范文博

摘 要： 教學檔案在一定程度上體現(xiàn)高校的辦學實力和辦學水平，系部作為高校的一個基本單位，其教學檔案管理更是不容忽視。本文在總結(jié)教學檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，對系部教學檔案的管理提出了看法。

關(guān)鍵詞： 系部教學檔案 管理心得 工作建議

一、教學檔案的重要地位

教學檔案是教育教學實踐與研究和管理活動中，形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，提高高校教學檔案的管理水平，并充分發(fā)揮其對教學的參考、指導作用，才能有效促進教學管理水平和教學質(zhì)量的提高。

教學檔案管理工作是系教學秘書日常最主要的工作內(nèi)容之一，這是因為一方面檔案工作是秘書工作的起點，通過對檔案的利用可以幫助我們在最短時間內(nèi)了解系部的工作內(nèi)容、工作特點和規(guī)律，以便更好地開展工作，提高工作效率，另一方面檔案工作是秘書工作的終點，各種辦理完畢有價值的文件最終都會作為檔案信息加以整理和保存，并通過各種途徑服務(wù)于各項工作。因此，掌握檔案工作理論和技能具有現(xiàn)實的指導意義。

教學檔案不同于其他類型的檔案，具有很強的專業(yè)性、多樣性、系統(tǒng)性、周期性、分散性等特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，其產(chǎn)生于教學實踐和教學管理活動的各個環(huán)節(jié)之中。

二、教學檔案的歸檔范圍

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，作用重大。教學檔案的歸檔范圍包括教學管理、教學講授和實踐活動中形成的材料，主要包括：

1.教學計劃、教學方案、教學大綱及專業(yè)設(shè)置、課程安排等文件材料，這些是具體實施教學工作的重要依據(jù)和前提。

2.自編教材、講義和全國統(tǒng)編教材，采用外來教材的目錄和間接、典型教案、試題試卷分析、專家來校講座、錄音、錄像等材料，這些材料能夠真實反映教學水平和學術(shù)水平。

3.學校有關(guān)教學工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、系部有關(guān)教學工作的批示等指導性文件。

4.教學研究活動計劃、總結(jié)、典型材料、重要經(jīng)驗交流材料、教學檢查等材料，本校出版的學報等，這些都是教學水平和科研水平的真實反映，并對今后教學科研工作具有借鑒和指導作用。

5.招生、學生的名冊、學生成績表、學籍變動、畢業(yè)、結(jié)業(yè)等資料，學生實習報告、畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計、論文等資料的收集，這些都反映教學質(zhì)量和學生掌握專業(yè)文化知識的情況。

6.學生、教師參加社會實踐獲得的榮譽及獎項等資料，這些反映了學校的教學水平和學生的社會競爭力。

三、教學檔案的整理

教學檔案整理可以分為專業(yè)建設(shè)和管理、課程建設(shè)和管理、教材建設(shè)和管理、實驗教學、實踐與實習、畢業(yè)論文（設(shè)計）、課務(wù)管理、考務(wù)管理、學籍管理、教學質(zhì)量監(jiān)控、教學改革、教學獎勵、招生管理、上級文件、其他需要保存的檔案等大約10余大類，100余小項。其中，根據(jù)檔案的存放年限又分為永久性、長期性和短期性。根據(jù)上述總體原則及日常整理歸檔的習慣，我將檔案歸檔周期分為以下幾種類型：1.以一學期為一周期。平時的教學管理等檔案大多數(shù)是以某一個學期為一周期進行整理歸檔，如學生的學期成績、試卷、課程設(shè)計報告、試驗報告等。在學期即將結(jié)束時開始整理歸檔。2.以年度為一周期。有些檔案主要是一些按照年度編號的文件等基本是按照年度進行歸檔的，即該檔案的整理要貫穿兩個學期。如教務(wù)處或其他相關(guān)部門下發(fā)的一些執(zhí)行性、指導性文件等。我一般是按照學期整理好但暫時不裝訂，等兩個學期都整理好后就按年度進行裝訂存檔。3.以完成某一事項為一周期。這一特殊周期可以從幾個月到幾個學期不等。如國家或省市等統(tǒng)一的大型考試（全國計算機等級考試、英語應(yīng)用能力考試或英語四、六級考試等），我一般是按照考試周期歸檔，即從考試報名開始一直持續(xù)到考試成績公布。而有些科研項目及教學改革等檔案的周期則是從準備開始之時一直跟蹤到結(jié)束，形成一個完整的檔案周期。

關(guān)于平時檔案的收集方法，可以說是“事無巨細”。但是如何做到，需要平時做“有心人”。舉例說，我將日常工作文件所用的文件夾按照歸檔的要求分門別類，按每個文件夾單獨成檔，平常相關(guān)文件就放在相應(yīng)的文件夾內(nèi)，到一定周期后即可整理歸檔。這樣既保證了檔案的完整性又節(jié)省了檔案整理的時間。

四、加強教學檔案管理工作的建議

1.制訂檔案管理相關(guān)規(guī)定及實施方案。把教學檔案管理作為教學管理工作的一個重要組成部分，制定系內(nèi)檔案工作相關(guān)制度，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學性。主要工作制度包括：檔案的編目分類制度，檔案的分級管理制度，檔案的存儲借閱制度，檔案管理人員的職責與獎勵制度等。

2.轉(zhuǎn)變觀念，強化全員檔案意識，切實認識教學檔案的重要性，改變片面抓教學而忽視教學檔案管理工作的局面。檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在系部各項工作和改革中發(fā)揮作用，是為了服務(wù)學校教學工作。教學秘書作為系部檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，學校其他人員應(yīng)對檔案尤其是教學檔案的歸檔管理工作予以重視。

3.加強教學檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案信息化是適應(yīng)信息化時代的需要。以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立電子教學檔案數(shù)據(jù)庫，通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成數(shù)字化信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時，方便廣大師生迅速檢查和查詢需要的檔案信息資料，為學校及系部教學改革和發(fā)展服務(wù)。

4.提高教學檔案管理人員素質(zhì)與水平。檔案信息化建設(shè)能否取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，需加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握新的檔案管理技能和方法。

5.不定期進行檔案檢查、監(jiān)督。檢查監(jiān)督是確保教學檔案建檔、歸檔的質(zhì)量保證，在無數(shù)次總結(jié)—改進—再總結(jié)—再改進不斷反復過程中，才能夠達到規(guī)范歸檔、積累經(jīng)驗、改進方法、提高檔案管理水平的目的。

總之，系部教學檔案管理是一項任重而道遠的工作，不僅需要教學秘書注意平時一點一滴資料的收集整理，而且需要不斷從思想和行動上追求、創(chuàng)新，并且需要全系教職員的積極配合與參與，這樣，系部的檔案管理工作才會得到更快更好的發(fā)展。