楊杰

摘 要：檔案管理是建筑工程管理工作的重要組成部分，也是建筑企業(yè)對(duì)工程計(jì)劃進(jìn)行制定與調(diào)整的重要依據(jù)。工程檔案能夠直觀的反映出施工人員的工作狀況，對(duì)于施工安排合理化有重要意義。工程檔案工作也是企業(yè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵因素，對(duì)于目前的建筑工程企業(yè)內(nèi)部管理有重要作用。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；檔案管理；對(duì)策

檔案，是指對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄。屬于國(guó)家所有的，由國(guó)家檔案局會(huì)同國(guó)家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的，由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國(guó)家檔案局同意后確定具體范圍。新時(shí)代檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作的重點(diǎn)之一，是提高檔案工作效率和質(zhì)量的基本保證。新時(shí)代的背景，要求檔案管理工作必須要運(yùn)用科學(xué)的原則、方法和手段，才能使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)，使檔案管理工作逐漸規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。但是，目前我國(guó)檔案管理工作還存在一些問題：管理的理念落后，對(duì)檔案管理的重視程度不足；部分管理人員的綜合素質(zhì)有待提高；檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，管理手段落后等，這些也是檔案管理規(guī)范化的阻礙。為提高新時(shí)代檔案管理規(guī)范化的水平，必須采取一系列的對(duì)策來實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的建設(shè)。

1 當(dāng)前檔案工作管理存在問題

1.檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)素質(zhì)有待提升

一些企業(yè)員工檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的存在偏見，認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理沒有實(shí)質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財(cái)力與物力。個(gè)別項(xiàng)目部和下屬單位的檔案工作沒有實(shí)行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

2.檔案管理不夠規(guī)范

目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：檔號(hào)不規(guī)范；案卷標(biāo)題不規(guī)范；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

3.管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

4.檔案管理觀念落后，重視不夠

檔案管理工作者在觀念認(rèn)識(shí)上比較落后，認(rèn)為自己就是一個(gè)“倉庫管理員”，只負(fù)責(zé)各種資料的收集和整理，對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認(rèn)為保管好就行，處于了一種松懈、安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，落后的檔案管理觀念，缺乏現(xiàn)代化創(chuàng)新意識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，使得單位不能很好地利用檔案中有用的信息資源。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作缺乏重視，工作的條件和場(chǎng)所很差，每天重復(fù)著瑣碎繁雜的工作，工作人員無法認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，認(rèn)為自己的工作可有可無，產(chǎn)生自卑心理，對(duì)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生了十分消極的作用。

2 建筑企業(yè)管理對(duì)策

1.提升工作人員專業(yè)素質(zhì)

工程人員是施工建設(shè)的主體，檔案管理人員是檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人。建筑工程檔案管理效率的提升有賴于管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，建筑企業(yè)可以定時(shí)組織培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)性知識(shí)，提升水平。自項(xiàng)目立項(xiàng)開始就必須同建設(shè)單位展開主動(dòng)聯(lián)系，爭(zhēng)取在第一時(shí)間對(duì)工程的建設(shè)信息進(jìn)行了解，同時(shí)與建設(shè)單位相配合以共同開展工程檔案預(yù)驗(yàn)收之前及項(xiàng)目開工之前的集中培訓(xùn)工作，宣讀檔案的法規(guī)、法律及有關(guān)技術(shù)規(guī)范，從而提升檔案管理人員及技術(shù)人員的檔案專業(yè)知識(shí)水平及其實(shí)踐能力。

2.完善制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理

目前我國(guó)的檔案管理制度存在不健全、管理體系落后的不足。完善的檔案制度，增加檔案管理的有序性，可以有效地提高檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。建立健全分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)的制度、檔案人員崗位責(zé)任制、兼職檔案員工責(zé)任制、檔案整理歸檔制度、檔案借閱保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度、檔案安全制度等。各項(xiàng)檔案規(guī)章制度的條文應(yīng)簡(jiǎn)明而嚴(yán)密，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷改善和充實(shí)。使檔案管理的各項(xiàng)工作有據(jù)可查、有章可循。有效的檔案管理制度，即可以利用最小的人力、財(cái)力、物力將檔案室管理得井井有條，提高檔案管理工作的效率。

3.檔案規(guī)范管理

建筑企業(yè)的檔案管理工作，必須要進(jìn)行科學(xué)化管理，進(jìn)行統(tǒng)一操作，采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，以此提升工作效率，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。通常說來，建筑施工企業(yè)在進(jìn)行檔案的劃分時(shí)，會(huì)根據(jù)信息材料的不同類別，進(jìn)行歸檔。不同的檔案類型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，同時(shí)應(yīng)該采取有效的措施，提升檔案的管理工作。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。

4.強(qiáng)化檔案信息化，發(fā)揮檔案信息功能

新時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)信息化程度越來越高。要求檔案工作也實(shí)現(xiàn)信息化的管理。檔案管理的信息化有利于檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化水平的建設(shè)，有效發(fā)揮檔案的信息功能。因此要加大對(duì)檔案工作的資金投入，增加檔案室的硬件設(shè)備，引進(jìn)和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理的程序和設(shè)備。完善檔案管理有傳統(tǒng)的手工工作方式向信息化的轉(zhuǎn)變，檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化的同時(shí)促進(jìn)了規(guī)范化的建設(shè)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，形成電子信息檔案，以便更加便利的查閱和利用，從而可以提高檔案查閱的效率，長(zhǎng)期來看，可以節(jié)約檔案管理的費(fèi)用，明顯提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的積極開展，要求建筑企業(yè)管理者要有豐富的專業(yè)知識(shí)，而且要緊跟時(shí)代，不斷推進(jìn)信息化管理。企業(yè)管理者首先要深化認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，從工作人員專業(yè)素質(zhì)、管理手段的規(guī)范化、檔案信息化服務(wù)等方面入手，對(duì)檔案管理工作緊抓穩(wěn)拿，將管理工作效率不斷提升。建筑項(xiàng)目是我國(guó)的支柱性產(chǎn)業(yè)之一，對(duì)于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要作用，因此， 要想真正實(shí)施檔案的科學(xué)化管理，就要加快各方面建設(shè)，才能發(fā)揮信息檔案的重要價(jià)值。

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