徐繼銘（連云港市檔案局，江蘇連云港，22222000022）

?

淺談工程項(xiàng)目檔案按“件”整理

徐繼銘
（連云港市檔案局，江蘇連云港，22222000022）

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，國家加大了對基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè)的技術(shù)改造、結(jié)構(gòu)調(diào)整、生態(tài)建設(shè)、環(huán)境保護(hù)等重大項(xiàng)目的投入。工程項(xiàng)目所形成的檔案是項(xiàng)目工程安全運(yùn)行和有效維護(hù)的重要保證。如何及時(shí)、準(zhǔn)確和系統(tǒng)地做好工程項(xiàng)目文件材料的歸檔整理工作，特別是項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件和竣工驗(yàn)收文件，以及后期評價(jià)等文件材料的收集、整理和歸檔工作，是工程建設(shè)與管理中不容忽視的重要問題。筆者結(jié)合自己多年檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作實(shí)踐，探索將項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等材料，以“件”為整理單位進(jìn)行整理，取得了一定成效，認(rèn)為值得推廣。

一、正確理解工程項(xiàng)目檔案的“卷”與“件”

（一）工程項(xiàng)目檔案的含義

工程項(xiàng)目檔案包括立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、采購、施工、監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、竣工驗(yàn)收和后評價(jià)等全過程中形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等載體形式的全部文件，是項(xiàng)目整體活動的原始記錄，也是項(xiàng)目審計(jì)、驗(yàn)收、評價(jià)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，更是今后工程運(yùn)行維護(hù)、升級改造等不可替代的權(quán)威憑證。

（二）工程項(xiàng)目檔案“卷”“件”的定義

檔案的“卷”是由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。檔案的“件”是歸檔文件的整理單位。工程項(xiàng)目檔案的“件”，一般以每份文件為一件。每件內(nèi)排列順序?yàn)椋焊鲉挝恢瓢l(fā)的文件，正文在前，發(fā)文稿紙附后；歸檔的收文，收文處理單在前，正文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后，并按事由結(jié)合時(shí)間及重要程度排列；同時(shí)，遇到項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目管理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件的同類文件或同一問題的文件，可集中分為若干件排列在一起。

項(xiàng)目前期文件是指工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件，也就是項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件材料。它主要是由建設(shè)單位各部門負(fù)責(zé)收集整理。

項(xiàng)目管理文件主要是建設(shè)單位或總承包單位與相關(guān)參建單位對項(xiàng)目工程（設(shè)備）質(zhì)量、采購價(jià)格、施工進(jìn)度、建設(shè)資金等方面進(jìn)行控制管理的文件。

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件是項(xiàng)目交工后試運(yùn)行中以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)形成的文件。

（三）合理應(yīng)用“卷”“件”

文件材料歸檔整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。筆者認(rèn)為，檔案整理所說的“卷”與“件”不是單一厚度不同的區(qū)別，傳統(tǒng)觀點(diǎn)上，人們認(rèn)為“卷”厚、“件”薄，而實(shí)際情況中，有的“件”如可行性報(bào)告、環(huán)境預(yù)測報(bào)告、總體規(guī)劃等文件材料，就是大“卷”，比普通“卷”還厚，有的達(dá)3-4cm。這樣的聯(lián)系緊密的“卷”往往裝訂美觀結(jié)實(shí)，再拆開有損檔案的“壽命”，可以直接將其作為一“件”來處理，加蓋歸檔章或者貼上條形碼，這也不失為一種高效便捷的整理方法。

二、以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔的好處

（一）簡化了整理環(huán)節(jié)，提高了歸檔質(zhì)量

1.簡化了整理過程。傳統(tǒng)以手工模式管理和檢索檔案，立卷是最好的整理方法。但一方面立卷過程較繁瑣和復(fù)雜，工作量大，效率低，檔案人員熟練掌握需要一個(gè)過程。在工程項(xiàng)目管理過程中的檔案人員流動性又比較大，有的剛熟悉立卷工作又被調(diào)走，整理工作質(zhì)量始終得不到保證。另一方面，檔案人員在立卷整理時(shí)，主觀隨意性較大，很難把握案卷的質(zhì)量。在檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的今天，按“件”整理歸檔文件，不需要填寫案卷封面上題名、起止時(shí)間、立卷單位、密級等內(nèi)容。在保證歸檔文件整理工件質(zhì)量的同時(shí)，簡化了整理過程，既能減少人力，又能縮短工作時(shí)間，提高工作效率。因此，工程項(xiàng)目檔案按“件”整理，其方法簡便，容易被掌握，更能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的要求。

