金艷

【摘 要】在信息時代逐漸發(fā)展的今天，要充分的認(rèn)識到醫(yī)院文書檔案的電子化的重要意義。因此，相關(guān)的工作人員要轉(zhuǎn)變管理理念，采取科學(xué)合理的手段，逐漸提高醫(yī)院文書檔案的電子化管理水平。本文結(jié)合筆者自身的經(jīng)驗，探討醫(yī)院文書檔案電子化的相關(guān)水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；電子化管理水平

隨著科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)迅速的發(fā)展，文書檔案逐漸的趨于電子化、信息化，在醫(yī)院文書檔案的管理中，電子文件成為醫(yī)院信息化的重要的內(nèi)容。但是當(dāng)前的文書檔案的電子化中，仍然存在一些問題，不能夠滿足人們的使用需要，檔案管理水平與人們的使用需求之間的矛盾日益的凸顯出來，檔案管理水平需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。

一、醫(yī)院文書檔案電子文件歸檔現(xiàn)狀

1.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。大部分的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)識不足，文書檔案還停留在紙質(zhì)保管的水平上，對于電子檔案管理僅僅是停留在應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)檢查層面上，沒有認(rèn)識到文書檔案電子管理在醫(yī)院管理、醫(yī)院運(yùn)作、病患關(guān)系中的重要作用，在電子檔案管理上的資金投入、人員配備、基礎(chǔ)設(shè)施上都存在重視程度不夠。

2.在當(dāng)前的文書檔案的管理。在當(dāng)前的文書檔案的管理中，往往是將資料分門別類的整理，然后裝訂成一個個小冊子，在需要檔案的時候，要查詢到相關(guān)的檔案資料，翻閱卷宗目錄，然后翻閱每個柜子查找，非常的繁瑣與費(fèi)力，特別是有的人還需要復(fù)印，這個時候就要將裝訂線去掉，再一頁頁的抽出來，打印之后還要再一次的裝訂回去，這樣一次次的折騰下去，檔案難免會出現(xiàn)丟失損壞的現(xiàn)象，影響檔案的美觀、整潔，當(dāng)形成電子文件管理的時候，在人們需要的時候，就可以直接去網(wǎng)站上下載下來，省時省力，方便快捷。

3.文書檔案的管理水平與新的形勢不相適應(yīng)。比較突出與關(guān)鍵的問題就是管理人員的素質(zhì)有待提升，檔案管理相關(guān)人員都是一些年級比較大的工作人員，在技能上與新的時代要求不相適應(yīng)，有的甚至不能夠有效的操作計算機(jī)，這些基本素質(zhì)不夠，在電子文件歸檔的時候感覺力不從心，不知道如何進(jìn)行科學(xué)合理的分類、分析、加工、組織、排列，嚴(yán)重影響了檔案信息的電子化的建設(shè)，使檔案的質(zhì)量逐漸的下降，影響的工作效率的提升。

二、文書檔案的電子文件歸檔的重要意義

醫(yī)院的文書檔案也是存在著分類的，一般分為業(yè)務(wù)類、行政類與黨群類，這些檔案里面有著大量的信息值得研究，通過這些檔案我們可以查詢到很多信息，可以為醫(yī)院日常的管理活動中存在的問題提供一定的依據(jù)。但是檔案的內(nèi)容量非常大， 系統(tǒng)性相對來說也比較繁雜，因此依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理、人工管理比較費(fèi)時費(fèi)力。因此，必須轉(zhuǎn)變管理方式，形成電子化管理，這樣才可以迅速的查找到相關(guān)的信息，解決相關(guān)的問題，制定方案等等，醫(yī)院文書檔案電子化管理對于醫(yī)院的運(yùn)作、發(fā)展，解決醫(yī)患關(guān)系中的一些問題具有非常重要的意義。

三、醫(yī)院文書檔案的電子化管理的實現(xiàn)途徑

1.提高認(rèn)識。在檔案的管理中，需要加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理意識，要與時俱進(jìn)開拓創(chuàng)新，隨著信息技術(shù)與科技技術(shù)的發(fā)展而不斷地變化發(fā)展。醫(yī)院要對文書檔案的電子化管理給與高度的重視，加強(qiáng)對文化檔案的利用，提高管理水平，從領(lǐng)導(dǎo)層面上樹立比較明確的目標(biāo)，在思想上、行動上、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上以及管理制度的建設(shè)上，都要為實現(xiàn)電子檔案的管理水平提供全方位的知識，適應(yīng)文書檔案電子化管理水平的新的需求。

2.對文書檔案實施現(xiàn)代化的管理。醫(yī)院文化檔案的電子化管理僅僅提高思想上的認(rèn)識還是不夠的，還需要從實際上采取一些措施在提高文書檔案的管理水平以及有效利用上，為當(dāng)前的工作提供一些幫助，這才是醫(yī)院文書檔案管理的重要的內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公的信息化、自動化、科技化已經(jīng)是必然的趨勢，辦公正在向無紙化發(fā)展，這樣可以節(jié)省紙張資源，減少在各種各樣的文件發(fā)放的過程中物質(zhì)的消耗與資源的浪費(fèi)，有利于保護(hù)生態(tài)環(huán)境，在電子文化管理中，在網(wǎng)上建立信息庫，有利于實現(xiàn)信息的與資源的共享，促進(jìn)文書檔案逐漸的信息化與電子化，有利于實現(xiàn)文書檔案的電子化管理。因此，在醫(yī)院文書檔案的管理中，必須實施現(xiàn)代化的管理，在傳統(tǒng)的管理模式中注入現(xiàn)代化的管理因素，逐漸提高檔案的管理水平。

3.建立文書電子檔案的管理制度。在文書檔案的管理中，建立電子檔案制度有利于促進(jìn)其管理的科學(xué)化與合理化，這些規(guī)章制度的建立必須與醫(yī)院的實際情況結(jié)合起來，結(jié)合醫(yī)院實際的工作需要，制度要簡明、易于理解還要實用，具有可操作性，便于更好地發(fā)揮文書檔案電子文件的重要作用，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，在執(zhí)行制度的時候要主要堅持規(guī)范性、保密性，體現(xiàn)相關(guān)制度的權(quán)威性，提高管理制度的有效性。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的隊伍建設(shè)。電子文件的形成、處理都是在計算機(jī)軟件中形成的，需要管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及操作計算機(jī)的技能，對于文件的整理、保管等等都能夠有效的操作。因此，要對管理人員進(jìn)行及時的培訓(xùn)，提升他們在信息技術(shù)上的技能，重視這些工作人員外語水平的提升，使管理水平適應(yīng)新的形勢發(fā)展的需要。

總而言之，在信息技術(shù)逐漸發(fā)展的今天，辦公逐漸的走向無紙化，醫(yī)院文書檔案也要適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，相關(guān)工作者需要轉(zhuǎn)變管理理念，采取相關(guān)的管理措施，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的共享，建立公正的、透明的、人們滿意的醫(yī)院，滿足人們的服務(wù)需求，不斷提高檔案管理水平，提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

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