彭建軍

（婁底市中心醫(yī)院，湖南 婁底 417000）

關(guān)于醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制的體會(huì)

彭建軍

（婁底市中心醫(yī)院，湖南 婁底 417000）

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院對(duì)外采購(gòu)的項(xiàng)目越來(lái)越多，對(duì)各類物資的品質(zhì)要求也越來(lái)越高，這在一定程度上增加了醫(yī)院采購(gòu)支出金額，同時(shí)凸顯了醫(yī)院行政采購(gòu)工作中的不足之處，加大了其采購(gòu)內(nèi)部控制的難度。為維持醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)，維護(hù)醫(yī)院的根本利益，保障醫(yī)院的發(fā)展壯大，必須完善采購(gòu)管理制度，加強(qiáng)行政采購(gòu)內(nèi)部控制。

醫(yī)院；行政采購(gòu)；內(nèi)部控制；管理制度

內(nèi)部控制是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，但因?yàn)閮?nèi)部控制的復(fù)雜性以及相關(guān)人員對(duì)內(nèi)部控制理論和實(shí)踐認(rèn)識(shí)不足，加之對(duì)應(yīng)的行政采購(gòu)控制還不完善，致使行政采購(gòu)中很容易出現(xiàn)腐敗和舞弊等問(wèn)題，從而使其成為違規(guī)、違法、違紀(jì)的高危領(lǐng)域。同時(shí)隨著醫(yī)院的發(fā)展，行政采購(gòu)工作更為繁瑣，再加上其系統(tǒng)化程度不高，加大了管理和控制難度，無(wú)意中增加了采購(gòu)成本，降低了行政采購(gòu)效率。因此，要加強(qiáng)控制整個(gè)行政采購(gòu)過(guò)程，保障采購(gòu)工作順利進(jìn)行，降低采購(gòu)成本，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

1　明確行政采購(gòu)內(nèi)部控制的范圍及目標(biāo)

醫(yī)院行政采購(gòu)控制是指醫(yī)院使用資金進(jìn)行貨物、服務(wù)等采購(gòu)工作中的相關(guān)控制，行政采購(gòu)控制范圍主要包括對(duì)行政采購(gòu)前預(yù)算指標(biāo)的控制、對(duì)采購(gòu)中合同簽訂的控制以及對(duì)資金支出的控制。也就是說(shuō)，在行政采購(gòu)前，相關(guān)人員要確定采購(gòu)事項(xiàng)是否在預(yù)算指標(biāo)中，以及預(yù)算指標(biāo)是否符合支出金額。在行政采購(gòu)的合同簽訂過(guò)程中，要確認(rèn)合同內(nèi)容是否與投標(biāo)文件、中標(biāo)信息等法定內(nèi)容一致，在交付資金前要統(tǒng)計(jì)核算實(shí)際支付金額是否與采購(gòu)合同金額一致等。

行政采購(gòu)控制的目標(biāo)主要是確保醫(yī)院在市場(chǎng)采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)業(yè)務(wù)合法合規(guī)、采購(gòu)過(guò)程合理科學(xué)、采購(gòu)結(jié)果公平公開(kāi)，進(jìn)而保證行政采購(gòu)過(guò)程中不出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象，強(qiáng)化行政采購(gòu)層面的廉政建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院采購(gòu)運(yùn)營(yíng)效率的提升。

2　強(qiáng)化采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)的職能

采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)是一個(gè)包括3個(gè)層面的采購(gòu)管理組織體系，即采購(gòu)實(shí)施機(jī)構(gòu)、日常管理機(jī)構(gòu)及采購(gòu)監(jiān)管決策機(jī)構(gòu)，每個(gè)機(jī)構(gòu)應(yīng)做好自身的本職工作，相互溝通，銜接好每一項(xiàng)行政采購(gòu)工程，同時(shí)3個(gè)機(jī)構(gòu)各負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)環(huán)節(jié)的采購(gòu)工作，通過(guò)嚴(yán)格的管理制度約束相關(guān)人員行為，促使其各司其職，在一定程度上避免串通舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。采購(gòu)監(jiān)管決策機(jī)構(gòu)主要是由分管財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，主要對(duì)重大采購(gòu)事項(xiàng)予以研究和決定，同時(shí)審定采購(gòu)實(shí)際計(jì)劃和方法，不定期檢查采購(gòu)實(shí)施機(jī)構(gòu)的采購(gòu)工作，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)違法行為，立即予以查處。采購(gòu)實(shí)施機(jī)構(gòu)和日常管理機(jī)構(gòu)也需要相互監(jiān)督，一旦對(duì)采購(gòu)行為有所質(zhì)疑或者投訴，均由采購(gòu)監(jiān)管決策機(jī)構(gòu)按照相應(yīng)管理制度予以處理。一些醫(yī)院雖然建立了相應(yīng)的采購(gòu)管理監(jiān)督部門(mén)，但其工作流于表面，并不能真正做好采購(gòu)內(nèi)部控制。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，落實(shí)相關(guān)監(jiān)管部門(mén)的職能和責(zé)任，確保其監(jiān)管和控制職能得到真正發(fā)揮，提高醫(yī)院行政采購(gòu)資金的使用效率。

3　加強(qiáng)行政采購(gòu)的內(nèi)部控制

3.1 規(guī)定采購(gòu)條件

采購(gòu)人員需相應(yīng)承擔(dān)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)物品的品質(zhì)以及需求量等責(zé)任，以避免采購(gòu)物品超標(biāo)積壓，或者所購(gòu)物品不符合采購(gòu)預(yù)算指標(biāo)，并且所采購(gòu)的物品單價(jià)應(yīng)為合適單價(jià)，力求采購(gòu)物品物有所值、物有所用，在相同價(jià)格下購(gòu)買到最優(yōu)質(zhì)量的物品。

