冉晉

摘 要：在當今大數(shù)據(jù)時代，區(qū)域性高校檔案為了自身生存所需、精細化高效服務等必須進行檔案資源數(shù)據(jù)化，刻不容緩，但是長期以來效果卻不容樂觀。文章就此探討了其檔案資源數(shù)據(jù)化的主要四種困境：管理觀念落后；數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉化不夠；專題數(shù)據(jù)庫建設不夠；專業(yè)人才缺乏。

關鍵詞：區(qū)域性高校；檔案資源；數(shù)據(jù)化；困境；探析

1 區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化困境體現(xiàn)

1.管理觀念落后

當今社會是數(shù)據(jù)社會，是互聯(lián)網(wǎng)+社會，但是許多區(qū)域性高校檔案管理觀念卻還停留在以“藏”為主，手工借閱的階段，工作非常被動，主要原因是管理觀念，思維的轉變。長期以來，在許多區(qū)域性高校領導對于檔案工作，還不夠重視，在機構設置，資金，人員配備方面都處于弱勢地位。機構設置上，很多區(qū)域性高校的檔案室還是掛靠黨辦，院辦。甚至學生人數(shù)規(guī)模達到萬人以上，都沒有獨立成館，這樣檔案室就不能獨立行使其行政管理職能，也就更不能有效地開發(fā)利用檔案信息資源服務了，遠遠跟不上當今大數(shù)據(jù)社會的發(fā)展需要；資金方面，在很多區(qū)域性高校，檔案經費只有硬件維護和人員培訓等項目上配備很少的資金，根本沒有檔案資源數(shù)據(jù)化等專項資金。人員配備上，一是人員不夠，只能滿足日常查閱等常規(guī)工作，精細化服務和檔案資源數(shù)據(jù)化建設根本不夠用；二是專業(yè)性不強，檔案專業(yè)或信息技術專業(yè)的人才很少，根本不能滿足當今數(shù)據(jù)社會高校檔案服務的需要。

再就是區(qū)域性高校檔案工作人員管理觀念，工作理念要轉變。數(shù)據(jù)化改變的不僅僅是形式，它更影響到人們頭腦中深層次的東西。只有思想觀念，工作理念的轉變才能為檔案精細化高效服務提供保證。高校檔案工作人員要改變過去那種以館藏數(shù)量，館舍大小來衡量檔案服務水平的觀念。要樹立以提供檔案服務質量，效率和能力作為檔案館服務水平標準的觀念。樹立超前意識，參與意識，服務意識，了解學校當前和今后一段時間的工作規(guī)劃，年度規(guī)劃，根據(jù)學校各個階段工作的進度和重點，并結合學校教學，科研工作的實際情況主動開展高效的檔案信息服務。

2、數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉化不夠

檔案數(shù)字化實體檔案在高校檔案數(shù)據(jù)建設中是一項最基本的工作，也是最重要的工作，沒有基礎數(shù)字化工作做支撐，數(shù)據(jù)化建設更無從談起。區(qū)域性高校檔案資源館藏主要是紙質檔案、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、縮微膠片、光盤等有形的實體檔案，近幾年由于校園信息化化建設和無紙化辦公，電子檔案也逐步增多，只是數(shù)據(jù)收集管理應用還不夠科學規(guī)范。當前，各區(qū)域性高校對實體檔案進行數(shù)字化處理主要分為兩大部分，一是對紙質文書檔案進行數(shù)字化，主要實現(xiàn)最基本的檢索功能。二是對各類聲像載體檔案進行數(shù)字化處理，將其轉化為計算機可以識別存儲的格式。由于各高校實體檔案數(shù)量龐大、內容復雜，對其進行數(shù)字化處理需要大量的人力，物力和財力的投入。但就各高校檔案數(shù)字化發(fā)展的進度來看，多數(shù)的投入是遠遠不夠的，因而這項數(shù)字化基礎工作大大受到影響，數(shù)據(jù)化建設也就遠遠提不上日程。

檔案數(shù)據(jù)化是檔案數(shù)字化的拓展和推進[1]。如果說檔案數(shù)字化實現(xiàn)了檔案的計算機處理，那么檔案數(shù)據(jù)化則使檔案真正轉化為可用、好用的檔案信息資源。然而，許多區(qū)域性高校檔案部門在工作中往往只注重檔案數(shù)字化的規(guī)模和速度，卻不重視檔案數(shù)據(jù)價值的體現(xiàn)，從而影響了檔案數(shù)字化成果的質量及其效用的發(fā)揮。因此，在檔案數(shù)字化時應該樹立起檔案數(shù)據(jù)化的理念，數(shù)字化的資源都要向數(shù)據(jù)化轉化，使檔案真正成為有價值的數(shù)據(jù)。要把檔案數(shù)字化工作覆蓋到數(shù)字文本（圖像）轉換、條目規(guī)范、著錄索引、綜合和專題數(shù)據(jù)庫建設等各個方面，把數(shù)據(jù)用好用活，更高效地做好檔案精細化服務。

