《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第六章 企業(yè)檔案工作制度建設(shè)

一、企業(yè)檔案工作規(guī)章的制定

6.1.2制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

本條對企業(yè)制定“檔案工作規(guī)定”提出內(nèi)容要求。企業(yè)檔案工作規(guī)定，是企業(yè)根據(jù)國家檔案法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)管理模式和企業(yè)實際，制定的檔案工作管理方面的綱領(lǐng)性制定，也是諸項制度中最重要的制度。

企業(yè)檔案工作規(guī)定應(yīng)對本企業(yè)檔案工作的基本原則、檔案管理體制和檔案工作人員的職責(zé)、檔案管理各項業(yè)務(wù)等內(nèi)容做出的規(guī)定。可以設(shè)總則、檔案管理體制與人員配備、企業(yè)文件材料形成積累與歸檔要求、檔案整理、檔案保管保密、檔案鑒定與銷毀、檔案統(tǒng)計、檔案信息開發(fā)利用、檔案現(xiàn)代化管理、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置、獎勵與處分、附則等章節(jié)。

1.總則。制定企業(yè)工作規(guī)定的依據(jù)，本企業(yè)檔案工作的原則與目的。

2.檔案管理體制與人員配置。企業(yè)檔案工作的管理體制，檔案部門的隸屬關(guān)系，接受監(jiān)督、檢出和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的部門；檔案工作組織的構(gòu)成；檔案部門的任務(wù)與職責(zé)。

3.企業(yè)文件材料形成、積累與歸檔要求。文件材料的形成、積累的原則范圍；文件形成部門的職責(zé)與管理，堅持平時立卷與“三參加”、“四同時”的措施；歸檔文件的整理與歸檔要求。

4.檔案整理。文件材料的整理原則、標準、整理內(nèi)容、整理要求。

5.檔案保管保密。檔案保管的原則、方法、要求；檔案庫房條件與標準；檔案保密的規(guī)定。

6.檔案鑒定與銷毀。檔案鑒定工作的原則與要求，鑒定工作組織構(gòu)成，鑒定與銷毀工作程序。

7.檔案統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計工作的原則、要求、方法，統(tǒng)計內(nèi)容和指標體系設(shè)定，統(tǒng)計時限。

8.檔案信息開發(fā)利用。檔案信息開發(fā)利用的原則、方式方法，開發(fā)檔案的范圍，檔案利用規(guī)定、審批程序。

9.檔案現(xiàn)代化管理。檔案現(xiàn)代化管理原則，現(xiàn)代化管理手段和方法。

10.獎勵與處分。獎勵與處分的依據(jù)與標準。

其他各項檔案管理制度都應(yīng)在該制度的原則指導(dǎo)下，細化檔案管理工作內(nèi)容及操作程序。

6.1.3建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。

本條是要求企業(yè)建立檔案工作責(zé)任追究制度。責(zé)任追究的范圍、責(zé)任追究的對象、責(zé)任追究的內(nèi)容、責(zé)任追究的方式和處理辦法、追究程序、責(zé)任追究的處理期限。

6.1.4制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。

本條是要求企業(yè)應(yīng)建立檔案管理應(yīng)急預(yù)案。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括：應(yīng)急預(yù)案的原則；應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組及其主要職責(zé)；預(yù)案啟動、處置程序；應(yīng)急保障所需的資金保障、物資保障、人力保障；應(yīng)急處置措施中的及時報警、組織救援遇險人員、對突發(fā)事件可能造成的危害和損失做出初步判斷，啟動相關(guān)應(yīng)急處置預(yù)案、對災(zāi)害事故造成的受損檔案，立即組織力量進行搶救；應(yīng)急響應(yīng)和災(zāi)后救助，災(zāi)害預(yù)警、災(zāi)情核定及報送、緊急轉(zhuǎn)移安置、檔案搶救保護；宣傳、教育和培訓(xùn)；責(zé)任和獎懲。

二、企業(yè)檔案管理制度建設(shè)

企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，建立健全企業(yè)檔案管理制度是做好企業(yè)檔案工作的保證。制定企業(yè)檔案工作管理制度應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實際，履行制定規(guī)章制度程序，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準，納入企業(yè)管理制度或標準之中，嚴格管理并貫徹執(zhí)行。

企業(yè)檔案管理制度是由企業(yè)權(quán)威部門制定的。一是檔案管理制度必須出自企業(yè)權(quán)威部門，并以企業(yè)的名義或綜合部門審核批準、頒布實施；二是檔案管理制度必須按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的程序制作；三是檔案管理制度是企業(yè)辦事規(guī)程或行動準則，必須共同遵守；四是檔案管理制度應(yīng)與企業(yè)其它管理制度相契合，這樣既有利于各項制度落實，也有利于工作協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)漏洞。例如：崗位責(zé)任制、基建管理制度、設(shè)備管理制度、財務(wù)管理制度等都應(yīng)將涉及有關(guān)文件、檔案管理的內(nèi)容列入其中。

（此部分未完待續(xù)）