譚再利

摘 要：收發(fā)文件是辦公的一項重要內(nèi)容，即“辦文”。在傳統(tǒng)的手工辦文方式下，辦公室人員需要先起草文件、審批文件、印制文件、加蓋公章，再進行派送或者發(fā)送傳真給接收對象。派送需要花費較長的時間；發(fā)送傳真還需電話確認對方是否收悉，文字是否清楚；對于重要的文件，還需要接收人簽字確認。手工辦文既費時、又費力，同時還要耗費大量的紙張油墨等辦公用品，是一種不小的資源浪費。隨著OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，改傳統(tǒng)手工辦文方式為自動化辦文，是辦公的發(fā)展方向。該文以“點易OA系統(tǒng)”為軟件平臺，通過對文件分發(fā)工作流程的設(shè)計、表單設(shè)計、附件文件紅頭設(shè)計，公章制作、發(fā)文應(yīng)用實踐、模塊二次開發(fā)以及IE7以上安全瀏覽器環(huán)境下Office插件工作異常的處理方法等方面做了有益探索，實現(xiàn)了發(fā)文辦公自動化。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 OA系統(tǒng) 文件自動分發(fā)

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）11（b）-0022-02

收發(fā)公文是公務(wù)活動和行政管理的重要手段，在單位日常工作中，“辦公”的一個重要內(nèi)容就是辦理和收發(fā)文件，即“辦文”。

手工辦文方式存在諸多弊端。辦公室人員需要先起草文件、審批文件、印制文件、加蓋公章，再進行派送或發(fā)送傳真給接收對象。其間需要進行大量的復印、裝訂工作，派送需要花費較長的時間，發(fā)傳真還需電話確認對方是否收悉、文字是否清楚；對于重要的文件，還需要接收人簽字確認，特殊情況下，文件不能如期送達和簽收。手工辦文既費時、又費力，同時還要耗費大量的紙張油墨等辦公用品，是一種不小的資源浪費。隨著OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，改手工辦文為自動化辦文，是辦公的發(fā)展方向。

點易OA系統(tǒng)應(yīng)用當代信息技術(shù)將管理和服務(wù)進行集成，提高了公文的流轉(zhuǎn)效率。公文從生成到運轉(zhuǎn)、發(fā)送、接收、歸檔全面實現(xiàn)電子化、無紙化。實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)中的文件保護、個人簽章、加蓋公章、身份認證、印章驗證、簽收等要求，確保公文傳輸?shù)恼鎸嵭?、完整性、合法性?/p>

點易OA系統(tǒng)根據(jù)電子公文傳輸系統(tǒng)的具體要求，開發(fā)了發(fā)文和收文兩大模塊。發(fā)文工作流程包括起草、報批、版式文件的生成、文件蓋章加密、公文分發(fā)；收文工作流程包括文件的簽收、公文打印；系統(tǒng)還包括回執(zhí)功能以及與其他信息交換平臺之間的接口。

由于各個單位的具體情況不同，收發(fā)文件的流程具有不同的特點，OA系統(tǒng)只提供了發(fā)文和收文模塊和常用流程模板，具體流程必須由具有管理員權(quán)限的用戶來定義，才能讓收發(fā)文件功能動起來，真正實現(xiàn)收發(fā)文件。

1 OA文件收發(fā)應(yīng)用實踐及二次開發(fā)

整個實踐過程分為：單位統(tǒng)一安排布置項目計劃、制作電子公章、設(shè)計流程圖、設(shè)計表單、設(shè)計公文模板、發(fā)文操作調(diào)試、培訓、推廣、驗收等環(huán)節(jié)。該文主要討論工作流設(shè)置。

1.1 工作流設(shè)置

工作流是一個實用、靈活，貼近辦公需求的模塊，可以高效完成由多個人按照一定的步驟、順序分工完成的工作任務(wù)。工作流設(shè)置包括設(shè)計表單和定義流程兩部分。該文以恩師職業(yè)技術(shù)學院的“學院發(fā)文申請”為例，其他流程定義方法相似，其功能在“系統(tǒng)管理”項中。

