天津中興智聯(lián)科技有限公司 馬濤 中興通訊股份有限公司天津分公司 鄭鑫

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淺談企業(yè)會議效率問題及改進措施

天津中興智聯(lián)科技有限公司 馬濤 中興通訊股份有限公司天津分公司 鄭鑫

摘 要：本文針對公司內(nèi)部會議效率低的現(xiàn)狀，以時間為軸分析了具體的影響因素，并對各個因素給以權(quán)重，總結(jié)出當前影響會議效率的重要原因，同時，還對重點原因給予整改措施，對措施的執(zhí)行情況進行跟蹤。經(jīng)過一輪整改，公司的運行效率得到了較大幅度的提升，而根據(jù)PDCA方法，還可以進行持續(xù)改進。

關(guān)鍵詞：會議效率 原因分析 整改措施 持續(xù)改進

鄭鑫（1981-），女，山西省太原市人，碩士，工程師，主要從事智能交通、微波傳輸技術(shù)方面的研究。

近年來，隨著公司和部門規(guī)模的不斷壯大，內(nèi)部會議的種類與數(shù)量也在不斷增加，與之俱來的是愈來愈多反映會議效率低下的聲音。會議的主要目的是解決問題，低效率的會議不但無益于解決問題，反而使問題愈加復雜，提升會議效率的重要性可見一斑［1］。

1 高效會議典型特征及影響因素

根據(jù)一般經(jīng)驗，得到高效會議的幾個主要特征如表1所示。

表1 高效會議的主要特征

相應的，影響會議效率的主要因素如表2所示。

表2 影響會議效率的主要因素

筆者將一般經(jīng)驗與部門的具體情況相結(jié)合，分析影響部門會議效率的具體原因。開展部門級討論時應當將問題以時間為軸劃分階段，逐步發(fā)散，充分收集問題，然后將具體問題按照影響會議效率的主要因素進行歸類，確定影響會議效率的關(guān)鍵問題，并提出改進措施。

2 討論結(jié)果匯總及分析

首先根據(jù)會議進程，將問題討論分為三個階段：會議前、會議中、會議后。然后根據(jù)每個階段的主要動作分出幾大類，便于對問題進行細致挖掘。根據(jù)上述思路對具體問題進行了討論，并探討了各問題的改進措施與度量指標。

其中，對具體問題進行了質(zhì)量危害程度及效率危害程度5分制評價，以篩選出改進重點。

針對影響會議效率的主要因素，對討論結(jié)果進行了歸類，結(jié)果如下，只列出嚴重等級較高的條目（見表3）。

表3 嚴重等級較高的條目

7.開會的原因、目的和結(jié)果5會議目標未明確指出　5　會議前會議紀要不完備　5　會議后會議紀要發(fā)布不及時　5　會議后會議紀要任務要求不明確　5　會議后會議結(jié)論后續(xù)要求及任務無人跟蹤及匯總　5　會議后8.其他　8會議太多、分身乏術(shù)　5　會議前簡單的評審（多人審查、單人復審），預審整理后也開會4　會議前本來是簡單的事情，因為決策機制復雜，導致需要開會。4　會議前會議召開隨意，突然接到電話通知參會，到會后要很久才能搞清楚討論的問題5　會議前有很多需要拍板型的會議和技術(shù)討論型的會議，感覺召開的意義不大5　會議前拍板型會議往往效率低下　5　會議中同一項目多次會議之間的相關(guān)度不是很強　3　會議前是否有必要組織會議　4　會議前

圖1

圖2

由上述數(shù)據(jù)統(tǒng)計可看出，當前普遍反映的問題主要集中在以下三個方面：

（1）會議的準備工作；

（2）開會對象的選擇；

（3）開會的原因、目的和結(jié)果。

如果按照會議階段分析，則問題主要在會議前的階段。同時根據(jù)具體問題對會議質(zhì)量及會議效率的影響程度為5（最高）的情況，也可判斷出目前影響會議效率的主要問題。由以上圖表的統(tǒng)計看，這些問題絕大多數(shù)落在上述三個方面，為具體問題改進措施的制定提供了更為明確的目標。

