文 / 孫立紅

地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)研究

文 / 孫立紅

文章闡述了地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性和重要性，分析了地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題，如地質(zhì)勘查單位所構(gòu)建的檔案信息庫缺乏通用性、地質(zhì)勘查單位人員的觀念較為落后以及地質(zhì)勘查檔案信息數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用性較低等，提出了對利用率高的地質(zhì)勘查檔案進行優(yōu)先建設(shè)、對地質(zhì)勘查檔案加強現(xiàn)代化管理、實施分級著錄以及分層著錄等具體建議。

地質(zhì)勘查；檔案信息；網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)覆蓋范圍的擴大和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，地質(zhì)勘探單位檔案的形成方式發(fā)生了根本性改變。無紙化辦公的出現(xiàn)和大批量機讀文件的形成，改變了檔案資料的利用方式。加強地質(zhì)勘探檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，能夠有效實現(xiàn)信息成果的多份拷貝，在提升地質(zhì)勘查資料時效性的同時實現(xiàn)檔案信息成果的共享。地質(zhì)勘探檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)為我國地質(zhì)在找礦事業(yè)上做出的貢獻(xiàn)是無法估量的。

一、地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案是指在地質(zhì)工作活動之中的有關(guān)記錄和成果，是在地質(zhì)研究活動以及礦產(chǎn)勘查活動之中制作而成的科技檔案[1]。它主要有兩種不同的形式，分別為地質(zhì)原本檔案以及地質(zhì)復(fù)制本檔案。

地質(zhì)勘探檔案對我國找礦事業(yè)具有重要的促進作用。尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，更需要強化地質(zhì)勘探檔案的管理，使其緊隨時代發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)。進行地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以有效實現(xiàn)資源的共享，充分發(fā)揮地質(zhì)勘查檔案的作用。在突破原本局限服務(wù)方式的同時，應(yīng)該將靜態(tài)分散的地質(zhì)勘查檔案信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)集中的地質(zhì)勘查檔案信息?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，不但簡化了檔案工作者的工作程序，而且可以跨地域查詢檔案信息，快捷、方便，節(jié)約了大量的人力、財力和物力。此外，加強地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會提高檔案部門的影響力，促使管理層對檔案管理工作投注更多的目光，為檔案工作日后的順利進行奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性

（一）能夠有效實現(xiàn)信息成果的多份拷貝

近年來，國家下發(fā)了多個文件，明確要求全國各個地區(qū)的地質(zhì)勘查單位共享地質(zhì)找礦成果，這不僅可以有效擴大社會影響和服務(wù)領(lǐng)域，而且能夠進一步提升檔案部門在社會中的地位。進行地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還可以與其他兄弟單位聯(lián)合勘查找礦，利益共享，一舉多得。

（二）能夠有效提升地質(zhì)勘查資料的時效性

手工信息加工的主要工作模式是，先行選擇礦區(qū)范圍，然后查找相關(guān)的原始資料，在進行繪圖之后書寫詳細(xì)的報告。這一精心制作的工作方式，雖然可以推出幾近完美的作品，但是從地質(zhì)報告形成再到出隊踏查時間較為漫長，會造成嚴(yán)重的資源浪費，使得信息失效，進而嚴(yán)重影響原始資料的應(yīng)用價值。然而，加強地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以讓地質(zhì)工作者直接利用機讀形式飛快地找到所需要的原始資料，充分利用計算機的功能快速完成加工程序；讓各種地質(zhì)設(shè)計以及圖紙的形成變得更加方便快捷，提升找礦效率。

（三）無紙化辦公改變了地質(zhì)勘查檔案的生成方式

無紙化辦公條件下，地質(zhì)設(shè)計的初稿擬定、圖紙的繪畫、圖建的修改以及原始資料的歸檔等運作過程都在計算機與網(wǎng)絡(luò)中進行，檔案資料也就必須要以機讀文件的形式存在，使用這些檔案資料的具體方法和紙質(zhì)載體檔案的利用方式存在極大的差異。若要及時有效地提供有重要價值的原始資料信息，就必須有一個“取其精華，去其糟粕”的過程，讓機讀形式的原始資料信息更具有價值，富含真實性和系統(tǒng)性，使廣大基層地質(zhì)工作者們獲取更加完善的服務(wù)[2]。

