摘 要：本文首先簡要介紹大數(shù)據(jù)概念界定和特征，其次通過描述大數(shù)據(jù)背景下西部高校檔案工作發(fā)生的新變化，接著對當(dāng)前西部高校檔案工作的尷尬現(xiàn)狀進行闡述，最后對此提出建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；西部高校檔案；發(fā)展淺析

現(xiàn)今IT業(yè)發(fā)展之快令人應(yīng)接不暇，“大數(shù)據(jù)”技術(shù)橫空出世可謂炙手可熱，2013年甚至被稱為“世界大數(shù)據(jù)元年”，開辟時代新局面，賦予時代新內(nèi)涵。我國政府為搶占新一輪科技競爭戰(zhàn)略制高點，將大數(shù)據(jù)上升為國家戰(zhàn)略層面，戰(zhàn)略部署輾轉(zhuǎn)西部，隨之大數(shù)據(jù)滲透至各行業(yè)，并成為迅猛發(fā)展的新動能。步入“大數(shù)據(jù)”時代檔案行業(yè)應(yīng)如何適應(yīng)并借勢而上、立足潮頭？本文立足于“大數(shù)據(jù)”背景下，以國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略為契機，呼吁西部高校全面推行檔案信息化工作，利用“大數(shù)據(jù)”的優(yōu)勢充分挖掘有價值的信息，提高檔案管理工作效率，從而提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)概念界定與特征

（一）大數(shù)據(jù)概念界定

工信部在《2014年大數(shù)據(jù)白皮書》[1]中提出大數(shù)據(jù)，源于2011年5月麥肯錫從經(jīng)濟和商業(yè)維度詮釋大數(shù)據(jù)發(fā)展?jié)摿Φ膶ｎ}研究報告：大數(shù)據(jù)指的是大小超出常規(guī)的數(shù)據(jù)庫工具獲取、存儲、管理和分析能力的數(shù)據(jù)集。[2] 維基百科釋義“大數(shù)據(jù)”，指所涉及的數(shù)據(jù)量規(guī)模巨大到無法通過人工在合理時間內(nèi)達到截取、管理、處理并整理成為人類所能解讀的信息。[3] 大數(shù)據(jù)是一個總稱性概念，它還可以細(xì)分為大數(shù)據(jù)科學(xué)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)工程、以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等不同領(lǐng)域。[4] 如IBM、Teradata和oracle等研究集中于大數(shù)據(jù)技術(shù)研發(fā)，MIT（Massachusetts Institute of Technology，即麻省理工學(xué)院）Cal（University of California，Berkeley，即加州大學(xué)伯克利分校）這些高校大多聚焦于大數(shù)據(jù)科學(xué)研究，政府企業(yè)更倚重大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面。雖然目前對大數(shù)據(jù)沒有很統(tǒng)一的認(rèn)識，但多數(shù)比較認(rèn)同大數(shù)據(jù)是指對數(shù)量巨大、類型繁多的數(shù)據(jù)進行采集、預(yù)處理、存儲、分析，發(fā)現(xiàn)新的知識，挖掘新的價值并應(yīng)用到實踐中，從而提高效率。

（二）大數(shù)據(jù)特征

2001年，高德納咨詢公司分析員Doug Laney在其研究演講中將數(shù)據(jù)增長特性歸納為有三個，分別是：量（Volume）即數(shù)據(jù)多少；速（Velocity）即資料輸入、輸出的速度；類（Variety），即多樣性。在此理論基礎(chǔ)上，IBM提出大數(shù)據(jù)的4V特征，得到了業(yè)界的廣泛認(rèn)可。（1）Volume（數(shù)據(jù)量大），

每年數(shù)據(jù)量劇增，從PB到ZB數(shù)量級甚至更大，IDC的報告指出早在2013全球數(shù)據(jù)量4.4ZB；（2）Variety（數(shù)據(jù)類型多），包括傳統(tǒng)的格式化數(shù)據(jù)，以及來自互聯(lián)網(wǎng)的日志、視頻、音頻、圖片、地理位置信息等數(shù)據(jù)類型；（3）Velocity）（處理速度快）；（4）Veracity（真實性），即追求高質(zhì)量的數(shù)據(jù)。

大數(shù)據(jù)技術(shù)與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有著本質(zhì)的不同，它開發(fā)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)挖掘、特異群組挖掘、圖挖掘等新型數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，從各種類型的數(shù)據(jù)中快速獲得有價值信息，時間越長大數(shù)據(jù)分析價值就越低，甚至失去意義。

2 大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作新變化

大數(shù)據(jù)滲透各個行業(yè)使得人們進一步認(rèn)識關(guān)注信息資源，并且不斷從深度上挖掘，從寬度上拓展，實現(xiàn)利用最大化，高校檔案作為信息資源的重要組成部分，必然受到影響并已悄然發(fā)生新變化。

