摘 要：隨著信息時(shí)代的到來，人們對(duì)檔案質(zhì)量的要求越來越高，只有檔案管理員的素質(zhì)得到相應(yīng)地提高，才能達(dá)到人們對(duì)檔案高質(zhì)量的要求。在所有的管理活動(dòng)中，檔案管理是一件既簡(jiǎn)單、基礎(chǔ)又非常重要的工作，無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，良好的管理活動(dòng)都有利于促進(jìn)單位的經(jīng)營(yíng)和管理，為公司的運(yùn)營(yíng)方向、措施制定提供參考依據(jù)。本文首先闡述了在檔案管理活動(dòng)中存在的問題，并針對(duì)提出的問題給出了相應(yīng)的建議和解決措施，期望能夠給今后的檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代 檔案管理 信息化

一、引言

檔案記錄了單位的一切活動(dòng)，可以稱之為該單位的一本“史書”，在單位經(jīng)營(yíng)方向和經(jīng)營(yíng)理念的制定上具有重大參考價(jià)值。但是，我國(guó)很大一部分單位的高層和檔案管理人員都沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，造成了檔案管理工作不僅效率低下，還存在不規(guī)范、不合理、不科學(xué)等現(xiàn)象。檔案是該單位參與一切社會(huì)活動(dòng)的重要憑證，是該單位發(fā)展歷程中一筆寶貴的財(cái)富，對(duì)該單位今后的發(fā)展方向具有指導(dǎo)作用。因此，改進(jìn)并完善檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)該單位有序運(yùn)行、穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵因素。

二、檔案管理中存在的問題

1.管理工作體制不完善。當(dāng)今社會(huì)，是信息化社會(huì)，各種信息、制度更新的速度非?？?。為了跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，各單位也在不斷地改革、創(chuàng)新和發(fā)展。工作崗位也逐漸走向細(xì)致化和責(zé)任化，然而檔案的管理和編修卻沒有形成完整的工作體制，使檔案管理工作不能走向制度化和規(guī)范化。

2.管理工作方式落后。大多數(shù)單位的檔案管理工作采用的都是紙質(zhì)化的方式，這與高效便捷的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)代是相違背的。對(duì)如何建立檔案也沒有統(tǒng)一的要求，對(duì)材料的收集、資料的整理和檔案的歸檔都沒有明確的規(guī)章制度，在檔案的管理工作中沒有明確的方向和目標(biāo)，使管理工作凌亂、繁雜，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象。

3.管理工作效率低下。檔案工作人員對(duì)檔案的分類不清晰，對(duì)檔案擺放的位置不熟悉，在查閱資料的時(shí)候需要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。檔案管理工作存在的意義大幅下降。

4.管理人員素質(zhì)不高。檔案管理人員在工作中應(yīng)具備一定的職業(yè)素養(yǎng)，但是由于我國(guó)企業(yè)體制改革還不夠完善，檔案管理人員在檔案管理方面還存在以下問題：（1）檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不重視，沒有認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，都抱著散漫的態(tài)度面對(duì)，認(rèn)為這項(xiàng)工作沒有多大意義。（2）檔案管理人員所具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)不健全。人們?cè)诎l(fā)展過程中進(jìn)行了一系列的社會(huì)活動(dòng)，涉及到自然科學(xué)與社會(huì)科學(xué)中的方方面面，給檔案管理工作提供了大量?jī)?nèi)容。檔案管理人員必須了解各方面的知識(shí)，滿足檔案管理所需的知識(shí)要求。

三、如何解決檔案管理中存在的問題

新時(shí)期的到來，社會(huì)各方面信息量的增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)代檔案管理的需要，這就要求檔案管理人員尋求新的思路，開創(chuàng)新的方法，找到新的途徑來提高檔案管理水平，使其能夠更好地為社會(huì)服務(wù)，為大眾服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)。

