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地鐵工程檔案管理全程管控模式初探**

2016-06-12 06:11徐紅梅無錫地鐵集團(tuán)有限公司江蘇無錫214023
檔案與建設(shè) 2016年5期
關(guān)鍵詞:離線完整性全程

徐紅梅(無錫地鐵集團(tuán)有限公司,江蘇無錫,214023)

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地鐵工程檔案管理全程管控模式初探**

徐紅梅
(無錫地鐵集團(tuán)有限公司,江蘇無錫,214023)

地鐵建設(shè)是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重大項(xiàng)目,具有投資大,風(fēng)險(xiǎn)高,建設(shè)周期長,涉及面廣,系統(tǒng)復(fù)雜、環(huán)節(jié)多,內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn),是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。檔案管理貫穿于地鐵建設(shè)工程的全過程,是工程質(zhì)量控制的直接體現(xiàn),是地鐵工程項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)。地鐵建設(shè)過程中形成的大量工程檔案,記載了建設(shè)工程的全過程,是保障地鐵運(yùn)營和維護(hù)的寶貴信息資源,擔(dān)負(fù)著軌道交通檔案信息資源存史、資鑒和增值的重任。

一、地鐵工程檔案的管理現(xiàn)狀

1.地鐵工程建設(shè)環(huán)節(jié)多,檔案管理復(fù)雜

地鐵工程是集鐵道工程、市政工程、建筑及設(shè)備安裝等工程于一體的綜合性工程,建設(shè)工期較長,往往一條線路從立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收需要四五年時(shí)間。參與建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位上百家,工序復(fù)雜,專業(yè)眾多,檔案形成周期長,涉及單位牽涉面廣。在項(xiàng)目立項(xiàng)與審批、勘察與設(shè)計(jì)、施工與監(jiān)理、設(shè)備安裝與裝修、竣工驗(yàn)收與試運(yùn)行等過程中所形成的文字、圖紙、聲像、圖表,以及電子文件等涉及各門類、各種載體。每條線所產(chǎn)生的檔案數(shù)量往往達(dá)幾萬卷,檔案數(shù)量多,涉及方方面面,載體呈多樣性。每家單位的檔案管理方式不盡相同,如何規(guī)范管理上百家參建單位的檔案移交工作,做到收集歸檔工作與建設(shè)同部署、同實(shí)施、同檢查、同驗(yàn)收是一個(gè)需要妥善處理的難題。

2.地鐵工程檔案真實(shí)性、完整性難以保障

地鐵建設(shè)工程投入了巨大的財(cái)力、物力和人力,工程檔案直接記錄了建設(shè)全過程,貫穿于工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性分析、評(píng)估決策、勘測(cè)設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理和最終驗(yàn)收等一系列活動(dòng),是地鐵工程全生命周期中各項(xiàng)計(jì)劃和決策的重要憑證和依據(jù),是建設(shè)工程的重要組成部分。但由于建設(shè)周期長,各家施工單位素質(zhì)參差不齊、缺乏受過專業(yè)訓(xùn)練的專職檔案人員、檔案人員流動(dòng)性大等因素,造成資料的遺漏和缺失,難以保障檔案的完整性和真實(shí)性。

二、地鐵工程檔案收集歸檔面臨的困難

1.處于建設(shè)工程的末端,被動(dòng)收集與保管

地鐵項(xiàng)目消耗和占用資源大,投資方、行政部門及普通市民的注意力廣泛集中在建設(shè)工程的實(shí)體成果體現(xiàn),對(duì)建設(shè)工程檔案不夠關(guān)注和了解。對(duì)于直接反映和真實(shí)記錄地鐵建設(shè)過程的工程檔案,甚至有人認(rèn)為只是建設(shè)工程竣工后的資料整理,是建設(shè)工程的末端行為,而且地鐵建設(shè)過程中資料收集與整理非?,嵥?,工程檔案的管理通常處于被動(dòng)收集與保管的境地。

