尚寶艷

（713800 三原縣人民法院 陜西 咸陽(yáng)）

試論訴訟檔案管理工作的問題

尚寶艷

（713800 三原縣人民法院 陜西 咸陽(yáng)）

訴訟檔案是記錄和反映審判全過程的重要材料，對(duì)原被告雙方都有著十分重要的意義。檔案管理工作逐步走上電子化、數(shù)字化道路，改變了檔案服務(wù)模式，規(guī)范了司法行為，使得審判過程更加公開透明。但當(dāng)前訴訟檔案管理工作還存在亟需解決的問題，以便全面完善訴訟檔案管理體系，增強(qiáng)訴訟檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性。

訴訟檔案；管理；措施

法院訴訟檔案管理工作的具體方式和管理力度存在著很大的差別。基層法院在檔案管理工作中投入的資金、人力是有限的，但檔案保存的時(shí)間跨度長(zhǎng)、檔案電子化程度地；省級(jí)法院以及更高級(jí)別的法院訴訟檔案電子化，但管理系統(tǒng)存在著很大的不足，不同省份的訴訟檔案管理制度不同，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的標(biāo)準(zhǔn)，資源整合能力差。開展對(duì)訴訟檔案管理工作的研究對(duì)不同級(jí)別的法院工作都有積極作用。

一、訴訟檔案管理工作的意義

訴訟檔案是對(duì)審判現(xiàn)場(chǎng)的文字記錄，對(duì)維護(hù)公開、公正、公平的法律原則有著重要的意義。訴訟檔案是核實(shí)訴訟案件處理過程的依據(jù)，也是國(guó)家更新法律，完善法制體系的參考資料。除此之外，訴訟檔案記錄的法院處理辦法和結(jié)果，對(duì)日后類似案件具有借鑒意義。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》規(guī)定，訴訟檔案管理需要長(zhǎng)期儲(chǔ)存，并進(jìn)行電子卷宗和紙質(zhì)檔案同步存檔，為后期的審查、借用、更新提供基礎(chǔ)保障。隨著全國(guó)法院審判信息管理系統(tǒng)的投入使用，訴訟檔案審查方式更加便捷，使得訴訟檔案管理工作具有更加特殊的意義。

二、訴訟檔案管理工作存在的問題

訴訟檔案管理工作已經(jīng)成為社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)問題之一。針對(duì)以上指出的檔案管理工作問題，進(jìn)行了分析和總結(jié)，提出以下幾點(diǎn)建設(shè)性意見：

（一）檔案管理工作人員分配不合理

在實(shí)際工作中，法院一般會(huì)設(shè)置1到3名專職檔案管理人員?；鶎臃ㄔ涸V訟案件總量比較少，專職檔案管理人員1人或者有其他部門的管理人員進(jìn)行輪流管理。省級(jí)及以上檔案管理因其卷宗總量較大，會(huì)分配多名專職檔案管理人員，但與法律規(guī)定的人員配比標(biāo)準(zhǔn)還存在很大差別。工作人員無法在順利完成平日工作的同時(shí)開展檔案編研工作，減慢了檔案管理工作的理論研究進(jìn)程。檔案管理人員的缺乏是人員配比上的最大問題，也是難以解決的現(xiàn)實(shí)問題。

（二）管理制度更新速度慢，缺乏科學(xué)性

檔案管理制度涉及到檔案庫(kù)房的設(shè)置、保存方式的規(guī)定、激勵(lì)措施的落實(shí)情況等。首先，訴訟檔案的不斷增加使得檔案庫(kù)房的使用空間十分緊張，早期的建筑結(jié)構(gòu)已經(jīng)無法滿足紙質(zhì)版檔案的存儲(chǔ)需要；其次，訴訟檔案的保管時(shí)間長(zhǎng)短是按照案件涉及資金數(shù)量的多少而定的。我國(guó)目前采用的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是1991年規(guī)定的，與當(dāng)前發(fā)展存在很大差異，導(dǎo)致大量的萬元訴訟檔案長(zhǎng)期保存，占用了太多庫(kù)存資源；最后，各個(gè)法院根據(jù)自身的發(fā)展情況制定了個(gè)性化的管理方式，為跨院、跨省借閱訴訟檔案帶來極大不便，甚至檢法兩院對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)有需要經(jīng)過復(fù)雜的程序。

