員淑芹

摘要：衛(wèi)校的檔案對(duì)于中職院校的教育管理以及教學(xué)計(jì)劃的制定具有重要的作用，并且也是衛(wèi)校的后續(xù)發(fā)展的信息支撐。但是不可否認(rèn)的是近代許多的衛(wèi)校在檔案的管理中存在著很大的問題。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以說(shuō)在各個(gè)行業(yè)都開始占據(jù)一席之地。作為中國(guó)教育系統(tǒng)的一個(gè)重要組分，衛(wèi)校也應(yīng)該逐漸的將信息技術(shù)融入到日常教育和管理中，電子檔案的管理也成為衛(wèi)校職工不得不面臨的問題。本文主要介紹了衛(wèi)校檔案的一些特點(diǎn)，以及針對(duì)衛(wèi)校檔案中的電子檔案的管理的策略。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)校 電子檔案 管理

一、電子校務(wù)背景下，衛(wèi)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案信息化和電子校務(wù)的發(fā)展脫節(jié)。從上世紀(jì)開始，計(jì)算機(jī)已經(jīng)開始在我國(guó)得到廣泛的應(yīng)用，各衛(wèi)校也開始逐步的將計(jì)算機(jī)技術(shù)與自身的需求結(jié)合起來(lái)，開發(fā)了不同的信息系統(tǒng)。不同的職能部門由于各自工作的特點(diǎn)不同，其所建立的信息系統(tǒng)也不相同。這也就造成了多類信息共同發(fā)揮作用的局面。許多衛(wèi)校也建立了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，但是，不得不承認(rèn)大部分的電子檔案都存在擴(kuò)充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無(wú)法與其他部門的管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無(wú)法溝通的窘迫現(xiàn)狀，不僅限制了電子校務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展，而且浪費(fèi)了很多的人力、物力以及財(cái)力。所以怎樣實(shí)現(xiàn)電子檔案與學(xué)校其他部門的檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，以求達(dá)到信息的互通有無(wú)是許多衛(wèi)校所面臨的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。

2.檔案的管理水平有待提高。電子校務(wù)的發(fā)展也帶來(lái)了另一個(gè)問題，如何實(shí)現(xiàn)校務(wù)的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對(duì)電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內(nèi)容可以分為兩個(gè)層次，檔案目錄的數(shù)字化以及全文信息的數(shù)字化?，F(xiàn)在許多衛(wèi)校的電子檔案只是停留在目錄信息的數(shù)字化，只是簡(jiǎn)單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的目錄查詢，這種狀況無(wú)疑影響了整個(gè)學(xué)校信息化的過(guò)程。

3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個(gè)重要問題，電子校務(wù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了檔案部門與其他的學(xué)校部門甚至是外界系統(tǒng)的信息交流，有效提高了學(xué)校檔案部門的工作效率，但是隨之而來(lái)的是檔案的安全得不到保障。網(wǎng)絡(luò)中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔(dān)心的網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個(gè)衛(wèi)校的注意，在注意到電子檔案安全的同時(shí)也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無(wú)法挽回。

二、衛(wèi)校電子檔案管理的發(fā)展策略

電子校務(wù)的發(fā)展不僅為檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇而且也提出了新的要求，這就需要衛(wèi)校工作者進(jìn)一步提升自己的能力。

1.加強(qiáng)信息資源共享。電子檔案的數(shù)據(jù)來(lái)自于不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，內(nèi)容包括教學(xué)、人事、科研、學(xué)生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統(tǒng)的對(duì)接問題是實(shí)現(xiàn)資源共享的重點(diǎn)。目前，衛(wèi)校應(yīng)當(dāng)推出與電子校務(wù)相適應(yīng)的一種體系，以此來(lái)健全各種檔案服務(wù)系統(tǒng)，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。在各科室的共同協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，可以有效地提高學(xué)校教職工的工作效率。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段，各個(gè)衛(wèi)校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數(shù)字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質(zhì)的。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)衛(wèi)校檔案的管理，還可以提高檔案服務(wù)的深度，這是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。衛(wèi)校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價(jià)值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數(shù)字化檔案的花費(fèi)依然很高，這些都是衛(wèi)校電子檔案管理的難點(diǎn)。針對(duì)這些問題，學(xué)校應(yīng)該有所選擇，盡量選擇價(jià)值高并且社會(huì)需求很大的檔案先進(jìn)行數(shù)字化，再逐步普及到全校，進(jìn)而建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.增強(qiáng)安全防御能力。信息安全問題一直備受人們的關(guān)注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進(jìn)行：一是嚴(yán)格管理制度。好的管理，才是系統(tǒng)安全的根本保障。衛(wèi)校的檔案業(yè)務(wù)繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責(zé)，分工合作，負(fù)責(zé)好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并在檔案工作的全過(guò)程中進(jìn)行管理?？梢酝ㄟ^(guò)采取防火墻、個(gè)人身份鑒別、建立數(shù)據(jù)庫(kù)備份系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)性措施，構(gòu)筑安全防范體系。二是加強(qiáng)技術(shù)保障。過(guò)硬的技術(shù)是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過(guò)建立完備的安全防范體系，達(dá)到保護(hù)檔案安全的目的。衛(wèi)校的檔案人員還應(yīng)該注意文件的前期管理，從源頭便開始控制文件的質(zhì)量，以保證電子檔案的安全以及完整。

總之，衛(wèi)校電子檔案的恰當(dāng)管理，可以保證檔案的完整性，促使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。各個(gè)衛(wèi)校應(yīng)該抓住電子校務(wù)發(fā)展的機(jī)遇，加強(qiáng)自身的網(wǎng)絡(luò)化、信息化的建設(shè)。關(guān)注電子檔案管理的最新策略，配合檔案管理者的工作，切實(shí)保障衛(wèi)校電子檔案管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]趙萱.電子檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].機(jī)電兵船檔案，2010（4）

[2]王存喜，楊玉楓.談高校離退休教職工電子檔案系統(tǒng)建設(shè)[J].華北科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2014（11）