2.缺乏統(tǒng)一的歸檔管理模式

收集與歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),真實(shí)和完整是高質(zhì)量檔案要達(dá)到的基本標(biāo)準(zhǔn)。地鐵工程一般由上百家單位共同完成,文件編號(hào)各異,表格格式不統(tǒng)一,整理方式和標(biāo)準(zhǔn)不一致。個(gè)別單位在工程快要竣工驗(yàn)收時(shí)才收集檔案,但此時(shí)檔案收集工作已混亂不堪,地下隱蔽工程和變更資料常常缺失或與現(xiàn)場(chǎng)不符合,難以保障檔案歸檔的質(zhì)量控制。

3.缺少相應(yīng)的行政制約手段

檔案部門與各參與地鐵工程建設(shè)的單位沒有行政上的制約關(guān)系,僅僅靠檔案管理制度約束,檔案部門很多時(shí)候都不知道有這些文件的存在,過程中催要文件更是無從談起,普遍存在歸檔時(shí)移交什么檔案人員收什么的狀態(tài),難以實(shí)現(xiàn)“應(yīng)收盡收,應(yīng)歸盡歸”。

三、地鐵工程檔案全程管理控制模式的實(shí)現(xiàn)

1.建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相匹配的工程檔案管理體系

現(xiàn)代企業(yè)管理制度順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)化大生產(chǎn)和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制,致力于調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性,建立激勵(lì)和約束機(jī)制。無錫地鐵率先引入國際上先進(jìn)的檔案管理模式,在檔案工作管理體制方面進(jìn)行了積極探索。首先,強(qiáng)化檔案工作流程管控,理順檔案收集、整理、歸檔的相互關(guān)系。建立項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度,將工程檔案管理納入工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的全過程,保證建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性、有效性,嚴(yán)格按照檔案工作規(guī)范整理和加工,為日后檔案利用提供完整齊全的工程檔案。其次,注重工程一線檔案的管理。制訂科學(xué)、系統(tǒng)的歸檔組卷管理辦法,統(tǒng)一和規(guī)范各參建單位的竣工資料內(nèi)容和樣式,以保證資料的嚴(yán)謹(jǐn)、清晰和翔實(shí)。

2.將前端控制理論和全程管理理念貫穿規(guī)范化管理

在無錫地鐵檔案工作信息化實(shí)踐中,根據(jù)文件生命周期理論和全程控制原則,采用前端控制理論和全程管理理念對(duì)電子文件從生成到歸檔的整個(gè)管理過程進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合,統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一要求,盡可能在文件形成階段將需要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的功能在前端實(shí)現(xiàn)。首先,將既定的歸檔范圍和歸檔要求、模版、格式和表格等監(jiān)控功能和檔案管理功能,嵌入OA系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)系統(tǒng),以及外單位的檔案移交工具(離線客戶端)。通過檔案收集的固定渠道、非固定渠道及其他方法,使形成各門類檔案的單位、部門和分(子)公司之間形成“對(duì)口部門”,使部門(單位)之間建立聯(lián)系。然后,對(duì)檔案制度及檔案工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)致梳理和重組,加強(qiáng)收集,依靠靈活多樣的工作方法,確保在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行有效監(jiān)督,實(shí)現(xiàn)各部門(單位)離線整理、在線提交、離線客戶端數(shù)據(jù)導(dǎo)入等多種方法的檔案歸檔移交,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的超前控制和全程管理。

3.提升各參與方檔案業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

組織多種形式的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),安排專職檔案員赴先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng),邀請(qǐng)業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo),提升檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和管理水平。充分運(yùn)用計(jì)劃管理手段,將檔案工作同其他工作一同部署、落實(shí)和考核。認(rèn)真實(shí)施“一交底、二檢查、三輔導(dǎo)”制度,強(qiáng)化對(duì)外部參建單位的檔案管控。同時(shí),全體檔案人員應(yīng)當(dāng)牢固樹立“一流地鐵建一流檔案”的思想,工作開展到哪里,檔案宣傳工作就跟到哪里。

