鄧曉珺

摘 要：高校教學(xué)檔案是各級(jí)教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中直接形成的，具有歷史聯(lián)系的文件體系。教學(xué)檔案是《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》十大類(lèi)檔案項(xiàng)目中的重中之重，也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。該文就高校教學(xué)檔案的重要性以及在教學(xué)檔案的收集、整理以及利用方面所存在的問(wèn)題及解決辦法幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述，進(jìn)一步探索在新的形勢(shì)下如何創(chuàng)新高職院校教學(xué)檔案的整體水平，使它更好地為學(xué)院的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 利用 思考

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）09（a）-0108-02

教學(xué)檔案是在教學(xué)過(guò)程中直接形成的，反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)改革和教學(xué)建設(shè)等環(huán)節(jié)，這些檔案資料是學(xué)校歷史、建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)見(jiàn)證，是學(xué)校最有效的第一手材料，同時(shí)也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)水平、人才管理水平的重要標(biāo)志，具有很強(qiáng)的保存價(jià)值。但并不是所有的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的材料，都能夠作為教學(xué)檔案來(lái)管理，它時(shí)刻受價(jià)值因素的影響，而只有那些具有一定現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考與研究?jī)r(jià)值的材料，才以檔案的形式存在，因此，教學(xué)檔案的質(zhì)量直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和辦學(xué)綜合實(shí)力。但在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了很多不盡人意的地方，下面就筆者從事檔案管理工作十幾年的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一點(diǎn)想法與大家一起探討。

1 高職院校教學(xué)檔案管理工作的重要性

1.1 教學(xué)檔案是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)

各院校的領(lǐng)導(dǎo)為了改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量和進(jìn)行教學(xué)改革，有效地貫徹執(zhí)行國(guó)家制定的教育工作法律、法規(guī)、制度，科學(xué)地組織學(xué)校的教育教學(xué)管理及科學(xué)研究等各項(xiàng)工作，維持正常的教學(xué)工作秩序，及時(shí)合理地糾正教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中的偏差和錯(cuò)誤，都需要掌握完整、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)和信息。實(shí)踐證明，教學(xué)檔案所提供的數(shù)據(jù)和信息，是各個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)決策的必要條件之一。如果沒(méi)有這些數(shù)據(jù)和信息作為保障，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)便無(wú)法了解本校有關(guān)教學(xué)活動(dòng)的基本狀況、存在的問(wèn)題以及本校教學(xué)活動(dòng)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、規(guī)律和特點(diǎn)，就無(wú)法按照科學(xué)的決策程序進(jìn)行合理有效的決策工作。

1.2 教學(xué)檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的參考依據(jù)

由于教學(xué)檔案之中蘊(yùn)藏著比較豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和智慧，所以只有注意挖掘和開(kāi)發(fā)利用，才能有效地獲得改進(jìn)課堂教學(xué)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)等教學(xué)活動(dòng)的信息和知識(shí)。每當(dāng)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評(píng)估時(shí)，凡是教學(xué)檔案規(guī)范齊全的單位，該項(xiàng)工作便可以順利進(jìn)行，反之則會(huì)困難重重，無(wú)處著手。可見(jiàn)，教學(xué)檔案是驗(yàn)證教學(xué)質(zhì)量的最真實(shí)的佐證材料，是改進(jìn)和提高教學(xué)質(zhì)量的重要參考依據(jù)。

1.3 教學(xué)檔案是有效開(kāi)展教學(xué)管理活動(dòng)的必要保障

教學(xué)檔案可以為教學(xué)管理工作的正常進(jìn)行，提供有關(guān)教育工作法規(guī)制度、方針政策、統(tǒng)計(jì)數(shù)字等方面的信息材料。各學(xué)校的教學(xué)管理部門(mén)或機(jī)構(gòu)，只有真正獲得了以上信息的支持，才能夠做到“依法管理”，避免管理失誤。

教學(xué)檔案是把平時(shí)所獲取的零散的教學(xué)材料進(jìn)行進(jìn)一步的“大集中”，是對(duì)教學(xué)檔案的總結(jié)和推廣，是教育教學(xué)理念、教學(xué)方法和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的智慧源泉，這些都比較客觀地記錄在它們所形成的教學(xué)檔案中，其中凝結(jié)著廣大教職工的辛勞和智慧，充分發(fā)掘這些檔案中的“智力資源”，可以使更多的學(xué)校共享這些資源，從而也有利于提高整個(gè)社會(huì)的教育水平。值得注意的是，一些學(xué)校在其所制定的教學(xué)檔案管理制度中還明文規(guī)定，教學(xué)檔案主要為本學(xué)校的教學(xué)工作服務(wù)，這在提倡信息公開(kāi)和信息共享的時(shí)代，是一種十分不和諧的“音符”。