（一）高校檔案信息量急劇增長

檔案是社會組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。在大數(shù)據(jù)背景下，高校學(xué)生的學(xué)籍、選課、成績、借書、上網(wǎng)、論壇、微博、教師的基本信息、上課課件和視頻、遠(yuǎn)程教育課程等都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，同時還有設(shè)備、機房和圖書信息等也會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)。[5] 除人才培養(yǎng)方面意外，高校管理活動、科研學(xué)術(shù)、社會服務(wù)等同樣也會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)量大，類型多樣，來源分布廣，變化速度快，明顯具備了大數(shù)據(jù)特征。以貴州醫(yī)科大學(xué)（簡稱貴醫(yī)）為例，

數(shù)據(jù)來源的主要渠道：（1）各類網(wǎng)站。貴醫(yī)現(xiàn)有1個學(xué)校主頁網(wǎng)站，下設(shè)多個院系、黨群行政和直屬單位等二級網(wǎng)站；（2）各級管理系統(tǒng)。部分業(yè)務(wù)部門有自己的管理系統(tǒng)，如辦公自動化（OA）、教務(wù)、學(xué)生、財務(wù)、人事等系統(tǒng)，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)；（3）科研數(shù)據(jù)。貴醫(yī)每年在科研中也會產(chǎn)生海量的實驗數(shù)據(jù)；（4）各類媒體報道。在各個新聞媒體時有關(guān)于貴醫(yī)的報道。從上述幾個渠道產(chǎn)生的信息量大且種類多，都具有一定價值，屬于歸檔范疇，可見高校檔案信息量與日俱增。

（二）高校檔案信息需求劇增

當(dāng)下高校檔案用戶信息需求呈現(xiàn)多元化的發(fā)展，包括教學(xué)、科研、校園文化等各個方面。隨著踐行“陽光政府”信息公開，人們對國家的法律政策和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定等需求不斷增加；隨著學(xué)校發(fā)展壯大，如今高校更加重視文化底蘊的建設(shè)，紛紛開展諸如歷史、名人、校園文化等特色檔案，如貴醫(yī)2014年更名（貴陽醫(yī)學(xué)院更名為貴州醫(yī)科大學(xué)）期間，利用歷史檔案、名人檔案、特色檔案等總計600余次；時代在進步用戶對高校檔案利用也提出了更高的要求，如近幾年的出國深造、移民等人數(shù)逐年增多，有學(xué)生要求檔案館出具中英文成績單及學(xué)籍證明，如貴醫(yī)2013-2015年期間，有此要求的次數(shù)分別是2次、8次、19次，逐年呈上升趨勢。可見，大數(shù)據(jù)促使高校檔案數(shù)量增長，同時刺激用戶對檔案信息的需求類型隨之提高。

（三）高校檔案信息價值提高

大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)挖掘，首先需在從海量信息中，提取真實可靠有價值的信息。高校檔案是指高校從事教學(xué)、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種圖文、聲像等不同形式的記錄載體。正因為這類信息資源最真實可靠、最具權(quán)威的特性，在進行大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)處理時比其他信息資源更具優(yōu)勢。

3 西部高校檔案工作面臨尷尬現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息量與日俱增、種類繁多，傳統(tǒng)的檔案工作方式已無法適應(yīng)新的變化，實施檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，然而西部高校檔案工作面臨尷尬的現(xiàn)狀很難跨越第一步。

（一）對檔案信息化建設(shè)工作重視力度不夠

高校普遍存在對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，檔案工作未列入學(xué)校考核指標(biāo)范疇，因此對檔案工作缺乏指導(dǎo)、關(guān)注少，資金投入不夠、人員配置匱乏，從而導(dǎo)致檔案事業(yè)的發(fā)展滯后。西部高校財政本身的困窘，檔案工作專項資金更少，要實施檔案信息化建設(shè)，需要必要的資金投入保障，用于檔案信息化的服務(wù)器、掃描儀等相關(guān)硬件設(shè)備高達數(shù)萬元，檔案資料繁多外包成本高達數(shù)百萬元，西部各高校檔案館每年可支配經(jīng)費應(yīng)付日常開銷尚且捉襟見肘，數(shù)百萬資金望而卻步，人員嚴(yán)重匱乏情況進行檔案信息化建設(shè)顯然是力不從心，如貴醫(yī)檔案館在編4人，在館檔案5000余份。

（二）檔案信息服務(wù)能力與方式滯后

檔案部門長期習(xí)慣保管重于利用的工作方式，以文書管理為主；館藏結(jié)構(gòu)類型單一；僅限為教職員工生服務(wù)；用戶親自辦理相關(guān)審批手續(xù)，程序較為繁瑣。部分西部高校沒有設(shè)立檔案館，檔案以科室隸屬于人事組織等部門，查閱登記等還是手工方式，沒有引入檔案管理系統(tǒng)，即使應(yīng)用該系統(tǒng)的高校也普遍存在以下問題：1、在檢索上查全率和查準(zhǔn)率低，系統(tǒng)信息更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上每日信息量。檔案利用常通常采用借閱、復(fù)印等形式，錄入系統(tǒng)的僅僅是簡單的目錄，很難對檔案信息分析處理，更難挖掘出有價值的信息。如貴醫(yī)檔案館2013年成立，目前還沒有引入檔案管理系統(tǒng)，還是傳統(tǒng)人工收集、整理、登記等工作方式。可見，檔案信息服務(wù)能力與方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了大數(shù)據(jù)發(fā)展需求。