四、地鐵工程檔案全程監(jiān)管策略與方法

1.應(yīng)用信息化技術(shù)推進(jìn)地鐵集團(tuán)檔案信息化建設(shè)

首先,將“全程管理”理念引入無錫地鐵信息化系統(tǒng)建設(shè),在無錫地鐵企業(yè)內(nèi)部建立綜合檔案管理系統(tǒng)平臺(tái),全面管理工程、基建、科技、人事、會(huì)計(jì)等重要的檔案資源,預(yù)留未來地鐵線路開通后其他類別檔案納入管理的系統(tǒng)空間。針對(duì)無錫地鐵企業(yè)特征,采用單一全宗的架構(gòu),實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部全宗單位檔案從積累、收集、整理到查詢、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等全過程的控制和規(guī)范化管理,顯著提高檔案管理水平和效率,改進(jìn)檔案服務(wù)的質(zhì)量。系統(tǒng)預(yù)留與集團(tuán)其他信息管理系統(tǒng)的接口,如ERP、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等,將OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的公文,人事、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)形成條目和原文信息,實(shí)現(xiàn)各門類檔案原文的全文檢索、條目檢索、高級(jí)檢索和模糊檢索。采用全程管理模式,實(shí)現(xiàn)前端OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間的“無縫對(duì)接”。(見圖1)對(duì)檔案的各個(gè)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)如鑒定、分類、組卷等,在電子文件生成階段實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集并記錄電子文件的形成過程及其背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容,以日志形式保存,從而保證電子文件的真實(shí)、可靠和完整。

其次,引入全程監(jiān)管平臺(tái)方案、元數(shù)據(jù)方案、完整性校驗(yàn)平臺(tái)方案,對(duì)自動(dòng)歸檔的電子文件數(shù)量、原文完整性、歸檔內(nèi)容及范圍的完整性進(jìn)行檢測(cè)、校驗(yàn)。同步提供強(qiáng)大的檢索和信息發(fā)布功能,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效率、高質(zhì)量服務(wù)。另外,利用RFID電子標(biāo)簽與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合,對(duì)檔案的統(tǒng)一編碼、入庫登記、借閱、歸還、查找、盤點(diǎn)、實(shí)時(shí)監(jiān)控等過程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范,實(shí)現(xiàn)檔案盒級(jí)定位、監(jiān)控、快速上架、盤點(diǎn)及查找等功能,實(shí)現(xiàn)檔案的全過程跟蹤與管理。這樣,每份電子文件進(jìn)入無錫地鐵檔案信息中心后,從產(chǎn)生、利用到銷毀或永久保存,始終處于“有控”狀態(tài)下,即實(shí)現(xiàn)檔案的全程管理。

2.應(yīng)用信息化技術(shù)推進(jìn)地鐵參建各方檔案信息化建設(shè)

對(duì)建設(shè)過程中涉及各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供貨商等單位產(chǎn)生的不同門類、不同途徑的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集、組織、管理,構(gòu)建虛擬檔案信息網(wǎng)絡(luò),以國際標(biāo)準(zhǔn)OAIS參考模型為系統(tǒng)構(gòu)建基礎(chǔ),將全程管理理念技術(shù)化落地,完成了無錫地鐵工程檔案信息管理的最后一環(huán)。通過接口歸檔模塊、存儲(chǔ)模塊、利用服務(wù)模塊三大模塊,將前端控制功能和元數(shù)據(jù)管理功能結(jié)合,以電子檔案管理為主,實(shí)體檔案管理為輔,有效地收集和保管公司的知識(shí)資產(chǎn),并為公司的知識(shí)增值和知識(shí)管理創(chuàng)造條件。通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口(OA系統(tǒng)單點(diǎn)登錄、HR組織機(jī)構(gòu)用戶同步、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、征地拆遷系統(tǒng)接口、工程項(xiàng)目管理接口、新聞系統(tǒng)接口、設(shè)計(jì)管理接口、合同管理、全面預(yù)算系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、個(gè)人檔案室等數(shù)據(jù)同步接口)將檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)平臺(tái)中,通過電子文件校驗(yàn)將文件轉(zhuǎn)換成長期保存格式進(jìn)行存儲(chǔ),同時(shí)生成安全審計(jì)日志,最后將檔案信息資源發(fā)布到共享平臺(tái)提供利用。

