孫秀艷

摘 要：檔案服務(wù)即檔案的提供利用，是檔案管理工作的根本目的，檔案服務(wù)工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)，優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)會(huì)產(chǎn)生間接或直接的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作者應(yīng)積極向社會(huì)各界提供利用，切實(shí)做好檔案服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，滿(mǎn)足多方面的需求，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響。那么如何加強(qiáng)檔案服務(wù)工作，將其提到一個(gè)新的水平上，現(xiàn)就此試述己見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；思想；服務(wù)質(zhì)量

一、轉(zhuǎn)變服務(wù)觀(guān)念是加強(qiáng)檔案服務(wù)工作的思想保證

為了要更好地利用檔案，必須轉(zhuǎn)化三種觀(guān)念：一是轉(zhuǎn)化服務(wù)觀(guān)念。新世紀(jì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我們要把對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)移到提高經(jīng)濟(jì)效益的中心上來(lái)，使人們認(rèn)識(shí)到檔案是自己的、有效的、經(jīng)常的信息來(lái)源，認(rèn)識(shí)到迅速獲得檔案信息的重要性。二是轉(zhuǎn)化服務(wù)對(duì)象觀(guān)念。由于我國(guó)曾是一個(gè)自給自足的小經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)方式占主導(dǎo)地位的封建農(nóng)業(yè)國(guó)家，個(gè)體的封閉的生活方式造成了人們內(nèi)向的認(rèn)識(shí)，長(zhǎng)期以來(lái)認(rèn)為檔案僅僅是為政府部門(mén)和官員服務(wù)的，給檔案工作抹上了濃厚的政治色彩。新時(shí)期我們要將檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)內(nèi)部擴(kuò)大到與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的社會(huì)多方面服務(wù)。三是轉(zhuǎn)化服務(wù)態(tài)度觀(guān)念。新形勢(shì)下，檔案管理人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)了解領(lǐng)導(dǎo)決策和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，根據(jù)社會(huì)各方面特別是領(lǐng)導(dǎo)決策工作的需要，積極開(kāi)展檔案資源信息，努力做好提供利用，采取先進(jìn)的方法和手段，積極主動(dòng)地挖掘館藏檔案的信息資源，深化為社會(huì)服務(wù)的功能。

二、強(qiáng)化規(guī)范化管理是加強(qiáng)檔案服務(wù)工作的夯基之本

為了要更好地利用檔案，必須保證檔案內(nèi)容齊全。一是要做到大力豐富館室收藏。收齊收全檔案資料，做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，是檔案建設(shè)的根本，也是搞好檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，是滿(mǎn)足社會(huì)各方面利用的前提條件。沒(méi)有館藏或館藏不豐富，檔案工作便會(huì)造成“無(wú)源之水、無(wú)本之木”。因此，必須按規(guī)定抓緊抓好檔案的接收工作，特別是經(jīng)濟(jì)信息和科學(xué)技術(shù)等方面的檔案接收工作。根據(jù)地方特色，把一些流失于社會(huì)和個(gè)人手中的具有保存價(jià)值和使用價(jià)值的珍貴檔案資料收集補(bǔ)充，完善館藏，力求新世紀(jì)檔案利用趨勢(shì)。二是要加強(qiáng)檔案檢索工具體系的建立。首先要完善檔案檢索體系，逐步建立起以管理型檢索工具為基礎(chǔ)、以檢索型工具為主導(dǎo)、以報(bào)導(dǎo)型檢索工具為媒介的檔案檢索系統(tǒng)，促進(jìn)全社會(huì)對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源效益的發(fā)揮。其次要提高檔案檢索工具的質(zhì)量，降低漏檢率和誤檢率。三是要適時(shí)地對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)文件資料按類(lèi)別進(jìn)整理成冊(cè)，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的研究分析，盡可能地從各行業(yè)、各項(xiàng)目圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心任務(wù)來(lái)編寫(xiě)參考資料，找出某一事物內(nèi)在的運(yùn)動(dòng)變化和發(fā)展規(guī)律，從而使檔案利用者能夠更好地利用規(guī)律為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

