崔辰

摘 要：檔案管理在院校管理中占很大比重，做好檔案管理工作才能 更好的 幫助學校了解學生情況，制定更符合實際情況的建設(shè)需求，提高學校對學生教育水平以及對社會服務(wù)功能。但目前，國內(nèi)一些院校檔案管理能力不足，不能將檔案管理優(yōu)勢最大發(fā)揮，浪費了許多檔案資源?；诖耍疚膶⑻接懺盒n案存在問題與解決對策。

關(guān)鍵詞：院校檔案管理；存在問題；解決對策

雖然不同領(lǐng)域?qū)τ跈n案定義各有不同，但檔案構(gòu)成要素卻是相同的：形成者、具有考察價值、形式和載體多樣性，其意義在于通過收集、記錄、整理幫助使用者更加全面掌握所需信息，并且做出適宜決策。2008年，國家檔案局也發(fā)布了《高等學校檔案管理辦法》，為各院校制定檔案管理制度提供參照標準，幫助其做好檔案管理工作，由此可見檔案管理在學校管理中具有重要意義。

一、學校做好檔案管理工作的意義

1.綜合反映學生素質(zhì)

學生在校期間參加的各類學?；顒?，一些大型活動如運動會、考試等，學生在這些活動中表現(xiàn)都會被記錄在檔案內(nèi)，這些檔案記錄都反映了學生在校期間能力表現(xiàn)具有客觀真實性。學校榮譽頒發(fā)及用人單位考察學生能力素質(zhì)時都會將檔案作為參考依據(jù)，在學生以后工作中，院校檔案也是其最初檔案，每一筆記錄都反映著學生成長過程，因此對于學生是重要的人事資料。

學校只有做好檔案管理工作，才能保證檔案記錄真實有效，而且可以綜合反映出學生能力，加強用人單位對于學生了解程度，根據(jù)其能力安排適當崗位，也利于學生職業(yè)規(guī)劃與發(fā)展。

2.規(guī)范學生言行舉止

學校雖然會為在校學生制定各類規(guī)定章程，規(guī)范其言行舉止，但一些學生缺乏個人素質(zhì)和集體觀念的意識，還是會明知故犯。而檔案則在此過程中顯示出規(guī)范效用，學生一些不良行為會被記錄在檔案內(nèi)，從心里層面起到了懲罰作用，加強學生行為意識培養(yǎng)，為了避免檔案被留下負面記錄則會按照學校規(guī)范，對自身言行舉止負責。從另一角度來看，良好檔案記錄，也會對學生言行舉止起到激勵作用，使學生更加積極參加學?；顒樱⑼ㄟ^良好表現(xiàn)，增加檔案榮譽記錄，促進了學校學生管理工作，使學生自發(fā)配合學校要求，提升綜合能力。

二、院校檔案管理中存在問題

1.學校重視程度低

很多院校在檔案管理方面都存在認識不足問題，不能正確看待檔案管理工作重要性，因此在檔案方面出現(xiàn)一些問題，如檔案記錄不及時，更新程度慢，調(diào)檔慢等。這都是由于缺乏專業(yè)人員管理或是管理人員認知不強造成的。很多院校并沒有專門設(shè)立檔案管理部門，只是將其統(tǒng)歸于人事管理部門，或是檔案資料零散學生、教師部分歸于人事管理，學校部分則歸于圖書資料查詢，使學校檔案缺乏系統(tǒng)化管理。而且在人員編制上，大多數(shù)為校方領(lǐng)導家屬或是一些臨近退休教師，專業(yè)素養(yǎng)低、業(yè)務(wù)能力差，不能滿足檔案管理工作需要。