2 教學(xué)檔案管理中遇到的瓶頸

（1）對(duì)教學(xué)檔案的重視不夠。一般來(lái)說(shuō)，在高校里面大都重視教學(xué)管理這塊的發(fā)展，不論是教學(xué)質(zhì)量還是教學(xué)行政管理工作都會(huì)受到一定程度的關(guān)注，但對(duì)于在教學(xué)過(guò)程中形成的教學(xué)檔案卻是無(wú)人問(wèn)津，教學(xué)管理部門(mén)對(duì)于收集檔案的熱情也不高，感覺(jué)這項(xiàng)工作可有可無(wú)，可做可不做，歸根結(jié)底還是領(lǐng)導(dǎo)不重視，教學(xué)檔案收集工作人員對(duì)“收集”抱淡然的態(tài)度，回頭想想，這幾年中不管是學(xué)院評(píng)優(yōu)，還是國(guó)家骨干院校建設(shè)及學(xué)校50周年紀(jì)念日活動(dòng)中所有的原始材料都是出自于學(xué)院的綜合檔案室，再加上校史館的成立，沒(méi)有檔案室原始材料的提供，何來(lái)校史館，那只能是空想，從何談學(xué)校的發(fā)展，又如何了解學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的發(fā)展進(jìn)程。從以上事例可以看出要想再現(xiàn)教學(xué)管理方面的發(fā)展歷程，只有通過(guò)平時(shí)的收集整理工作，使學(xué)校的綜合檔案室教學(xué)方面的原始材料得到充實(shí)，如果不進(jìn)行平時(shí)的積累工作，那將會(huì)影響學(xué)校的整體發(fā)展，因此，必須重新認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值的存在性，更深度地了解檔案。

（2）收集教學(xué)檔案是個(gè)老大難的問(wèn)題。高校檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行完整的收集才能更好地為教學(xué)管理工作服務(wù)。大部分的教學(xué)管理人員對(duì)教學(xué)檔案收集工作的認(rèn)識(shí)不足，加上一些專(zhuān)職教師認(rèn)為，在教學(xué)過(guò)程中的教學(xué)和科研成果應(yīng)自己保存，擔(dān)心移交到綜合檔案室備案，使用起來(lái)不方便。長(zhǎng)期以來(lái)，在教學(xué)檔案的收集中檔案部門(mén)始終處于被動(dòng)地位，表面上看教學(xué)部門(mén)和檔案管理部門(mén)溝通和協(xié)調(diào)工作都不錯(cuò)，實(shí)際上教學(xué)部門(mén)在具體實(shí)施過(guò)程中卻很延時(shí)，造成檔案部門(mén)整個(gè)整理工作延后。當(dāng)然，在日常收集工作中，教學(xué)檔案收集呈現(xiàn)嚴(yán)重缺失現(xiàn)象，如JX11-2、JX11-5、JXl2、JX12-2、JX12-5、JX15、JX15-4、JX15-5、JX17-2、JX17-3、JX17-4、JX17-5、JX17-6等都存在著收集不全或收不上來(lái)的現(xiàn)象，勢(shì)必造成教學(xué)檔案的嚴(yán)重丟失現(xiàn)象，對(duì)教學(xué)的質(zhì)量評(píng)價(jià)與評(píng)估等教學(xué)方面造成不可估量的影響。

（3）對(duì)新增的內(nèi)容如何分類(lèi)問(wèn)題。按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》可以看出教學(xué)檔案管理工作還存在著諸多弊端，大量的高職院校的人才培養(yǎng)水平評(píng)估材料、骨干院校建設(shè)項(xiàng)目材料、示范性院校建設(shè)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、國(guó)家助學(xué)貸款、職教聯(lián)盟等一系列材料，無(wú)從下手，造成大量檔案的流失，從而不能滿(mǎn)足文獻(xiàn)資料在教學(xué)檔案分類(lèi)和管理過(guò)程中的要求，造成了大量有價(jià)值的文獻(xiàn)丟失。在一定程度上，存在一定程度的隨意性，缺乏科學(xué)性，直接影響到綜合檔案的審查、信息的開(kāi)發(fā)和利用。