2.解決了案卷題名擬寫不準(zhǔn)的問題。項(xiàng)目檔案按“卷”整理，案卷題名是比較重要的檢索依據(jù)，一般要求簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。一方面，由于項(xiàng)目前期涉及的內(nèi)容眾多，涉及的部門廣，有土地、規(guī)劃、文物、民航、交通、安全、環(huán)保、消防等方面，驗(yàn)收文件內(nèi)容同樣也很多，如果按事由組卷整理，很難用50字來準(zhǔn)確地概括其內(nèi)容。另一方面，立卷人員水平也參差不齊，為了一個(gè)題名要苦思冥想，而且大多數(shù)題名還是無法做到準(zhǔn)確全面，給以后的利用帶來一定的麻煩。而以“件”為單位整理，無需擬寫案卷題名，只需直接著錄文件的題名，文號、成文日期、責(zé)任者等要素一目了然，查找時(shí)更便捷，檢索條件、路徑更多。

3.提高了歸檔效率。以“卷”為單位整理歸檔，要按年度或階段歸檔，需要等文件材料齊全了才能歸，不能做到隨時(shí)歸檔。在目前高效的檔案管理平臺上，以“件”為單位歸檔，可做到隨辦隨歸和隨時(shí)歸檔，簡化程序，放寬實(shí)體整理要求，不需一味強(qiáng)調(diào)將同一事由的文件排列在一起，也不需要等所有的文件收集齊全完整了再歸檔。在實(shí)際工作中，還有些文件材料一般形成時(shí)間跨度長，一個(gè)請示、一個(gè)報(bào)告，如果要等到批復(fù)收到了再一起歸檔，可能要幾個(gè)月，甚至跨年度。如果這些請示、函等文件長期不及時(shí)歸檔，一方面給查找利用帶來不便；另一方面也可能因人員調(diào)動出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。我們可以將請示和批復(fù)作為兩“件”歸，做一個(gè)互見就能解決文件材料的成套性和完整性問題。在科學(xué)、合理的檔案工作流程下，以“件”整理的方法能做到隨辦隨歸和隨時(shí)隨歸，實(shí)現(xiàn)各職能部門與檔案部門的有序銜接，也有利于文件材料信息的傳遞、收集、歸檔、存儲、查閱、利用等管理工作。

（二）保持了檔案原貌，延長了檔案壽命

1.保持檔案原貌。以“卷”為單位整理檔案，要使用卷皮，增加“卷內(nèi)目錄”“備考表”等，有些文件材料的附件來源于不同的部門，裝訂形式各式各樣，幅面大小不一，有A4、A3，還有其他圖紙等等。如果按“卷”整理，便需要修整、裁邊，案卷要打孔裝訂等，給文件材料造成一定的損壞。如有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)書、可行性報(bào)告、項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測、安全評估、區(qū)域總體規(guī)劃等文件材料，有時(shí)作為請示或申請的附件，為了按“卷”管理，要將原來結(jié)實(shí)美觀的“卷”拆開，重新整理，本身就是一種破壞；還有的批復(fù)文件也只有一兩頁紙，加進(jìn)去也非常麻煩，要重新打碼和裝訂。以“件”為單位歸檔整理，避免了上述重復(fù)整理的麻煩，也保持了檔案原貌。

2.便于鑒定文件的價(jià)值。按“卷”整理，如果同一卷內(nèi)的文件材料保管期限有長有短，解決的方法原則上是從長，部分短期的檔案也提升了價(jià)值，到期鑒定銷毀時(shí)，還要拆“卷”，為保留價(jià)值高的檔案還必須重新組卷。按“件”整理，更能準(zhǔn)確地鑒定每一份文件材料的價(jià)值，也給以后的銷毀工作帶來更多方便，避免了鑒定后拆“卷”重新整理的麻煩。以“件”為單位歸檔，有利于控制文件材料的價(jià)值，文件材料到期不需要再逐“件”鑒定。

3.延長了檔案的使用壽命。傳統(tǒng)的“卷”在利用服務(wù)中，有時(shí)需要復(fù)制卷內(nèi)有關(guān)文件，要將成卷檔案反復(fù)彎折、擠壓、復(fù)印，對檔案原件破壞較大，給檔案帶來不同程度的損傷。按“件”整理，能完整地保持檔案原貌，便于利用，也能減少對檔案的破壞，延長了檔案使用壽命。

