高強　張旭麗　曲家奇

【摘 要】 文章通過對J公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制建設(shè)成功實例進行調(diào)研，分析與思考該公司應(yīng)收賬款控制活動各個環(huán)節(jié)的制度建設(shè)，總結(jié)其成功經(jīng)驗，為其他企業(yè)應(yīng)收賬款控制提出參考建議，以確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和抵御風險能力，促進企業(yè)健康和可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 應(yīng)收賬款； 內(nèi)部控制； SOP系統(tǒng)

【中圖分類號】 F275.1 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2016）15-0068-03

一、引言

J公司是一家具有一百多年歷史以制造業(yè)為主的外資企業(yè)，在中國成立了投資公司及DBC商務(wù)服務(wù)共享中心，承接了該公司在亞洲地區(qū)的大部分財務(wù)活動。J公司在中國地區(qū)主要經(jīng)營應(yīng)收及應(yīng)付業(yè)務(wù)，目前該公司應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款和總賬的財務(wù)活動位于DBC商務(wù)服務(wù)共享中心。J公司應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)的運營都會按照事先與客戶共同協(xié)商并一致同意的規(guī)范合法的標準操作流程（Standard Operate Process，簡稱SOP）來進行。

J公司有完善的公司內(nèi)部制度和結(jié)構(gòu)，管理理念先進并實時更新，權(quán)責明確，相互制衡。公司應(yīng)收款項財務(wù)工作使用的是QAD財務(wù)軟件，支持為客戶開具發(fā)票、處理收款、計算費用、反映交易明細和記錄客戶余額等功能，充分滿足了應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程需求，保障了資產(chǎn)安全。同時，該公司在事前就做好了應(yīng)收賬款會計人員職責分工與QAD財務(wù)軟件操作權(quán)限的授權(quán)批準，會計人員能夠履行其責任，保障自身操作的安全，有預(yù)見性地抵御財務(wù)風險的發(fā)生。

每月月末召開的總結(jié)會議，為財務(wù)信息溝通、解決出現(xiàn)的問題和日后改進方案創(chuàng)造了良好的條件。J公司制定了能夠有效規(guī)避風險的風險評估政策，監(jiān)督制度包括管理者對應(yīng)收賬款會計人員日常財務(wù)操作的監(jiān)督、內(nèi)部審計和QAD系統(tǒng)對財務(wù)操作的監(jiān)督與記錄。

公司的應(yīng)收賬款控制活動有一套非常健全有效的流程，本文對該流程進行較為詳細的介紹，以便為企業(yè)應(yīng)收賬款管理提供有益的借鑒和參考。

二、應(yīng)收賬款合同控制

（一）應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)流程

應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)以合同管理與維護為起點，終于存檔工作的完成，詳見圖1。

（二）合同管理與維護

作為整個應(yīng)收賬款控制活動的起點，該項管理主要是與開發(fā)票等財務(wù)信息相關(guān)的客戶合同信息管理。財務(wù)部以E-mail從HR、IT、采購部門或者其他部門收到J公司領(lǐng)導部門與客戶簽訂合同的掃描件，根據(jù)合同內(nèi)容與客戶再次確認相關(guān)信息，尤其是合同中有關(guān)財務(wù)信息的部分，例如費用、價格、服務(wù)期限和外派人員姓名等。如果是一個新客戶，需要從負責總賬的財務(wù)人員那里得到該新客戶的成本中心、客戶代碼和應(yīng)收賬款代碼，根據(jù)合同及成本中心的信息建立并維護合同注冊的Excel表格，以便日后交易中該客戶財務(wù)信息的獲取與管理，并將合同復印件歸檔。特別需要注意的是，應(yīng)著重看合同扉頁雙方的簽字或者公章，二者必須至少有一樣來保證合同的真實有效，如果有異議，應(yīng)及時與合同的提供者聯(lián)系確認，以保證交易合法正常進行。

（三）客戶信息管理與維護

合同管理與維護后，第二步驟是對客戶信息的管理與維護。應(yīng)收賬款會計會讓客戶提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證和文件的掃描件信息進行存檔，以便客戶的合法性認證和日后管理。如果是新客戶，則將新客戶申請表發(fā)給上海本地CSC財務(wù)中心，由其領(lǐng)導部門進行審核批準后，應(yīng)收賬款會計將審批證明材料和客戶信息發(fā)給總賬會計，由其建立客戶代碼和應(yīng)收賬款代碼。得到代碼后，應(yīng)收賬款會計會將客戶的納稅人識別號、地址、聯(lián)系電話、開戶銀行、代碼信息和聯(lián)系人等信息進行整理并保存到公共盤上。特別需要注意的是，如果是國內(nèi)客戶的話，應(yīng)收賬款會計會要求上海的本地財務(wù)中心在金稅系統(tǒng)（GTS）中維護增值稅注冊信息。以上客戶檔案的建立，為日后財務(wù)工作的開展做好了充足的信息準備。

