薛文清

摘 要：隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理工作提出了更高的要求，而實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理是必然趨勢(shì)。在工作實(shí)踐中，檔案的電子化管理面臨著標(biāo)準(zhǔn)缺乏、投入不足、安全性差等一系列問(wèn)題。如何把握趨勢(shì)，使檔案管理工作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展助力成為每個(gè)檔案管理工作者應(yīng)該認(rèn)真思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)；電子化；檔案管理

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1008-1216（2016）05C-0077-02

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作作為醫(yī)療衛(wèi)生體系現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分，在教學(xué)科研中的作用日益突出。隨著循證醫(yī)學(xué)的發(fā)展，醫(yī)學(xué)課題的設(shè)立、科研項(xiàng)目的開(kāi)展都需要完備而全面的醫(yī)學(xué)資料作為支撐，而保管著大量完備的一手文獻(xiàn)的檔案科室就像一座含金量巨大的“礦山”。信息技術(shù)的進(jìn)步使高效開(kāi)發(fā)這座“礦山”變成了可能。在新時(shí)期，檔案管理工作如何結(jié)合信息化技術(shù)為醫(yī)療、公共衛(wèi)生、計(jì)劃生育單位的業(yè)務(wù)、教學(xué)、科研服務(wù)成為每個(gè)檔案管理工作者應(yīng)該思考的問(wèn)題。

一、檔案電子化管理的意義

醫(yī)院、公共衛(wèi)生、計(jì)劃生育單位在實(shí)踐中逐步積累起來(lái)的大量文獻(xiàn)、圖像和影音資料，是醫(yī)學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)寫照，是醫(yī)學(xué)研究的寶貴財(cái)富。面對(duì)數(shù)量巨大，各成體系的資料，如何準(zhǔn)確地進(jìn)行建檔、歸檔、建立索引、保管貯存一直是檔案管理工作研究的內(nèi)容。檔案管理工作始終是要為檔案的使用服務(wù)的?？梢哉f(shuō)提高了檔案的利用效率，就等于提高了檔案的使用價(jià)值。

信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案保存管理提供了條件。一些寶貴的、具有重要價(jià)值的檔案卷宗可以制成電子版，這樣在方便查閱者查閱的情況下，也利于原始材料的保護(hù)。一些不太重要的資料也可以制成電子版，以節(jié)約寶貴的檔案存儲(chǔ)空間。

檔案的電子化管理是時(shí)代的需要。隨著醫(yī)學(xué)信息化的發(fā)展，目前醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的不少業(yè)務(wù)活動(dòng)如病歷管理、死因監(jiān)測(cè)、傳染病報(bào)告、孕前優(yōu)生檢查已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了電子化，大部分資料文檔以數(shù)字形式產(chǎn)生并最終保存在電子介質(zhì)和服務(wù)器中，不少文件甚至在其整個(gè)生命周期中都不會(huì)以實(shí)體形式存在。因此，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理也是實(shí)際工作中的迫切需要。

此外，電子化的檔案管理為工作和業(yè)務(wù)需要提供了極大的方便。傳統(tǒng)檔案的利用效率低下。一些像病例對(duì)照研究，回顧性隊(duì)列研究這樣的科研活動(dòng)中，在浩如煙海的檔案卷宗中尋找研究者所需要的內(nèi)容既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，而電子化后的檔案可以在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)終端上快速地查詢，提高了工作效率。

二、檔案電子化管理目前面臨的問(wèn)題

目前各級(jí)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在實(shí)踐檔案電子化管理上取得了可喜的成績(jī)，同時(shí)也面臨一些問(wèn)題。

檔案管理與醫(yī)療衛(wèi)生信息系統(tǒng)銜接不上。隨著國(guó)家對(duì)衛(wèi)生事業(yè)信息化的投入不斷加大，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的不少業(yè)務(wù)開(kāi)始使用專用網(wǎng)絡(luò)，如傳染病網(wǎng)絡(luò)報(bào)告系統(tǒng)、孕前優(yōu)生項(xiàng)目系統(tǒng)等。目前各個(gè)系統(tǒng)在工作中產(chǎn)生的各種文件如何交由單位檔案管理科室進(jìn)行建檔歸檔尚沒(méi)有明確規(guī)定。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與這些孤立的醫(yī)療衛(wèi)生業(yè)務(wù)的整合是目前擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)難題。

