文/吳建章 徐婭囡 Wu Jian-zhang Xu Ya-nan

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基于高校輔導(dǎo)員視角的大學(xué)生檔案工作研究

文/吳建章 徐婭囡 Wu Jian-zhang Xu Ya-nan

摘要：大學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間在思想、學(xué)習(xí)、生活實(shí)踐等方面形成的資料。當(dāng)前，大學(xué)生檔案大多由高校輔導(dǎo)員管理，高校輔導(dǎo)員充當(dāng)著兼職檔案員的角色。輔導(dǎo)員管理大學(xué)生檔案，優(yōu)勢是方便大學(xué)生檔案管理、提高大學(xué)生檔案質(zhì)量、促進(jìn)大學(xué)生教育，缺點(diǎn)是業(yè)務(wù)不熟練、工作量加大。輔導(dǎo)員要在新生檔案的收取和審查、平時(shí)檔案的積累與歸位、畢業(yè)檔案的整理與轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)加強(qiáng)大學(xué)生檔案工作的體系建設(shè)，要從業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、工作責(zé)任感增強(qiáng)等方面強(qiáng)化自身素質(zhì)和能力。

關(guān)鍵詞：高校輔導(dǎo)員；大學(xué)生檔案；檔案管理

高校輔導(dǎo)員是開展大學(xué)生思想政治教育的骨干力量，是高校學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者。［1］大學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間在思想、學(xué)習(xí)、生活實(shí)踐等方面形成的資料，主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。［2］無論是在教育部24號令《普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定》，還是在27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都無法找尋到高校輔導(dǎo)員和大學(xué)生檔案之間的任何關(guān)聯(lián)，但現(xiàn)實(shí)情況卻是二者緊密連接。

一、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查分析

《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：高校應(yīng)設(shè)立檔案館或綜合檔案室，配備專職檔案工作人員管理檔案，管理的檔案范疇包括學(xué)生檔案。［2］現(xiàn)實(shí)情況是各高校對于學(xué)生檔案疏于管理，重視程度普遍不夠。研究者在2014年對上海地區(qū)高校大學(xué)生檔案管理進(jìn)行了調(diào)查研究，結(jié)果顯示上海高校檔案館共有17個(gè)，其中涉及學(xué)生個(gè)人檔案的僅有8個(gè)。［3］高校對大學(xué)生檔案管理的不規(guī)范，最直接的體現(xiàn)是檔案管理人員和部門不統(tǒng)一。

為深入了解高校對大學(xué)生檔案管理歸口到哪個(gè)部門或由哪些人管理，筆者通過所帶學(xué)生對其高中升大學(xué)同學(xué)在全國范圍內(nèi)大約200余所高校進(jìn)行了檔案管理人員和部門的廣泛調(diào)查。為了能夠凸顯調(diào)查結(jié)果的真實(shí)性和可靠性，在對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，保持了單一學(xué)校的調(diào)查，如對同一學(xué)校進(jìn)行了多次調(diào)查，如調(diào)查結(jié)果相同，則進(jìn)行了保留，如調(diào)查結(jié)果相異，則對所調(diào)查學(xué)校進(jìn)行刪除。經(jīng)過篩選和處理，最終保留了150所調(diào)查高校，調(diào)查結(jié)果。（如下表）

通過對以上調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析，無論是山東省內(nèi)，還是全國范圍內(nèi)，學(xué)生檔案歸口到輔導(dǎo)員管理的占據(jù)相當(dāng)大的比重，其中山東省高校為72%，山東省外為56%，全國范圍內(nèi)是60%?？梢姡髮W(xué)生檔案管理雖然上至教育部和國家檔案局，下至各高校，雖沒有明文規(guī)定管理權(quán)限歸屬于輔導(dǎo)員，但現(xiàn)實(shí)情況是大學(xué)生檔案工作已儼然成為高校輔導(dǎo)員工作的重要組成部分。

二、輔導(dǎo)員管理大學(xué)生檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

從管理者屬性來看，把大學(xué)生檔案劃歸輔導(dǎo)員管理，輔導(dǎo)員扮演著檔案員的角色。輔導(dǎo)員管理大學(xué)生檔案，有其優(yōu)缺點(diǎn)：

（一）優(yōu)點(diǎn)

