文 / 李紅梅

法治央企建設(shè)背景下的企業(yè)檔案管理

文 / 李紅梅

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)，在中央深入推進(jìn)法治央企建設(shè)的過程中，央企檔案部門必須全面認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，堅(jiān)持依法依規(guī)治檔。文章探討了在法治央企建設(shè)中依法治檔的必要性，以及央企檔案在法治央企建設(shè)中的價(jià)值和作用，并從完善檔案工作機(jī)制體制建設(shè)、提高檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化等層面，提出以依法治檔助推法治央企建設(shè)的管理策略。

中央企業(yè)；法治央企建設(shè)；依法治檔

隨著社會(huì)的發(fā)展，在中央企業(yè)推動(dòng)法治央企建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)檔案的價(jià)值和作用越來越重要，堅(jiān)持依法治檔是推動(dòng)央企檔案工作發(fā)展的必然選擇。

一、法治央企建設(shè)中堅(jiān)持依法治檔的必要性

黨的十八屆四中全會(huì)通過了《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問題的決定》，吹響了全面推進(jìn)依法治國(guó)的號(hào)角。全面依法治國(guó)，是以習(xí)近平同志為核心的黨中央從推進(jìn)中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)出發(fā)、為更有效地治國(guó)理政而提出的重大戰(zhàn)略任務(wù)。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)，走依法治企之路是時(shí)代發(fā)展的必然選擇。央企要在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲勝，必須堅(jiān)持走依法治企之路。依法治企是企業(yè)依法決策、依法經(jīng)營(yíng)管理、依法維護(hù)合法權(quán)益的重要保障。國(guó)資委2016年發(fā)布的《關(guān)于全面推進(jìn)法治央企建設(shè)的意見》指出，在推進(jìn)混合所有制、員工持股、股權(quán)激勵(lì)等改革過程中，央企要依法規(guī)范操作，確保法律事務(wù)機(jī)構(gòu)全程參與，嚴(yán)控法律風(fēng)險(xiǎn)，防止國(guó)有資產(chǎn)流失。中船重工在2016年度法治工作會(huì)議上提出，在推進(jìn)法治央企建設(shè)中，要牢固樹立“法治船舶”理念。打造“法治船舶”是貫徹落實(shí)全面依法治國(guó)的政治任務(wù)，是推進(jìn)法治央企建設(shè)的必然要求，是實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司新戰(zhàn)略目標(biāo)的內(nèi)在需要。

企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。在依法治企的形式下，企業(yè)應(yīng)將現(xiàn)代企業(yè)制度的產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)等要求與檔案法治建設(shè)有機(jī)結(jié)合，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的外部環(huán)境、服務(wù)需求、技術(shù)條件在企業(yè)新階段發(fā)生的深刻變化。中船重工檔案資源不僅是集團(tuán)公司的重要財(cái)富，也承載著國(guó)家船舶工業(yè)發(fā)展的歷史記憶。檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，對(duì)于維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、積累核心競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值具有不可替代的作用。在全面依法治國(guó)、建設(shè)法治央企的大形勢(shì)下，央企檔案部門必須全面認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，明確使命，準(zhǔn)確定位，堅(jiān)持依法依規(guī)治檔，提升服務(wù)依法治國(guó)、服務(wù)法治央企建設(shè)的能力和水平。

二、央企檔案在法治央企建設(shè)中的價(jià)值與作用

央企檔案是中央企業(yè)的無形資產(chǎn)，是中央企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過程的真實(shí)記錄，是它們不可或缺的信息資源和重要資產(chǎn)。央企檔案工作既是中央企業(yè)實(shí)現(xiàn)依法治企、合規(guī)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是中央企業(yè)核心生產(chǎn)能力的集中體現(xiàn)。

（一）央企檔案是法治央企建設(shè)滿足法規(guī)遵從要求的基礎(chǔ)