三、地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

（一）各個地質(zhì)勘查單位所構(gòu)建的檔案信息庫缺乏通用性

近年來，盡管我國各地質(zhì)勘查基層單位積極構(gòu)建了屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫。然而，在實踐中，檔案軟件并不存在信息管理功能，嚴(yán)重缺乏通用性。除此之外，甚至各個檔案部門所使用的計算機型號也存在差異，規(guī)格各式各樣，各自所開發(fā)的軟件無法交互使用，缺乏一個既可用于文獻(xiàn)檢索又可以用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。因為無法互調(diào)，所以無法利用計算機對信息進行管理，難以快速地出版信息編輯成果，這嚴(yán)重阻礙了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)?，F(xiàn)階段，各地質(zhì)勘查單位急需一種符合客觀形式變化以及電子化的工作方式，順利地讓檔案信息和最前沿的高新技術(shù)接軌。

（二）地質(zhì)勘查單位人員的觀念較為落后

我國地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)起步比較晚，檔案信息自動化系統(tǒng)依舊處于從文件處理向信息管理系統(tǒng)過渡的階段。完成這一步驟的關(guān)鍵，在于建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。我國檔案信息工程的根基與實質(zhì)即對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行開發(fā)和建設(shè)，這也是工程主體所在。數(shù)據(jù)庫的核心意義是憑借先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理以及快捷的使用。地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項極為漫長的工作，必須經(jīng)過從高至低、從個體至群體的循序漸進過程。但是現(xiàn)階段地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，有許多領(lǐng)導(dǎo)者沒有對此給予高度重視。許多基層工作者對檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建也缺乏了解，認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案工作和信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)毫無關(guān)聯(lián)。在日常工作之中，許多檔案管理工作者與計算機技術(shù)人員之間也缺乏配合性及協(xié)同性，這在一定程度上阻礙了地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[3]。

（三）地質(zhì)勘查檔案信息數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用性較低

由于社會信息化進程的深入，信息資源逐漸成為人們從事經(jīng)濟活動的重要戰(zhàn)略資源。與此同時，信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛使用，把檔案數(shù)字化建設(shè)提上日程，為檔案工作提供了新的發(fā)展空間?，F(xiàn)階段，許多地質(zhì)勘查部門建立的地質(zhì)勘查檔案信息數(shù)據(jù)庫嚴(yán)重缺乏實用性，在對數(shù)據(jù)庫進行“活性”評價的過程中難以突出重點所在，還處于單一數(shù)據(jù)庫的層面，并沒有形成網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接的分布式數(shù)據(jù)庫群，無法有效地提升地質(zhì)勘探檔案的總體利用效率。

（四）地質(zhì)勘查檔案管理團隊總體素質(zhì)較差

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是符合時代發(fā)展以及順應(yīng)時代潮流的新舉措和新要求。作為一種至關(guān)重要的原生信息資源，檔案的重要性正在逐漸凸顯。現(xiàn)階段，我國多數(shù)地質(zhì)勘查單位檔案管理人員皆為兼職人員，并不具備專業(yè)領(lǐng)域的知識，平常工作繁重，沒有更多的精力和時間投入到檔案管理工作中，僅僅能夠滿足日常的保存以及查詢需求。此外，現(xiàn)階段地質(zhì)勘查檔案管理團隊成員日趨老齡化，這類員工對電子文件的形成、信息保存、傳輸、檢索以及利用均存在諸多困難。這些團隊急需既精通檔案管理知識又了解計算機技術(shù)的綜合性檔案管理人員。

四、提升地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的具體對策

（一）對利用率高的地質(zhì)勘查檔案進行優(yōu)先建設(shè)

在地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的整個過程之中，可以對一些自用率比較高的檔案資料進行優(yōu)先建設(shè)，從而有效地提升使用效率。在檔案的管理過程之中，最重要的目標(biāo)之一就是讓資源可以充分地被社會所利用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的最終目的是為了提升檔案的利用率。

我國各個地質(zhì)單位的檔案室，在進行計算機管理的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照各全宗的重要程度、利用率高低、價值的大小以及是否開放等情況，對全宗進行系統(tǒng)排序，優(yōu)先加工整理一部分可以開放的核心檔案以及社會使用率較高的檔案。這可以確保地質(zhì)勘查檔案充分發(fā)揮效益，更好地服務(wù)于社會。

