李景波

【摘 要】伴隨著信息化技術的高速發(fā)展，我國機關單位在檔案管理方面開始尋求多元化的存儲模式，優(yōu)化信息收集和整合路徑是時代發(fā)展的必然趨勢，只有提升機關檔案管理信息化的具體操作手段，才能在改變傳統(tǒng)管理框架的同時，建立完整的管控措施。本文從機關檔案管理信息化的時代意義入手，對機關檔案管理信息化建設的關鍵點進行了簡要分析，并集中闡釋了提高機關檔案管理信息化效率的路徑，旨在為機關信息管理人員提供有價值的參考意見。

【關鍵詞】機關；檔案；信息化管理；路徑

近幾年，為了順應時代發(fā)展的需求，在實際檔案管理過程中，實現(xiàn)新型管理機制，能在順應時代發(fā)展新趨勢的同時，強化檔案信息的共享和整合，確保檔案管理信息化建設結構和管理路徑的貼合。

一、機關檔案管理信息化建設的時代意義

1.機關檔案管理信息化是時代發(fā)展的產(chǎn)物

傳統(tǒng)檔案管理方式多集中在手工操作方式上，不僅工作效率不高，而且也無法及時滿足檔案管理人員的需求，也就導致檔案管理結構和效果出現(xiàn)了嚴重的滯后，檔案缺少了時效性的發(fā)揮機制，導致整體機關檔案管理工作出現(xiàn)嚴重滯后。因此，利用檔案管理信息化路徑是在提高檔案管理效率的同時，順應時代發(fā)展的必然趨勢。

2.機關檔案管理信息化是高效工作的前提

在手工檔案管理過程中，資料的收集和整理都需要進行人工操作，其中在，整編檔案信息、存檔檔案信息以及管理檔案信息都得利用較為傳統(tǒng)的檢索、查找、歸檔，工作模式雖然細化，但是費時費力，且整體操作效率并不高，特別是檔案的開發(fā)利用效率也較低，因此，利用信息化管理機制，借助信息庫，能強化檔案管理局域網(wǎng)內(nèi)的共享和優(yōu)化利用，并且真正實現(xiàn)自動化、實時化以及網(wǎng)絡化特質，強化利用效率的同時，提高檔案管理信息化的時代水準。

3.機關檔案管理信息化是檔案管理的路徑

對于機關單位來說，要留存的檔案都具有一定的保留價值，有的原始資料非常珍貴，甚至在信息處理過程中是無法復制的，因此，檔案管理工作也是對信息內(nèi)容的有效保護，傳統(tǒng)檔案查閱方式會嚴重影響檔案的保存，主要是由于使用人員會在查閱信息的過程中翻閱甚至是拆裝，這也是紙質文件不易保管的最重要因素。因此，利用電子檔案管理的時代優(yōu)勢非常明顯，在信息錄入之后，保證檔案信息管理的使用價值和時效性，真正實現(xiàn)了機關檔案留存的意義。

二、機關檔案管理信息化建設的關鍵點

1.管理靈活度

在機關單位進行檔案管理的過程中，要實現(xiàn)信息化管理項目的升級，就要強化信息建設的靈活度，確保機關管理過程能實現(xiàn)職責和權益的雙向規(guī)范，確保動態(tài)化信息收集過程和靜態(tài)化信息管理過程的有效融合，真正提高整體運行參數(shù)和標準化運行結構，真正體現(xiàn)管理人員的工作靈活性。

2.保密管理機制

在機關檔案管理信息化建設過程中，優(yōu)化處理信息結構和信息質量具有非常關鍵的作用。第一，要積極建立有效的信息庫管理，提升檔案信息管控區(qū)域的安保等級，執(zhí)行嚴格的人員進出制度。第二，強化相關管理人員的保密認知，在提升管理人員素質的同時，確保保密工作的時效性，并對檔案的保密期限進行有效的記錄，確保檔案管理信息化建設的時效性得到有效升級。

三、機關檔案管理信息化建設的具體措施

1.提升機關檔案管理信息化的管控制度

要想提高機關檔案管理信息化的實效價值，既要保證戰(zhàn)略部署順應時代要求，也要提高檔案信息化管理的項目規(guī)劃，確保實地調(diào)查和研究分析符合信息發(fā)展的運行規(guī)劃，并且，管理人員要針對具體問題建立對應的檔案管理網(wǎng)絡平臺，升級檔案信息化管理的規(guī)模，側重于檔案管理管控機制的衍生性，建筑管控制度實現(xiàn)整體管理框架的可持續(xù)發(fā)展。

2.加大機關檔案管理信息化的資金投入

要想實現(xiàn)機關檔案的信息化管理，不僅要提升硬件配套設施的質量，也要優(yōu)化軟件系統(tǒng)的技術力度，確?；A設施建設工作順利推進，也要強化資金投入，實現(xiàn)基礎設施建設。另外，管理單位也要加大資金在網(wǎng)絡維護方面，確保資金投入和經(jīng)費管理的規(guī)范化運行，真正提升網(wǎng)絡信息機制的維護措施，確保整個信息化管理系統(tǒng)的完整健全，一定程度上保證檔案信息管理項目安全運行。

3.優(yōu)化機關檔案管理信息化的信息整合

信息整合的最直觀措施就是建立完整的數(shù)據(jù)庫，一方面，要有效的轉變傳統(tǒng)的紙質化信息收集系統(tǒng)，確保電子化管控機制的優(yōu)化運行，利用信息整合機制優(yōu)化處理數(shù)據(jù)庫信息，提升數(shù)據(jù)存儲價值；另一方面是優(yōu)化升級數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的更新，確保信息分析整理的有效運行，建立健全信息資源的數(shù)字化建模機制，真正從資源分享的角度收集和整合檔案信息。

4.提高機關檔案管理信息化管控人員素質

在機關檔案管理信息化運行過程中，最基本的要素就是人員的素質，只有保證工作人員具備一定的綜合素質，才能順利推進相應管理計劃的操作。機關單位要定期組織專業(yè)化培訓和講座，確保管理人員在優(yōu)化專業(yè)知識的同時，熟練掌握計算機知識，提升專業(yè)素質和職業(yè)責任感，秉持創(chuàng)新精神積極工作。

四、結束語

總而言之，在機關單位推進檔案信息化管理項目的過程中，不僅要優(yōu)化執(zhí)行人員的素質，也要升級檔案信息化管理的管控機制，只有這樣才能夠進一步確保檔案信息化管理措施發(fā)揮最大的實用價值。

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