1.創(chuàng)新管理方式。在檔案管理工作中，管理人員應(yīng)拋棄傳統(tǒng)的管理模式，植入現(xiàn)代的信息技術(shù)，利用好電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給管理工作提供的便捷，逐漸普及自動(dòng)化辦公。創(chuàng)新型管理方式主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：（1）思維創(chuàng)新。檔案管理工作者要在思想觀念和思維方式上進(jìn)行創(chuàng)新，摒棄傳統(tǒng)的管理模式，消除傳統(tǒng)管理模式在現(xiàn)代檔案管理活動(dòng)中殘留的影響，徹底從舊思想、舊觀念中解放出來。檔案管理工作人員還要有學(xué)習(xí)意識(shí)，掌握市場(chǎng)上的最新動(dòng)向，學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理方法，建立起既適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向，又能方便、高效工作的管理機(jī)制。（2）體制創(chuàng)新。原有的紙質(zhì)檔案存留著大量的信息，但是查閱紙質(zhì)檔案給檔案管理工作帶來了諸多不便。檔案管理人員可以采用現(xiàn)代先進(jìn)的電子技術(shù)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立起紙質(zhì)檔案和電子檔案融合的管理制度。紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)工作可以彌補(bǔ)只有紙質(zhì)檔案或是電子檔案給檔案管理工作帶來的不足。

2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和制度化。（1）適時(shí)普查檔案，更新數(shù)據(jù)。每一個(gè)人、每一個(gè)企業(yè)都在不斷的發(fā)展，以前收錄的數(shù)據(jù)已經(jīng)不適合他們的實(shí)際情況。為了使檔案能夠更準(zhǔn)確、更清晰地反映一個(gè)人或是一個(gè)企業(yè)的最新狀況，必須適時(shí)的普查檔案，對(duì)檔案中的信息進(jìn)行整理和篩選，拋棄其中陳舊、過時(shí)的信息，加入最新信息。（2）加強(qiáng)檔案分類管理。一是，可以給檔案編制目錄，清晰地呈現(xiàn)檔案所記載的內(nèi)容和存放的位置；二是，用關(guān)鍵詞來取代題目，關(guān)鍵詞的檢索范圍大，可以避免忘記題目而帶來的麻煩；三是，將相關(guān)聯(lián)的檔案放在一起，有利于對(duì)相關(guān)事件進(jìn)行比較分析，對(duì)單位的發(fā)展有一定的參考價(jià)值。（3）增強(qiáng)檔案的保密力度。單位要采用專業(yè)性的檔案管理軟件系統(tǒng)，并聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行管理和維護(hù)，提高檔案管理的安全技術(shù)，還要建立健全檔案安全保密機(jī)制，使檔案管理工作走向?qū)I(yè)化、制度化。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)。（1）語(yǔ)言文字素養(yǎng)。檔案管理人員必須具備較高的語(yǔ)言文字修養(yǎng)，涉獵各方面的書籍，積累大量的知識(shí)，才能在工作中得心應(yīng)手，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上提高工作效率。（2）專業(yè)知識(shí)及科學(xué)知識(shí)。檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，已經(jīng)形成了一套專業(yè)化的理論與實(shí)踐體系。檔案管理人員在學(xué)習(xí)、借鑒先人管理理論和實(shí)踐的同時(shí)還應(yīng)該總結(jié)出自己的心得，制定出一套適應(yīng)時(shí)代、適合自己的管理體系。（3）端正工作態(tài)度，明確工作職責(zé)。檔案工作人員要依照國(guó)家《檔案法》的規(guī)定管理檔案，不能因?yàn)橐患褐蕉孤秱€(gè)人隱私或是企業(yè)機(jī)密。要明確檔案管理工作的重要性，以恪盡職守、無私奉獻(xiàn)的工作態(tài)度保證檔案的安全性、完整性和嚴(yán)密性。在日常工作中不計(jì)較個(gè)人得失，具有良好的服務(wù)意識(shí)，為檔案查閱者提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理人員在檔案管理工作中起著決定性的作用，只有檔案管理人員自身的素質(zhì)得到了提高，工作熱情高漲，才能給檔案管理工作注入生機(jī)與活力。并且利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，發(fā)揮信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，突破原有的管理模式，在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)和完善，使檔案管理工作滿足當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求。

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作者簡(jiǎn)介：王媛媛（1981—）女，河南省禹州市人，本科，現(xiàn)任職于黃陵礦業(yè)煤矸石發(fā)電有限公司檔案管理員，研究方向：檔案管理。