陳秀英（江蘇省水文水資源勘測局鹽城分局，江蘇鹽城，22244005511）

?

水文檔案長效管理機(jī)制的探索與實(shí)踐

陳秀英
（江蘇省水文水資源勘測局鹽城分局，江蘇鹽城，22244005511）

廢黃河流域入海排水口門——中山河閘

水文水資源檔案資料（以下簡稱水文檔案）是水文水資源工作成果的主要表現(xiàn)形式，是水資源儲備的一種重要形態(tài)，是廣大水文工作者辛勤勞動的智慧結(jié)晶，也是水文工作服務(wù)社會、服務(wù)民生的主要載體。隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，水文資料檔案的作用越來越顯現(xiàn)，也越來越被社會所認(rèn)知。要使水文檔案更好地為貫徹“五大發(fā)展理念”服務(wù)，為生態(tài)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為保護(hù)生態(tài)環(huán)境服務(wù)，就要堅(jiān)持不懈地強(qiáng)化水文檔案的長效管理，推動水文檔案管理“轉(zhuǎn)型升級”。

一、我國水文檔案管理現(xiàn)狀

水文檔案工作是水文水資源勘測部門的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作。建設(shè)和完善水文檔案，加強(qiáng)和創(chuàng)新水文檔案管理，是水文工作實(shí)現(xiàn)長效監(jiān)管的需要，是水文工作部門樹立新的管理、服務(wù)理念的需要。做好水文檔案管理工作，對加強(qiáng)水文部門建設(shè)、提高監(jiān)管力度、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和服務(wù)民生具有重要意義。

近些年來，我國水文檔案管理在基礎(chǔ)性工作方面確實(shí)獲得了富有成效的發(fā)展。主要表現(xiàn)為：水文檔案管理投入了一定的人力、物力和財力，一些水文部門專門設(shè)置了檔案庫房、辦公室、閱覽室、展覽室，購置了檔案裝訂機(jī)、檔案柜、檔案檢查工具等檔案設(shè)施；不少水文部門重視檔案的收集、整理、保密、安全、利用等工作，制定了比較系統(tǒng)嚴(yán)格的水文檔案管理制度；越來越多的水文部門開始重視水文檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，水文系統(tǒng)的檔案管理水平得到日益提升。

但是，依據(jù)檔案長效管理的要求，我國水文檔案的管理還存在不少問題。主要表現(xiàn)為五個“不夠”：

一是水文檔案管理設(shè)施不夠達(dá)標(biāo)。部分水文工作部門檔案場所面積偏小，檔案裝具陳舊，檔案設(shè)施不全。其中的關(guān)鍵是少數(shù)水文部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識比較淡薄，弱化或漠視水文檔案工作。

二是水文檔案管理制度不夠健全。有的水文部門未能制定嚴(yán)格規(guī)范的管理制度，有的部門雖有一些制度，但制度不全、不嚴(yán)，甚至有些已經(jīng)過時，缺乏與時俱進(jìn)的創(chuàng)新制度。

三是檔案收集歸檔不夠完整。收集、歸檔、整理是水文檔案的基礎(chǔ)性工作。多數(shù)情況是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視和制度的缺位，一定程度上影響了檔案人員的工作熱情，造成管理疏忽，檔案資料收集整理不及時、不完整，不認(rèn)真履行操作程序，致使檔案丟失、涂改現(xiàn)象時有發(fā)生。

四是檔案管理隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)。各地水文部門的檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，人員素質(zhì)參差不齊，個別的水文部門甚至沒有專職檔案管理人員，而由辦公室人員兼任，很難全身心地投入檔案管理工作。尤其是缺乏高素質(zhì)、復(fù)合型人才，加上人員頻繁變動，大大影響了水文檔案管理工作的延續(xù)性和檔案資料的完整性。

五是檔案資料利用不夠充分。水文檔案工作“收”是基礎(chǔ)，“管”是保障，“用”是根本。水文檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是最大限度地開發(fā)和利用水文信息資源。目前，尚有不少水文部門重“藏”輕“用”，或者是重經(jīng)濟(jì)效益輕社會效益，缺乏主動服務(wù)，不能發(fā)揮水文檔案資源的應(yīng)有作用。

二、水文檔案長效管理的對策

水文檔案管理是一項(xiàng)長期性、經(jīng)常性、系統(tǒng)性的綜合工作。水文檔案的收集、管理和利用不是一蹴而就、一勞永逸的工作。解決水文檔案管理存在的五個“不夠”等突出問題，關(guān)鍵點(diǎn)是要堅(jiān)持“長效管理”。