圖1 江蘇地鐵工程檔案規(guī)范化管理模式及技術(shù)研究平臺(tái)示意圖

圖2 檔案管理分布式部署方案

3.采用分布式部署(離線客戶端)的全程監(jiān)管機(jī)制和完整性校驗(yàn)平臺(tái),解決檔案收集及歸檔的難題

地鐵建設(shè)過程漫長而又復(fù)雜,但因受限于諸多條件,一些重要的流程性文檔及實(shí)施性文件往往不能及時(shí)歸檔至檔案部門。首先,采用分布式部署的方式能解決檔案收集過程中的全程監(jiān)管,以及完整性的把控問題。統(tǒng)一對(duì)給各施工單位在本地部署相對(duì)獨(dú)立的離線檔案管理系統(tǒng),這種方式可使各施工單位將該建設(shè)項(xiàng)目電子檔案條目數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)獨(dú)立存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)內(nèi),對(duì)于日常產(chǎn)生的文件可隨時(shí)隨地收集,對(duì)于文件的真實(shí)性有了更直接的把控。在項(xiàng)目驗(yàn)收階段,各立檔單位可將本單位收集的項(xiàng)目竣工檔案電子數(shù)據(jù)通過移動(dòng)存儲(chǔ)載體的方式與實(shí)體檔案一并移交至地鐵檔案部門。(見圖2)

其次,采取對(duì)所有地鐵工程項(xiàng)目檔案通過發(fā)放的離線客戶端方式進(jìn)行歸檔移交。通過不斷規(guī)范各項(xiàng)檔案管理制度和要求,不斷完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),將歸檔要求和收集規(guī)則定制在離線客戶端內(nèi),要求資料員/檔案員在進(jìn)行數(shù)據(jù)同步上傳時(shí),預(yù)先下載校驗(yàn)規(guī)則并自行檢測(cè),自測(cè)完成連線電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳歸檔,按照歸檔范圍和收集時(shí)間進(jìn)行全程日志監(jiān)控。

最后,明確職責(zé),加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管力度。離線客戶端清晰記錄了各階段數(shù)據(jù)的收集整理情況,施工單位、監(jiān)理和業(yè)主項(xiàng)目工程師可通過離線客戶端審核文件,監(jiān)理單位不僅要檢查和審核現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目,還要對(duì)施工過程中的電子文件進(jìn)行常規(guī)檢查,強(qiáng)化監(jiān)理的審核職責(zé)。最后業(yè)主項(xiàng)目工程師對(duì)項(xiàng)目文件的歸檔內(nèi)容完整性、真實(shí)性、有效性進(jìn)行審核,并檢測(cè)連續(xù)性和原文。通過離線客戶端的完整性校驗(yàn)平臺(tái),可對(duì)電子文件連續(xù)性、項(xiàng)目目錄完整性、原文掛接完整性實(shí)施同步校驗(yàn),在“有據(jù)可依”的情況下檢驗(yàn)前端完整性和記錄后端實(shí)施過程。

*本文為江蘇省檔案局科研項(xiàng)目“地鐵工程檔案管理全程控制模式及技術(shù)研究”【項(xiàng)目編號(hào)2013-21】研究成果之一。

參考文獻(xiàn)

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[2]宋潔.城市軌道交通建設(shè)工程檔案管理的問題與對(duì)策.《城建檔案》,2006.

[3]成彤.工程項(xiàng)目檔案管理的全程控制.《江蘇省基層檔案工作者論文集》,2013.10.

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