同時，有一類問題值得關(guān)注，即會議本身是否需要召開。

由此我們可以分辨出目前存在的主要問題，并找出現(xiàn)階段改進的主要方向：

（1）會議必要性評估；

（2）會前準備工作；

（3）與會人員確定；

（4）會議的目的和結(jié)果明確。

其他需要改進的問題如下：

（1）主持人的技能；

（2）時間；

（3）參會者的技能。

3 改進措施及效果分析

3.1 重點改進方向及措施

綜合討論意見以及相關(guān)資料，筆者提出以下具體改進措施。

3.1.1 會議必要性評估

發(fā)起會議以前，我們需要評估以下內(nèi)容并與直屬領導預先溝通（見表4）。

表4 評估內(nèi)容

改進效果評估：以會議是否形成建設性的結(jié)論作為評估重點。

3.1.2 會前準備工作

擬定會議準備核對單，組織者在召集會議前核對（見表5）。

表5 會議準備核對單

改進效果評估：可以從以下幾個方面進行評估：會議及時通知率、控制會議的總時間以及會前匯報文檔質(zhì)量等。

3.1.3 與會人員確定

（1）確定每種類型的會議應該參加人員的模板；

（2）專人負責按照模板檢查同行評審執(zhí)行情況；發(fā)現(xiàn)有問題的通知重新評審。

改進效果評估：可以從以下幾個方面進行評估：每個參會人員在會議中的發(fā)言內(nèi)容、無效會議人時、會議記錄會議及時通知率。

3.1.4 會議目的結(jié)果明確

（1）會議通知要說清會議的目的，介紹清楚相關(guān)的背景情況；

（2）收到會議通知的參會人能提前了解待討論問題的相關(guān)情況，最好是給會議組織者一個郵件的反饋；

（3）在制訂后續(xù)計劃時，要考慮到各種異常情況，并制定好應對措施；

（4）建立電子流的網(wǎng)上記錄、跟蹤會議遺留問題的解決情況。

改進效果評估：可以從以下幾個方面進行評估：及時發(fā)布會議紀要的會議占比、預審率、及時關(guān)閉率、缺陷比率，通過網(wǎng)上流程自動統(tǒng)計并定期公布。

3.2 其他需要改進問題的措施

對于非當前主要問題的改進措施列舉如下。

3.2.1 主持人的技能

（1）進行專門的技能培訓；

（2）明確主持人制度，會議也作為任務下達，確保討論過程不跑題；

（3）明確主持人的權(quán)威性，一旦支持人發(fā)現(xiàn)討論內(nèi)容與會議無關(guān)并制止時，與會人員要服從。

3.2.2 時間

（1）公司出規(guī)定：必須準時、不能參加的提前請假；

（2）會議紀要里面寫明誰遲到、誰缺席；

（3）未請假遲到者進行處罰；

（4）領導以身作則；

（5）會議開始時，除了需要記錄員外，還要一個計時員，對每個議題提前5分鐘預警，然后主持人提醒演講人注意時間。

3.2.3 參會者的技能

（1）積極發(fā)言參與會議討論；

（2）演講人提前對照PPT演練，對比時間符合度；如果時間不符合，反復修改PPT文檔。

4 改進效果

公司以多輪分組討論的形式對當前會議效率問題進行討論和分析，以逐步發(fā)散問題、歸類分析結(jié)果的方式分析出目前影響公司效率的主要問題及其他的一些問題。并有針對性地給出了改進措施及對改進措施的效果進行評價的方式。公司根據(jù)整改措施進行改進和評估，使會議效率得到較大幅度的提升。根據(jù)PDCA方法，會議效率問題還會不斷迭代。本文的方法亦可推廣至其他企業(yè)。

參考文獻

［1］ 張鐵力，申星.如何讓會議更加高效［J］.企業(yè)管理，2013（7）.

［2］ 柳新華.提高會議效率和質(zhì)量［J］.中國行政管理，2003（9）.

［3］ 黃璐.淺談如何提升決策性會議效率［J］.中國經(jīng)貿(mào)導刊，2014 （28）.

［4］ 張文棟.從一次例會看會議效率［J］.中國商貿(mào)，2009（6）.

中圖分類號：F272

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298（2016）05（b）-025-03

作者簡介：馬濤（1981-），男，河北省吳橋縣人，碩士，高級工程師，高級項目經(jīng)理，主要從事智能交通、智能儀表及工業(yè)控制方面的研究和項目管理工作；