（四）開發(fā)票前信息維護

該部分主要任務(wù)是計算出售服務(wù)的價格，形成價格計算明細表，為開發(fā)票奠定基礎(chǔ)，應(yīng)收賬款會計根據(jù)客戶特點分別進行開發(fā)票前信息維護。

IT部門人員主要為集團內(nèi)部公司客戶提供技術(shù)性服務(wù)，服務(wù)包括建立數(shù)據(jù)庫和增加操作權(quán)限等。每年，應(yīng)收賬款會計會收到IT主管部門的工作報告，并于每個月收到該部門提供的相關(guān)費用明細分類表，根據(jù)費用明細分類表、增值稅稅率和匯率，在價格計算表格中計算該項服務(wù)的價格，為方便計算，最終以人民幣的形式表現(xiàn)出來，并交給應(yīng)收賬款部門的管理者進行審批，做好監(jiān)督和檢查工作。

外派人員和技術(shù)咨詢?nèi)藛T（MSA&TA）為集團內(nèi)部公司客戶提供服務(wù)。該人員主要為管理部門負責人或財務(wù)總監(jiān)。應(yīng)收賬款會計會收到HR部門的工作報告、合同和對該外派人員或技術(shù)咨詢?nèi)藛T的年度報酬、預(yù)付起始日期和每月分期付款額等信息，根據(jù)這些信息在價格計算表格中計算該項服務(wù)的總價格，并將價格明細交給應(yīng)收部門的管理者進行審批，為日后開發(fā)票搜集支持材料。

管理部門向公司集團內(nèi)部國外的公司客戶提供服務(wù)，應(yīng)收賬款會計收到HR部門發(fā)來的郵件，即為代墊代付薪酬的費用明細，應(yīng)收賬款會計通過QAD系統(tǒng)導出上個月利潤表的報告，結(jié)合二者信息摘取總費用金額，每項費用金額都有其唯一的費用科目代碼和中文明細，在價格計算表格中將費用歸集到相應(yīng)科目代碼中，并計算總金額，再加上8%的手續(xù)費為最終價格，最后交給應(yīng)收部門的管理者進行審批，做好監(jiān)督和檢查工作。

一次性費用，收到管理者發(fā)來的一次性費用的郵件，根據(jù)交易信息做好價格計算工作，為日后填制憑證、開發(fā)票和收款等工作做足準備。

三、應(yīng)收賬款核算控制

（一）填制和審核憑證

隨著價格計算的完成，應(yīng)收賬款會計應(yīng)根據(jù)所計算的價格填制憑證，并將價格計算表、郵件等作為原始支持材料附在憑證后面。J公司的會計憑證屬于自制憑證，具有公司圖案標志、計算稅額是否準確的公式、檢查借貸平衡的公式和固定格式，在電腦中填好電子版憑證后再進行打印與審核工作。憑證中應(yīng)包括憑證編號、時間、公司代碼、供應(yīng)商代碼、客戶代碼、摘要描述、借貸金額、應(yīng)收賬款、主營業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（銷項稅）等賬戶代碼、賬戶金額和相關(guān)部門簽字蓋章等基本信息。信息填好后，用憑證中事先設(shè)計好的公式來計算稅費并審核借貸方金額是否相等，這種做法大大節(jié)約了傳統(tǒng)填制會計憑證的時間，便于管理本月憑證，并提高了會計數(shù)據(jù)計算的準確性和工作效率，降低了財務(wù)風險。

（二）為客戶開具發(fā)票

要強調(diào)的是，應(yīng)收賬款會計應(yīng)該待憑證通過應(yīng)收賬款部門管理者審核后再進行開發(fā)票工作。在QAD系統(tǒng)中錄入已審核通過的憑證上的相關(guān)信息，系統(tǒng)將自動產(chǎn)生發(fā)票（憑證號即發(fā)票號），并在系統(tǒng)中將發(fā)票打印，發(fā)票開好后QAD系統(tǒng)顯示。

月底，應(yīng)收賬款會計將發(fā)票通過QAD系統(tǒng)發(fā)給總賬部門，此后，發(fā)票不可被刪除和修改，最終將憑證、發(fā)票、價格計算表和郵件等支持材料裝訂在一起進行存檔。

