朱弦弦

摘 要：由于職業(yè)學(xué)校的檔案包括學(xué)校行政管理、教育教學(xué)、總務(wù)財務(wù)、基建、專業(yè)設(shè)施設(shè)備、合作企業(yè)信息、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)等各個方面，因此，職業(yè)學(xué)校檔案管理工作具有極其重要的作用，其有效保證職業(yè)學(xué)校良好的建設(shè)與發(fā)展。本文基于現(xiàn)階段職業(yè)學(xué)校檔案管理工作上存在的困難，對新時期職業(yè)學(xué)校檔案管理如何強化的工作制定應(yīng)對方案。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案管理；難點；對策

近年來，中國的職業(yè)教育得到長足發(fā)展。在職業(yè)學(xué)校各項工作中，學(xué)校檔案是一項真實歷史記錄，其成為學(xué)校管理和發(fā)展的關(guān)鍵性信息資源，不僅成為學(xué)校重要的一項財富，還是國家與社會的瑰寶。在學(xué)校總體工作中，檔案管理是其中一項重要的內(nèi)容，有利于強化學(xué)校建設(shè)，大力改革學(xué)校教學(xué)，提升教學(xué)質(zhì)量，促進學(xué)生就業(yè)，推動了教學(xué)研究與學(xué)?？茖W(xué)的進一步發(fā)展。

1 職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的重要意義

1.1 學(xué)校的寶貴財富

在學(xué)校檔案中，大量檔案都記錄和保存了職業(yè)學(xué)校發(fā)展進程、教育教學(xué)經(jīng)驗與成果，這部分檔案中滲透了學(xué)校管理者和教師們長期付出的心血，記載了學(xué)校教職員工在學(xué)校的光輝事跡，以及他們付出的勞動和共享，集中體現(xiàn)了學(xué)校的整體教學(xué)水平，并且成為學(xué)校教職員工的勞動結(jié)晶。唯有將學(xué)校已有的檔案信息充分利用起來，才能將其潛在的社會與經(jīng)濟雙重效益充分發(fā)揮出來，良好地服務(wù)于教學(xué)科研，進一步促進教學(xué)水平的提升。

1.2 樹立學(xué)校形象的依據(jù)

學(xué)校不但是形成檔案的主體，并且也是檔案實現(xiàn)自身價值和發(fā)揮其優(yōu)勢的主要場所。學(xué)校檔案是在學(xué)校中逐漸形成和發(fā)展的，并且還可能產(chǎn)生改變，在學(xué)校教育教學(xué)工作、組織、管理中始終存在檔案，它能實現(xiàn)對學(xué)校教學(xué)、管理、運行軌跡的記錄，成為學(xué)校最為關(guān)鍵的信息資源。通過學(xué)校檔案能對本學(xué)校的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展特點、規(guī)律有全面的把握，對學(xué)?，F(xiàn)存檔案分析的基礎(chǔ)上，能更深入地了解學(xué)校教育教學(xué)工作各個方面的歷史進程，對學(xué)校自身形象與價值觀建設(shè)的成果和不足進行歸納，所以，學(xué)校檔案成為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)打造學(xué)校良好形象的根據(jù)。

2 我國職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的難點

2.1 對檔案管理工作的認識不足

大多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視了學(xué)校檔案管理工作，其原因首先主要是未能充分認識到學(xué)校檔案管理工作的重要性，具體表現(xiàn)在以下兩點：首先，未能全面了解我國《檔案法》，從我國頒布檔案法到現(xiàn)在，除了檔案部門有關(guān)人員指導(dǎo)一些法案的內(nèi)容，基本上未能全面認識該法。其次，一些職業(yè)學(xué)校未能積極有效處理好檔案收集工作中存在的問題，依然選擇傳統(tǒng)檔案管理部門索取等落后的方式搜集檔案，造成檔案管理過程中缺乏主動移交的意識。未能做好檔案移交工作，造成職業(yè)學(xué)校檔案管理部門很難搜集材料，難以保證有效開展檔案搜集和管理工作。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

學(xué)校檔案管理人員基本上由其他部門人員兼任，并不是專業(yè)出身，缺乏較高的整體素質(zhì)。因為工作量大，任務(wù)重，因而導(dǎo)致他們業(yè)務(wù)不精，專業(yè)技能不強。他們中很多人缺乏較高學(xué)歷和多元化的知識，創(chuàng)新意識不強，不符合工作的要求。極少數(shù)人缺乏較強的政治素質(zhì)，觀念意識落后，工作上隨意性較強，缺乏責任感。另外，很多學(xué)校的檔案管理崗位安排都是照顧老弱病殘的性質(zhì)，人員變動大，缺乏連續(xù)性。