檔案的原始性決定了它具有重要的憑證價(jià)值。首先，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的檔案，能夠真實(shí)客觀地反映中央企業(yè)的科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，具有鎖定證據(jù)的功能，能夠保證中央企業(yè)在法律糾紛中的正當(dāng)權(quán)益和證據(jù)需求，有利于維護(hù)中央企業(yè)的合法權(quán)益和經(jīng)濟(jì)利益，防范和化解各類訴訟風(fēng)險(xiǎn)；其次，央企檔案尤其是中央企業(yè)在“三重一大”、內(nèi)控管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等工作中形成的檔案，具有監(jiān)控過程的重要功能，反映了中央企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程的合法性與合規(guī)性，能夠保證中央企業(yè)合法管理、合規(guī)經(jīng)營(yíng)過程的可追溯性。

（二）央企檔案是反映中央企業(yè)科學(xué)管理的重要工具

在中央企業(yè)從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變過程中，企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的各項(xiàng)成果和經(jīng)驗(yàn)，將通過檔案完整地記載和傳承下去，央企檔案既是反映中央企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展與轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要工具，也是實(shí)現(xiàn)中央企業(yè)再發(fā)展的基礎(chǔ)。尤其是在制造型央企中，檔案部門是科研生產(chǎn)信息控制的樞紐，是保證信息有效性的核心機(jī)構(gòu)。在科研生產(chǎn)單位信息化程度迅速提高、企業(yè)多種信息系統(tǒng)一起運(yùn)行的情況下，信息的有效性控制更加重要，檔案部門的信息樞紐作用愈加關(guān)鍵。

（三）央企檔案是中央企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要載體

央企檔案記錄了中央企業(yè)的科研生產(chǎn)能力，反映了中央企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。央企檔案尤其是科技檔案，全面、真實(shí)、準(zhǔn)確地反映了中央企業(yè)的科研生產(chǎn)活動(dòng)。對(duì)于軍工企業(yè)集團(tuán)而言，科技檔案是武器裝備科研生產(chǎn)能力的重要載體，關(guān)系到國(guó)家的發(fā)展戰(zhàn)略和國(guó)防安全，科技檔案管理水平直接決定了特殊時(shí)期能否快速恢復(fù)企業(yè)的科研生產(chǎn)能力。因此，搞好央企檔案工作，對(duì)于提升中央企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重大意義。

央企檔案部門應(yīng)積極踐行“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的理念，堅(jiān)持依法治檔的思路，全面發(fā)揮央企檔案“鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗(yàn)證效果、規(guī)范管理”的作用，為法治央企建設(shè)提供有力支撐與保障。

三、以依法治檔助推法治央企建設(shè)的具體策略

（一）完善檔案工作機(jī)制體制，建立服務(wù)法治央企建設(shè)的基礎(chǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)與發(fā)展過程的真實(shí)記錄，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益具有至關(guān)重要的作用。目前，企業(yè)檔案部門在企業(yè)的位勢(shì)不斷下降，在企業(yè)機(jī)構(gòu)改革中往往被撤并，檔案部門行使檔案管理職責(zé)的能力不斷下降，與發(fā)揮企業(yè)檔案的價(jià)值、服務(wù)依法治企的方向相背離。企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案在企業(yè)實(shí)現(xiàn)依法治企、合規(guī)經(jīng)營(yíng)、科學(xué)管理中的重要作用，合理確立企業(yè)檔案部門在企業(yè)機(jī)構(gòu)中的地位。

首先，企業(yè)要確保檔案部門在企業(yè)發(fā)展中的位勢(shì)。檔案部門只有相對(duì)獨(dú)立于企業(yè)的其它職能部門或業(yè)務(wù)部門，并對(duì)其它部門的文件材料歸檔工作具有考核和評(píng)價(jià)的權(quán)利，才有條件完整系統(tǒng)地收集到反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和科研生產(chǎn)管理全過程的真實(shí)材料。否則，檔案部門只能是看攤守業(yè)，從事事后收容整理的工作。文件材料歸檔工作應(yīng)成為企業(yè)各部門完成工作任務(wù)的標(biāo)志性環(huán)節(jié)，企業(yè)各部門只有將真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的文件材料向檔案部門移交歸檔，并通過了檔案部門的質(zhì)量驗(yàn)收，才算得上真正完成了工作任務(wù)。