3.2 制訂與審核采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)該以“先預(yù)算、后計(jì)劃、再采購(gòu)”的原則開(kāi)展采購(gòu)項(xiàng)目，也就是說(shuō)醫(yī)院各單位應(yīng)該先集中采購(gòu)預(yù)算并上報(bào)，再錄入到采購(gòu)計(jì)劃中，經(jīng)過(guò)采購(gòu)監(jiān)管角色機(jī)構(gòu)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審核后方可予以實(shí)施。此過(guò)程中要加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算、計(jì)劃與資產(chǎn)管理之間的交流和溝通，以促進(jìn)三方工作的銜接。根據(jù)醫(yī)院各部門(mén)工程、物品等實(shí)際所需及經(jīng)費(fèi)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化采購(gòu)預(yù)算，明確列出采購(gòu)項(xiàng)目或物品品目，然后結(jié)合采購(gòu)預(yù)算及實(shí)際采購(gòu)所需安排和編報(bào)月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)實(shí)施小組應(yīng)核算各部門(mén)填報(bào)的集中采購(gòu)預(yù)算，對(duì)在集中采購(gòu)范圍卻未進(jìn)行編制的支出項(xiàng)目應(yīng)予以重新編制。此外，還要建立采購(gòu)需求小組內(nèi)部的分權(quán)和崗位分離機(jī)制，評(píng)審采購(gòu)需求計(jì)劃也要予以不同的崗位管理。禁止進(jìn)行未經(jīng)審批的采購(gòu)項(xiàng)目，如有突發(fā)性或者臨時(shí)急需的物品，可先行采購(gòu)，但需在請(qǐng)購(gòu)單上標(biāo)明急購(gòu)字樣，并寫(xiě)明原因，交予院領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)批。

3.3 簽訂合同

采購(gòu)實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)該按照采購(gòu)中標(biāo)結(jié)果和合同管理的相關(guān)要求與中標(biāo)通知書(shū)上的中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同，只有將所簽訂采購(gòu)合同提交并備案后才能進(jìn)行后續(xù)采購(gòu)物品的資金支付程序。采購(gòu)實(shí)施機(jī)構(gòu)還要將各采購(gòu)文件分類建檔，為監(jiān)管部門(mén)的檢查及采購(gòu)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)等工作提供依據(jù)。

3.4 驗(yàn)收采購(gòu)物品

購(gòu)入的任何物品都要由采購(gòu)者本人驗(yàn)收，并在送貨單和發(fā)票上簽名作實(shí)。當(dāng)物品金額達(dá)到一定數(shù)額則需要采購(gòu)者和使用科室一同驗(yàn)收。驗(yàn)收中需要對(duì)接收物品予以核實(shí)，以保證接收物品與訂貨單一致，并將完全合格或者經(jīng)批準(zhǔn)的特殊放行物品放入庫(kù)中。同時(shí)還要填制材料入庫(kù)單，并連同送貨單交至財(cái)務(wù)部以作結(jié)算貨款憑據(jù)，這也在一定程度上將采購(gòu)責(zé)任落實(shí)到每一位采購(gòu)人員身上，進(jìn)而達(dá)到規(guī)范、約束相關(guān)工作人員行為的效果。

4　建立管理控制行政采購(gòu)的良好環(huán)境

醫(yī)院的每個(gè)控制活動(dòng)都需要建立在一個(gè)特定環(huán)境中，其控制環(huán)境的優(yōu)劣將直接影響醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況，同時(shí)也會(huì)對(duì)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)造成影響。所以在完善、執(zhí)行醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制的時(shí)候也應(yīng)該重視醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制環(huán)境的完善。

4.1 提高采購(gòu)人員對(duì)內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與采購(gòu)人員都要全面深入地認(rèn)識(shí)到行政采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性，將行政采購(gòu)內(nèi)部控制作為醫(yī)院發(fā)展的重要目標(biāo)，明確指出醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制工作的重點(diǎn)和基本，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院自身情況不斷完善自身行政采購(gòu)內(nèi)部控制制度，讓采購(gòu)人員的采購(gòu)行為更為合理、規(guī)范，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院行政采購(gòu)效益的提升，提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

4.2 完善采購(gòu)信息檔案

為保證采購(gòu)物品的品質(zhì)，有效降低和控制采購(gòu)成本，行政采購(gòu)機(jī)構(gòu)要及時(shí)了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài)，不斷完善采購(gòu)信息檔案，為采購(gòu)計(jì)劃的制訂及實(shí)施提供有效依據(jù)，以便于相關(guān)信息的查詢和統(tǒng)計(jì)。與此同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)完善相關(guān)供應(yīng)商的檔案，這樣就能及時(shí)剔除存在質(zhì)量、交貨能力和信任問(wèn)題的供應(yīng)商，以確保采購(gòu)物品品質(zhì)。而且通過(guò)供應(yīng)商檔案可比較同類物品的質(zhì)量、價(jià)格等信息，以供采購(gòu)人員選擇最適宜的供應(yīng)商。

5　結(jié) 語(yǔ)

作為醫(yī)院內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院行政采購(gòu)管理必須得到重點(diǎn)關(guān)注，且加強(qiáng)醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制可有效提升醫(yī)院的資金使用效率，降低行政采購(gòu)成本和風(fēng)險(xiǎn)，因此，更應(yīng)該認(rèn)識(shí)到醫(yī)院行政采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性和必要性。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.007

R197.3

A

1673-0194（2016）10-0016-02

2016-04-02