2.3 檔案信息建設(shè)方法落后

傳統(tǒng)的檔案信息建設(shè)方式一方面造成檔案管理人員工作任務(wù)量重，另一方面工作效率也不高，人力資源優(yōu)勢得不到發(fā)揮。不僅如此，我國職業(yè)學(xué)校檔案工作發(fā)展受限的一個重要因素即為檔案室缺乏先進的硬件。目前，由于社會經(jīng)濟條件的改善，學(xué)校基本上改善了辦學(xué)條件，然而在檔案室建設(shè)方面仍然較為落后，集中體現(xiàn)如下：一些檔案室缺乏一定的檔案管理條件，比如，缺乏檔案保存的防潮、防火、通風等條件；一些檔案擺放隨意，因而造成查找檔案上存在安全隱患；一些學(xué)校尚未引進先進的檔案管理設(shè)備，或者僅僅是使用了初步的數(shù)字化管理平臺，但并沒有全面的數(shù)據(jù)化解決方案。

3 強化職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的有效對策

3.1 加強對檔案管理重要性的認識

增強我國職業(yè)學(xué)校全體員工，尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識，進而保證職業(yè)學(xué)校檔案管理工作落實到位。積極主動學(xué)習(xí)檔案法，深入了解該法案，并積極宣傳，讓學(xué)校全體成員對檔案管理有更深的認識，充分意識到其重要性。除此之外，防止出現(xiàn)說一套、做一套等短期實用主義行為，將學(xué)校檔案管理工作落實到位，定編定崗，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理制度，根據(jù)一定的法律法規(guī)有效整理、分類和歸檔檔案，保證高效、科學(xué)地開展檔案管理工作。不僅如此，還必須增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的價值的認識。學(xué)校管理者必須對學(xué)校檔案管理工作進行認真檢查，對其中的各項問題進行全面了解和正確處理，保證學(xué)校檔案管理工作與時俱進，不斷發(fā)展。學(xué)校必須遵循檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，構(gòu)建綜合檔案等有關(guān)管理機構(gòu)，正確統(tǒng)計和集中管理學(xué)校的教學(xué)、設(shè)備、文書、學(xué)籍及會計等事項。

3.2 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案工作能否有良好的質(zhì)量直接受到檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平的影響，檔案管理人員必須增強自身意識，樹立繼續(xù)教育的觀念，積極建設(shè)制度體系與運行機制。對于新任檔案管理工作人員而言，學(xué)校必須定時對其展開檔案管理工作相關(guān)的培訓(xùn)，使其扎實掌握基礎(chǔ)知識，提高基本技能；而對于部分穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍，因為他們工作實踐長，相關(guān)理論知識與操作技能已經(jīng)基本具備，然而在工作一定時間后要進行充電，吸收先進的技術(shù)與方法，所以也需要吸收新知識，促進自身綜合素質(zhì)水平的提升。新檔案員能參與各地檔案局開展的崗位培訓(xùn)班，對檔案技術(shù)知識進行全面學(xué)習(xí)，合格后獲取從業(yè)資格證書。老檔案員也需要參加市檔案局檔案工作人員的繼續(xù)教育培訓(xùn)，選擇合適的課程，全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識，促進自身各方面能力素質(zhì)的提升。

3.3 強化檔案建設(shè)的信息化水平

在現(xiàn)代社會信息化發(fā)展中，建設(shè)檔案信息化占據(jù)重要地位，并且在職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中也居于基礎(chǔ)性地位。首先，檔案管理人員必須樹立現(xiàn)代化的檔案建設(shè)觀念，促進自身檔案建設(shè)水平的提升，其次，就檔案管理方面而言，職業(yè)學(xué)校檔案管理必須跟隨時代同步發(fā)展，不斷創(chuàng)新，基于對傳統(tǒng)檔案管理理念的改善，確定現(xiàn)代化、科學(xué)的檔案管理體系和運行機制。另外，我國職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，也就是結(jié)合計算機、新信息檢索等現(xiàn)代化辦公設(shè)備搜集、整理與保存檔案，進而保證學(xué)校高質(zhì)量的檔案服務(wù)。構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，積極引進現(xiàn)代化管理技術(shù)與先進技術(shù)設(shè)備，進而推動學(xué)校檔案管理水平的提升。

4 結(jié)語

綜上所述，職業(yè)學(xué)校管理人員必須對檔案管理工作的價值進行正確認識，增強檔案管理人員各方面的能力與素質(zhì)，積極建設(shè)檔案信息化，唯有如此，促進檔案管理工作朝著高效的方向發(fā)展，為其它工作的順利開展提供良好的服務(wù)，促進職業(yè)學(xué)校的管理質(zhì)量與水平的提升，進一步推動職業(yè)學(xué)校的進步和發(fā)展。

參考文獻

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