摘 要 本文首先分析并存期間高校行政辦公室檔案在管理過程中的相關(guān)模式，并且研究檔案管理過程中的相關(guān)流程，進一步提出以下內(nèi)容進行分析。

關(guān)鍵詞 高校行政 檔案管理 分析

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

0引言

隨著信息社會的到來，現(xiàn)階段技術(shù)力量方面以及設(shè)備在配置中等相關(guān)一系列問題沒有得到共同發(fā)展，因此怎樣將高校行政辦公室檔案管理工作進行做好，讓檔案開始進行現(xiàn)代化過渡，在一定程度上已經(jīng)成為目前高校行政辦公室檔案管理過程中相關(guān)檔案工作人員所面臨的重要課題。

1并存時期高校行政辦公室檔案管理過程中的模式分析

目前，對于高校行政而言，在對其辦公室進行管時所使用的技術(shù)背景下，不管是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，它們都在一定程度上結(jié)合自身存在的相關(guān)特點以及功能在不同的檔案領(lǐng)域進行并存，只是部分部門所側(cè)重檔案管理存在不同。

高校行政辦公室檔案在進行信息輸送時和對其進行利用的過程中，存在的特點主要表現(xiàn)在以下方面：具有高效性；存在快捷性特點；具有一定的直觀性等。它們自身所存在的特點是紙質(zhì)檔案不可相比的，因此，對于高校行政辦公室檔案在管理過程中的現(xiàn)代化，對高校行政辦公室檔案信息資源實現(xiàn)科學(xué)合理的利用，加強在工作過程中的效率，對電子檔案進行大力發(fā)展，不斷推進在檔案管理過程中進行計算機信息技術(shù)管理，這是比較必要的?！盁o紙化”實現(xiàn)的過程是一個比較緩慢的過程，因此在這個階段中，電子文件以及紙質(zhì)檔案在管理的過程中出現(xiàn)并存不屬于消極被動的，它們之間是相互學(xué)習以及借鑒為互補條件。在這兩者之間的相互作用以及相互影響下，各自都在進行相應(yīng)的改造以及同化，甚至進行調(diào)整定位過程。

對于高校行政辦公室紙質(zhì)檔案屬于檔案原件的一種，自身具有電子文件不能替代的法律憑證，在對紙質(zhì)文件實施管理時，在紙質(zhì)文件進行規(guī)定的前提下，還要對自身進行科學(xué)整理，這樣做的目的利于和電子文件相呼應(yīng)，方便利用以及檔案管理。結(jié)合現(xiàn)階段高校行政辦公室檔案在管理過程中的工作現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案以及電子文件之間存在不同的屬性以及特點，所以兩者之間是相互兼容的，在高校行政辦公室檔案工作管理的過程中這種協(xié)調(diào)發(fā)展的現(xiàn)象會持續(xù)較長一段時期。

2并存時期高校行政辦公室檔案管理過程中的流程分析

對于文件管理流程在一頂程度上指的是整個文件生命周期中相關(guān)聯(lián)系的文件管理活動，高校行政辦公室文件不僅包括外部來的電子文件，同時進一步包括內(nèi)部文件電子文件以及外部紙質(zhì)檔案等。高校行政辦公室在管理過程中的對象包括紙質(zhì)檔案的同時，也包括電子文件，所以對于現(xiàn)階段文件在管理過程中的流程和以往較為傳統(tǒng)的檔案管理流程存在一定區(qū)別。現(xiàn)代文件在管理過程中的相關(guān)流程不僅對電子文件實現(xiàn)管理，同時還要有效的管理紙質(zhì)檔案，這樣才能讓它們之間進行統(tǒng)一管理，現(xiàn)代文件在管理過程中的流程需要對“統(tǒng)一”這一特點進行有效的突出，所以，電力文件以及紙質(zhì)檔案在管理時要統(tǒng)一管理以及同步歸檔，只有這樣才能讓其得到同步的利用。

2.1同步歸檔分析

對以往進行定時歸檔的方法進行改變，進一步把制發(fā)的或者是沒有通過文件處理的相關(guān)紙質(zhì)文件核對較為完整后要在第一時間內(nèi)進行歸檔；當電子文件對歸檔的相關(guān)要求進行符合后，應(yīng)該在一定程度上將其保存到相應(yīng)的計算機硬盤中，并且對檔案進行有效地標志。

2.2同步鑒定分析

對于電子文件而言，在對其進行鑒定的過程中較為理想的狀況的就是由計算機進行自主鑒定，也就是所謂的電子文件管理系統(tǒng)在進行設(shè)計調(diào)查的過程中，將保管期限進行指定的同時還要將管理系統(tǒng)進行充分納入，如果文件一旦形成，系統(tǒng)就會按照以往預(yù)定的保管期限自動進行提醒，或者對保管過程中的期限進行判斷，并且鑒定紙質(zhì)檔案工作的過程中大可不必向傳統(tǒng)鑒定工作進行集中，而是及時對高校行政辦公室檔案進行及時鑒定，這樣做的目的利于及時歸檔。

2.3同步整理分析

紙質(zhì)文件以及電子文件在進行使用的過程中，其整理手段就是“合二為一”。它們之間不僅具有著相同的檔號，同時也有著一樣的著錄信息，因此在對紙質(zhì)檔案進行整理的過程中，歸檔電子文件在一定程度上也意味著整理完畢。

2.4同步著錄分析

電子文件主要是在單位檔案處理系統(tǒng)過程中形成，并且結(jié)合相關(guān)規(guī)定進一步自動形成著錄信息，可以在紙質(zhì)檔案的著錄中進行直接的應(yīng)用，它在一定程度上屬于同步整理的基礎(chǔ)。

2.5同步利用分析

在查閱文件的過程中，利用者可以結(jié)合相關(guān)的著錄信息，對紙質(zhì)以及電子這兩種類型不同的統(tǒng)一文件進行檢索，大多數(shù)情況下，都會把可以公開的電子文件在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中的數(shù)據(jù)庫上進行保留，這樣做的目的可以在網(wǎng)上直接利用。同時，可以對軟盤進行復(fù)制以便提供利用。在對紙質(zhì)檔案需要的過程中，可以結(jié)合同樣的一件號對紙質(zhì)檔案進行提供，這樣不僅對文件在使用過程中的效率進行提高，同時還能對降低對紙質(zhì)檔案的損壞程度。

3總結(jié)

通過上述分析可知，由于現(xiàn)階段電子政務(wù)以及商務(wù)建設(shè)的不斷開展，高校行政辦公室的檔案管理是現(xiàn)階段研究的重點問題之一，由于現(xiàn)階段高校行政辦公室檔案管理這種狀態(tài)下自然形成一種電子文件以及紙質(zhì)文件并存，并且之間優(yōu)勢互補，只有這樣才能在一定程度上提高檔案在管理過程中的效果。

作者簡介：李銀娟（1984.12-）女，河南省新鄭人，研究生，中原工學(xué)院、辦公室主任，研究方向：近現(xiàn)代關(guān)系史。

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