尹潔
摘要:物資集中采購是建筑施工企業(yè)物資采購模式的重大變革,隨著信息技術(shù)的推廣,運(yùn)用物資集采系統(tǒng)加強(qiáng)物資采購管理,已經(jīng)成為企業(yè)提高采購效率,節(jié)約采購成本的一項(xiàng)重要措施。信息化平臺(tái)及時(shí)、高效的信息交換方式,使物資采購的集中統(tǒng)一管理成為可能。筆者在本文中對物資集采系統(tǒng)在水運(yùn)施工企業(yè)中的應(yīng)用進(jìn)行了介紹。
關(guān)鍵詞:物資集采系統(tǒng);施工企業(yè);應(yīng)用
中圖分類號(hào):TU221 文獻(xiàn)識(shí)別碼:A 文章編號(hào):1001-828X(2017)003-0-02
市場經(jīng)濟(jì)條件下,采購管理一直是企業(yè)價(jià)值鏈管理的核心環(huán)節(jié),控制采購成本已經(jīng)成為企業(yè)盈利的重要手段之一。為實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量、低成本采購,國內(nèi)外許多大型企業(yè)都采取了集中采購的管理模式,同時(shí)將信息技術(shù)運(yùn)用到集中采購管理,建立企業(yè)集中采購管理系統(tǒng),通過系統(tǒng)的有效運(yùn)行對采購環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的控制和管理,促進(jìn)企業(yè)管理水平提升,從而達(dá)到降低成本增加效益的目的,集中采購已成為現(xiàn)代企業(yè)采購管理的一個(gè)普遍模式。
一、集中采購與集中采購系統(tǒng)
采購是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源,以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)。集中采購是指在同一企業(yè)或同一企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部的采購管理集中化趨勢,即通過對同一類材料進(jìn)行集中化采購來降低采購成本。
由于集中采購數(shù)量多、金額大,環(huán)節(jié)比較復(fù)雜,需要有規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁鞒毯捅憬莞咝У男畔⒒脚_(tái)做支撐,這樣集中采購系統(tǒng)(亦稱電子化采購平臺(tái))便應(yīng)運(yùn)而生,其科學(xué)的流程設(shè)計(jì)能有效提高采購過程的規(guī)范化,信息化平臺(tái)能夠?yàn)椴少徣鞒烫峁┍匾男畔⒅С郑构?yīng)商的信息及與采購相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)能夠及時(shí)方便的獲取。
二、物資集中采購的優(yōu)勢
1.集中采購是控制成本增加效益的有力措施
企業(yè)的集中采購,一般是由企業(yè)負(fù)責(zé)物資管理的部門組織進(jìn)行的,該部門將企業(yè)內(nèi)所有子公司提報(bào)的采購計(jì)劃匯總后統(tǒng)一進(jìn)行采購。通過這種方式可以匯總企業(yè)內(nèi)子公司的物資需求,同品類物資的采購量增大,會(huì)使企業(yè)在與供應(yīng)商的談判時(shí),具有更強(qiáng)的議價(jià)能力,實(shí)現(xiàn)規(guī)模效益。同時(shí),可以控制訂貨節(jié)奏,減少交易次數(shù),節(jié)約交易費(fèi)用,從而降低采購成本,增加企業(yè)效益。
2.集中采購是促進(jìn)采購管理向供應(yīng)鏈管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
供應(yīng)鏈管理是一種新的管理理念,其優(yōu)勢在于用集中化、系統(tǒng)化的思路統(tǒng)籌整個(gè)供應(yīng)鏈上的各個(gè)功能,強(qiáng)調(diào)對供應(yīng)鏈的物資流、信息流、資金流加以集成,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈整體效益的最大化。從供應(yīng)鏈的角度看,實(shí)施集中采購有利于加強(qiáng)對供應(yīng)商管理。通過集中采購,企業(yè)能夠與實(shí)力強(qiáng)、信譽(yù)好的供應(yīng)商保持長期、穩(wěn)定合作關(guān)系,建立起優(yōu)良而穩(wěn)定的供應(yīng)渠道,確保物資供應(yīng)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
3.集中采購有利于降低采購風(fēng)險(xiǎn)
通過集中采購,企業(yè)能夠動(dòng)態(tài)的把握市場供需的態(tài)勢和價(jià)格走勢,從而實(shí)現(xiàn)正確決策和快速調(diào)整,有效的監(jiān)控采購資金流動(dòng),進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析,增強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力。
4.集中采購有利于杜絕采購過程中的腐敗現(xiàn)象
通過集中采購,實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管,能夠克服分散采購中的不規(guī)范操作行為。在企業(yè)內(nèi)部形成公平、公開、公正的采購環(huán)境,避免權(quán)力和個(gè)人意志的干擾,實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的決策民主、操作公開、過程設(shè)控、永久追溯,杜絕采購過程中腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。
三、物資集采系統(tǒng)的應(yīng)用
水運(yùn)工程施工企業(yè)施工地域廣、工程項(xiàng)目多且較為分散,傳統(tǒng)的物資采購模式要實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)內(nèi)部物資管理的統(tǒng)一管控難度較大,這就需要利用信息化手段,建立符合生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際的集中采購管理系統(tǒng),運(yùn)用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對物資采購的集中、統(tǒng)一、有效的管理。