1.1.1 設(shè)計表單

表單是業(yè)務(wù)流程中的數(shù)據(jù)載體，是日常工作中的工作單、業(yè)務(wù)卡片等以紙張形式存在的單證在辦公系統(tǒng)中的體現(xiàn)。表單的內(nèi)容和用于填寫信息的“字段”可由用戶自己定義。設(shè)計表單的方法為：點擊“新建表單”按鈕指定表單名稱，保存后該表單即出現(xiàn)在“未分類表單”下的列表中。接下來通過表單智能設(shè)計器編輯表單字段，進行表單設(shè)計。

在表單設(shè)計器中，首先按表單需求制作表格，填寫相應(yīng)的名稱標識，再添加相應(yīng)的控件，控件名稱就是流程設(shè)計中需要用到的“可寫字段”的名稱。

1.1.2 定義流程

流程是日常工作中的業(yè)務(wù)辦理過程在辦公系統(tǒng)中的數(shù)字化體現(xiàn)，流程的步驟也就是業(yè)務(wù)辦理過程中的辦理環(huán)節(jié)，流程與流程的步驟是由用戶自定義的，該系統(tǒng)支持用戶定義任意多個流程用以體現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)或公文的辦理過程。

為了便于對眾多流程進行歸類整理，事先自定義流程類型。

定義流程的方法為先點擊“新建流程”按鈕，然后指定表單和流程類型，不同的流程可以指定相同的表單。流程類型分為“固定步驟流程”和“自由流程”兩種。保存后需要編輯步驟，點擊流程名稱列表中的“流程設(shè)計器”按鈕進入流程設(shè)計界面。

在流程設(shè)計器中，右擊步驟，彈出菜單對步驟進行設(shè)置，空白處右擊可添加步驟。

1.2 附件公文模板設(shè)計

真正的公文內(nèi)容是以Word文檔形式作為附件在工作流中傳送的。為了保證所傳公文與紙質(zhì)公文外觀高度一致，將各種紅頭文件進行掃描，通過PS圖片處理，得到與紙質(zhì)文件高度一致的紅頭圖片和線條圖片，通過插入到Word文檔中得到電子版紅頭文件。

1.3 公章制作

將各部門公章清晰地加蓋于干凈的白紙上，然后掃描圖片，通過PS圖片處理，得到與實際公章高度吻合的公章圖片，最后通過軟件，輸入加密信息制作電子公章，該加密信息在OA中能夠驗證公章的真?zhèn)危苑拦脑旒佟?/p>

1.4 收發(fā)文件操作

工作流設(shè)置完成，以后就可以通過所設(shè)置的工作流進行文件收發(fā)。實際過程中應(yīng)用工作流是在“公共事務(wù)”項中。新建對應(yīng)的工作流程，在表單中填入相應(yīng)信息，制作附件，必要時加蓋電子印章，然后轉(zhuǎn)到下一步，相應(yīng)的人員就會收到待辦事項，這樣就可以一步一步得到完成。

1.5 過程中遇到的問題及處理

1.5.1 NTKO OFFICE文檔控件版本沖突

收發(fā)文件的附件是Word文檔，必須通過NTKO OFFICE文檔控件進行在線閱讀，點易OA所用NTKO OFFICE文檔控件3.0是針對IE6瀏覽器的低版本，不支持ie7以上版本，因此必須將NTKO OFFICE文檔控件升級為4.0。此組件在通達OA官方網(wǎng)站下載，完全免費，但組件內(nèi)部是要驗證OA軟件中的組件使用許可的，因此需要將webroot＼module＼下的oc文件夾中的頁面反編譯，修改相應(yīng)的許可，使插件達到合法使用，問題圓滿解決。

1.5.2 不能裝載文檔控件

IE7以上的瀏覽器屬于安全瀏覽器，因此必須將OA網(wǎng)站設(shè)為受信任站點，并設(shè)置為兼容視圖，問題得到解決。

2 實施效果總結(jié)

該院OA文件收發(fā)功能的成功上線，帶動了該院電子政務(wù)信息化改革的不斷深入，院方不斷加大電子信息化建設(shè)的力度，學生管理、工資發(fā)放、內(nèi)部通知等都通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)得以實現(xiàn)。截止2015年年底，該院全面停止紙質(zhì)公文，全面實行公文電子化傳輸，經(jīng)過不斷升級與改造，OA文件收發(fā)功能已經(jīng)成為該院電子政務(wù)信息化系統(tǒng)中不可替代的部分，得到了院領(lǐng)導以及各部門和職工的一致好評，提高了辦公效率，節(jié)省了辦公經(jīng)費，經(jīng)濟效益明顯。

參考文獻

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