文靜　周曉燕

【摘要】人事檔案材料的收集是檔案利用的基本前提，改革開放后人員流動性增強，使得傳統(tǒng)的流動人員人事檔案收集范圍、方法受到越來越大的挑戰(zhàn)。本文針對當(dāng)前流動人員人事檔案收集的困境，提出通過互聯(lián)網(wǎng)手段和獎勵機制改進流動人員人事檔案收集方法的設(shè)想。

【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案；材料收集

一、明確流動人員人事檔案的概念

人事檔案是指黨和國家機關(guān)、社會組織在人事管理實踐中記述和反映個人經(jīng)歷、學(xué)識水平和德才表現(xiàn)，并以個人為單位，按一定的要求和方法加以整理，由指定部門集中統(tǒng)一保管，以備查閱和利用的歷史記錄。

按照人社部發(fā)﹝2015﹞90號文件規(guī)定，流動人員檔案主要包括以下八類：非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案；與企事業(yè)單位解除或終止勞動（聘用）關(guān)系人員的檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案；自費出國留學(xué)及其他因私出國（境）人員的檔案；外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案；其他實行社會管理人員的檔案。

二、流動人員檔案材料收集的困境

流動人員人事檔案涵蓋面廣、數(shù)量眾多，現(xiàn)行人才服務(wù)機構(gòu)依然參照干部檔案管理方式進行，按十大分類對檔案進行收集、排序、整理和裝訂，利用率低、更新率低，維護困難已成為困擾人事檔案工作者的難題，促使我們更多地思考擴充收集檔案材料內(nèi)容，提高檔案利用價值。

流動人員檔案材料收集困境與現(xiàn)有的檔案管理方式、規(guī)范，以及企業(yè)管理人事管理與檔案分離的現(xiàn)狀密不可分：

（一）流動人員檔案管理機構(gòu)的分散制約檔案材料收集

人社部發(fā)﹝2015﹞90號文明確規(guī)定流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)管理。這一規(guī)定使我國現(xiàn)階段流動人員人事檔案保管層級機構(gòu)眾多，各地檔案管理機構(gòu)制定標準不同，受到管理機構(gòu)管轄范圍限制導(dǎo)致檔案流動頻繁，不利于一定時間內(nèi)檔案材料的收集整理，尤其在檔案保管取消收費并納入基本公共服務(wù)范圍后，跨地區(qū)流動人員檔案在戶籍所在地、工作所在地人才服務(wù)機構(gòu)存在多頭管理，相互推諉都現(xiàn)象。

（二）流動人員檔案歸檔范圍、收集方式缺乏創(chuàng)新

人才服務(wù)機構(gòu)對流動人員檔案材料的收集、整理均使用干部檔案整理方式，不僅對流動人員的個人信息收集形成限制，也對檔案從業(yè)人員的思維也形成了固化模式，在工作中對疑似屬于十大類的檔案材料缺乏判斷，對材料移交過程中是否需形成單位密封缺乏判斷。

（三）流動人員檔案與人事管理分離，材料收集缺乏有力組織者

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，以個人名義托管比例遠高于以單位名義托管，個人在學(xué)歷深造、培訓(xùn)結(jié)業(yè)、職稱評審以及企業(yè)就職過程中的入職、錄用、考核、晉升及離職都無法通過材料形成單位或就業(yè)企業(yè)及時反映在人事檔案中，往往在調(diào)檔、用檔過程中才知曉問題，幸運者能補之，不幸者甚至因此而錯失機會。

另外，大量高校畢業(yè)生檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機構(gòu)后，其履歷、技能信息在相當(dāng)長一段時間內(nèi)因意識的缺乏、宣導(dǎo)的落后等原因往往難以繼續(xù)更新，而未就業(yè)畢業(yè)生則更加容易造成人、檔失聯(lián)。

（四）流動人員檔案的復(fù)雜性制約檔案材料的收集

流動人員多來自不同行業(yè)、從事不同職業(yè)，使其檔案內(nèi)容各具特點，同時行業(yè)、職業(yè)對檔案材料形成、轉(zhuǎn)遞有不同的要求，其中如果涉及企業(yè)專利等對信息安全要求較高的情況，那么企業(yè)檔案材料的轉(zhuǎn)遞積極性就會受影響，收集難度就比較大，工作量也會增多。