3.專題數(shù)據(jù)庫建設不夠

目前，區(qū)域性高校檔案數(shù)據(jù)庫主要有兩種數(shù)據(jù)庫模式：“一種是以館藏檔案數(shù)字化為基礎的館藏檔案數(shù)據(jù)庫。主要目的是保護珍貴的紙質歷史檔案，提供全部的紙質檔案的數(shù)字化檢索工具，為歷史檔案提供多功能的檢索服務。另一種是以歸檔電子文件為基礎的電子檔案數(shù)據(jù)庫，旨在建立電子文件和數(shù)字檔案文獻的自動化管理集成信息系統(tǒng)。既接收保管和提供數(shù)字檔案資源利用，又為各類電子檔案的真實性，完整性和長期可讀性提供保證?！盵2]而專題數(shù)據(jù)庫是在目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫加工提煉后所形成某一方面用途的數(shù)據(jù)庫。如提煉關鍵詞“家庭背景，畢業(yè)去向”等情況形成的數(shù)據(jù)庫，就為學校的招生，專業(yè)設置，就業(yè)指導提供幫助。如針對學?？蒲蟹矫?，學校可以通過對科研人員隊伍的統(tǒng)計，科研項目的匯總以及科研成果的統(tǒng)計，對所得數(shù)據(jù)進行深入的挖掘，為學校日后師資力量的分配，科研基金獎勵的設置提供依據(jù)。同時，這些數(shù)據(jù)還可以側面反映出學校在科研領域的優(yōu)劣勢之所在，而后進一步加大對其強項的投入，助于學校的長遠發(fā)展[3]。而目前區(qū)域性高校檔案資源專題數(shù)據(jù)庫建設工作很不樂觀，一是由于區(qū)域性高校檔案資源收集不夠及時全面。因為在很多高校里，很多基礎檔案都是期末或年尾才催交，而且很多核心檔案如人事檔案、科研檔案、教務檔案等長期分散保管在各個職能部門，并沒有及時上交至檔案室或檔案館，造成了信息孤島，這樣檔案信息資源很難能做到實時收集和全面收集，更不用說建設專題數(shù)據(jù)庫了。二是建立專題數(shù)據(jù)庫的檔案人才的缺乏，很多區(qū)域性高校檔案工作人員的安排都是安置人員，專業(yè)性，知識結構都不合理，更不用說引進數(shù)據(jù)庫建設方面的專業(yè)人才了。

總之，建立特色專題數(shù)據(jù)庫，是區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化的最為核心的一項工作，只有把這項工作做好了，才能談高效服務，特色服務，才能把區(qū)域性高校檔案資源充分的挖掘和利用起來，充分展現(xiàn)其價值。

4.專業(yè)人才缺乏

區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化工作要做扎實，既懂數(shù)據(jù)又懂檔案的專業(yè)性人才是重要保障。但是目前，區(qū)域性高校檔案的人才配置非常不合理。

據(jù)調查，大部分區(qū)域性高校的專職檔案管理隊伍，從學歷、職稱、專業(yè)結構等方面看，都很不合理，存在“三多三少”現(xiàn)象（即女性多、非檔案專業(yè)學歷人員多、中老年人多，高學歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少）[4]，與檔案資源數(shù)據(jù)化的專業(yè)人才需要求差距甚遠。不少區(qū)域性高校在考慮檔案工作用人的時候，經常以照顧性質為先，安排老、弱、家屬、富余人員等，更不用說引進懂數(shù)據(jù)的專業(yè)人才了，缺乏發(fā)展的眼光。專業(yè)人才的缺乏嚴重束縛了檔案工作向上發(fā)展的空間，妨礙了檔案規(guī)范化、數(shù)據(jù)化的建設。

因而各區(qū)域性高校要根據(jù)辦學規(guī)模需求，以及館藏量，必須引進一定數(shù)量的專業(yè)人才。在引進檔案專業(yè)類人才的時候，要重點考慮檔案數(shù)據(jù)化建設的專業(yè)人才，充實檔案隊伍，并在檔案管理工作中要予以重要，發(fā)揮其領頭羊的作用。對現(xiàn)有的檔案管理人員，主要是要更新觀念，并按照工作實際情況，適量進行檔案數(shù)據(jù)化的專業(yè)培訓，配合懂數(shù)據(jù)化建設的專業(yè)技術人員，做好檔案數(shù)字化等基礎工作。這樣，區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化建設工作才指日可待。

2 結束語

影響區(qū)域性高校檔案資源數(shù)據(jù)化的問題還有很多，其成因也較為復雜，在此恕不詳列贅述。比如國家檔案局層面出臺統(tǒng)一的數(shù)據(jù)化標準，規(guī)范管理，便于共享和利用；高校辦學質量評估增加檔案資源數(shù)據(jù)化考核指標，以評促改等?？傊?，高校檔案工作者必須在不斷進取的實踐工作中，研究和破解困擾學校檔案資源數(shù)據(jù)化工作向上發(fā)展的瓶頸，使其數(shù)據(jù)化工作緊跟當今數(shù)據(jù)社會的發(fā)展，為學校精細化服務發(fā)展，為地方經濟文化的發(fā)展做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]齊力上，詹銳.樹立“數(shù)據(jù)為王”的檔案數(shù)字化建設理念[J].浙江檔案2014（2）：56

[2]徐欣.整合高校檔案資源實行“大檔案”管理研究[J].檔案學研究.2008（5）：30-31

[3]吳放，馮銳.大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息資源建設的新思考[J].蘭臺世界2015（10）：28

[4]李殷青，丘如華，黃華春.廣西高校檔案工作現(xiàn)狀分析與發(fā)展對策思考[J].高教論壇，2009（9）：123