三、提高人員素質(zhì)是檔案服務(wù)質(zhì)量的根本保證

人在任何工作都起著主導(dǎo)作用，因此人的素質(zhì)將關(guān)系到工作完成情況的好壞。同樣，檔案服務(wù)質(zhì)量的好壞與檔案工作人員的素質(zhì)高低有極大的關(guān)系。只有高素質(zhì)的檔案工作人員，才會(huì)有一流的服務(wù)態(tài)度和服務(wù)水平。首先，高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)依賴(lài)于檔案人員的職業(yè)道德，檔案人員良好的職業(yè)道德能使檔案利用者產(chǎn)生對(duì)檔案部門(mén)的親和力。所以加強(qiáng)檔案人中的職業(yè)道德教育，使其牢牢樹(shù)立服務(wù)觀(guān)念是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的重要措施之一。其次高效優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)依賴(lài)于檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力。要有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，就必須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。檔案服務(wù)是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案工作者必須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，擴(kuò)大知識(shí)面，具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，熟悉館藏檔案，了解需求，掌握服務(wù)的方式方法，更好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展和需要。第三，要提高檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)意識(shí)，在深化改革、擴(kuò)大開(kāi)放的新形勢(shì)下，只有具備了較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)意識(shí)，才能根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的動(dòng)向，了解和掌握當(dāng)前的需要，以便能及時(shí)提供利用。

四、利用現(xiàn)代化手段是提高檔案服務(wù)效率的關(guān)鍵

我們要應(yīng)用現(xiàn)代化手段管理檔案，以有限的資金使檔案服務(wù)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。一是實(shí)現(xiàn)檔案檢索計(jì)算機(jī)化，利用計(jì)算機(jī)高效快速處理信息的功能對(duì)檔案進(jìn)行單項(xiàng)檢索、多項(xiàng)檢索和準(zhǔn)確檢索、模糊檢索。此外，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行借閱管理等工作，也都能大大提高檔案工作的效率。二是建立檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面、系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)不斷增長(zhǎng)對(duì)檔案信息資源的需求，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)中要逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化通訊技術(shù)，將檢索系統(tǒng)由成批檢索、聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展成聯(lián)網(wǎng)檢索，實(shí)行聯(lián)網(wǎng)檢索的主要優(yōu)勢(shì)是有利于開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)資源和檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)資源和檔案信息資源的共享。

五、加強(qiáng)檔案宣傳是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的有效途徑

大力加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，一是加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，與新聞部門(mén)、宣傳部門(mén)進(jìn)行配合，以靈活多樣的形式和內(nèi)容組織宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)。二是擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍。通過(guò)檔案宣傳不僅能夠教育、動(dòng)員、鼓勵(lì)廣大檔案工作者，而且還能夠擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響，擴(kuò)大檔案服務(wù)工作的范圍。只有擴(kuò)大檔案信息服務(wù)的范圍，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量，才能使檔案工作產(chǎn)生良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作也因此具有存在價(jià)值和不斷發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。三是開(kāi)展對(duì)檔案利用者的培訓(xùn)、輔導(dǎo)。由于檔案部門(mén)長(zhǎng)期處于封閉狀態(tài)，造成社會(huì)對(duì)檔案、檔案工作了解甚少，在利用檔案的過(guò)程中，利用者必然會(huì)遇到許多疑難問(wèn)題。正是由于這些疑難問(wèn)題與其它因素相互作用，造成了檔案系統(tǒng)易用性差，因此對(duì)利用者進(jìn)行培訓(xùn)、輔導(dǎo)，向他們介紹檢索工具、介紹檢索方法是十分必要的，這也是使檔案系統(tǒng)易用性逐步變好的措施之一。