，江蘇南京，21100004422）

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勇立潮頭爭做典范蘇寧云商集團(tuán)檔案工作側(cè)記

朱新杰
（蘇寧云商集團(tuán)股份有限公司，江蘇南京，21100004422）

蘇寧集團(tuán)南京總部基地全景

蘇寧云商集團(tuán)從20多年前的一家小型空調(diào)零售企業(yè)成長為中國商業(yè)的領(lǐng)軍者、全球家電連鎖零售業(yè)市場價值最高的企業(yè)之一，并以“百年蘇寧全球共享”為企業(yè)發(fā)展的愿景，致力于打造百年企業(yè)。蘇寧是一個不斷創(chuàng)造歷史的民營企業(yè)，蘇寧檔案為后來者記錄并留下了那些珍貴的歷史記憶。

融入企業(yè)傳承文化

在蘇寧云商集團(tuán)的企業(yè)展廳、共享財務(wù)檔案室和集團(tuán)總部檔案室，不僅強(qiáng)烈感受到互聯(lián)網(wǎng)、智能終端帶來的時代氣息，也看到檔案工作融入企業(yè)歷史、服務(wù)企業(yè)發(fā)展的清晰足跡，企業(yè)檔案成為塑造企業(yè)文化與價值觀的重要載體。

展廳里，有根據(jù)歷史照片檔案實景復(fù)原的第一家門店，有上世紀(jì)90年代店面銷售的影像資料，有當(dāng)時留下的登記賬冊，有各種媒體報道、報廣資料，有歷年蘇寧榮獲的榮譽(yù)實物，這些都是檔案在蘇寧企業(yè)文化建設(shè)中實實在在的體現(xiàn)，生動地訴說著企業(yè)發(fā)展的歷程。此外，蘇寧檔案管理部門還積極開發(fā)檔案資源，制作成視頻，供全體員工觀看、學(xué)習(xí)，使檔案成為傳承企業(yè)文化的窗口。

基礎(chǔ)扎實實踐創(chuàng)新

創(chuàng)新的原生動力只來自那些有真正的市場經(jīng)歷，體驗過生死一線的企業(yè)，且無可選擇地成為企業(yè)的生存方式。蘇寧的檔案管理實務(wù)既與其營銷行為和商業(yè)布局相吻合，又是在研究并遵從檔案法律、法規(guī)，學(xué)習(xí)并理解檔案專業(yè)規(guī)范的過程中不斷優(yōu)化和演進(jìn)的。蘇寧形成了相對“集中+分散”的檔案管理模式，一是“總部統(tǒng)管”與“分公司自管”相結(jié)合；二是集團(tuán)總部層面，統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一指導(dǎo)與會計檔案、人事檔案實體分離相結(jié)合，既保持公司全部檔案的邏輯聯(lián)系，又兼顧企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)的運行規(guī)律。通過制度建設(shè)、組織搭建、硬件配套等措施，為這一管理模式的貫徹提供支持。經(jīng)過多年的持續(xù)推進(jìn)，蘇寧檔案工作在管理專業(yè)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)上收獲了優(yōu)異的成果，2015年蘇寧云商集團(tuán)通過了江蘇省檔案管理五星級規(guī)范測評。

檔案收集是企業(yè)檔案工作開展最關(guān)鍵的基礎(chǔ)，卻常常伴隨著繁瑣與疏漏，為此，蘇寧檔案人員通過工作方法等細(xì)節(jié)的有所創(chuàng)新，再以制度安排確定并形成規(guī)矩，產(chǎn)生了立竿見影的效果。比如，以確定的時間節(jié)點，設(shè)立“月度收集日”，按公司大小設(shè)定工作目標(biāo)，建立人員考核機(jī)制，同時輔以人員培訓(xùn)、崗位認(rèn)證等舉措，提高檔案業(yè)務(wù)工作的水平。2015年，蘇寧云商集團(tuán)共收集檔案近45萬件，提供檔案利用11704人次，有近1萬人次參加了檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在200多家分公司建立了檔案工作的基礎(chǔ)，“月度收集日”這一工作方法起到了至關(guān)重要的作用。