3 針對(duì)教學(xué)檔案存在不足的解決辦法

3.1 針對(duì)教學(xué)檔案的形成者因素，建立健全教學(xué)檔案歸檔制度

形成者因素可以使管理者明確教學(xué)檔案的主要來(lái)源，便于科學(xué)地組織教學(xué)檔案的平時(shí)積累和集中歸檔工作。目前高校的教學(xué)檔案主要是由各級(jí)各類(lèi)學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)和教師本人形成的。首先，各部門(mén)兼職檔案員要明確教學(xué)檔案收集范圍，掌握各類(lèi)目歸屬部門(mén)的具體崗位指標(biāo)。實(shí)踐證明，教學(xué)管理必須制定大量的制度進(jìn)行約束，否則，就會(huì)使有關(guān)學(xué)校的教學(xué)檔案管理人員的管理工作陷入被動(dòng)。良好的教學(xué)檔案歸檔制度，雖然可以為教學(xué)文件的集中和篩選提供有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但是如果執(zhí)行不力，也會(huì)變成一紙空文。為此，制度的建立和制度的執(zhí)行，對(duì)于順利實(shí)現(xiàn)教學(xué)文件集中歸檔的目標(biāo)，都是非常重要的。另外，有些教學(xué)單位的教學(xué)文件歸檔制度條款粗陋，缺乏細(xì)化性要求，也會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)不便，甚至?xí)鸬较麡O作用。還有一些單位的歸檔制度之中只是規(guī)定了教學(xué)文件材料的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔手續(xù)和歸檔份數(shù)等方面的內(nèi)容，但卻缺乏諸如歸檔要求、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰措施等方面的保障性規(guī)定。這樣做的目的，是便于開(kāi)展教學(xué)檔案的目標(biāo)管理。教學(xué)文件歸檔責(zé)任的明確，為各個(gè)學(xué)校的教學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員及時(shí)了解教學(xué)文件的形成情況和歸檔情況等，提供了良好的前提條件。

3.2 針對(duì)教學(xué)檔案的形成領(lǐng)域因素，明確收集教學(xué)檔案責(zé)任者

針對(duì)教學(xué)檔案來(lái)源的相對(duì)分散性、內(nèi)容的豐富性、形成過(guò)程中的周期性、種類(lèi)的多樣性等幾個(gè)特點(diǎn)，抓住這幾個(gè)特性進(jìn)行分析。通過(guò)對(duì)這一因素進(jìn)行全面詮釋?zhuān)虒W(xué)檔案管理部門(mén)可針對(duì)具體因素，制定明確的計(jì)劃和目標(biāo)管理政策，對(duì)平時(shí)所積累的教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理工作，同時(shí)，也便于教學(xué)部門(mén)兼職檔案員和學(xué)校綜合檔案室工作人員有針對(duì)性地開(kāi)展教學(xué)檔案的收集工作。因此，除了“兼職檔案員”外，各個(gè)學(xué)校負(fù)責(zé)教學(xué)管理的機(jī)構(gòu)和人員，也應(yīng)當(dāng)積極參與教學(xué)文件的形成、積累、整理和歸檔工作，歸檔實(shí)際上就是篩選有保存價(jià)值的教學(xué)文件的一道關(guān)口，所以也沒(méi)必要將所形成的全部教學(xué)文件都收集起來(lái)。

3.3 針對(duì)教學(xué)檔案的價(jià)值因素，做好教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

教學(xué)檔案利用服務(wù)工作一般包括經(jīng)常性利用服務(wù)和特殊性利用服務(wù)兩種類(lèi)型。只有兩者有機(jī)結(jié)合才能體現(xiàn)其價(jià)值，主要是指在教學(xué)檔案利用實(shí)踐中周期性的、穩(wěn)定性的利用服務(wù)和在教學(xué)檔案利用實(shí)踐中非經(jīng)常性的、隨機(jī)性的利用服務(wù)。前者如教師科研業(yè)績(jī)考評(píng)，職稱(chēng)評(píng)定等，后者是為教學(xué)改革提供教學(xué)檔案信息的佐證，為分析教學(xué)工作質(zhì)量和找出教學(xué)難點(diǎn)等提供依據(jù)，為編寫(xiě)教學(xué)大綱和教材提供素材信息等。為了充分實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案在教學(xué)和科研工作中的使用價(jià)值，各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)兼職檔案員必須更加重視教學(xué)檔案工作，分析對(duì)教學(xué)檔案的各種影響，教學(xué)檔案只有通過(guò)利用才能體現(xiàn)出其價(jià)值。各個(gè)院校應(yīng)當(dāng)努力通過(guò)各種有效的途徑和方式，滿(mǎn)足教學(xué)檔案的信息用戶(hù)的合理利用需要，在一定程度上也大幅度地提高了教學(xué)檔案的利用率。

綜上所述，不論是在學(xué)校的升級(jí)，還是各大院校的各項(xiàng)評(píng)估以及骨干院校建設(shè)和校史館建設(shè)過(guò)程中都需要大量的教學(xué)檔案作為佐證材料。可見(jiàn)，高校教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要廣大教職員工特別是教學(xué)管理部門(mén)的同仁們通力合作，從多視角、全方位地去關(guān)注教學(xué)檔案的形成過(guò)程，把握教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)的特性和規(guī)律，保持教學(xué)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分價(jià)值，方便教學(xué)工作及其他各項(xiàng)工作的利用，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案的整體質(zhì)量，提高教學(xué)檔案的利用率，使之達(dá)到預(yù)期的目的。

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