（三）彌補(bǔ)了工作中可能出現(xiàn)的歸檔遺漏問題

在檔案整理實(shí)際工作中，由于種種原因往往會有一些文件沒有按規(guī)定時(shí)間和規(guī)定質(zhì)量要求移交歸檔，出現(xiàn)了些零散的文件，或要替換，或要補(bǔ)充完善。特別是一些重大工程項(xiàng)目，前期有些文件材料是在本建設(shè)單位成立前由上級主管部門或臨時(shí)機(jī)構(gòu)代管形成的，當(dāng)時(shí)只注意到實(shí)體建設(shè)，等到文件材料歸檔時(shí)會出現(xiàn)漏、缺、重、誤等歸檔現(xiàn)象，也有復(fù)印件、掃描件歸檔的情況?！熬怼薄凹闭淼姆椒ú煌?，補(bǔ)救措施也不同。

1.補(bǔ)救漏歸的問題。以“卷”為單位歸檔，在找到漏歸的文件時(shí)，只有拆卷加上需歸檔的內(nèi)容，不管是補(bǔ)在一“卷”最后，還是補(bǔ)在一“卷”的前面或中間，都需重編頁碼、修改卷內(nèi)目錄、修改封面和備考表、修改相關(guān)的著錄項(xiàng)等。而以“件”為單位整理，可以補(bǔ)在最后，如果這份文件與前面的文件關(guān)聯(lián)性較大，只要做相應(yīng)鏈接，建立文件互見，就可解決查找相關(guān)實(shí)體文件材料不在一起的問題，同時(shí)我們在盒內(nèi)備考表上加以說明，做到相互查證，方便利用。

2.替換復(fù)印件、掃描件的問題。以“卷”為單位整理的方法，在發(fā)現(xiàn)原歸檔的材料不是原件，現(xiàn)找到原件需補(bǔ)救替換，必須拆“卷”處理。而以“件”為單位整理，只要做簡單的替換就可以。

3.文件材料歸檔不全的問題。以“卷”為單位整理，在發(fā)現(xiàn)缺附件或歸檔不全的情況下，要拆卷加上缺少的文件材料，其工作量相當(dāng)于重新整理一遍，另外還要修改已著錄的相關(guān)信息，可想而知，需修改的項(xiàng)目很多，手續(xù)也很繁瑣。而以“件”為單位整理，直接加上所需的附件，只需修改一下著錄項(xiàng)的“頁數(shù)”即可。

顯而易見，以“件”歸檔整理，能快捷解決歸檔時(shí)出現(xiàn)的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性的問題，補(bǔ)救整改完善工作相對“卷”的整理方法要簡便得多。

（四）提高了工作效率，檔案利用更加安全方便

信息時(shí)代人們對獲取信息的要求是全面、迅速、準(zhǔn)確。以“卷”為單位的整理，手工查找相對繁瑣，計(jì)算機(jī)查找有時(shí)可能需要兩步（先案卷級，再文件級）。而以“件”為單位的整理方法，簡化了整理，細(xì)化了著錄工作，提高了利用效率。查找只要一步，不需要逐級查找，一次便能準(zhǔn)確到具體的文件，檢索更方便，查準(zhǔn)率更高。同時(shí)，利用實(shí)體時(shí)也比較方便，直接提供到“件”。從保密角度，整卷提供利用，對于其中不宜公開的其他文件，往往很難確保安全，容易泄密，而以“件”為單位直接提供利用，安全保密問題得到有效把握。

三、以“件”為單位歸檔整理應(yīng)注意的問題

相對于傳統(tǒng)立卷方法，按“件”整理簡化了許多環(huán)節(jié)，體現(xiàn)出了簡化、兼容、靈活的特點(diǎn)，有利于各部門檔案管理工作的銜接。但是，工程項(xiàng)目檔案按“件”整理會顯得比較“散”，排列數(shù)量也會增多。因此，為了防止檔案散失，在整理過程中要注意以下問題。

（一）確保文件材料的系統(tǒng)性

以“件”為單位歸檔整理，必須遵循文件材料的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件的有機(jī)聯(lián)系與邏輯關(guān)系?；咀龅椒诸惪茖W(xué)、規(guī)范合理，法律性文件手續(xù)齊備，既符合檔案管理要求，又便于查找利用。具體為同一類文件或同一問題文件盡量作為若干“件”排列在一起，這也符合《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，成套性的文件可集中排列。

（二）確保文件材料的準(zhǔn)確性

在著錄時(shí)，特別要注意文件材料的題名準(zhǔn)確。一般文件題名照抄實(shí)體文件題名。如果有的文件題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名。還有將同類文件或同一問題的文件組合在一起，作為“一件”（區(qū)別于自然件，是指實(shí)體已裝訂在一起的）按“件”管理，更要注意題名與內(nèi)容的一致。如合同、招投標(biāo)文件的整理，當(dāng)“合同文件”與“招標(biāo)文件”“評標(biāo)文件”“投標(biāo)文件”單獨(dú)為一件時(shí)，