所謂“長效管理”，就是指以“制度管理”為保障，以“常規(guī)管理”為基礎(chǔ)，以“人本管理”為前提，以“現(xiàn)代管理”為內(nèi)容，以“效率管理”為核心，以“創(chuàng)新管理”為目標(biāo)，堅(jiān)持常抓不懈，常管不松，注重管理的長期性、經(jīng)常性和創(chuàng)新性，形成水文檔案管理的一種新常態(tài)。

江蘇省水文水資源勘測局鹽城分局歷來重視水文檔案資料工作，堅(jiān)持檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、長效化管理，檔案工作步入良性發(fā)展軌道，取得了喜人成果。2012年以來，對照《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，制定了全面細(xì)微的達(dá)標(biāo)創(chuàng)建規(guī)劃，按照“抓基礎(chǔ)，強(qiáng)管理；抓規(guī)范，上等級；抓應(yīng)用，促服務(wù)”的原則，始終堅(jiān)持從細(xì)化管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面抓整改、抓建設(shè)，2015年5月20日順利通過江蘇省檔案工作五星級單位考核驗(yàn)收，成為全省新的檔案規(guī)范實(shí)施以來江蘇省水文行業(yè)首家達(dá)到檔案工作五星級標(biāo)準(zhǔn)的單位。

根據(jù)我國水文行業(yè)的實(shí)際，針對水文檔案資源的特點(diǎn)，結(jié)合江蘇省水文水資源勘測局鹽城分局的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，要實(shí)施水文檔案的長效管理，其對策主要有以下六個方面：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，組織落實(shí)，抓好長效管理的關(guān)鍵。

在實(shí)際工作中，我們體會到檔案工作創(chuàng)星定級，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。近幾年來，鹽城分局領(lǐng)導(dǎo)不斷增強(qiáng)檔案意識，自覺把水文檔案工作作為全局的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，每年都把檔案工作納入年度工作總體計劃，納入各部門年度目標(biāo)考核內(nèi)容，做到年初有計劃，年中有檢查，年終有總結(jié)；分局不斷加強(qiáng)檔案工作的組織體系、管理體系、質(zhì)量體系、基礎(chǔ)設(shè)施體系建設(shè)，全局的檔案工作形成了“主要領(lǐng)導(dǎo)抓指導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)抓督促、辦公室主任抓落實(shí)、各科室領(lǐng)導(dǎo)抓具體、綜合檔案室抓實(shí)施”的全新格局。

2012年，鹽城分局在年度目標(biāo)任務(wù)中提出要加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)，加大投入，更新設(shè)備，提高水平；2013年，鹽城分局把鹽城水環(huán)境監(jiān)測中心施工進(jìn)度實(shí)施綜合檔案室新建項(xiàng)目，作為10件實(shí)事之一來抓落實(shí)，并提出用兩年時間完成“五星級檔案工作”達(dá)標(biāo)創(chuàng)建工作目標(biāo)；2014年，鹽城分局又把“爭取完成局檔案室省五星級達(dá)標(biāo)創(chuàng)建”的重點(diǎn)突破工作，寫入局辦公室目標(biāo)管理責(zé)任狀，將完成“五星級檔案工作”創(chuàng)建任務(wù)列入局2014年10件大事。2015年，通過檔案工作五星級標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收后，鹽城分局領(lǐng)導(dǎo)不滿足現(xiàn)狀，主動找差距，研究制定了《關(guān)于建立檔案管理長效機(jī)制的暫行規(guī)定》，提出了實(shí)施長效管理的新的目標(biāo)和要求。

2.完整收集，科學(xué)整理，夯實(shí)長效管理的基礎(chǔ)。

水文檔案資料收集的齊全完整是決定和影響水文檔案價值的關(guān)鍵因素。水文檔案資料種類較多，專業(yè)性較強(qiáng)。從宏觀上，可分為基礎(chǔ)資料、基建項(xiàng)目兩大塊；從中觀上，可分為水文、水資源、水質(zhì)、水土保持、勘測、規(guī)劃設(shè)計、運(yùn)行維護(hù)等六塊；從微觀上，細(xì)分有近200種類別。鹽城分局遵循各類檔案的形成規(guī)律，加強(qiáng)對檔案的日常管理，明確各科室部門及時、完整和準(zhǔn)確地收集，努力做到不遺漏、不缺失，確保相關(guān)技術(shù)資料及時歸檔。局檔案室對各部門移交和收集來的每一份資料都嚴(yán)格把關(guān)、規(guī)范整理。全員發(fā)動與科學(xué)管理保證了水文檔案資料的可靠性、時效性和延續(xù)性，夯實(shí)了長效管理的基礎(chǔ)。