三、流動人員人事檔案材料收集工作改進策略設(shè)想

（一）整合區(qū)域性資源，實物統(tǒng)一管理，信息多處共享

在流動人員人事檔案分級管理中劃分區(qū)域（或互結(jié)聯(lián)盟），由資源相對豐富（或較高層級）組織統(tǒng)一管理中心，對人事檔案實物、信息管理，提供庫房、人員、場地和信息技術(shù)的建設(shè)，搭建統(tǒng)一的管理平臺，提供信息查詢和全真電子化檔案。由資源相對缺乏（或較低層級）的人才服務(wù)機構(gòu)對外提供檔案基本公共窗口服務(wù)，引導(dǎo)所在區(qū)域的流動人員或其就業(yè)所在單位就近或自選區(qū)域內(nèi)窗口移送檔案材料，由管理中心統(tǒng)一分配資源，分流分批處理材料審核，歸入人事檔案。

（二）積極開放流動人員人事檔案材料收集范圍

在保持現(xiàn)有人事檔案歸檔范圍基礎(chǔ)上，增設(shè)個人誠信記錄，如銀行貸款、違章罰款、公共業(yè)務(wù)繳費、考試違紀等信息；增設(shè)個人健康記錄，如就診記錄、體檢記錄等，對歸入人事檔案的各類材料制定分類辦法、使用規(guī)范。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建與材料形成單位間溝通樞紐設(shè)想

傳統(tǒng)的材料收集方式，以委托代辦為主，由材料形成單位轉(zhuǎn)交個人或由工作單位統(tǒng)一移交檔案管理機構(gòu)，部份由形成單位直接轉(zhuǎn)遞而來。如今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為工作、生活的重要介質(zhì)，互聯(lián)網(wǎng)時代流動人員人事檔案信息的收集過程必須進行改進。結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時代信息知識碎片化的特點以及各地人才服務(wù)機構(gòu)服務(wù)網(wǎng)站的硬件基礎(chǔ)設(shè)施，建立數(shù)據(jù)中心，為所有存檔流動人員分配專屬ID賬號，賦予每一個ID賬號專屬的數(shù)據(jù)傳輸接口，方便流動人員隨時將某一時段形成的檔案信息上傳至流動人才公共服務(wù)中心檔案材料數(shù)據(jù)庫。這種網(wǎng)上檔案材料提交收集方式設(shè)想可行性主要是當(dāng)前流動人員人事檔案類型中的流動人員屬于有技術(shù)有文化的中高層次人才，對互聯(lián)網(wǎng)的認知和使用能力較強，不存在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用上的障礙。

同時，以電子數(shù)據(jù)形式儲存的數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案存在巨大的差異，實現(xiàn)紙質(zhì)文件載體向電子文件載體轉(zhuǎn)變，不僅需要解決電子文件載體易于損壞、易于修改，真實性易受懷疑的技術(shù)難點，還需制定檔案材料電子文件為載體的相關(guān)的法律法規(guī)、條文條例規(guī)定，以便使各級流動人員人事檔案材料收集工作者能有法可依，有據(jù)可行，開放數(shù)字檔案公共查檔區(qū)域，適當(dāng)向個人、無管理權(quán)限單位開放閱檔權(quán)限。

（四）積極引導(dǎo)各材料形成單位緊密合作

以人社部發(fā)﹝2015﹞90號文為契機，人事檔案取消管理收費，積極向企業(yè)進行宣導(dǎo)，首先需要在全社會形成及時補充檔案材料的思想意識，不斷挖掘人事檔案的內(nèi)容，為用人單位、用檔單位提供有效的信息和緊密的服務(wù)，其次由被動接收轉(zhuǎn)為主動出擊，積極提供上門服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)。

（五）引入獎勵機制，激勵材料形成單位將材料及數(shù)據(jù)引入檔案管理機構(gòu)

在區(qū)域內(nèi)與傳統(tǒng)及擴充的檔案材料收集范圍中所涉及的材料形成單位建立長效合作，引導(dǎo)紙質(zhì)材料、數(shù)據(jù)信息的有序收集、利用，對有效移交的材料和數(shù)據(jù)制定獎勵辦法，提升人事檔案利用價值。當(dāng)然，移交的規(guī)范、數(shù)據(jù)的利用、資金的來源依然是一個重要的問題。