（三）檔案信息安全問題凸顯

各類信息資源在大數(shù)據(jù)背景下逐漸開放和共享，同時給檔案信息帶來了安全隱患。西部高校進行檔案信息化的為數(shù)不多，國家相關(guān)法律法規(guī)滯后于檔案信息化的發(fā)展，因此沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范化控制，無法建立健全的檔案信息安全保障體系。如我國在上世紀(jì)90 年代初開始信息化建設(shè)，1999 年頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，直到2001 年才出臺《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等。

大數(shù)據(jù)背景下西部高校檔案工作發(fā)展建議

在大數(shù)據(jù)背景下，西部高校檔案工作迫切需改變傳統(tǒng)的工作模式，充分挖掘檔案信息的價值，全面建設(shè)檔案信息化，改進工作方式，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求。

（一）抓住發(fā)展機遇 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

西部高校檔案信息化建設(shè)的必要前提是大量資金支持，資金問題一直是制約檔案工作發(fā)展的主要因素，因此檔案部門應(yīng)緊跟國家發(fā)展腳步，多方尋求支持，抓住發(fā)展機遇。五中全會公報提出實施“國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”，標(biāo)志著大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略正式上升為國家戰(zhàn)略，我國政府為搶占新一輪科技競爭戰(zhàn)的略制高點，戰(zhàn)略部署輾轉(zhuǎn)西部，國家級首個大數(shù)據(jù)綜合綜合試驗區(qū)落戶貴州，IBM在成都建立云計算大數(shù)據(jù)中心，騰訊云數(shù)據(jù)中心落地重慶，契合了西部高校檔案工作發(fā)展壯大的迫切實際需求，以此為依托爭取國家支持，全面實現(xiàn)檔案信息化，提升檔案利用價值。同時，應(yīng)當(dāng)把檔案事業(yè)納入到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中，實時進行監(jiān)督管理，給予必須的人財物等資源，為學(xué)校的檔案信息化建設(shè)堅實后備力量。

（二）提高檔案工作服務(wù)能力與方式

挖掘檔案有價值信息，西部高校信息化起步晚，首先就得規(guī)范收集，在原有范圍基礎(chǔ)上，增加對人物、歷史、文化等類型收集，

并且高校檔案工作須實時與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，確保電子文件的形成、運行和歸檔過程真實可靠性。同時還要關(guān)注并主動收集電視、互聯(lián)網(wǎng)等各種媒體上產(chǎn)生的檔案資源。搭建檔案管理系統(tǒng)，確保該系統(tǒng)的擴展性，服務(wù)器能承載巨大的數(shù)據(jù)量，檢索方式延伸至可以搭建內(nèi)容，確保該系統(tǒng)檢索功能良好。逐步開展檔案信息加工服務(wù)，針對用戶提出的需求，通過加工給予有價值的服務(wù)，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)檔案館開發(fā)了成績管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能自動翻譯學(xué)生成績，并制作統(tǒng)一、規(guī)范的成績單等成品，實現(xiàn)檔案利用高效率，受到師大的好評也值得我們學(xué)習(xí)借鑒。

（ 三 ） 加強檔案信息安全管理能力

大數(shù)據(jù)給檔案信息資源帶來隱患，西部高校檔案信息安全還是沿用傳統(tǒng)模式，因此要特別加強信息安全管理，構(gòu)建信息安全保障體系。首先檔案工作人員要樹立高度的責(zé)任感與安全意識，認(rèn)識數(shù)據(jù)重要性并確保其安全、保密，這是任何預(yù)防任何隱患的必要前提。高校檔案部門從技術(shù)著手，通過設(shè)立多重不同密碼、全方位進行監(jiān)控、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等嚴(yán)格控制訪問，加強隱私管理，保留檢索日志，避免檔案泄密；建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)防止信息化資源被毀壞、遺失，實現(xiàn)信息化檔案異質(zhì)異地、隨時保存?zhèn)浞?。同時，高校檔案部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案工作發(fā)展實際需求，制定信息安全方面的規(guī)章制度，確保各項工作有章可循。

總而言之，西部高校檔案信息化較發(fā)達地區(qū)高校起步晚，發(fā)展緩慢。大數(shù)據(jù)時代到來，不僅給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)與機遇，以國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略重心投入西部為契機，贏得相關(guān)管理部門與學(xué)校的大力支持，結(jié)合實際做好統(tǒng)籌規(guī)劃，全面推動實現(xiàn)高效檔案信息化的可持續(xù)發(fā)展，提升高校檔案利用。

參考文獻

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作者簡介

龍宛苡（1986-）女，苗族，貴州銅仁人，貴州醫(yī)科大學(xué)檔案館，助理館員。