3.規(guī)范制度，“抓鐵留痕”，提供長效管理的保障。

鹽城分局高度重視水文檔案管理制度建設(shè)，堅(jiān)持走“以制度管人、管檔”之路，不斷完善檔案管理制度，修訂成冊，張掛上墻，組織學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)行。

在檔案管理工作中，鹽城分局還認(rèn)真落實(shí)“三納入”“四參加”等具體措施，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日常，促進(jìn)各項(xiàng)檔案制度的落實(shí)。每年都進(jìn)行“議檔”一到兩次，作為局長辦公會專項(xiàng)議題，研究具體落實(shí)；把檔案管理納入日常工作管理，平時在全局范圍內(nèi)加強(qiáng)宣傳學(xué)習(xí)和落實(shí)遵守；納入檔案主管部門辦公室的年度目標(biāo)責(zé)任狀，嚴(yán)抓考核和獎懲。同時，在組織建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收、產(chǎn)品鑒定、科研課題鑒定、設(shè)備開箱驗(yàn)收時，還要求檔案人員參加，有效地保證了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高了各項(xiàng)資料歸檔的時效性。

根據(jù)五星級檔案管理要求，鹽城分局在2015年7月還專門印發(fā)了《關(guān)于建立檔案管理長效機(jī)制的暫行規(guī)定》，從組織管理、入庫形式、入庫原則、歸檔范疇、長效機(jī)制、開發(fā)利用等六個方面，為進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，積極發(fā)揮檔案在單位發(fā)展及社會服務(wù)中的作用，提出了長效管理的要求，促進(jìn)了檔案管理步入制度化、科學(xué)化、常態(tài)化的良性發(fā)展軌道。

4.創(chuàng)新服務(wù)，“盤活”檔案，增強(qiáng)長效管理的效率。

開發(fā)利用是檔案長效管理的中心工作，是檔案價值的體現(xiàn)，也是檔案事業(yè)活力的源泉。鹽城分局十分注重檔案資源的開發(fā)利用工作，積極創(chuàng)新服務(wù)方式，較好地滿足了單位和社會的利用需求。

一是大力開展水文檔案編研。組織發(fā)動全局各部門職工編制了《水文測站水文測驗(yàn)操作規(guī)程》《鹽城市水文測報系統(tǒng)應(yīng)用維護(hù)手冊》《鹽城分局組織機(jī)構(gòu)沿革》等100多項(xiàng)各類編研材料，成為分析總結(jié)和規(guī)劃指導(dǎo)水文工作的重要參考資料。

二是建成了集陳列展覽、科普宣傳為一體的展示廳。展示廳約100平方米，于2014年7月建成，它以鹽城百年歷史為主線，以創(chuàng)新改革為重點(diǎn)，以全面發(fā)展為亮點(diǎn)，反映歷史沿革和發(fā)展歷程，集中展示鹽城分局的一些重要活動、重大事件、重要成果和主要榮譽(yù)等。這一水文科普、宣傳和水文文化建設(shè)優(yōu)秀成果的展示平臺，成為激勵干部職工團(tuán)結(jié)奮進(jìn)的教育基地，成為面向社會進(jìn)行青少年教育的實(shí)踐基地。

三是利用現(xiàn)有的檔案管理能力，承接了大量的科技服務(wù)項(xiàng)目。積極開展防洪評價、水資源論證、水生態(tài)監(jiān)測和水土保持監(jiān)測，為沿海開發(fā)、灌河開發(fā)、里下河整治提供技術(shù)支撐，為江蘇省委、鹽城市委沿海發(fā)展戰(zhàn)略作貢獻(xiàn)，不僅鍛煉了檔案管理隊(duì)伍，提高了檔案工作對外服務(wù)的能力，同時還為單位創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟(jì)效益。