電子化檔案的管理沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。目前不同機(jī)構(gòu)和單位使用的軟件環(huán)境和系統(tǒng)不盡相同，電子檔案的生成和保存不僅格式不一致，保存標(biāo)準(zhǔn)和形式也是多種多樣。這就為檔案管理科室對(duì)這些資料的統(tǒng)一管理設(shè)置了障礙。而為了實(shí)現(xiàn)檔案高效利用，就必須實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)上共享。因此出臺(tái)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案的電子化管理是必要的。

檔案管理科室工作人員的業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理工作的電子化對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，而目前檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，較難適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求。隨著醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案的信息化程度提高，具有一定的數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)知識(shí)成為檔案管理工作者的必然要求。目前大多數(shù)單位針對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)無(wú)論是內(nèi)容還是形式均滯后于業(yè)務(wù)的發(fā)展情況。

檔案電子化管理工作制度的不規(guī)范和執(zhí)行不到位。目前各個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的水平參差不齊，不少單位的檔案室并未配備具有檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員。檔案管理制度缺失，執(zhí)行不到位，造成建檔的不規(guī)范、檔案查找困難、保管不當(dāng)甚至檔案丟失。在檔案實(shí)行電子化管理之后，如果沒(méi)能執(zhí)行定期備份數(shù)據(jù)和定期檢修設(shè)備，誤刪、斷電、硬盤故障這些小問(wèn)題就可能造成不可挽回的損失。

單位對(duì)檔案管理工作投入不足。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，不少檔案室的硬件更新較慢，設(shè)備陳舊，不僅提高了檔案維護(hù)的成本，也降低了檔案維護(hù)工作的效率。隨著電子檔案的增多與云端儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展對(duì)硬件系統(tǒng)提出了更高的要求，老一代的計(jì)算機(jī)性能在實(shí)際使用中已經(jīng)顯得捉襟見(jiàn)肘。為了使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理水平跟上時(shí)代的步伐，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理科室的硬件建設(shè)。

檔案電子化管理面臨的安全問(wèn)題。任何新技術(shù)的使用都是一把雙刃劍，檔案管理的電子化在帶來(lái)極大便利的同時(shí)也帶來(lái)安全問(wèn)題。保存在電子介質(zhì)和互聯(lián)網(wǎng)中的檔案資料相對(duì)于紙質(zhì)卷宗保存有著截然不同的要求，黑客、后門和木馬程序等因素嚴(yán)重威脅到檔案資料的安全。而醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中保存著大量敏感資料，一直是一些別有用心的攻擊者感興趣的。這是檔案電子化管理不能忽視的。此外，相對(duì)于具有較高難度的網(wǎng)絡(luò)入侵，檔案的內(nèi)部泄密更是常見(jiàn)的安全問(wèn)題。一些單位對(duì)內(nèi)部工作人員疏于管理，從而造成涉密資料從內(nèi)部流出單位。

三、一些針對(duì)檔案電子化管理的建議

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作上升到戰(zhàn)略高度，將檔案的電子化管理納入頂層設(shè)計(jì)，使檔案管理工作為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展助力。

檔案管理工作者需要不斷學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)。醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理工作有其特殊性，應(yīng)該加強(qiáng)針對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們可以更好地為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理部門的投入，提高硬件設(shè)施水平，配備磁盤陣列、UPS電源等設(shè)備，減少因斷電、硬件故障造成的損失。另外，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案管理部門應(yīng)該建立健全檔案電子化管理制度和科室硬件設(shè)施的使用規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的監(jiān)督管理，防止設(shè)備染上木馬病毒或涉密資料從內(nèi)部流失。

四、對(duì)檔案電子化管理工作的展望

目前大多數(shù)單位已經(jīng)或正在建設(shè)網(wǎng)絡(luò)中心，一些大型的醫(yī)院、疾病預(yù)防控制部門和計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)中心還在籌建數(shù)據(jù)處理中心和數(shù)據(jù)分析部門。隨著云計(jì)算發(fā)展，不同部門間的數(shù)據(jù)資源可能通過(guò)云平臺(tái)深度整合，從而實(shí)現(xiàn)從宏觀到微觀，從個(gè)體到社會(huì)精確描述。不僅如此，穿戴式設(shè)備的普及使得實(shí)時(shí)收集個(gè)人的健康數(shù)據(jù)變成可能。這將會(huì)成為未來(lái)醫(yī)學(xué)研究的潮流。檔案管理工作者必須意識(shí)到，電子化檔案可能通過(guò)云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)深度整合，這將會(huì)深刻地改變檔案管理工作的形式。這對(duì)于檔案管理工作而言，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。如何可以搭上云計(jì)算和大數(shù)據(jù)的快車，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理電子化事業(yè)的發(fā)展，應(yīng)該引起每一個(gè)檔案管理工作者的思考。

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