題名為“XX合同”“XX招標(biāo)文件”；當(dāng)合同與投標(biāo)文件形成的量很少，代理招標(biāo)單位又已裝訂在一起了，作為“一件”，題名應(yīng)為“XX合同及招標(biāo)文件”。

（三）確保文件材料的完整性

及時(shí)收集歸檔是確保齊全完整的首要任務(wù)，一般工程項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目竣工后3個(gè)月內(nèi)歸檔。因項(xiàng)目大、投資多、建設(shè)周期長，必須切實(shí)增強(qiáng)檔案意識，做好按階段歸檔和隨時(shí)歸檔工作，以防文件材料丟失。其次，用好互見號?；ヒ娞柺翘顚懪c本文件有密切聯(lián)系的其他檔案的檔號。在著錄時(shí)，應(yīng)注意互見號的著錄，如個(gè)別審批文件的請示與批復(fù)、招標(biāo)文件、評標(biāo)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目管理文件中的往來信函等，實(shí)體上需要相對集中。在實(shí)際工作中，因沒有做到同步歸檔而造成實(shí)體檔案前后分離不在同一檔案盒里時(shí)，要認(rèn)真做好關(guān)聯(lián)文件的匹配工作，加強(qiáng)這些文件信息著錄工作，建立互見，以將密切相關(guān)、參照性強(qiáng)的歸檔文件有機(jī)聯(lián)系起來，客觀地體現(xiàn)某一事件的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全貌，在利用時(shí)能快速找到有密切聯(lián)系的文件材料，充分發(fā)揮文件材料的價(jià)值。

（四）確保檔案的利用，提供多途徑檢索

應(yīng)規(guī)范歸檔著錄信息要素，做到齊全完整。檔號、題名、頁數(shù)、歸檔單位、歸檔日期、責(zé)任者、載體類型、保管期限、密級等項(xiàng)為必著項(xiàng)。還應(yīng)根據(jù)實(shí)際選擇著錄其他項(xiàng)：文件編號、年度、歸檔系統(tǒng)、保密期限、附件題名、主題詞、摘要、存放位置、互見號、正本數(shù)量、副本數(shù)量、備注、項(xiàng)目代號、項(xiàng)目名稱、階段號、設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、附圖數(shù)量、版次、裝置、專業(yè)等，作為選擇著錄項(xiàng)補(bǔ)充歸檔文件的信息。

（五）確保整理方式簡單明了，容易掌握

按照目前提出的簡化整理的要求，筆者建議整理可以采取以下兩種方式：一是條形碼。在單位同一個(gè)分類方案里，統(tǒng)一編制檔號，由系統(tǒng)按階段連續(xù)生成，打印出二維條形碼的檔號，貼在“件”的右上角。二是加蓋檔號章。檔號章采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，檔號章設(shè)置檔號和序號兩項(xiàng)，檔號填寫全宗號、分類號、保管期限代號等一組代號，序號填寫同一個(gè)項(xiàng)目分類號的最低一級的流水件號，這個(gè)“件號”就是歸檔文件中的流水件號。加蓋檔號章，項(xiàng)目檔案不需要案卷目錄，盒內(nèi)不需要卷內(nèi)目錄，只需要按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求填寫歸檔文件目錄，歸檔文件目錄可以按照需要通過計(jì)算機(jī)隨時(shí)生成，既靈活又高效，一個(gè)項(xiàng)目的歸檔文件目錄可以裝訂成一冊或者幾冊，方便查找利用。

筆者認(rèn)為，在檔案工作從實(shí)體管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變的新形勢下，應(yīng)確立“收集是檔案工作第一要務(wù)”的理念。國家檔案局8號令和《歸檔文件整理規(guī)則》都明確提出要“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用”，所以強(qiáng)化收集工作至為關(guān)鍵，要確保應(yīng)歸檔的材料收集齊全完整。至于整理，在當(dāng)前強(qiáng)大計(jì)算機(jī)管理的條件下，應(yīng)確立“整理盡可能簡化”的理念，提升工作效率，探索更為科學(xué)合理的整理方式，把檔案人員從繁雜的工作中解脫出來?？傊瑱n案整理最直接的目的和意義是為了有效地找到館（室）的每一份文件，滿足利用者需求。在工程項(xiàng)目檔案管理工作中，采用歸檔文件的“件”整理方法，將更有利于工程項(xiàng)目檔案的合理歸檔和充分利用。