物資集采系統(tǒng)主要分為物資采購管理、供應(yīng)商管理、合同管理、專家管理四大模塊。
1.物資采購管理模塊
物資采購管理可分為采購計(jì)劃管理、方案管理和尋源管理三個(gè)子模塊。施工項(xiàng)目部物資管理人員負(fù)責(zé)采購計(jì)劃和采購方案的編制工作,依據(jù)系統(tǒng)流程逐級(jí)進(jìn)行上報(bào)審批,已審批通過并生效的采購計(jì)劃與采購方案涉及同種物資,可自動(dòng)生成計(jì)劃和方案之間的關(guān)聯(lián),從而實(shí)現(xiàn)計(jì)劃與方案的一一對應(yīng)。項(xiàng)目部物資管理人員通過物資采購計(jì)劃查詢功能可以查詢到計(jì)劃的執(zhí)行情況。而通過集采系統(tǒng),企業(yè)物資管理部門的人員可以對采購計(jì)劃進(jìn)行匯總,實(shí)現(xiàn)集中管理;并通過采購計(jì)劃管理,全面掌握采購計(jì)劃的進(jìn)展情況,實(shí)現(xiàn)對采購計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)程的監(jiān)管。
依據(jù)審批通過的采購計(jì)劃和采購方案進(jìn)入下一步流程——采購尋源管理,對物資采購方式進(jìn)行選擇。尋源管理分為:招標(biāo)尋源、詢價(jià)尋源、競爭談判尋源和其他采購尋源幾種管理方式。一般采取招標(biāo)尋源采購方式,包括:采購尋源、標(biāo)書開啟、專家評標(biāo)、監(jiān)督檢查、定標(biāo)審批、定標(biāo)確認(rèn)幾個(gè)步驟。由企業(yè)的物資管理部門發(fā)布采購招標(biāo)公告,供應(yīng)商依據(jù)招標(biāo)公告內(nèi)容進(jìn)行招標(biāo)響應(yīng)。網(wǎng)上詢價(jià)和報(bào)價(jià)代替了傳統(tǒng)訂貨,采購人員與供應(yīng)商在網(wǎng)上進(jìn)行商務(wù)技術(shù)交流與洽談,實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)的異地和電子化處理。網(wǎng)上采購不僅實(shí)現(xiàn)了完全的密封報(bào)價(jià),競爭更加公平,而且使物資采購由貨比三家變?yōu)樨洷榷嗉遥员M可能合理的價(jià)格在網(wǎng)上實(shí)施采購,采購成本控制能力顯著提高。
通過集采系統(tǒng),物資管理部門和需用單位可實(shí)時(shí)在網(wǎng)上查詢采購進(jìn)度情況,監(jiān)察部門可以實(shí)時(shí)在網(wǎng)上跟蹤采購業(yè)務(wù)運(yùn)行情況,實(shí)施網(wǎng)上采購監(jiān)控。
2.供應(yīng)商管理模塊
供應(yīng)商管理包括供應(yīng)商注冊、變更和推薦幾個(gè)環(huán)節(jié)。凡具有合作意向的供應(yīng)商,均需要通過物資集采系統(tǒng)的供應(yīng)商門戶進(jìn)行網(wǎng)上注冊并通過審批,納入企業(yè)供應(yīng)商統(tǒng)一管理。當(dāng)供應(yīng)商信息發(fā)生變更時(shí),可通過變更審核環(huán)節(jié)進(jìn)行修改。對提供的商品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉,且服務(wù)優(yōu)、信譽(yù)好,有長期合作意向的供應(yīng)商,可以由項(xiàng)目部物資管理人員向上一級(jí)單位進(jìn)行推薦審批,納入企業(yè)合格供應(yīng)商名錄。經(jīng)過注冊并且通過審核的供應(yīng)商,可以參與采購尋源相關(guān)流程。而供應(yīng)商也可以通過信息查詢功能,對自己的注冊狀態(tài)進(jìn)行查詢。
3.采購合同管理模塊
依據(jù)審核通過的采購計(jì)劃、采購方案和采購尋源過程中確定的供應(yīng)商,項(xiàng)目部物資管理部門與物資供應(yīng)商依據(jù)供應(yīng)商中標(biāo)確定的報(bào)價(jià)及項(xiàng)目部需要的物資供應(yīng)數(shù)量簽訂物資采購合同,按照物資集采系統(tǒng)設(shè)定的審批流程逐級(jí)進(jìn)行審核。審核通過的采購合同,即可進(jìn)入執(zhí)行環(huán)節(jié)。企業(yè)各級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)和物資管理部門可通過合同查詢、執(zhí)行情況查詢兩項(xiàng)功能監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況,經(jīng)過層層把關(guān),大大降低了合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。
4.專家管理模塊
專家管理是對評標(biāo)專家進(jìn)行新增和推薦的一項(xiàng)功能,涉及人員的專業(yè)領(lǐng)域較為廣泛,包括:工程技術(shù)、質(zhì)量、安全、物資、監(jiān)察、財(cái)務(wù)部門等與施工生產(chǎn)及管理密切相關(guān)的各類專業(yè)人員。由企業(yè)的物資管理部門負(fù)責(zé)專家推薦工作,經(jīng)審核通過的專家進(jìn)入到專家管理庫,依據(jù)各自擅長的專業(yè)領(lǐng)域,參與采購尋源管理不同環(huán)節(jié)的專家評標(biāo)工作。
四、結(jié)語
物資集采系統(tǒng)的運(yùn)行,要求所有采購業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格按照管理制度和統(tǒng)一的流程進(jìn)行規(guī)范操作,否則各管理節(jié)點(diǎn)均無法通過運(yùn)行,避免了業(yè)務(wù)運(yùn)作中的隨意性。將信息技術(shù)運(yùn)用到物資采購過程中,每項(xiàng)業(yè)務(wù)的工程信息及采購情況系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)記錄在案,實(shí)現(xiàn)了采購信息的高度集成和廣泛共享,真正把“操作公開、過程受控、全程在案、永久追溯”的管理要求落到實(shí)處,使物資采購管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。
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