其次，檔案工作應(yīng)納入到企業(yè)管理活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程，尤其是進(jìn)入到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、科研生產(chǎn)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案部門參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，了解和掌握業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作內(nèi)容，一方面可以監(jiān)控文件材料的形成過程，確保過程材料的真實(shí)、可靠與完整，另一方面可以在歸檔環(huán)節(jié)控制歸檔文件材料的質(zhì)量，有利于保證館藏檔案的質(zhì)量。只有提升檔案部門在企業(yè)中的位勢(shì)，將檔案工作納入企業(yè)管理流程中，才能保證企業(yè)檔案部門館藏檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。惟其如此，在企業(yè)面臨的法律糾紛中，企業(yè)檔案才能真正發(fā)揮其法律憑證價(jià)值，幫助企業(yè)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；在企業(yè)接受有關(guān)部門的監(jiān)督檢查中，企業(yè)檔案才能真正發(fā)揮追溯企業(yè)管理合法合規(guī)性的作用。

（二）按照依法治檔的思路，提高檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化

堅(jiān)持依法治檔，目的是穩(wěn)步推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，加快構(gòu)建法治檔案管理體系，促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。我們必須以依法治國(guó)為引領(lǐng)，按照法治央企建設(shè)的總體要求，堅(jiān)定依法治檔的決心，創(chuàng)新依法治檔的思維能力，把握依法治檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

首先，全面加強(qiáng)央企檔案制度體系建設(shè)。在國(guó)家檔案法律法規(guī)體系的指導(dǎo)下，央企檔案工作一般都建立了較為完善的檔案管理制度，覆蓋了管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等主要檔案門類。當(dāng)前社會(huì)，央企改革快速推進(jìn)，不斷建立新的管理模式、產(chǎn)生新的管理領(lǐng)域，相應(yīng)地也產(chǎn)生了檔案工作新領(lǐng)域、新情況，如果沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范管理，將形成檔案工作的真空地帶。為保證檔案工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展的首要目標(biāo)，在國(guó)家沒有相應(yīng)檔案法律法規(guī)的情況下，檔案部門要堅(jiān)持制度創(chuàng)新的思維，既要對(duì)現(xiàn)有的檔案制度不斷地進(jìn)行完善，也要在檔案管理新領(lǐng)域及時(shí)建立新的檔案制度規(guī)范。

其次，主動(dòng)研究解決央企檔案工作新問題。隨著央企改革發(fā)展進(jìn)程的快速推進(jìn)，在企業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈不斷延伸、投資主體多元化的發(fā)展形勢(shì)下，央企檔案部門應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，按照“企業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的工作思路，主動(dòng)探索新形勢(shì)下伴隨企業(yè)發(fā)展而產(chǎn)生的檔案管理新問題。開展檔案工作新問題研究，是建立符合企業(yè)實(shí)際的檔案管理制度的前提。根據(jù)企業(yè)發(fā)展領(lǐng)域的拓展逐步建立完善的檔案管理制度規(guī)范體系，這對(duì)于防范企業(yè)各類法律風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)意義。

再次，以法治思維抓好檔案資源建設(shè)。檔案具有法律憑證價(jià)值，建設(shè)法治央企依法治企離不開檔案資源的有力支撐，央企檔案是實(shí)現(xiàn)依法治企的重要基礎(chǔ)。央企檔案部門應(yīng)緊緊圍繞法治央企建設(shè)的總體要求，按照國(guó)家檔案局令第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的要求，抓好企業(yè)文件材料的收集歸檔工作，建立覆蓋企業(yè)所有業(yè)務(wù)活動(dòng)范圍的檔案資源體系。檔案部門應(yīng)把好文件歸檔質(zhì)量關(guān)，完善歸檔體系，疏通歸檔渠道，規(guī)范歸檔流程，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保歸檔材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)，增強(qiáng)企業(yè)檔案“鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗(yàn)證效果、規(guī)范管理”的價(jià)值和功能。在軍工企業(yè)集團(tuán)推動(dòng)武器裝備建設(shè)進(jìn)程中，檔案部門要積極做好型號(hào)研制檔案的收集與整理，積極發(fā)揮檔案憑證價(jià)值，全力為型號(hào)研制的科學(xué)論證、履約管理、質(zhì)量追責(zé)等提供利用服務(wù)。