一是方便檔案管理。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間由其思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面表現(xiàn)形成的資料。輔導(dǎo)員作為大學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者，大學(xué)生在校期間各方面的活動(dòng)和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)形成的鑒定和材料，都需要輔導(dǎo)員進(jìn)行把關(guān)、審核、鑒定、收取、上交、回收、歸檔，甚至轉(zhuǎn)遞等。二是提高檔案質(zhì)量。檔案是歷史痕跡，一經(jīng)生成便無法更改。大學(xué)生檔案在形成過程中，不僅需要文字表述的完整和得體，而且需要書寫的工整和材料的整潔。大學(xué)生在形成各項(xiàng)檔案材料過程中，輔導(dǎo)員可強(qiáng)化大學(xué)生檔案意識，提高檔案質(zhì)量。例如，在書寫過程中，輔導(dǎo)員要強(qiáng)調(diào)不能使用鉛筆和藍(lán)色墨水，字跡要工整，不能潦草，不要出現(xiàn)涂抹和錯(cuò)別字現(xiàn)象；在內(nèi)容填寫上，如涉及到個(gè)人表現(xiàn)等較多內(nèi)容時(shí)，要打好草稿，認(rèn)真修改，修改完善后再往資料上謄寫。三是促進(jìn)學(xué)生教育。大學(xué)生檔案能動(dòng)的反映了大學(xué)生在校期間的思想狀態(tài)、學(xué)習(xí)質(zhì)量、工作表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等。輔導(dǎo)員與大學(xué)生關(guān)系最為密切，幾乎所有涉及到的大學(xué)生事務(wù)，輔導(dǎo)員無不參與其中。

（二）缺點(diǎn)

一是業(yè)務(wù)不熟悉。輔導(dǎo)員對于大學(xué)生檔案的管理，大多時(shí)候是新生時(shí)收取高中檔案，平時(shí)是資料的累積，把學(xué)生的資料放置在一起，等到畢業(yè)時(shí)根據(jù)學(xué)校要求，再對資料進(jìn)行整理。可以說，輔導(dǎo)員對于大學(xué)生檔案工作也就是資料的簡單累積與整理，并沒有上升到專業(yè)角度，無疑不利于大學(xué)生檔案高質(zhì)量的形成。二是工作量加大。輔導(dǎo)員作為大學(xué)生日常思想政治教育和管理工作的組織者、實(shí)施者和指導(dǎo)者，其職責(zé)范圍極其寬泛，需要負(fù)責(zé)大學(xué)生思想政治教育、就業(yè)指導(dǎo)、心理疏導(dǎo)、黨團(tuán)建設(shè)、學(xué)生資助、獎(jiǎng)懲評定等內(nèi)容，甚至還需要做好學(xué)生宿舍管理、學(xué)費(fèi)催繳等事宜，可以說凡是涉及到學(xué)生的所有事務(wù)，都?xì)w口到輔導(dǎo)員，都需要輔導(dǎo)員來處理。把大學(xué)生檔案歸口到輔導(dǎo)員，由分外事情轉(zhuǎn)化為分內(nèi)事情，輔導(dǎo)員悄然扮演了兼職檔案員的角色，使輔導(dǎo)員原本事務(wù)性繁多的工作更加雪上加霜，無形中加大了輔導(dǎo)員的工作量。

三、大學(xué)生檔案工作的體系構(gòu)建

（一）新生檔案的收取與審查

最初的大學(xué)生檔案源自高中檔案，高中檔案包括反映高中學(xué)業(yè)的紙質(zhì)版的發(fā)展報(bào)告（各省市名稱不一，內(nèi)容也不一）和反映高考情況的電子版的電子檔案（各高校進(jìn)行打印，并放置到學(xué)生檔案中），其他的還包括團(tuán)員檔案、黨員檔案等。由于高中檔案的來源途徑不一，高校對高中檔案的收取方式也不盡相同。高中檔案作為大學(xué)生檔案的重要組成部分和檔案完整性的必備材料，輔導(dǎo)員必須把高中檔案的收取作為新生入學(xué)事務(wù)的重要工作來抓，要在最短的時(shí)間內(nèi)通過學(xué)校各部門和大一新生來收取，對于高中檔案未收取到或缺失等各類情況，要通過招生辦等學(xué)校部門或新生聯(lián)系高中就讀學(xué)校查找原因，盡快落實(shí)，直至收取到檔案為止。高中檔案收取完畢之后，輔導(dǎo)員要對收取材料進(jìn)行比對和審查。輔導(dǎo)員不僅審查檔案的真實(shí)性，而且審查材料的完整性。對于高中檔案審查出來的問題，能完善的要盡快完善，超出完善范疇之外的事情，要報(bào)學(xué)院或相關(guān)部門來處置，把存在的問題消除在萌芽之中。

（二）平時(shí)檔案的積累與歸位

大學(xué)生大學(xué)期間在思想、學(xué)習(xí)、工作、生活等方面形成的檔案材料大部分是在平時(shí)累積的，如大學(xué)生思想進(jìn)步，會形成黨員材料；學(xué)習(xí)優(yōu)秀，會形成獎(jiǎng)學(xué)金登記表等材料；工作突出，會形成優(yōu)秀學(xué)生干部等材料；還有參加一些學(xué)科競賽、進(jìn)行職業(yè)鑒定等形成的材料。在這一階段，輔導(dǎo)員要有意識的積累和保存這些材料，在各部門審批的材料，在各部門備完案、蓋好章之后，要及時(shí)回收。材料回收之后，輔導(dǎo)員要有意識的進(jìn)行歸位。有條件的輔導(dǎo)員，如果學(xué)?；?qū)W院有專門針對每位學(xué)生配置的檔案袋，可隨時(shí)把學(xué)生形成的個(gè)人材料放置到自己的檔案袋中；如沒有為每位學(xué)生專門配置檔案袋，可把學(xué)生材料進(jìn)行歸類，把相同材料放置在一起。不管采取哪種方式放置，都要保存材料的完整性，不能出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（三）畢業(yè)檔案的整理與轉(zhuǎn)遞