要特別注意的是，在系統(tǒng)中打印發(fā)票后，應(yīng)判斷該發(fā)票幣種是否屬于人民幣。當幣種屬于人民幣時，應(yīng)收賬款會計應(yīng)以郵件的形式將QAD系統(tǒng)發(fā)票、支持材料和增值稅注冊信息發(fā)給上海CSC本地財務(wù)中心，由其負責開增值稅發(fā)票的財務(wù)人員通過金稅系統(tǒng)（GTS）開具增值稅發(fā)票和發(fā)票信息維護，并將增值稅發(fā)票以快遞的形式給予客戶，同時，將增值稅發(fā)票明細的掃描件和增值稅注冊維護表以郵件的形式發(fā)給大連DBC商務(wù)共享服務(wù)中心的應(yīng)收賬款會計進行存檔，月末，QAD系統(tǒng)發(fā)票與GTS系統(tǒng)發(fā)票將進行對賬；當幣種屬于美元、歐元等時，應(yīng)直接將系統(tǒng)發(fā)票以郵件的形式發(fā)給客戶，并將其存檔，以便日后對賬和款項收回。

（三）發(fā)票調(diào)整

這種調(diào)整過程是以客戶向大連DBC商務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)收賬款會計退還發(fā)票為前提的，這種情況一般發(fā)生在月初或者月末。應(yīng)收賬款會計應(yīng)與相關(guān)部門查明退還原因并判斷是否需要重新填制憑證。原因通常有以下三種：一是HR部門提供信息有問題，比如外派人員已經(jīng)離職并未提供對外服務(wù)，但費用已被開出；二是應(yīng)收賬款會計記賬錯誤；三是IT部門提供信息有誤。查明原因后如果的確有問題將作出調(diào)整，從客戶來源和退票時間采取相應(yīng)方法。

如果屬于國內(nèi)客戶退票，該筆交易當月發(fā)生并當月退票，應(yīng)收賬款會計可以直接在QAD系統(tǒng)中開出負數(shù)發(fā)票來調(diào)整；該筆交易發(fā)生與退票不屬于同一月時，應(yīng)收賬款會計在QAD系統(tǒng)中開負數(shù)發(fā)票的同時，上海CSC本地財務(wù)應(yīng)根據(jù)應(yīng)收賬款會計準確無誤的信息和管理者的認證，到當?shù)囟悇?wù)局申請，重新開具紅字增值稅發(fā)票、

如果屬于國外客戶退票，無論該筆交易當月發(fā)生并當月退票，或者該筆交易發(fā)生與退票不屬于同一月，應(yīng)收賬款會計都可以直接在QAD系統(tǒng)中開出負數(shù)發(fā)票來調(diào)整即可。

（四）收款并清發(fā)票

客戶支付應(yīng)付款項到達J公司的銀行賬戶，國內(nèi)客戶會將款項付到花旗銀行（Citi），國外客戶會將款項付到渣打銀行（SCB），這種處理方式方便客戶進行付款也便于公司的貨幣資金管理。

當收到款項的幣種是人民幣時核算方法如下：每周五，應(yīng)付賬款會計將從花旗銀行（Citi）下載的能反映J公司AE CN項目資金進賬的銀行報表以E-mail的形式發(fā)給應(yīng)收賬款會計，應(yīng)收賬款會計根據(jù)相關(guān)資金進賬的客戶信息到Aging report里查找未清發(fā)票的信息，Aging report即從QAD系統(tǒng)導出并經(jīng)過人工處理的Excel表格，反映所有已經(jīng)開發(fā)票但未收到客戶付款的信息，包括交易摘要、應(yīng)收金額、客戶信息、發(fā)票號、付款期限和應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)分析透視表信息等。同時，將可以清掉的發(fā)票和在Aging repot里搜集的該發(fā)票所有信息集中維護到cash application（收款）表格中記錄，cash application表格排好收款編號，記錄本月總收款筆數(shù)，下一步進入到QAD系統(tǒng)清發(fā)票模塊，錄入cash application表格信息清發(fā)票。

最終將系統(tǒng)產(chǎn)生的清發(fā)票憑證打印，將銀行報表中有關(guān)該筆進賬金額的信息打印作為清理發(fā)票的支持材料并同清發(fā)票憑證打印件準備好，待通過應(yīng)收賬款管理部門蓋章審核后一起存檔。

當收到款項的幣種不是人民幣（通常為美元或歐元）時核算方法如下：客戶會將款項付到渣打銀行（SCB）待核查賬戶中，應(yīng)收賬款會計會收到渣打銀行以E-mail形式發(fā)來的確認函。根據(jù)確認函提供的客戶名或發(fā)票號信息，到Aging report里找到該筆金額對應(yīng)的發(fā)票信息，在客戶填寫欄將信息填好后把掃描件以E-mail形式發(fā)給上海CSC本地財務(wù)，由其蓋章認證后將掃描件發(fā)給大連DBC商務(wù)服務(wù)中心應(yīng)收賬款會計和渣打銀行。此后，渣打銀行審核已蓋章的確認函，通知應(yīng)收賬款會計，登錄國家外匯管理局應(yīng)用平臺網(wǎng)站錄入確認函中信息再次進行確認金額和費用明細，渣打銀行會將款項打到J公司銀行賬戶上。隨后，應(yīng)收賬款會計根據(jù)確認函中提供的金額和付款客戶信息，在Aging report 中找到對應(yīng)發(fā)票，進入到QAD系統(tǒng)清發(fā)票模塊，錄入發(fā)票信息清發(fā)票，最終將系統(tǒng)產(chǎn)生的清發(fā)票憑證打印，同確認函打印件準備好，待通過應(yīng)收賬款管理部審核后一起存檔。