（三）檔案電子化管理系統(tǒng)不完善

訴訟檔案電子化過程包括掃描和軟件開發(fā)利用兩個(gè)方面。訴訟檔案的電子化處理系統(tǒng)可以分為三種來源：①檔案局推薦。這類軟件不是針對(duì)檔案管理而建的，更適合社會(huì)公司和單位進(jìn)行日常的檔案管理，整體管理效果不佳；②法院獨(dú)立購(gòu)買的軟件。這種軟件集掃描和數(shù)字化集中于一體，效率高、方法簡(jiǎn)單，但保密性差，缺乏統(tǒng)一性；③高校購(gòu)買。這種軟件具有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性，但軟件的完善程度以及與其他軟件的融合度還存在很大問題?？偟膩砜矗瑱n案管理電子化缺乏統(tǒng)一性，檔案電子化的平臺(tái)還需要進(jìn)一步完善。

三、訴訟檔案管理的完善措施

（一）加大對(duì)檔案管理的資金投入

檔案管理人員不足的根本原因是法院沒有足夠的資金支付費(fèi)用，只能通過減少管理人員縮小開支。政府和法院應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，為檔案管理提供足夠的資金。比如，政府制定相關(guān)的照顧政策，在檔案管理工作中加入補(bǔ)貼，并將補(bǔ)貼轉(zhuǎn)化到檔案管理工作人員的報(bào)酬中。法院也應(yīng)調(diào)整內(nèi)部結(jié)構(gòu)，為檔案管理建立起完善的人員制度，確保將人力資源發(fā)揮到最大。只有政府和法院聯(lián)合起來，才可以解決檔案管理的人員分配問題。

（二）完善檔案管理制度，做到與時(shí)俱進(jìn)

訴訟檔案管理制度更新和完善的關(guān)鍵在于更新檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，符合與時(shí)俱進(jìn)要求。比如：經(jīng)濟(jì)訴訟案件的長(zhǎng)期存檔標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從10萬元上調(diào)至50萬，減少大量的低額經(jīng)濟(jì)訴訟案件存檔管理工作，從而減少紙質(zhì)檔案的庫(kù)存量。以此同時(shí)，檔案的借閱制度、查看細(xì)則都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立起全國(guó)通用模式，達(dá)到保密、便捷、完整的要求。法院可以開展針對(duì)性的檔案管理制度更新，在個(gè)體權(quán)限之內(nèi)進(jìn)行合理調(diào)整。

（三）統(tǒng)一電子化檔案系統(tǒng)，便于借閱

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案電子化儲(chǔ)存模式將成為管理主流。政府應(yīng)發(fā)揮主動(dòng)性，為訴訟檔案的電子化處理提供統(tǒng)一掃描和軟件處理系統(tǒng)，為電子檔案的統(tǒng)一平臺(tái)提供客觀基礎(chǔ)。電子檔案系統(tǒng)的制作和完善應(yīng)充分考慮到訴訟檔案的各種屬性和劃分標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置對(duì)應(yīng)的查看權(quán)限，提高訴訟檔案的一體化程度。紙質(zhì)檔案向電子卷宗轉(zhuǎn)化的過程需要注意轉(zhuǎn)化質(zhì)量和完整性，降低數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤，提高服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

訴訟檔案管理工作是進(jìn)行審判的主要依據(jù)，也是更新法律制度、完善法治社會(huì)的重要手段。法院和政府應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起高度重視，不斷克服現(xiàn)實(shí)中的困難，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作人員也應(yīng)端正職業(yè)態(tài)度，主動(dòng)進(jìn)行編研工作，為檔案管理的改革提供有效的一手資料。

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［2］金萍.法院訴訟檔案管理探析［J］.法制與社會(huì)，2012.11（下）.