第四，以法治思維研究電子檔案的真實(shí)性有效性問題。信息化條件下，企業(yè)文件大多以電子文件形式存在。如何保證電子文件的真實(shí)性、有效性，需要檔案部門加強(qiáng)研究。當(dāng)前，很多企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的公文大都是電子文件形式，以電子印章等技術(shù)手段維護(hù)其有效性。為彌補(bǔ)電子文件法律效力不足的問題，企業(yè)仍會(huì)制作紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔。而在科研生產(chǎn)領(lǐng)域產(chǎn)生的電子文件，二維信息可以打印紙質(zhì)文件進(jìn)行簽章歸檔。但對(duì)于三維數(shù)模中的電子數(shù)據(jù)，存在很多難題有待解決：一是打印出的二維紙質(zhì)文件無法真實(shí)反映電子文件本身的三維特征；二是現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不能有效接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的三維數(shù)據(jù)，無法實(shí)現(xiàn)三維數(shù)據(jù)有效歸檔。解決三維數(shù)據(jù)歸檔，保證歸檔電子文件的真實(shí)性、有效性是檔案部門面臨的難題，需要檔案部門與信息技術(shù)部門協(xié)作，共同研究予以解決。

第五，以法治思維做好檔案的安全保管與利用服務(wù)。確保檔案安全是檔案工作的底線，做好檔案的安全保管是確保檔案工作服務(wù)依法治企的根本。企業(yè)檔案部門應(yīng)確保檔案的實(shí)體安全，做到不損毀、不丟失；確保檔案的信息安全，做到不失密、不泄密；確保檔案的環(huán)境安全，延長(zhǎng)檔案實(shí)體和有效信息的保存時(shí)限；認(rèn)真開展檔案資源的異質(zhì)異地備份，做好檔案的風(fēng)險(xiǎn)防控。檔案利用服務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案資源支撐法治央企建設(shè)的重要工具。開展檔案利用，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案利用形式，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，不斷提高檔案利用服務(wù)的快速反應(yīng)能力。檔案利用工作應(yīng)嚴(yán)格按照利用制度要求，嚴(yán)格利用賦權(quán)管理，做到利用過程可控，防止檔案的損毀與丟失；做到利用效果可查，通過利用反饋信息不斷完善檔案資源建設(shè)。

四、結(jié)語

在法治央企建設(shè)中做到依法治檔，對(duì)企業(yè)檔案原有的工作模式、工作內(nèi)容、工作手段都提出了新要求。央企檔案部門必須轉(zhuǎn)變工作思路，拓寬工作視野，將依法治理理論轉(zhuǎn)化為依法治檔的行動(dòng)準(zhǔn)則；從檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理走到?jīng)Q定性法律治理的前臺(tái)，將紙面上的法律變成行動(dòng)中的法治建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范檔案工作制度、運(yùn)行機(jī)制及其工作程序，推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為法治央企建設(shè)提供有力支撐。

[1]陳忠海.依法治檔中“治檔”應(yīng)作何理解?——誰來治、治什么、如何治[J].檔案管理,2011,(4).

[2]藍(lán)慶洪.依法治檔 推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展[J].惠州學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2013,(1).

[3]陳忠海,劉東斌.論依法治檔[J].檔案學(xué)研究,2015,(4).

[4]王嵐.依法治檔進(jìn)行時(shí)——中國(guó)檔案的法制與法規(guī)中的檔案[J].中國(guó)檔案,2015,(3).

G270.7；F270.7；D922.291.91

A

1005-9652（2017）03-0048-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

李紅梅，中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司。