特別需要說明的是，J公司針對不同幣種進行收款核算，并在關(guān)鍵環(huán)節(jié)采取郵件、蓋章認證和文件存檔的措施降低財務(wù)風險，存檔的材料為內(nèi)部審計的開展打下了基礎(chǔ)。同時，Aging report表格的制作過程是一個復雜的數(shù)據(jù)搜集過程，為降低收款風險提供了數(shù)據(jù)保障。另外，J公司為客戶指定的默認收款期限為30天，當超過90天時，應(yīng)收賬款會計會聯(lián)系客戶，提醒收款期限或者查明原因，這項事中控制措施有利于及時收款，降低呆賬壞賬的風險。

四、應(yīng)收賬款監(jiān)督控制

（一）月中和月末對賬

包括與客戶對賬、收款與銀行報表對賬和子賬與總賬進行對賬。

與客戶進行對賬時，分別于每月10日和17日進行操作。由應(yīng)收賬款會計給客戶發(fā)郵件目的有兩點：第一，與客戶核對是否收到發(fā)票并且核對金額是否正確，如果未收到發(fā)票或金額不一樣，則進行調(diào)整[ 1 ]；第二，如果該項賬款付款天數(shù)超過90天，應(yīng)收賬款會計查明原因的同時要求客戶提供付款計劃。每月至少兩輪對賬，如果客戶已經(jīng)于10日前付款則不需要再次對賬，如果10日前未回信或未付款，則需要在17日進行下一輪對賬，待收到客戶付款后再清發(fā)票。特別需要注意的是，以上通常是當幣種屬于人民幣時的做法。如果幣種屬于美元，應(yīng)收賬款會計會收到應(yīng)付賬款會計發(fā)來的關(guān)于賬戶金額不平的信息和在QAD系統(tǒng)里導出的未付款發(fā)票客戶信息，待收到客戶付款后再清發(fā)票。

月末，當月收款全部結(jié)束時，應(yīng)收賬款會計會將本月維護的收款清單與從銀行下載的J公司銀行報表進行核對，以確保本月系統(tǒng)收款金額與公司實際進賬金額相等。

子賬與總賬進行對賬，一般是月初第三天。開展已收款項和未收款項對賬工作時，從系統(tǒng)導出總賬明細和子賬明細，開展對賬工作，檢查借方金額和貸方金額是否平衡，進行試算平衡，確保期初金額與本期發(fā)生額之和等于期末金額；如果不平，則找出哪一筆交易不平，是哪位會計人員進行這項操作的，查明并分析原因，采取相應(yīng)的解決辦法并作出調(diào)整。

特別需要說明的是，應(yīng)收賬款會計會在月初根據(jù)總賬發(fā)來的當月美元兌人民幣的匯率進行調(diào)匯工作，保證當月金額準確，有利于財務(wù)工作的正確開展。

（二）存檔工作

應(yīng)收賬款會計應(yīng)將當月的所有憑證和發(fā)票打印件等支持材料統(tǒng)一按照憑證號進行存檔，將電子版信息維護等表格進行歸集存檔，做好記錄，以備日后查詢和審計工作。

綜上，企業(yè)應(yīng)收賬款的控制活動主要包括業(yè)務(wù)方面和核算方面分別進行的控制以及對業(yè)務(wù)和核算共同的監(jiān)督控制。應(yīng)收賬款的管理首先應(yīng)從源頭做好控制，防患于未然。應(yīng)收賬款控制活動是一種貫穿于賒銷業(yè)務(wù)全過程的決策、執(zhí)行、監(jiān)督動態(tài)機制[ 2 ]，對規(guī)范、約束賒銷業(yè)務(wù)人員的行為，保障賒銷業(yè)務(wù)按規(guī)定的程序辦理具有十分重要的作用。相關(guān)企業(yè)可借鑒J公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制建設(shè)和實施的成功經(jīng)驗，確保企業(yè)經(jīng)濟活動健康和可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

[1] 財政部.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范[A].中國財政經(jīng)濟出版社，2010.

[2] 財政部.內(nèi)部會計控制規(guī)范：基本規(guī)范[A].中國財政經(jīng)濟出版社，2001.