（二）對地質(zhì)勘查檔案實施現(xiàn)代化管理

全新歸檔方案的出現(xiàn)是以地質(zhì)勘探檔案的現(xiàn)代化管理為基礎(chǔ)的。倘若缺乏現(xiàn)代化的計算機設(shè)備，或者檔案工作者缺乏操作計算機的能力，是無法在此項工作上取得成效的。檔案工作者在面對文件級檔案管理時，應(yīng)當(dāng)端正態(tài)度，學(xué)會計算機知識及相關(guān)的操作技能，勇于開拓創(chuàng)新，盡可能開發(fā)出全新的檔案整理方案。

另外，在地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，不僅要及時更新計算機系統(tǒng)和相關(guān)的配套設(shè)備，而且需要讓廣大員工增強信息意識，培養(yǎng)信息觀念，將靜態(tài)的檔案信息靈活轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案信息，對信息資源進行充分的開發(fā)和利用；需要對現(xiàn)存的信息資源進行大力開發(fā)與利用，充分運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對豐富多樣的檔案進行存儲和數(shù)字化處理，進一步強化地質(zhì)勘查檔案全數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)[4]。

（三）實施分級著錄以及分層著錄

在整個著錄的過程之中，可以將所有的案卷細(xì)分為三個不同級別，即案卷級著錄、文件組合級著錄以及文件級著錄，分別展開著錄。對那些反映問題較少且不存在較高考察價值的檔案實施案卷級著錄，對那些一卷當(dāng)中有多個文件牽涉同一個內(nèi)容且又排列在一起的檔案實施文件組合級著錄，對于那些至關(guān)重要或者所反映問題龐大復(fù)雜的文件實施文件級著錄。這不但能夠有效地表達(dá)檔案的主體內(nèi)容以及特征，而且可以有效減少著錄條目和錄入條目，在節(jié)省時間、人力以及財力的基礎(chǔ)上，有效提升工作效率。

在分層著錄方面，面對那些案卷基礎(chǔ)良好且具備全引目錄的案卷，在整個著錄的過程中可以直接在全引目錄里面進行分類標(biāo)引；而對于那些形式較為特殊的檔案，如“案件”、“房檔”等，皆可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂芬约皶r間用案卷目錄直接錄入，再用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣詳細(xì)的分類，可以充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，對著錄的整體流程進行精簡，使著錄的速度和效率顯著提升。

（四）打造高素質(zhì)的檔案管理人員團隊

人才是實現(xiàn)檔案信息自動化的關(guān)鍵因素。強化教育培訓(xùn)，塑造大批復(fù)合型人才的重要性已經(jīng)吸引了社會的大量目光。在地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，因為地質(zhì)勘查檔案管理團隊總體素質(zhì)較低，構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理人員團隊是不可或缺的重要措施。把握好檔案管理的現(xiàn)代化人才建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵所在，打造一支高素質(zhì)的檔案管理團隊可以為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

我國的各個地質(zhì)勘查單位應(yīng)當(dāng)加強人才培訓(xùn)，善于發(fā)現(xiàn)并且吸納各個領(lǐng)域的人才，讓檔案信息服務(wù)的隊伍日益壯大。地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)之一就是計算機技術(shù)團隊的打造。計算機技術(shù)團隊是檔案信息自動化的關(guān)鍵力量，其素質(zhì)水平的狀況會對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)產(chǎn)生直接影響。各地質(zhì)勘查單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)定期組織檔案基礎(chǔ)管理人員進行學(xué)習(xí)，及時掌握全新的知識和技術(shù)，更好地為地質(zhì)勘查找礦工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

[1]袁鈞.地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度研究[J].山西檔案,2014,(4).

[2]張新新.“十三五”的數(shù)字出版人才政策與實踐研究——以政產(chǎn)學(xué)研一體化為視角[J].出版廣角,2016,(19).

[3]李淑娜,劉海燕.淺析大學(xué)生網(wǎng)絡(luò)化心理檔案的動態(tài)分層管理模型構(gòu)建[J].山西檔案,2016,(2).

[4]陳淑香.新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策[J].山西檔案,2016,(1).

G273.5

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1005-9652（2017）03-0069-03

（責(zé)任編輯：虞志堅）

孫立紅（1966-），女，河南信陽人，河南省核工業(yè)地質(zhì)局館員，研究方向：檔案管理。