【摘要】人事檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的需要，是高校人事檔案管理改革的方向。文章針對高校人事檔案信息化改革，論述了人事檔案管理信息化的重要意義，探討了高校人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容，提出了實現(xiàn)高校人事檔案管理信息化的相應(yīng)措施。

【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案；信息化

高校人事檔案管理工作是高校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)之一，也是衡量高校人事管理水平的重要內(nèi)容。隨著高校現(xiàn)代化建設(shè)步伐的加快，管理信息化是高校人事檔案管理的必由之路，是信息時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。為適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展和高職院校自身改革的需要，必須加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

一、高校人事檔案管理信息化的現(xiàn)實意義

（一）實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是適應(yīng)信息社會要求的必然選擇。作為高校人力資源管理工作的重要組成部分，高校人事檔案管理重心向信息化轉(zhuǎn)移已是大勢所趨。高校人事檔案管理要適應(yīng)信息化社會的要求，盡快從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識，使人事檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，才能更好地服務(wù)高校建設(shè)的需要。

（二）實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是拓展面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能的必然要求。隨著民主政治的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，面向社會提供人事檔案信息服務(wù)是一種趨勢。當(dāng)前，社會對高校的專家、人才利用需求不斷加大，同時也促進(jìn)了對高校人事檔案信息資源的社會化需求。高校人事檔案管理部門，不僅要為本校組織人事部門的人事工作提供服務(wù)，還應(yīng)拓展面向公共服務(wù)的人事檔案管理職能。加強(qiáng)高校人事檔案信息化管理，建設(shè)好高校專家人才信息庫，是實現(xiàn)專家人才信息資源共享、滿足社會對高校人事信息資源合理有效需求的必然要求。

（三）實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理，是破解高校人事檔案管理工作難題的必要舉措。現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以實體檔案為主。實體檔案雖然利用范圍廣、適應(yīng)性強(qiáng)，具有原始憑證的作用，但基于實體檔案的人事檔案管理，需要管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，費時費力，效率低下。實行信息化管理，是對傳統(tǒng)人事檔案管理模式的變革，人事檔案管理要更多地體現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄人就能夠多次反復(fù)利用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)楦鼮榉奖憧旖莸木W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，不僅可以大大提高利用效率，還可以減少與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的長期保存。加強(qiáng)信息化管理，已成為高校人事檔案管理創(chuàng)新的必然選擇。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的重點

建好信息庫。高校人事檔案信息庫是整個信息系統(tǒng)的源泉，確保人事信息資源的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范是信息化建設(shè)的基本要求。在系統(tǒng)的建設(shè)中，要按照中組部關(guān)于干部人事管理信息系統(tǒng)軟件設(shè)計的原則和規(guī)范要求，抓好信息庫軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計算機(jī)等成套硬件設(shè)備和統(tǒng)一規(guī)范的應(yīng)用軟件系統(tǒng)，使之適應(yīng)于檔案信息的文字圖片掃描、聲像資料錄入、數(shù)據(jù)處理等工作的需要。要以應(yīng)用為主線，抓好信息采集和開發(fā)。

遵循安全性。高校人事檔案信息資源的特性，兼具機(jī)密性和開放性。機(jī)密性要求對于具有保密價值的人事檔案要做好安全保密防范工作，杜絕信息安全漏洞，防止破壞和泄密；開放性則要求對于可以開放的人事檔案信息要全部開放，爭取利用效率的最大化。因此，在推進(jìn)高校人事檔案信息化建設(shè)的過程中，必須把握好機(jī)密性與開放性的度。從保障安全性角度來看，必須采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，保障高校人事檔案信息存儲安全。要制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息審核、查閱權(quán)限等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來保證系統(tǒng)的可靠運行。

服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。提供方便快捷的人事檔案信息利用服務(wù)，服務(wù)于高?，F(xiàn)代化建設(shè)，是加強(qiáng)高校人事檔案信息化建設(shè)的根本目的。當(dāng)前，高校大都設(shè)有校園網(wǎng)，而且與教學(xué)科研和國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了連接，這些為人事檔案倍息化建設(shè)創(chuàng)造了極為重要的物質(zhì)基礎(chǔ)，也為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了必要的共享平臺。高校只要遵循人事檔案信息的安全性和保密性原則，對各類人事信息進(jìn)行相應(yīng)的密級界定，并設(shè)定不同的使用權(quán)限，就可以為獲得授權(quán)的檔案信息利用者提供方便快捷地查詢和傳遞服務(wù)。在校級網(wǎng)絡(luò)互連互通的條件下，高校人事檔案管理部門還可以積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，設(shè)立對外服務(wù)窗口，實現(xiàn)學(xué)校之間、上級主管部門人事檔案信息資的共享，拓展服務(wù)功能，提高人事檔案的服務(wù)水平。

三、推進(jìn)高校人事檔案管理信息化建設(shè)的對策建議

轉(zhuǎn)變觀念是基礎(chǔ)。實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型，必須以管理觀念的轉(zhuǎn)變?yōu)榛A(chǔ)。作為高校人事檔案管理職能部門，要加快植入“以人為本”的理念，增強(qiáng)主動服務(wù)的意識，轉(zhuǎn)變以往重管理、輕服務(wù)，重組織利用、輕個人使用，重為本校服務(wù)、輕盡社會責(zé)任等傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，促進(jìn)人事檔案管理由被動利用向主動提供轉(zhuǎn)型。

協(xié)調(diào)推進(jìn)是重點。人事檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，涉及到多個部門和領(lǐng)域。需要組織、人事和各個部門齊抓共管，協(xié)調(diào)推進(jìn)才能搞好。應(yīng)該把人事檔案管理信息化納入高校建設(shè)的總規(guī)劃和路線圖，抓好總體設(shè)計、協(xié)調(diào)推進(jìn)、督促落實。統(tǒng)籌安排人事檔案信息化建設(shè)的資金需求，充分利用高?，F(xiàn)有科技人才，做好人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作，加強(qiáng)人事檔案信息化開發(fā)的技術(shù)支持。此外，還要加強(qiáng)對人事檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，使廣大教職員工充分認(rèn)識人事檔案信息化的重要作用，提高他們的人事檔案意識，形成全員參與建檔、管檔、用檔的良好局面，為人事檔案信息化創(chuàng)造良好的條件。

人員培訓(xùn)是關(guān)鍵。人事檔案管理人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是人事檔案實現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊伍。要以信息化的技術(shù)要求為標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案管理人員有步驟、有計劃地進(jìn)行繼續(xù)教育，注意從工作崗位和個人基礎(chǔ)條件出發(fā)，突出重點，盡快解決檔案人員的知識結(jié)構(gòu)老化問題，不斷更新知識，提高人事檔案管理人員對相關(guān)學(xué)科知識的擴(kuò)展能力，逐步適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。另外還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

李邐（1969.07-），女，湖南湘潭人，高級政工師，湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院。