5.以人為本，專兼結(jié)合，打牢長效管理的根本。

事在人為，隊(duì)伍建設(shè)是做好水文檔案工作的根本保證。鹽城分局綜合檔案室配備4名專職檔案工作人員，各部門、各下屬單位分別配備兼職檔案員1名。

鹽城分局特別注重加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。凡是有關(guān)檔案專業(yè)方面的會議和培訓(xùn)，都安排檔案管理人員參加；結(jié)合工程驗(yàn)收等機(jī)遇，邀請省局、省廳和市檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)專家來鹽城分局指導(dǎo)，促進(jìn)了檔案工作水平的提高；檔案新設(shè)備、新軟件管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護(hù)，都安排供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，并在試用過程中努力發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，逐步做到“會、懂、通”。此外，還注意加強(qiáng)新職工的檔案知識培訓(xùn)，針對近年來新進(jìn)技術(shù)干部較多的情況，鹽城分局結(jié)合崗前培訓(xùn)，對他們進(jìn)行檔案知識的專業(yè)培訓(xùn)，從源頭上提高職工檔案意識。同時，在全局范圍內(nèi)加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的宣傳和教育，先后多次發(fā)文組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)《檔案法》及其實(shí)施辦法，學(xué)習(xí)《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》和省水利廳有關(guān)檔案管理規(guī)定。廣泛地培訓(xùn)、宣傳和教育，大大提高了專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為局檔案工作的規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

6.保證投入，更新設(shè)施，提升長效管理的水平。

加大投入，改善檔案保管條件。2012年，鹽城分局在申報鹽城水環(huán)境監(jiān)測分中心遷建項(xiàng)目時安排檔案管理用房600平方米，為鹽城分局完成“五星級檔案工作”創(chuàng)建任務(wù)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了辦公室、庫房、閱檔室和實(shí)物檔案陳列室、資料室獨(dú)立分開，并建成約100平方米展示廳。鹽城分局又多方爭取到“局綜合檔案室設(shè)備更換與購置”“通榆河水文監(jiān)測系統(tǒng)和中小河流水文設(shè)施工程檔案設(shè)施完善”等項(xiàng)目，共計投入經(jīng)費(fèi)29.6萬元，重點(diǎn)購置了小型服務(wù)器、電腦、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、高清照相機(jī)、辦公自動化軟件、檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。檔案工作經(jīng)費(fèi)得到有效保障，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平快速提升。

將檔案信息化與全局信息化同步規(guī)劃實(shí)施。在局內(nèi)網(wǎng)江蘇鹽城水文信息網(wǎng)上設(shè)立了“檔案管理”專欄，配備了檔案工作專用的小型服務(wù)器、計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等檔案工作專用設(shè)備；購置使用了《辦公自動化系統(tǒng)》《文盛科技檔案信息綜合管理系統(tǒng)V9.0》軟件，檔案信息管理系統(tǒng)與鹽城水文檔案網(wǎng)網(wǎng)頁對接完好，實(shí)現(xiàn)了全局檔案在線歸檔、在線檢索、在線查閱等；建成了室藏全部檔案的文件目錄數(shù)據(jù)庫、重要及利用頻繁的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片及視頻檔案多媒體數(shù)據(jù)庫，并可在江蘇鹽城水文信息網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)查閱檔案目錄和全文。

信息系統(tǒng)安全管理進(jìn)一步加強(qiáng)。與檔案管理系統(tǒng)相匹配的OA辦公系統(tǒng)全部內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行，與外網(wǎng)物理隔斷，內(nèi)外網(wǎng)端口設(shè)立網(wǎng)卡，凡是密級檔案、內(nèi)部資料檔案一律不錄入信息系統(tǒng)；安裝了適合的防火墻和殺毒軟件，專業(yè)人員定期檢查系統(tǒng)安全，保證了系統(tǒng)可靠安全運(yùn)用；在開通全局科級以上干部及相關(guān)人員的上網(wǎng)查閱檔案的同時，設(shè)定“查閱、下載、修改”等相應(yīng)權(quán)限，并設(shè)有防錯漏、防調(diào)換標(biāo)記、操作日志等，每天定時自動備份檔案信息，并定期刻錄數(shù)據(jù)光盤備份，多措施保證檔案信息系統(tǒng)的安全。信息化工程的建設(shè)，使干部職工可通過檔案管理平臺輕松地實(shí)現(xiàn)檔案全文檢索，大大提升了水文檔案長效管理的水平，既方便了領(lǐng)導(dǎo)決策，也提高了職工工作效率。