檔案庫房是檔案工作開展的重要條件，蘇寧檔案管理部門實施了“檔案館+區(qū)域檔案服務(wù)中心+檔案室”的三級規(guī)劃方案。集團(tuán)總部地區(qū)正在籌建一座占地1500平方米的檔案館，采用“密集架存儲+物流密集存儲”相結(jié)合的方式，利用物流自動化技術(shù)，擴(kuò)充存儲容量，最大化利用空間，實踐檔案保管的新模式；以區(qū)域核心城市的物流基地檔案室為基礎(chǔ)，蘇寧采用了區(qū)域檔案服務(wù)中心的概念，輻射周邊城市，改善檔案庫房不足的問題，目前蘇寧已完成28個區(qū)域檔案服務(wù)中心的設(shè)置工作。

突破求變創(chuàng)造標(biāo)準(zhǔn)

2009年，蘇寧開啟了互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)型變革之路，開創(chuàng)了中國商業(yè)零售領(lǐng)域的“O2O模式”。與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略同步，蘇寧檔案工作也走上了突破求變之路。2012年，自主研發(fā)了蘇寧云商集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)（下稱SAM系統(tǒng)）。以SAM系統(tǒng)為核心，蘇寧檔案管理部門制定了檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃方案，持續(xù)推進(jìn)“實物檔案數(shù)字化”和“電子檔案管理”工作，并以檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)為目標(biāo)，實現(xiàn)企業(yè)信息資源的整合、共享，進(jìn)而向全文檢索、知識管理邁進(jìn)。2015年9月，SAM系統(tǒng)作為蘇寧檔案創(chuàng)造的第一款產(chǎn)品，通過了江蘇省檔案局組織的專家鑒定，榮獲省檔案創(chuàng)新優(yōu)秀科技成果獎二等獎。

2015年12月，蘇寧作為國家檔案局組織的《企業(yè)制造系統(tǒng)電子文件規(guī)范化管理》課題研究項目的承接單位之一，在北京參加了課題開題會議，這是蘇寧繼當(dāng)年9月參加國家檔案局非公企業(yè)檔案協(xié)作組成立大會后，第二次參加國家檔案局的會議，也是蘇寧第一次承接檔案課題研究任務(wù)。

項目子課題之一——《電子商務(wù)平臺系統(tǒng)電子文件規(guī)范化管理》是蘇寧重點研究的對象，在明確了研究任務(wù)后，蘇寧迅速啟動準(zhǔn)備工作，搭建了課題研究工作項目組，對課題任務(wù)、完成時間進(jìn)行了細(xì)分、明確。項目組以蘇寧易購電子商務(wù)平臺為研究樣本，對平臺構(gòu)成進(jìn)行分析，在充分把握平臺特點基礎(chǔ)上，確立了以系統(tǒng)功能、業(yè)務(wù)場景梳理，電子文件類型、格式分析調(diào)研，可歸檔范圍歸納總結(jié)，系統(tǒng)接口論證開發(fā)的研究思路，對平臺的各組成系統(tǒng)進(jìn)行研究、梳理。目前課題研究已取得階段性成果，并得到有關(guān)方面的肯定。

檔案接收、整理、歸檔的自動化、流水線作業(yè)

作為民營企業(yè)，蘇寧云商集團(tuán)首次承擔(dān)國家級檔案課題項目，就電子商務(wù)平臺電子文件管理進(jìn)行專業(yè)研究，既是過往實踐的提煉，又是一次新的跨越?；赝麆倓偨Y(jié)束的全國“兩會”，全國政協(xié)委員、蘇寧控股集團(tuán)董事長張近東連續(xù)第三年提出關(guān)于電子發(fā)票的提案。張近東建議繼續(xù)推行電子發(fā)票，試點逐步取消紙質(zhì)發(fā)票，將增值稅專用發(fā)票也納入電子發(fā)票的范疇。這清楚地表明，在蘇寧向電商全程信息化的最后一環(huán)發(fā)起沖擊的時刻，檔案工作無疑站在了最敏感的前沿陣地上。