2.檔案管理制度混亂

由于檔案管理意識不強，很多學校都沒有健全、專業(yè)的檔案管理制度，再出現(xiàn)大規(guī)模檔案變動計劃時，嚴重加大了人力勞動量和工作難度。如江西省某教育廳為擴大辦學規(guī)模，修建新校區(qū)，將幾所大專院校合并成一所新學校，在這過程中大量學校職員都要面臨檔案資料更改問題，而且新校區(qū)建成后，一些教師職稱也會發(fā)生改變，這都會加大檔案管理工作量，需要健全制度作為保障才能高效完成。

3.檔案資源利用率不高

這是很多學校檔案管理工作又一弱勢，不能將檔案資源全面利用起來，只看到了其記錄、查詢功效。因此檔案記錄方式單一只是紙質(zhì)記錄，而且對于院校長期積累檔案不進行系統(tǒng)分類，浪費了檔案資源。學校其他部門包括學生，檔案管理參與程度低，這種做法更加降低了檔案用途開發(fā)，校方也不能注意到檔案管理優(yōu)勢，檔案管理工作長期得不到重視程度，這都不利于檔案管理良性循環(huán)。

三、針對管理不足提出建議

1.提高對檔案管理工作重視程度

各院校應加強檔案管理工作重視程度，為其單獨設(shè)立管理部門，加大人力、物力建設(shè)，加強檔案管理意識普及。

應該建立專業(yè)管理團隊來進行檔案管理工作。學校在人員選聘上，應該偏向?qū)I(yè)化選擇，而不是按照選聘人員學校資歷作為參考依據(jù)，為提高檔案管理效率檔案人員應具備以下幾方面素質(zhì)。第一要具有良好道德素質(zhì)，檔案主要功用在于記錄，檔案管理人員一定要按照及時實際情況客觀記錄，而不能根據(jù)個人利益需要更改記錄，或是編造記錄。涉及到檔案擁有者一些獲獎榮譽、資格考試憑證或是處罰記錄一定要進行記錄核實?，F(xiàn)在一些院校內(nèi)造假成風，學生為提高就業(yè)能力，會買一些假證件，檔案管理者在證件記錄時一定要做好考查，避免這種現(xiàn)象發(fā)生，保持學校良好形象。第二，要具有專業(yè)管理素質(zhì)，管理者能通過科學合理的管理手段為檔案進行分類，而且能因此開發(fā)出檔案管理新用途，提高檔案資源利用效率，在一些大型檔案變動管理工作中，也能保質(zhì)保量完成。第三為信息化應用素質(zhì)，隨著現(xiàn)代無紙化辦公發(fā)展水平日益提高，檔案管理也要向著無紙化方向發(fā)展，檔案管理者應該具備信息化技術(shù)應用能力。

2.加強檔案資源利用率

從兩方面加強對于檔案資源利用，首先開展“全員建檔”活動，一增加檔案種類與記錄方式，提高學校資源利用率。學校可以自己錄制上課視頻，一是幫助學生加強課堂回顧，提升學習質(zhì)量；二是將學校教育資源作為學校檔案進行存放，也是為一些教學水平較高教師保存能力憑證，教師在職稱評比或是申請其他學校工作時，影像資料比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更具說服力。第二是創(chuàng)建學校檔案信息化管理系統(tǒng)，提高全員參與性積極性。建立信息系統(tǒng)，學校每個人都可以通過登錄學校官網(wǎng)查詢自身檔案，一方面可以檢查檔案是否及時更新，另一方面可以依照檔案情況加強自身管理，為檔案添加更多良好記錄。

建立電子管理系統(tǒng)，還提高了檔案服務(wù)功效與管理效率，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可進行操作，節(jié)省了人力勞動。學生或是職員在遇到一些問題是，可以通過查詢檔案中傳統(tǒng)處理辦法來進行參考，還能更加了解學校文化，加強校風建設(shè)。

院校檔案管理具有綜合反映學生素質(zhì)、規(guī)范學生日常行為規(guī)范作用，因此院校應該加強對其重視程度。建立專業(yè)管理部門，并且提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，使得檔案管理更加科學有效。建立信息化管理方式，提高全員參與性，提高檔案服務(wù)功效。

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