畢業(yè)季是大學(xué)生檔案形成的重要時(shí)期，如畢業(yè)生登記表、就業(yè)通知書、學(xué)籍卡、學(xué)業(yè)成績單等，輔導(dǎo)員需要把前期累積的材料和畢業(yè)時(shí)形成的材料進(jìn)行整理，一并裝入檔案袋。輔導(dǎo)員對大學(xué)生檔案進(jìn)行整理時(shí)，要做到細(xì)心、細(xì)致，一是把檔案裝入個(gè)人檔案，不能混淆；二是把所有大學(xué)生形成的檔案都要轉(zhuǎn)入個(gè)人檔案，不能出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞完畢之后，再發(fā)現(xiàn)尚有重要檔案未裝入檔案袋現(xiàn)象。對所有材料檢查無誤后，輔導(dǎo)員作為材料的把關(guān)人，可以根據(jù)學(xué)校的要求進(jìn)行封檔，然后交由學(xué)校相關(guān)部門進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。封檔之后，接下來的工作是檔案轉(zhuǎn)遞。根據(jù)學(xué)生的就業(yè)去向進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，對有明確就業(yè)意向的學(xué)生檔案要根據(jù)升學(xué)學(xué)校或就業(yè)單位提供的檔案地址，通過機(jī)要、快遞等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞；對外省市的檔案轉(zhuǎn)遞，要根據(jù)外省市的文件要求，投遞到相應(yīng)省市的人力資源與社會保障廳、人才交流中心、大中專分配辦公室等，有的可能轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生的生源地的市縣等；此外，輔導(dǎo)員可能會參與到學(xué)校到省內(nèi)的市縣檔案轉(zhuǎn)遞，這需要通過交通工具進(jìn)行運(yùn)輸，需要輔導(dǎo)員在運(yùn)輸過程中確保檔案的安全，在到相應(yīng)市縣部門交接過程中，要交接清楚，留存好交接單。

四、輔導(dǎo)員做好大學(xué)生檔案工作的對策

首先，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。任何一項(xiàng)工作，都由其專業(yè)知識和專業(yè)能力組成，必須在掌握專業(yè)知識基礎(chǔ)上，鍛造專業(yè)能力。其次，要增強(qiáng)工作責(zé)任感。輔導(dǎo)員在大學(xué)生檔案工作過程中，必須增強(qiáng)工作責(zé)任感，以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待大學(xué)生檔案工作。一是注重大學(xué)生檔案的保護(hù)，要妥善保管好大學(xué)生檔案；二是注重大學(xué)生檔案的開發(fā)，輔導(dǎo)員可把大學(xué)生生成的其他重要材料如職業(yè)資格證書的登記表、參加社會實(shí)踐的登記表等開發(fā)出來，在可能的條件下，一并把它們裝入檔案之中。再次，要提升大學(xué)生檔案意識。高校輔導(dǎo)員除做好常規(guī)的大學(xué)生檔案工作之外，還有一項(xiàng)重要的涉及到大學(xué)生檔案的事情必須予以高度重視，那就是培養(yǎng)和提升大學(xué)生的檔案意識。大學(xué)生檔案意識是指大學(xué)生對檔案和檔案工作的認(rèn)知與態(tài)度，特別是對自己檔案的認(rèn)知、了解、利用和開發(fā)。大學(xué)生檔案意識的樹立不僅能夠促進(jìn)大學(xué)生檔案的規(guī)范化建設(shè)，而且對于大學(xué)生就業(yè)和自身的后續(xù)發(fā)展都會產(chǎn)生重要影響。

（責(zé)任編輯：聞 道）

參考文獻(xiàn)：

［1］中華人民共和國教育部.普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定［EB/OL］.http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/ moe/moe_621/201001/81843.html， 2006-07-23.

［2］中華人民共和國教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法［EB/OL］. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/ moe_621/201001/81841.html， 2008-08-20.

［3］廖穎. 對增設(shè)"學(xué)術(shù)類"檔案的質(zhì)疑［J］.檔案學(xué)通訊，2015，（2）.

中圖分類號：G275.1

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-9652（2016）03-0128-03

作者簡介：

吳建章（1974—），男，山東臨沂人，臨沂大學(xué)資源環(huán)境學(xué)院講師，碩士。

徐婭囡（1976—），女，山東臨沂人，臨沂大學(xué)外國語學(xué)院講師，碩士。

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